Как сделать сортировку по дате в access?

Сортировка и фильтрация данных в таблице ms access.

Операция используется всегда для удобства нахождения нужной информации. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню соответствующую команду. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE. Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил:1)При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля, указываются в списке первыми. 2)Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули. 3)При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр. Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались: рядом и с учетом приоритетов, — приоритеты устанавливаются слева направо. После этого нужно выделить все столбцы и нажать кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.Фильтрация данных. B MS Access четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту(позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле), обычный фильтр(используется для отбора записей по значениям нескольких полей), поле Фильтр для(используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора) и расширенный фильтр (используется для создания сложных фильтров). Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором. А)Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо: 1)В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра. 2)Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов Режим таблицы. Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр на панели инструментов Режим таблицы или воспользоваться одноименной командой контекстного меню. Access запоминает последний применяемый фильтр, поэтому если теперь нажать на кнопку Применение фильтра на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи. Для того чтобы установить фильтр можно воспользоваться также командой контекстного меню Фильтр по выделенному или выбрать из меню Записи команду Фильтр, Фильтр по выделенному. Б)Чтобы использовать возможности поля Фильтр для, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Таблицы. 2)Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для в контекстном меню Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нужно нажать клавишу , а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым — клавишу . При этом можно вводить в поле Фильтр для новые значения и по нажатии клавишиобновлять содержимое выборки. В)Чтобы применить обычный фильтр, необходимо: 1)Открыть таблицу в режим Таблицы .2)Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов Режим таблицы. Появится форма фильтр— специальное окно для изменения фильтра. Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединяться с помощью логического оператора И.3)Нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов. Условия отбора записей, которые вводятся в поля формы фильтр, можно сохранить в базе данных в виде запроса. Для этого необходимо при открытой форме фильтр нажать кнопку Сохранить как запрос на панели инструментов. Затем в диалоговом окне Сохранение в виде запроса ввести имя запроса и нажать кнопку ОК. Когда потребуется повторить установку такого фильтра, нужно опять же при открытой форме фильтр нажать кнопку Загрузить из запроса на панели инструментов. Отобранные с помощью фильтра данные можно копировать, экспортировать и рассылать. Копирование данных из выборки осуществляется так же, как копирование данных в таблице. Экспорт данных из выборки позволяет сохранить их в отдельном файле.

Ключевые поля. Создание связей между таблицами MS Access.

1.Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц: 1)Включить в таблицу поле счетчика. 2)Задать для него автоматическое увеличение на 1. 3)Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика с именем Код и типом данных Счетчик. Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ. Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые. 3)Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Чтобы изменить ключ, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выбрать имеющиеся ключевые поля. 3)Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должны исчезнуть значки ключевого поля. 4)Выбрать поле, которое необходимо сделать ключевым. 5)Нажать на кнопку Ключевое поле. При этом в области выделения должен появиться значок ключевого поля. Чтобы удалить ключ, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выбрать имеющееся ключевое поле (ключевые поля). 3)Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок (значки) ключевого поля. 2.Создание связей между таблицами – последний этап проектирования системы таблиц. На этом этапе фактически регистрируются связи между первичными и внешними ключами, запланированные при конструировании таблиц. Между таблицами можно установить сявзи одного из трех видов: один-ко-многим, многие-ко-многим и один-к-одному: 1)Один-ко-многим. В этом случае каждой записи таблицы А может соответствовать много записей таблицы Б (или ни одной). В свою очередь, каждой записи таблицы Б соответствует в точности одна запись таблицы А. Таблица А в такой связи называется главной, а таблица Б – связанной или подчиненной.2)Многие-ко-многим. Многим записям из таблицы А может соответствовать много записей из таблицы Б (и наоборот). Такую связь в можно организовать при помощи третьей вспомогательной таблицы, в которой каждому первичному ключу из таблицы А сопоставлен первичный ключ из таблицы Б. По сути, связь типа многие-ко-многим представляет собой две связи типа один-ко-многим. При этом таблицы А и Б расположены со стороны один, а вспомогательная таблица – со стороны многие.3)Один-к-одному. Одной записи таблицы А соответствует в точности одна запись таблицы Б и наоборот. Этот тип связи практически никогда не применяется. Единственный случай, когда применение этого типа связи оправдано – разбивка таблицы, содержащей очень большое количество полей, на несколько частей.

Читать еще:  Как сделать отчет в access 2010?

Статьи к прочтению:

Как ПРАВИЛЬНО применить сортировку и фильтр в БД Microsoft Access

Похожие статьи:

1. 2. Для выполнения сортировки необходимо поместить курсор в любую ячейку поля, где будет происходить данная операция, и щелкнуть на одной из кнопок…

Как сделать сортировку по дате в access?

Чтобы восстановить первоначальный порядок расположения записей, воспользуйтесь командой Записи^Удалить фильтр (Records^Remove Filter/Sort)

Фильтрация

Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку Изменить фильтр. Чтобы задать более подробное условие для фильтрации, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. Для применения обычного или расширенного фильтра, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

5. Создание запросов в среде ms Access

Процесса проектирования запроса с помощью стандартной панели инструментов окна запроса в режиме Конструктора.

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице.

При создании таблицы с помощью MS Access можно заметить, что программа не разрешает использовать вычисляемые поля. Не существует также возможности выполнить сортировку не по первичному ключу.

Благодаря запросам, можно выполнить сортировку или вычислить выражения. Например, свести вместе данные из связанных таблиц.

При выполнении запроса MS Access считывает данные из таблиц и отображает результат выполнения в режиме таблицы. При этом следует учитывать, что результат выполнения запроса не сохраняется. Данные всегда хранятся в таблицах. В запросе MS Access хранит только инструкции о том, как должны быть организованы данные в результате выполнения запроса.

Для некоторых запросов можно внести изменения в результат запроса, отображаемый в режиме таблицы. Эти изменения отразятся и в исходных таблицах. На основании запроса можно разработать форму или отчет.

Сортировка записей таблицы

В таблице данные всегда отсортированы по первичному ключу. Чтобы организовать другой способ сортировки данных, используется запрос. Для создания такого запроса в окне базы данных следует выбрать пиктограмму ТАБЛИЦА” и указать таблицу, которую необходимо отсортировать. Выбор пиктограммы НОВЫЙ ЗАПРОС”, расположенной на панели инструментов, приводит к открытию диалогового окна для создания нового запроса для указанной в окне базы данных таблице. В результате выбора пиктограммы НОВЫЙ ЗАПРОС” в диалоговом окне отображается список всех имен полей исходной таблицы, в начале которого расположен символ » * «. Отбуксируйте звездочку в бланк запроса QBE. Она является символом-заменителем всех полей данных. Кроме того, отбуксируйте в бланк запроса то поле данных, по которому должна быть проведена сортировка.

Читать еще:  Как сделать диаграмму в access?

Для этого поля из списка «Сортировка» выберите способ сортировки. Выберите пиктограмму “ВЫПОЛНИТЬ” и MS Access отобразит на экране результат запроса, отображаемый в режиме таблицы, данные в котором отсортированы требуемым образом.

Запросы с критериями поиска

Для выборки данных из таблиц по определенному условию в MS Access используются запросы с критериями поиска. Предварительно задав условие отбора, результатом выполнения запроса будет набор данных удовлетворяющих сформированному критерию.

Для составления запроса следует перейти в окно базы данных, выбрать пиктограмму “ЗАПРОС” и нажать кнопку «Создать», а затем кнопку «Новый запрос». В следующем окне диалога следует выбрать одну из таблиц БД и нажать кнопку «Добавить», MS Access поместит в окно запроса список полей указанной таблицы. Теперь можно выбрать одно или несколько полей и отбуксировать их в бланк запроса QBE.

В строке «Условие отбора» можно ввести теперь критерии выбора. Для обозначения произвольного количества символов используйте в качестве символа-заменителя звездочку (*), а для обозначения одного произвольного символа знак вопроса (?). Сформулируйте критерии запроса. Например, если для текстового поля будет задан только критерий «А*», то в результате выполнения запроса будут отображены только те записи, текстовое поле которых начинается с буквы «А» (или «а»).

Если требуется отыскать комбинацию нескольких значений, необходимо ввести их в строку «Условие отбора», употребляя в качестве разделителя логические операторы AND и OR. Кроме обычных операторов сравнения, MS Access предоставляет три специальных оператора, полезных для отбора данных: BETWEEN, IN, LIKE.

Запросы с параметрами

Не всегда можно решить на этапе создания запроса, какие именно значения должен отыскивать MS Access, а иногда требуется гибкое условие отбора, которое может изменяться в зависимости от текущей ситуации. Поэтому вместо условия отбора, непосредственно вводимого в бланк QBE, можно включить в запрос параметр, и в этом случае перед выполнением запроса MS Access каждый раз будет запрашивать конкретные условия отбора.

Чтобы установить параметр необходимо ввести в строку «Условие отбора» имя или фразу, заключенную в квадратные скобки ([]). То, что заключено внутри квадратных скобок, MS Access рассматривает как имя параметра. Это имя выводится в диалоговом окне при выполнении запроса, поэтому разумно в качестве имени параметра использовать содержательную фразу. В одном запросе можно задать несколько параметров; при этом имя каждого параметра должно быть уникальным и информативным.

По умолчанию MS Access преобразует введенные в запрос параметры в текстовый тип данных. Однако, так как текстовые поля нельзя сравнивать с полями дат, тип данных для параметров необходимо установить точно. Для этого выберите команду Запрос/Параметры из меню, в результате чего MS Access откроет окно диалога «Параметры запроса». Введите параметр без квадратных скобок в диалоговое окно и выберите необходимый тип данных.

Теперь для выполнения запроса сначала необходимо ввести значение параметра, а результат запроса будет содержать только те поля, которые удовлетворяют заданному значению параметра.

Вычисляемые поля в запросах

Существует возможность задания вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в наборе записей. Для этого используется множество встроенных в MS Access функций. Можно создать поле в запросе с использованием арифметических операций над полями таблиц, а можно также создать новое поле как результат конкатенации текстовых полей или символьных констант.

Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода выражения для вычисления в пустом столбце бланка запроса QBE. Необходимо всего лишь составить соответствующий запрос с использованием имен полей. После того как ввод будет завершен, выражение будет иметь следующий вид:

Выражение 1: [Поле1] “оператор” [Поле2]

В квадратные скобки заключаются только имена полей. MS Access автоматически использует «Выражение 1» в качестве имени вычисленного выражения. Это имя можно изменить на более содержательное.

При построении сложных выражений MS Access предлагает использовать утилиту, называемую “Построитель выражений”. Для перехода в “Построитель выражений” необходимо щелкнуть по пустому полю в бланке QBE, а затем – по кнопке “Построить” панели инструментов.

Итоговые запросы значительно отличаются от обычных. В них можно использовать два типа полей. Существуют поля, по которым осуществляется группировка данных, и поля, для которых проводятся вычисления. Дополнительно можно включить еще поля для определения условий запроса.

Для того чтобы составить итоговый запрос, находясь в режиме Конструктора запроса, следует выбрать пиктограмму “ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ” или воспользоваться командой Вид/Групповые операции. В результате чего в бланке запроса появится строка «Групповая операция». Затем для соответствующего поля из списка необходимо выбрать функцию «Группировка».

Рассмотрев возможности запросов, основанных на одной таблице, легко организовать просмотр объединенных данных из нескольких связанных таблиц. Выбор данных из нескольких таблиц особенно полезно использовать при создании форм и отчетов.

Во-первых откройте окно Конструктора запроса и добавьте таблицы, в которых содержится необходимая информация. Если ранее с помощью команды Связи была установлена связь между таблицами, то MS Access определит это автоматически. Эта связь будет отображена в виде линии, проведенной между полями таблиц. Если связь между таблицами отсутствует, вы должны ее установить.

Читать еще:  Как сделать словарь в access?

Далее необходимо определить параметры связи. Укажите на соединительную линию и выберите команду Вид/Параметры объединения. В результате откроется диалоговое окно, в котором предлагаются три опции для определения параметров связи.

После этого отбуксируйте в бланк запроса, поля из главной и подчиненной таблицы. Как правило, имеется больше записей, содержащих сведения о объектах, чем записей об их категориях. Поэтому MS Access отображает категорию столько раз, сколько это необходимо. Следовательно, если одной категории соответствует десять различных объектов, категория будет повторена десять раз.

Примечание: Поля главной таблицы при отношении “один-ко-многим” нельзя изменить в результате запроса, отображаемого в режиме таблицы. Кроме того, эти поля могут содержать повторяющиеся значения.

Любые запросы-выбора могут быть преобразованы в запросы создания таблицы. В этом случае создается таблица, которая содержит результат запроса, полученный в данный момент.

MS Access поддерживает специальный тип итоговых запросов, называемый перекрестным запросом. Такой запрос позволяет увидеть вычисляемые значения в виде перекрестной таблицы, напоминающей электронную таблицу.

Представьте себе таблицу товаров, которая содержит три поля данных: «Тип», «Поставщик» и «Цена». Для каждой категории товаров требуется определить суммы цен товаров с указанием поставщика.

Поместите в окно Конструктора запроса таблицу «Товары». Затем включите строку «Групповая операция», выбрав команду Вид/Групповые операции. После этого отбуксируйте поле данных «Тип» в бланк запроса. Для этого поля выберите из списка значение «Группировка».

Во второй столбец бланка запроса отбуксируйте поле данных «Поставщик». Для этого столбца также выберите значение «Группировка».

Последним в бланк запроса отбуксируйте поле «Цена». Для этого поля выберите значение «Sum».

При выполнении запроса его результат отображается в режиме таблицы, в первом столбце которой будут все типы товаров, во втором – для каждого типа будут приведены номера поставщиков, а в последнем столбце – суммы цен товара данного типа и данного поставщика.

Теперь необходимо итоговый запрос преобразовать в перекрестный запрос. Для этого выберите команду Запрос/Перекрестный.

Выбор данной команды приводит к замене в бланке запроса строки «Вывод на экран» на новую строку «Перекрестная таблица». Все остальные параметры остаются без изменения. Поле «Тип» исходной таблицы будет использовано в качестве заголовка строк. Поэтому из поля списка «Перекрестная таблица» выберите элемент «Заголовок строк». Для столбца «Поставщик» выберите из списка «Перекрестная таблица» элемент «Заголовок столбцов».

Сумму цен товаров необходимо поместить в ячейках перекрестной таблицы. Поэтому для этого поля из списка «Перекрестная таблица» следует выбрать элемент «Значение».

При выполнении запроса его результат отображается в режиме таблицы, в которой номера категорий служат в качестве заголовков строк. Кроме этого, для каждого поставщика сумма цен товаров в перекрестной таблице размещена в отдельном столбце.

Примечание: При создании перекрестной таблицы вы можете выбрать только одно поле в качестве содержимого таблицы и только одно поле в качестве заголовка столбцов. В качестве заголовков строк можно указать и несколько полей исходной таблицы.

Запросы на удаление

Все выше перечисленные запросы относятся к запросам-выбора, которые позволяют только выбирать и просматривать данные из таблиц. Следующие запросы являются запросами-действия, позволяющие модифицировать хранимую информацию.

С помощью запроса на удаление осуществляется удаление определенных данных из таблиц. Прежде чем сконструировать запрос на удаление, следует подумать, какие записи необходимо удалить. Самым надежным методом является предварительное создание запроса-выбора.

В режиме Конструктора запроса выберите таблицу, в которой позднее будет проводиться удаление. Затем определите критерии и посмотрите результат выполнения запроса, отображаемый в режиме таблицы. Быстрое переключение между режимами конструктора и выполнения обычно осуществляется с помощью одноименных пиктограмм, расположенных на панели инструментов.

Лишь в том случае, если в результате запроса присутствуют только подлежащие удалению записи, следует преобразовать запрос-выбора в запрос на удаление.

Для этого в строке меню выберите команду Запрос/Удаление. После этого MS Access выключает в бланке запроса строки «Сортировка» и «Вывод на экран». Для запросов на удаление эти строки не нужны. Кроме того, для всех колонок бланка запроса в новой строке «Удаление» отображается текст «Условие». Однако критерии при этом не изменяются.

Если выполнить запрос выбором пиктограммы “ВЫПОЛНИТЬ”, MS Access не отобразит на экране результат выполнения запроса. Вместо него появится сообщение о том, сколько записей будет удалено в исходной таблице. Вы можете прервать процесс удаления нажатием кнопки «Отмена». Однако нажатие OK приводит к безвозвратному удалению записей, удовлетворяющих критериям запроса.

Запрос-обновления позволяет производить обновление некоторой хранимой информации, своевременность которой истекла на текущий момент.

Сначала создайте новый запрос выбора и введите критерии для выбора изменяемых записей. Только в том случае, если результат запроса отвечает заданным требованиям, следует преобразовать его в запрос замены. Для этого выберите команду Запрос/Обновление. При этом будут выключены строки «Вывод на экран» и «Сортировка» в бланке запроса. Обе эти строки не нужны для запроса замены. Вместо них включается новая строка «Обновление». В эту строку следует ввести новые выражения для заменяемых записей. Обратите внимание, что тип данных выражения должен совпадать с типом данных поля исходной таблицы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector