Как сделать мастер подстановок в access?

Мастер подстановок. Создание поля Подстановки

Создание таблицы. Создание новой базы данных

Создание базы данных из одной таблицы

Цель работы:

Изучить принципы построения реляционной базы данных, освоить правила создания и основные приёмы редактирования таблиц.

Задачи работы:

1. Создать таблицу в режиме Таблица.

2. Редактировать таблицу в режиме Конструктор

3. В режиме Конструктор редактировать типы и свойства полей таблицы: выполнять подстановку значений, вводить ограничения на значения и т.д.)

1.1. запустить программу: Пуск/ Microsoft Office/ Microsoft Office Access ;

1.2. выбрать значок «Новая база данных»;

1.3. присвоить имя файлу: Специальность_Ф_И;

1.4. нажать кнопку «Создать» (ACCESS создаст новую, пустую базу данных)

Внимание! Под окошком, в котором задаётся имя файла, указывается адрес, по которому файл будет сохранён.

2.1. При создании новой БД, откроется таблица в режиме заполнения с двумя полями (по умолчанию): Код и Добавить поле.

2.2. Нажмите правой кнопкой мыши на слово Код в открывшемся меню выберите команду переименовать и введите КодСтудента, аналогично вместо добавить поле введите Фамилия студента, следующее поле

2.3. «Сотрудники» Наберите с клавиатуры имена полей: Код Сотрудника, Имя, Фамилия, Должность.

2. Определение типа данных.

Выберите для всех полей типы данных.

Основные типы данных

· Текстовый: алфавитно-цифровые данные (до 255 символов)

· Мемо: текст большого размера (до 64000 символов)

· Числовой: числовые данные (имеет форматы: байт, целое, длинное целое, одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, код репликации, действительное)

· Дата/время: дата и время (8 байт)

· Денежный: число, имеющее денежный формат (8 байт)

· Счетчик: автоматическая нумерация записей, выполняемая в ACCESS, начиная с 1 (4 байта). Внимание! Редактировать поле, имеющее тип Счётчик, нельзя!

· Логический: логические данные, принимающие значение истина или ложь

· Поле объекта OLE: графические, видео, звуковые файлы

· Гиперссылка: гиперссылки, представляющие путь к файлу на жёстком диске, либо адрес в сетях Интернет

· Вложение (только для MS Office Access 2007): позволяет хранить вложенные файлы, изображения размером до двух гигабайт

Примечание: Кроме вышеперечисленных типов данных в списке указан элемент Мастер подстановок, позволяющий выбирать значение поля из фиксированного списка или таблицы.

Имена полей можно задать в Режиме таблицы, но типы полей можно задать только в режиме Конструктора . Для того, чтобы перейти в режим Конструктора, на вкладке Главная, нажав на кнопке Режим, выберите Конструктор. Сохраните таблицу под именем.

3. Свойства поля. Каждое поле имеет индивидуальные свойства, определяющие как должны храниться, отображаться и обрабатываться данные. Набор свойств зависит от выбранного типа данных и определяется в бланке Свойств поля в нижней части окна конструктора таблиц.

Размер поля – определяется в символах только для полей, имеющих типы Текстовый и Мемо. По умолчанию длина поля составляет 255 символов.

Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчики ДатаВремя. Выбирается один из форматов представления данных.

Число десятичных знаков — определяет количество разрядов в дробной части числа.

Маска ввода — определяет шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера.

Подпись поля — содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете (данная надпись может и не совпа­дать с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения).

Значение по умолчанию — содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы. Например, если в поле «Город» ввести значение по умолчанию Тюмень, то при вводе записей о прожи­вающих в Тюмени, это поле можно пропускать, а соответствующее зна­чение (Тюмень) будет вводиться автоматически. Это облегчает ввод зна­чений, повторяющихся чаще других.

Условие на значение — определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле зна­чений. Например, если скидка не может превышать 10%., то для этого поля можно задать условие на значение:

Создание связей с помощью мастера подстановок

В этом курсе:

С помощью мастера подстановок можно создать связи между таблицами. Он создает внешний ключ, который ссылается на первичный ключ другой таблицы.

Читать еще:  Как в access сделать отчет на несколько страниц?

Создание связи с помощью мастера подстановок

В режиме таблицы откройте таблицу, которая будет искать данные из другой. Эта таблица будет дочерней.

В самом правом столбце щелкните надпись Щелкните для добавления, а затем выберите пункт Подстановка и отношение.

На первом экране мастера подстановок выберите элемент Поле подстановки должно получать значения из другой таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.

Выберите таблицу, из которой поле подстановки будет получать значения. Эта таблица будет родительской. После этого нажмите кнопку Далее.

Чтобы выбрать поля, из которых будут браться данные, задайте порядок сортировки для полей, а также настройте ширину столбцов, следуя инструкциям в соответствующих окнах.

Совет: Чтобы оптимально использовать пространство в таблице, выберите Скрыть ключевой столбец, когда будете настраивать ширину столбцов. Этот параметр не влияет на связи и синхронизацию данных между таблицами.

Выберите поле, которое будет однозначно определять строки в родительской таблице.

Введите имя для нового поля подстановки и установите флажок Включить проверку целостности данных, а затем — переключатель Каскадное удаление или Ограничить удаление.

Совет: Советуем отразить в имени поля специфику данных, а также указать, что это поле внешнего ключа (пример: Код клиента_ВН_КЛ).

Нажмите кнопку Готово, а затем — Сохранить .

Вы создали связь и внешний ключ, а также настроили параметры синхронизации данных между двумя таблицами.

Изменение связи между таблицами

Если вы хотите изменить связь между таблицами, сначала следует их закрыть.

Выберите Работа с базами данных > Схема данных.

Выберите линию связи между двумя таблицами.

Выберите Конструктор > Изменить связи.

В диалоговом окне Изменение связей внесите необходимые изменения, а затем нажмите кнопку ОК.

Щелкните значок Сохранить , чтобы сохранить изменения.

Вам нужны дополнительные возможности?

Один из самых простых способов создать связь «один ко многим» — с помощью мастера подстановок. Он выполняет сразу две полезные функции.

Он создает связь, после чего вы можете использовать поле внешнего ключа, чтобы выбрать значения из таблицы со стороны «один» (из родительской таблицы) связи.

Это упрощает ввод данных. В этом примере нам нужно всего лишь выбрать имя (значение со стороны «один») и ввести номер телефона.

Если вы пользуетесь мастером подстановок, вам не нужно поле внешнего ключа в дочерней таблице — мастер создает его автоматически. Если у вас уже есть внешний ключ, вы можете его использовать.

Вот пример базы данных. В нем нет внешнего ключа.

Для начала выберите заголовок пустого поля или заголовок внешнего ключа, если он у вас есть.

Выберите пункт Подстановка и отношение, чтобы запустить мастер.

Выберите первый вариант, чтобы получить значения из другой таблицы, и нажмите кнопку Далее.

Выберите родительскую таблицу — «Клиенты» — и нажмите кнопку Далее.

Нам требуется подстановка значений в поле «Имя клиента», так что выберите и переместите его. Это — вычисляемое поле.

Мы использовали его где-то минуту назад. Обратите внимание, что имя в нем отображено полностью. Благодаря этому вам не придется выбирать нужные данные наугад. С полем подстановки ввод данных становится быстрее и точнее.

Нажмите кнопку Далее. Порядок сортировки необязателен, так что пропустим этот шаг и нажмем кнопку Далее.

Как правило, ключевой столбец лучше скрыть, иначе он будет без нужды занимать место в базе данных, поэтому нажмем кнопку Далее.

Давайте назовем это поле «ВК ИД клиента», обозначив таким образом, что родительское поле — это «ИД клиента»; буквы «ВК» напоминают, что это внешний ключ.

Теперь установим флажки Включить проверку целостности данных и Каскадное удаление. Это обеспечивает целостность данных и включает каскадное удаление. Нажмите кнопку Готово — поле создано.

И, наконец, давайте внесем изменение в эту связь. Для этого нам нужно закрыть таблицу с номерами телефонов. Связь нельзя изменить, если открыта какая-нибудь из задействованных в ней таблиц.

Закрыв таблицу, выбираем на вкладке Работа с базами данных элемент Схема данных. Выделим линию связи, а затем выберем на ленте элемент Изменить связи.

Как видите, флажки Обеспечение целостности данных и Каскадное удаление связанных записей установлены. Установим также средний флажок — каскадное обновление связанных полей — и по завершении нажмем кнопку ОК.

Мы создали связь «один ко многим» с помощью мастера подстановок, создали внешний ключ и изменили один из параметров связи.

Создание и использование полей подстановки

Создание и использование полей подстановки

Читать еще:  Как сделать вложение в access?

В ряде случаев поле может включать лишь определенные значения, которые иногда содержатся в заранее заданном списке, а иногда – в самом поле, вместе с произвольно вводимыми данными. Бывают ситуации, когда ввод данных можно упростить и ускорить за счет использования подстановок – ввода понятий, уже содержащихся в определенных полях, например элементов списков. В качестве таких списков могут служить таблица, запрос в этой же или другой базе данных или список, созданный пользователем для многократного применения.

Рассмотрим создание подстановки на следующем примере. В сформированную перед этим таблицу (см. рис. 3.20) надо ввести новое поле Фирмы. Оно должно заполняться за счет подстановки значений из таблицы Фирмы, которая содержится в той же базе данных.

Для создания подстановок используется мастер подстановок. Запустить его можно:

• в режиме конструктора таблиц;

• в режиме таблицы.

Подстановка в режиме конструктора таблиц

Чтобы запустить мастер подстановок в режиме конструктора таблиц, сначала войдите в него. Затем щелкните по стрелке прокрутки в поле, которое вы хотите заполнить одним из значений (в нашем случае это поле Фирмы). В появившемся списке типов данных выберите мастер подстановок – рис. 3.21.

В результате на экране возникнет первое окно мастера подстановок (см. рис. 3.22). Мастер создает столбец подстановок, то есть список значений, из которых надо выбрать подходящее. В этом окне следует указать, что нужно вывести на экран: список значений из таблицы или список запроса, который пользователь сам будет заполнять по своему усмотрению.

Приняв решение, пользователь выбирает в диалоговом окне соответствующий переключатель, а затем щелкает по кнопке Далее.

Если был выбран первый вариант, мастер подстановок открывает следующее диалоговое окно (см. рис. 3.23). Здесь пользователь определяет таблицу и/или запрос, значениями которых он будет заполнять поле подстановки. Например, на рис. 3.23 показано, что эти значения выбираются из таблицы Фирмы. Теперь снова надо щелкнуть по кнопке Далее. Если вы передумали и хотите что-либо исправить в предыдущем окне, вернитесь к нему с помощью кнопки Назад или вообще отмените все предыдущие действия, щелкнув по кнопке Отмена.

В следующем окне (см. рис. 3.24) вы должны определить объект-источник подстановки и указать те поля в этом объекте, из которых будут выбираться конкретные значения. Сначала пометьте их в левом поле с помощью кнопки с одной стрелкой, указывающей вправо (для каждого значения по отдельности), или с двумя стрелками (для всех сразу). Затем перенесите их в правое поле.

Теперь повторите те же операции с кнопками, что и в предыдущем окне. Если вы выбрали Далее, то в следующем окне мастера подстановок (см. рис. 3.25) к вашим услугам появится столбец. В нем содержится перечень значений, из которых следует выбрать нужное (в нашем случае это названия фирм). В окне есть опция, рекомендующая скрыть ключевые поля (рекомендуется). Мы согласны с разработчиками Access и также советуем поставить в этом поле флажок.

Если вас не устраивает ширина столбца и вы хотите ее изменить, мастер подстановок любезно порекомендует либо передвинуть мышью правую границу столбца, установив его желаемую ширину, либо дважды щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и задать его размер.

Теперь щелкните по кнопке Готово, и процесс будет завершен. На экране появится окно с предложением сохранить созданную таблицу сейчас или позже (рис. 3.26), а на следующем рисунке (см. рис. 3.27) – и сама таблица, где следует нажать на стрелку прокрутки. В результате в поле Фирмы появится столбец значений, в котором можно выбрать нужную строку. Если же щелкнуть по кнопке Далее, то в конечном счете вы выйдете к той же таблице, но через две промежуточных стадии (на рисунках они не представлены). На первом этапе следует назвать таблицу или согласиться с предлагаемым именем (мы уже знаем, что это всегда Таблица с каким-либо номером). На втором этапе Access поинтересуется, хотите ли вы перед выводом на экран итоговой таблицы запомнить исходную.

Подстановка в режиме таблицы

Сначала откройте в режиме просмотра таблицу, в которой надо создать поле подстановки. Для этого в окне базы данных либо воспользуйтесь кнопкой Открыть, либо дважды щелкните по имени нужной таблицы. В качестве исходной при этом рассматривается таблица, показанная на рис. 3.18. Затем в меню Вставка окна базы данных следует отметить пункт Столбец подстановок. В результате на экране появится уже знакомое диалоговое окно мастера подстановок (см. рис. 3.20). После этого дальнейшие операции выполняются так же, как и в предыдущем разделе. Все этапы данного процесса продемонстрированы на рис. 3.20-3.25.

Читать еще:  Как сделать форму в окне в access?

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Список подстановки

Пришло время наполнить таблицу Список конкретной информацией. Для этого выполните следующие шаги.

1. В окне базы данных откройте список таблиц и дважды щелкните на значке Список. Выбранная таблица откроется в режиме просмотра данных.

2. Добавьте несколько записей в соответствии с рис. 16.7.

Рис. 16.7. Список состоявшихся контактов

Примечание Чтобы расширить столбец Описание, содержащий длинные текстовые строки, поместите указатель мыши на его правую границу и, когда значок сменится на двунаправленную стрелку, перетащите границу вправо.

Не забывайте, что числа в столбце Код_Контакты должны соответствовать номерам записей таблицы Контакты, описывающих людей, с которыми вы контактировали. Согласитесь, что искать соответствующие номера очень неудобно. Access позволяет автоматизировать эту операцию с помощью списка подстановки, который настраивается следующим образом.

3. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов. Откроется окно конструктора таблицы.

4. В списке типа данных для поля Код_Контакты выберите пункт Мастер подстановок.

5. В первом окне мастера оставьте выбранным положение переключателя Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и щелкните на кнопке Далее. Три положения переключателя второго окна мастера выводят на экран список таблиц, запросов или объединяют эти два списка. Здесь нужно выбрать таблицу или запрос на роль источника подстановки. В нашем случае база данных кроме таблицы Список содержит только один объект — таблицу Контакты, которая и окажется выбранной в окне мастера.

6. Щелкните на кнопке Далее. Третье окно мастера, показанное на рис. 16.8, предлагает выбрать из таблицы Контакты поля, участвующие в подстановке. Этот список обязан содержать то поле, значения которого должны помещаться в поле Код_Контакты, то есть одноименное поле таблицы Контакты.

7. Щелкните на пункте Код_Контакты.

Рис. 16.8. Мастер подстановок

Рис. 16.9. Параметры подстановки

8. Щелкните на кнопке со стрелкой вправо. В список источника подстановки следует также добавить те поля, содержимое которых должно отображаться вместо численного значения, помещаемого из поля Код_Контакты таблицы Контакты в поле Код_Контакты таблицы Список. Будет удобно выбирать людей по их именам и фамилиям.

9. Добавьте в список Выбранные поля пункты Фамилия и Имя.

10. Затем щелкните на кнопке Далее.

11. В следующем окне мастер продемонстрирует два столбца таблицы-источника, скрыв столбец Код_Контакты, содержащий идентификатор записи. Щелкните на кнопке Далее.

12. В поле последнего столбца введите название Контакт, которое заменит имя столбца Код_Контакты, и щелкните на кнопке Готово.

13. В появившемся окне диалога щелчком на кнопке Да подтвердите необходимость сохранения построенной структуры.

Примечание Параметры списка подстановки появятся на вкладке Подстановка, показанной на рис. 16.9. Если вы знакомы с языком структурированных запросов SQL, то сможете разобраться в запросе Источник строк, который формирует таблицу подстановки.

14. Щелкните на кнопке Вид, чтобы снова переключиться в режим ввода данных. Теперь в третьем столбце таблицы вместо чисел видны фамилии, соответствующие этим числам, хотя само значение поля Код_Контакты не изменилось. Access автоматически ищет соответствующую запись таблицы Контакты по числу, содержащемуся в поле Код_Контакты, и выводит в ячейку текст поля Фамилия — второго поля таблицы Контакты из выбранных в окне мастера подстановки. Давайте попробуем добавить в таблицу Список еще одну запись.

Рис. 16.10. Список подстановки

15. Щелкните на нижней ячейке столбца Дата и введите дату 10.10.97.

16. Нажмите клавишу Tab и напечатайте текст Письмо с предложениями о сотрудничестве.

17. Снова нажмите клавишу Tab и щелкните на появившейся кнопке раскрывающегося списка, как показано на рис. 16.10. Теперь вы можете выбирать людей из списка подстановки, сформированного на базе полей Фамилия и Имя таблицы Контакты.

18. Щелкните на втором пункте списка.

Access автоматически отыщет в таблице Контакты значение поля Код_Контакты для записи, содержащей информацию о Петре Петрове, и введет найденное число в поле Код_Контакты таблицы Список. Это значение останется скрытым. Вместо него в ячейке таблицы Список появится соответствующая фамилия, взятая из таблицы Контакты.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector