Как сделать итоговый запрос в access?

Итоговый запрос из базы данных Access

Запросы позволяют не только выбирать записи из таблиц Access, но и вычислять различные статистические параметры. Например, можно подсчитать суммарное количество контактов и вывести даты первого и последнего контакта с каждым из людей, включенных в таблицу Контакты. Чтобы построить такой запрос в режиме конструктора, выполните следующие действия.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы.

2. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме конструктора.

3. В открывшемся окне диалога (рис. 17.6) выделите строку Контакты.

4. Щелчком на кнопке Добавить добавьте выбранную таблицу в верхнюю область конструктора запроса.

5. Выделите пункт Список и снова щелкните на кнопке Добавить.

6. Щелчком на кнопке Закрыть закройте окно диалога Добавление таблицы. Списки полей двух таблиц, соединенные линией связи, появятся в окне конструктора.

7. Щелкните на кнопке Групповые операции панели инструментов. В бланке запроса появится дополнительная строка Групповая операция, позволяющая выполнять статистические операции со значениями конкретных полей.

Рис. 17.6 . Добавление таблицы

8. Перетащите поле Фамилия в ячейку Поле первого столбца конструктора.

9. В ту же ячейку второго столбца перетащите поле Имя таблицы Контакты.

10. В третий, четвертый и пятый столбцы бланка запроса перетащите поле Дата таблицы Список (рис. 17.7).

Рис. 17.7. Запрос с групповыми операциями

11. В раскрывающемся списке ячейки Групповая операция третьего столб ца бланка запроса выберите пункт Min.

12. В той же ячейке четвертого столбца выберите пункт Мах.

13. В пятом столбце задайте групповую операцию Count. Групповые операции построенного запроса обработают все записи таблицы Список, соответствующие конкретному человеку из таблицы Контакты, и вместо самих данных таблицы Список выведут в соответствующее поле результата запроса только значение величины, вычисляемой по определенной формуле. Доступные групповые операции перечислены в табл. 17.1.

ТАБЛИЦА 17.1 . Групповые операции

Примечание Поскольку в пятом поле запроса вычисляется количество записей, в ячейку Поле этого столбца можно поместить любое поле таблицы Список.

14. Щелкните на кнопке Вид, чтобы выполнить запрос. Появится таблица с пятью столбцами. Два первых столбца содержат фамилии и имена людей. По ним выполняется группировка, то есть расчет значений остальных полей запроса выполняется для записей таблицы Список, сопоставляемых с одним человеком. Как уже говорилось выше, соответствие контакта таблицы Список и человека из таблицы Контакты определяется полями Код_Контакты, с помощью которых осуществляется связь этих двух таблиц. Третий и четвертый столбцы запроса выводят соответственно дату первого (функция Min) и последнего (функция Мах) контакта с данным человеком. Пятый столбец содержит количество записей в таблице Список (функция Count), соответствующих. данному человеку, то есть число контактов с ним. Единственный недостаток построенного запроса — это непонятные имена столбцов. Давайте скорректируем их.

15. Щелчком на кнопке Вид вернитесь в конструктор запроса.

16. В ячейке Поле третьего столбца замените имя Дата на текст Дата первого контакта: Дата. Правая часть этого выражения, расположенная правее двоеточия, по-прежнему задает имя поля, а левая определяет название столбца результата запроса. Таким образом, любому столбцу запроса можно назначить произвольное имя.

17. В ячейке Поле четвертого столбца введите Дата последнего контакта: Дата.

18. В первой строке пятого столбца бланка запроса введите Число контактов: Дата.

Примечание К сожалению, подобный прием не подходит для смены названия поля, значение которого не вычисляется, а передается из таблицы. То есть таким способом не удастся переименовать поле Имя.

19. Снова щелкните на кнопке Вид.

20. Закройте запрос.

21. Для сохранения изменений структуры щелкните на кнопке Да.

22. В окне диалога Сохранение введите имя Итоговый запрос и щелкните на кнопке ОК.

Подсчет данных при помощи запроса

В этой статье описано, как подсчитать данные, возвращаемые запросом. Например, в форме или отчете можно подсчитать количество элементов в одном или нескольких полях таблицы или элементах управления. Вы также можете вычислять средние значения, находить наибольшее и наименьшее значения, самую давнюю и самую последнюю дату. Кроме того, в Access предусмотрено средство, называемое строкой итогов, с помощью которого можно подсчитывать данные в таблице, не изменяя структуру запроса.

Выберите нужное действие

Способы подсчета данных

Подсчитать количество элементов в поле (столбце значений) можно с помощью функции Число. Функция Число принадлежит к ряду функций, называемых агрегатными. Агрегатные функции выполняют вычисления со столбцами данных и возвращают единственное значение. Кроме функции Число, в Access есть следующие агрегатные функции:

Сумма для суммирования столбцов чисел;

Среднее для вычисления среднего значения в столбце чисел;

Максимум для нахождения наибольшего значения в поле;

Минимум для нахождения наименьшего значения в поле;

Стандартное отклонение для оценки разброса значений относительно среднего значения;

Дисперсия для вычисления статистической дисперсии всех значений в столбце.

В Access предусмотрено два способа добавления функции Count и других агрегатных функций в запрос. Вы можете:

Открыть запрос в режиме таблицы и добавить строку итогов. Строка итогов позволяет использовать агрегатные функции в одном или нескольких столбцах в результатах запроса без необходимости изменять его структуру.

Создать итоговый запрос. В итоговом запросе вычисляются промежуточные итоги по группам записей. Например, если вы хотите вычислить промежуточную сумму всех продаж по городам или по кварталам, следует использовать итоговый запрос для группировки записей по нужной категории, а затем просуммировать все объемы продаж. С другой стороны, с помощью строки итогов можно вычислить общий итог для одного или нескольких столбцов (полей) данных.

Примечание: Ниже в разделах этой статьи подробно описано применение функции Сумма, однако следует помнить, что вы можете использовать другие агрегатные функции в строках итогов и запросах. Дополнительные сведения об использовании других агрегатных функций см. ниже в разделе Справочные сведения об агрегатных функциях.

Дополнительные сведения о способах использования других агрегатных функций см. в разделе Отображение итогов по столбцу в таблице.

В следующих разделах описаны шаги, которые следует выполнить, чтобы добавить строку итогов, а также описывается использование итогового запроса для подсчета данных. Следует обратить внимание на то, что функция Число работает с большим числом типов данных, чем другие агрегатные функции. Функцию Число можно использовать для любого типа полей, кроме тех, которые содержат сложные повторяющиеся скалярные данные, например поле с многозначными списками.

Читать еще:  Как сделать таблицу в таблице access?

С другой стороны, многие агрегатные функции работают только с данными в полях, имеющих определенный тип данных. Например, функция Сумма работает только с типами данных «Число», «Действительное» и «Денежный». Дополнительные сведения о типах данных, требуемых для каждой функции, см. ниже в разделе Справочные сведения об агрегатных функциях.

Общие сведения о типах данных см. в статье Изменение типа данных для поля.

Подсчет данных с помощью строки итогов

Чтобы добавить в запрос строку итогов, откройте его в режиме таблицы, добавьте строку, а затем выберите функцию Число или другую агрегатную функцию, например Сумма, Минимум, Максимум или Среднее. В этом разделе объясняется, как создать простой запрос на выборку и добавить строку итогов.

Создание простого запроса на выборку

На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.

В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицу или таблицы, которые вы хотите использовать в запросе, а затем нажмите кнопку Закрыть.

Выбранные таблицы отображаются в виде окон в верхней части конструктора запросов. На рисунке показана типичная таблица в конструкторе запросов.

Дважды щелкните поля таблицы, которые вы хотите использовать в запросе.

Вы можете включить поля, содержащие описательные данные, например имена и описания, но следует обязательно добавить поле, содержащее подсчитываемые значения.

Каждое поле отображается в столбце в бланке запроса.

На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.

При необходимости переключитесь в Конструктор и скорректируйте запрос. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для запроса и выберите команду Конструктор. После этого можно изменить запрос, добавив или удалив поля таблицы. Чтобы удалить поле, выберите столбец в бланке запроса и нажмите клавишу DELETE.

При необходимости вы можете сохранить запрос.

Добавление строки итогов

Откройте запрос в режиме таблицы. Если база данных имеет формат ACCDB, щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для запроса и выберите команду Режим таблицы.

Если используется база данных в формате MDB, созданная в более ранней версии Access, на вкладке Главная в группе Режимы щелкните стрелку под кнопкой Режим и выберите значение Режим таблицы.

Дважды щелкните запрос в области навигации. Запрос будет выполнен, а его результаты будут загружены в таблицу.

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.

Под последней строкой данных в таблице появится новая строка Итог.

В строке Итог щелкните поле, по которому вы хотите выполнить подсчет, и выберите в списке функцию Count.

Скрытие строки итогов

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.

Дополнительные сведения об использовании строки итогов см. в разделе Отображение итогов по столбцу в таблице.

Подсчет данных с помощью итогового запроса

Когда нужно подсчитать некоторые или все записи, возвращаемые запросом, то вместо строки итогов можно воспользоваться итоговым запросом. Например, вы можете подсчитать общее число сделок или число сделок в отдельном городе.

Как правило, итоговый запрос применяется вместо строки итогов тогда, когда требуется использовать значение результата в другой части базы данных, например в отчете.

Подсчет всех записей в запросе

На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.

В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицу, которую вы хотите использовать в запросе, а затем нажмите кнопку Закрыть.

Таблица появится в окне в верхней части конструктора запросов.

Дважды щелкните поля, которые вы хотите использовать в запросе, и убедитесь, что вы включите поле, которое хотите подсчитать. Вы можете подсчитать поля из большинства типов данных — исключением является поля, содержащие сложные, повторяющиеся скалярные данные, такие как поле многозначных списков.

На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Итоги.

В бланке появится строка Итог, а в строке для каждого поля запроса будет указано Группировка.

В строке Итог щелкните поле, по которому вы хотите выполнить подсчет, и выберите в списке функцию Count.

На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.

При необходимости вы можете сохранить запрос.

Подсчет записей в группе или категории

На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.

В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицу или таблицы, которые вы хотите использовать в запросе, а затем нажмите кнопку Закрыть.

Таблица (или таблицы) появится в окне в верхней части конструктора запросов.

Дважды щелкните поле, содержащее данные категории, а также поле, значения в котором вы хотите подсчитать. Запрос не может содержать других описательных полей.

На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Итоги.

В бланке появится строка Итог, а в строке для каждого поля запроса будет указано Группировка.

В строке Итог щелкните поле, по которому вы хотите выполнить подсчет, и выберите в списке функцию Count.

На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.

При необходимости вы можете сохранить запрос.

Справочные сведения об агрегатных функциях

В следующей таблице перечислены и отписаны агрегатные функции Access, которые можно использовать в строке итогов и в запросах. Помните, что в Access предусмотрено больше агрегатных функций для запросов, чем для строки итогов. Кроме того, при работе с проектом Access (внешней базой данных Access, которая подключается к базе данных Microsoft SQL Server) можно использовать расширенный набор агрегатных функций, предоставляемый SQL Server. Дополнительные сведения о них см. в электронной документации Microsoft SQL Server.

Итоговые запросы

Дата добавления: 2015-07-09 ; просмотров: 5427 ; Нарушение авторских прав

В предыдущем разделе был рассмотрен запрос, содержащий вычисляемые поля, однако часто бывает необходимо найти суммы, среднее значение, максимальную или минимальную величину в каком-либо поле. Для нахождения этих величин надо создавать итоговый запрос. Итоговые запросы – это запросы выполняющие вычисления в группах записей.

Предположим нам надо подсчитать, на какую сумму продано товаров каждого наименования каждому покупателю. Для создания такого итогового запроса необходимы данные из таблиц «Покупатели», «Товары» и «Продажи». В бланке запроса в окне конструктора запросов в первый столбец надо ввести фамилию покупателя из таблицы «Покупатели», во второй столбец наименование товара из таблицы «Товары» и в третьем столбце создать вычисляемое поле «Стоимость». Далее необходимо выполнить команду «Групповые операции» и строке «Групповая операция:» бланка запроса установить для полей «Фамилия» и «Товар» операцию Группировка, а для поля «Стоимость» операцию Sum(рис.4.24).

Читать еще:  Как сделать базу данных в access 2010 пошагово?

В результирующей таблице данного запроса для каждого покупателя будет создаваться список товаров, которые данный покупатель покупал, и будет производиться подсчет стоимости покупок каждого товара данным покупателем (рис.4.25).

Как видно из рис.4.25. результат итогового запроса содержит 190 записей и неудобен для просмотра, т.е. для просмотра всех данных надо листать таблицу. Перекрестный запрос позволяет сделать вывод данных более удобным и информативным, т.е. так, чтобы на экране отображалось одновременно больше информации и в более удобной для восприятия форме.

Для ознакомления с перекрестным запросом создадим его на основе уже созданного запроса «Стоимость по покупателям», бланк которого представлен на рис.4.24. В результате выполнения перекрестного запроса в результирующей таблице должны отображаться те же данные, что и в запросе «Стоимость по покупателям», в другой форме. Для создания перекрестного запроса необходимо:

1. На закладке «Запросы» БД нажать на кнопку «Создать».

2. Выбрать инструмент «Перекрестный запрос» в окне диалога «Новый запрос».

4. На следующем шаге создания перекрестной таблицы надо выбрать поле, значения которого будут размещаться в первом столбце таблицы. Если полей несколько, то они будут размещаться в нескольких первых столбцах.

6. Дальше необходимо выбрать поля, для которых будет производиться итоговая операция и выбрать нужную операцию (рис.4.28).

7.
На последнем шаге надо задать имя запроса.

Результирующая таблица созданного запроса показана на рис.4.29. Как видно из рисунка в данной таблице фамилии покупателей располагаются в первом столбце, а наименования товаров в первой строчке. Результат итоговой операции располагается на пересечении строки и столбца. В таблице представлены также итоговые данные каждого покупателя по всем товарам (второй столбец). Данная таблица представляется более удобной для просмотра данных и более информативной (в ней отображается одновременно отображается больше информации чем в таблице на рис.4.25).

Все рассмотренные выше запросы были запросами для выбора данных из таблиц и выполнения вычислений над ними. Однако достаточно часто бывает необходимо менять данные в самих таблицах. СУБД Microsoft Access позволяет делать это с помощью запросов. Запросы, которые позволяют менять данные в таблицах БД называются модифицирующими запросами. Существует четыре вида модифицирующих запросов:

1. Запрос создания новой таблицы.

2. Запрос добавления.

3. Запрос удаления.

4. Запрос замены.

Запрос создания таблицы фактически не модифицирует таблицу, а создает новую таблицу. В данном пособии уже рассматривались механизмы для создания новых таблиц, поэтому такие запросы рассматриваться не будут.

Создание итогового запроса. Разработка баз данных и приложений в MS Access

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Разработка баз данных и приложений в MS Access

Задание № 1. Разработать проект реляционной базы данных для учета результатов экзаменационной сессии студентами ВУЗа.

объекты: студенты, группы, предметы, преподаватели

взаимодействие объектов: экзаменационная ведомость

Показать таблицы и связи между ними. В таблицах привести перечень полей с указанием имени и типа каждого поля. Отметить первичные (pk) и внешние (fk) ключи для каждой таблицы. Задать правила удаления: ограниченное [R] или каскадное [C].

Выполнение

Задание 2. Реализовать проект разработанной в задании 1 базы данных средствами СУБД MS Access. Подготовить схему данных, три типа запросов и формы ввода данных.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1

«Создание базовых таблиц»

Цель:научиться создавать базовые таблицы.

Выполнение:

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск > Программы > Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных и щелкните на кнопке ОК.

3. В окне Файл новой базы данных выберите папку Мои документы и дайте файлу имя: Экзамены. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access, и щелкните на кнопке Создать. Откроется окно новой базы – Экзамены.

4. Откройте панель Таблицы.

5. Дважды щелкните на значке Создание таблицы в режиме конструктора – откро­ется бланк создания структуры таблицы.

6. Для таблицы Студенты введите следующие поля:

7. Щелкните на поле Код студента. Щелчком правой кнопки мыши над полем откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

8. Щелкните на поле Код группы. В нижней части бланка задайте свойство Размер поля равным Целое.

9. Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя Студенты.

10. Повторив действия пунктов 5-9, создайте таблицы Группы, Преподаватели, Предметы и Ведомость. Для таблицы Ведомость при определении ключевого поля, состоящего из трех полей (Код студента, Код предмета и Дата), нажмите клавишу SHIFT и с нажатой левой клавишей мыши выделите указанные три поля черным цветом. Затем нажмите правую клавишу мыши и из контекстного меню выберите пункт Ключевое поле.

11. В окне Экзамены: база данных откройте (дважды щелкнув на названии) по очереди созданные вами таблицы Группы, Предметы и Преподаватели и наполните их экспериментальным произвольным содержанием (5-6 записей). Таблицы Студенты и Ведомость будут заполнены позже. Закончив работу, закройте таблицы.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2

«Назначение мастера подстановок»

Цель:научиться работать с мастером подстановок.

Выполнение:

1. Многие таблицы содержат коды объектов, а не их названия. Например, в таблице Студенты есть поле Код группы. При вводе данных в такую таблицу пришлось бы вместо названия группы вводить ее числовой код, что неудобно, т.к. требует запоминания значений кодов. Используя Мастер подстановок, MS Access упрощает процедуру ввода и избавляет пользователя от необходимости запоминать коды объектов.

2. В окне Экзамены: база данных перейдите на таблицу Студенты и нажмите кнопку . Встаньте на поле Код группы и в колонке Тип данных для этого поля выберите тип Мастер подстановок.

3. В появившемся окне Создание подстановки выберите строку Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.

4. В появившемся списке таблиц выберите Таблица: Группы и нажмите кнопку Далее.

5. Из списка Доступные поля кнопкой > переместите поле Название в правое окно Выбранные поля и нажмите кнопку Далее.

6. После этого появится список полей с названиями групп. Убедитесь, что столбец отображает введенные вами названия групп и нажмите кнопку Готово.

7. Мастер подстановок настроен. Откройте таблицу Студенты и наполните ее произвольным содержанием (9-10 записей). Обязательно добавьте студента с фамилией Иванов.

8. Повторяя пункты 3-6, настройте Мастера подстановок для трех полей таблицы Ведомость (Код студента, Код преподавателя, Код предмета).

9. Наполните таблицу Ведомость произвольными данными (14-15 записей). Для студента Иванова введите 3-4 записи.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3

«Создание межтабличных связей»

Цель:научиться связывать таблицы.

Выполнение:

1. Вернитесь в окно Экзамены: база данных и разыщите на панели инструментов кнопку Схема данных . Если есть сложности, найдите команду строки меню: Сервис > Схема данных. Воспользуйтесь любым из этих средств, чтобы открыть окно Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы, на вкладке Таблицы которого можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи.

Читать еще:  Как сделать перекрестный запрос в access?

2. Щелчком на кнопке Добавить выберите все 5 таблиц, созданные ранее. В окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц.

3. Поместите курсор на поле Код студента таблицы Студенты и при нажатой левой клавише мыши тащите курсор на поле Код студента таблицы Ведомость. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей. Поставьте галочку у строки Обеспечение целостности данных и нажмите кнопку ОК.

4. В окне Схема данных рассмотрите образовавшуюся связь. Убедитесь в том, что линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать ее.

5. Повторяя пункты 3 и 4, установите связи между остальными таблицами базы данных. Полученная схема данных должна выглядеть так, как показано на рисунке. Проследите, чтобы значки «1» и «¥» (отношение «один ко многим») были расставлены правильно.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №4

«Создание запросов»

Цель:научиться работать с запросами.

Выполнение:

1) создание запроса на выборку

Сейчас мы создадим запрос на выборку студентов, имеющих четверки и пятерки за экзамены.

1. В окне Экзамены: база данных откройте панель Запросы. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора – откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

2. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Ведомость и щелкните на кнопке Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

3. В списке полей таблицы Ведомость выберите поля, включаемые в результирующую таблицу: Код студента, Код предмета и Оценка. Выбор производите двойными щелчками на именах полей.

4. Задайте условие отбора для поля Оценка. В соответствующую строку введите: > 3. Из таблицы будут выбираться не все записи, а только те, полученная оценка которых превышает 3.

5. Закройте окно конструктора и вернитесь в окно Экзамены: база данных. На вопрос о названии запроса введите Хорошисты. Проверьте правильность работы запроса.

6. Выбрав кнопку , усложним запрос, отбирая только записи для студента Иванова. Щелкните правой клавишей мышки над частью окна с отображением включенных таблиц и из появившегося меню выберите строку Добавить таблицу. Добавьте таблицу Студенты. В нижней части экрана в правой свободной колонке (4-ой) выберите из таблицы Студенты поле Фамилия. Галочку вывода на экран отключите и задайте условие отбора «Иванов». Закройте окно конструктора запроса и проверьте правильность работы запроса.

2) создание запросов «с параметром»

Выше мы рассмотрели, как действует условие отбора, но должны отметить его существенный недостаток. Пользователь базы данных работает с запросами, кото­рые ему подготовил разработчик. Если, например, разработчик предусмотрел запрос, отбирающий «хорошистов», то пользователь базы уже не в состоянии отобрать «двоечников», поскольку у него нет соответствующего запроса. Специальный тип запросов, называемый запросами «с параметром», позволяет пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе запуска запроса. Этим приемом обеспечивается гибкость работы с базой. Создадим простой запрос, позволяющий отбирать издания, предельную цену кото­рых пользователь может задать сам при запуске запроса.

1. В окне Экзамены: база данных откройте панель Запросы. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора – откроется бланк запроса по образцу.

2. Согласно предыдущему упражнению создайте запрос на выборку, основанный на таблице Ведомость и Студенты (см. рис. выше).

3. Строку Условие отбора для поля Оценка надо заполнить таким образом, чтобы при запуске запроса пользователь получал предложение ввести нужное значение. Текст, обращенный к пользователю, должен быть заключен в квадратные скобки. Если бы мы хотели отобрать записи, оценка для которых равна 5, мы бы написали: 5. Но если мы хотим дать пользователю возможность выбора, мы должны написать: [Введите оценку].

4. Закройте запрос. При закрытии сохраните его под именем Выбор по оценке. Проверьте в правильности работы запроса.

5. В окне Экзамены: базы данных дважды щелкните правой клавишей мыши над запросом Выбор по оценке и в появившемся меню выберите строку Сохранить как. В появившемся окне задайте новое имя запроса Выбор по фамилии. Вызовите для нового запроса Конструктор и, удалив условие выбора для поля Оценка в условии выбора для Фамилия введите [Введите фамилию студента]. Выйдите из Конструктора и проверьте правильность работы нового запроса.

создание итогового запроса

Для таблицы Ведомость можно узнать, например, средний балл студента. Запросы, выполняющие вычисления по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может также исполняться иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью бланка запроса по образцу.

Предположим, что книготорговое предприятие реализует литературу трех катего­рий: экономическую, юридическую и техническую. Наша задача – подготовить итоговый отчет, с помощью которого можно определять среднюю цену литературы в каждой из категорий и динамично ее отслеживать при изменении ассортимента и поставщиков.

1. Выполните двойной щелчок на значке Создание запроса в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицы Ведомость и Студенты, на основе которых будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.

2. В бланк запроса по образцу введите поле Оценка таблицы Ведомость и поле Фамилия таблицы Студенты.

3. На панели инструментов Microsoft Access щелкните на кнопке Групповые операции или воспользуйтесь строкой меню (Вид > Групповые операции). Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. Именно на ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, ото­бранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.

4. Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае – Фамилия), оставьте в строке Групповые операции значение Группировка. Для поля Оценка щелкните в этой строке – появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле. Средний балл можно подсчитать с помощью итоговой функции Avg. Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: Средний балл. Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.

5. Усложним запрос, добавив выбор фамилии. Для запроса Средний балл вызовите Конструктор и для поля Фамилия в строке Условие отбора задайте: [Введите фамилию].

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 5

«Работа с формами»

Цель:научиться создавать формы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector