Как сделать таблицу в таблице access?

Как сделать таблицу в таблице access?

Создание таблиц БД является первым шагом в разработке СУБД. Таблицы предназначены для хранения информации БД. Создание таблицы состоит из двух этапов: задание структуры таблицы; ввод записей в таблицу.

Для создания новой таблицы следует в окне БД выбрать меню «Таблицы» (в старых версиях Access для этой цели служит вкладка «Таблицы» ) и нажать кнопку «Создать» . В окне «Новая таблица» необходимо выбрать способ создания таблицы.

Если у разработчика СУБД нет достаточного опыта, рекомендуется для создания таблицы выбрать режим конструктора.

Создание таблицы в режиме конструктора

При выборе режима конструктора появляется окно конструктора.

В поле «Имя поля» вводится имя поля таблицы, являющееся его идентификатором. Рекомендуется формировать имена полей так, чтобы имя было коротким, не содержащим специальных символов (запятых, пробелов и т.д.) и отражающим смысл поля. Необходимо различать идентификатор поля в структуре таблицы и заголовок поля в выходном документе. Во втором случае заголовок поля должен в полной мере отражать смысл поля и обычно задается вручную при форматировании выходного документа.

В поле «Тип данных» выбирается один из типов, показанных в раскрытом списке на рисунке.

Поле «Описание» содержит комментарии к создаваемому полю таблицы. Его заполнение не является обязательным.

В нижней части окна, на вкладке «Общие» задаются свойства поля. Если щелкнуть кнопкой мыши по одной из строк таблицы свойств, справа появится подсказка о назначении этого свойства.

Вкладка «Подстановка» служит для организации подсказки при заполнении внешних ключей таблицы. Ключи, чаще всего, являются формальными идентификаторами записей в таблицах БД. Поэтому при заполнении внешних ключей у пользователя могут возникнуть затруднения, связанные с определением, какому ключу в базовой таблице соответствует запись в подчиненной таблице. Настройка свойств вкладки «Подстановка» позволяет превратить простое поле для внешнего ключа в поле со списком, содержащим полный список ключей базовой таблицы и соответствующие этим ключам поля – подсказки из базовой таблицы. После выбора в списке записи, в заполняемую таблицу помещается только ключ. Таким образом, пользователю не нужно помнить ключи и их ввод выполняется выбором из списка, а не вводом с клавиатуры. В дальнейшем поля подстановки наследуются формами, если в качестве источника данных формы выбрана таблица с такими полями.

На приведенном выше рисунке описана таблица «Группа» , состоящая из трех полей с идентификаторами НГ , КОЛ и ПБАЛЛ . Поле НГ является текстовым и содержит номера студенческих групп. Основное свойство этого поля — длина, не превышающая 6 символов. Поле КОЛ содержит количество студентов в группе и является числовым (целым). Поле ПБАЛЛ содержит средний балл, полученный студентами группы при поступлении в учебное заведение, является числовым, но в отличие от поля КОЛ — действительным, содержащим десятичную часть.

Важным действием на этапе разработки структуры таблицы является задание ключевых полей. Для задания простого ключа, состоящего из одного поля таблицы, достаточно в режиме конструктора установить курсор в любую позицию этого поля и нажать кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов. На рисунке это поле НГ . Для задания составного ключа, состоящего из нескольких полей таблицы, необходимо выделить эти поля, щелкая мышью по кнопкам слева от соответствующих строк при нажатой клавише Ctrl, а затем нажать кнопку «Ключевое поле» . Признаком установки является появление рисунка ключа на кнопках слева от соответствующей строки конструктора.

Имя таблицы запрашивается при закрытии окна конструктора. После закрытия конструктора в окне БД появляется значок и имя созданной таблицы. Если выделить значок таблицы и щелкнуть по кнопке «Открыть» , то таблица будет открыта для ввода записей.

Создание таблицы путем ввода данных

Создание таблицы путем ввода данных не предусматривает описания структуры таблицы. После выбора этого режима (режим таблицы) открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные.

Любое поле в этой таблице можно изменить по желанию пользователя. Имена полей задаются непосредственно в заголовках. При сохранении этой таблицы Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы. При закрытии режима таблицы Access предложит создать ключевое поле. Если ответить «Да», то будет добавлено еще одно поле типа «Счетчик» , которое и будет ключевым. Если ответить «Нет», то ключ можно задать позже, перейдя в режим конструктора.

Создание таблицы при помощи Мастера

Мастер таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов, предлагаемых в окне «Создание таблиц» :

Мастер определяет ключ таблицы и создает связь новой таблицы с уже существующими. При этом ключ новой таблицы будет включен в таблицу, с которой устанавливается связь. По запросу пользователя мастер создает форму для ввода данных в таблицу.

Ввод данных в таблицу

Данные в таблицу можно ввести непосредственно в режиме ее открытия или через специально созданную форму. Второй способ предпочтителен, поскольку формы обеспечивают более удобный интерфейс и возможности контроля ввода.

Вводимые данные должны соответствовать типу данных и формату, определенным в структуре для каждого поля таблицы. При несоответствии Access выдает предупреждение и не разрешает продолжать ввод. Следует либо ввести данные требуемого формата, либо отменить ввод.

Читать еще:  Как сделать запрос на удаление в access 2007?

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Создание таблиц в Access

Конструирование таблиц, понятие ключевого поля, заполнение и редактирование таблиц, типы данных

Прежде чем заполнять таблицу сведениями, её нужно спроектировать. Проектирование таблицы можно начинать после открытия файла БД. В окне БД активизируем закладку Таблицы, щелкаем по кнопке Создать, выбираем из появившегося списка Конструктор —ОК. Появляется окно, в котором мы должны создать структуру таблицы – указать названия полей, типы данных, размеры полей (смотрите рисунок).

Типы данных.

  • Текстовый – совокупность произвольных алфавитно-цифровых символов. Размер такого поля не может превышать 255 знаков. По умолчанию присваивается 50 знаков. Размер можно задать с помощью таблицы Свойства поля.
  • Поле Memo – длинный текст, предназначенный для примечаний или описания. Используется для создания текста, количество символов которого превышает 255.
  • Числовой – числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля.
  • Денежный – позволяет представлять числа в денежном формате. При выборе этого типа данных в таблице Свойства поля устанавливают нужный формат, количество десятичных знаков.
  • Дата/время – при выборе этого типа данных нужный формат назначают через свойство Формат поля.
  • Логический – данные логического типа могут принимать только одно из двух взаимоисключающих значений – 0 или 1,истина или ложь.
  • Поле Счетчика заполняется автоматически. СУБД самостоятельно увеличивает значение переменной в этом поле, присваивая каждой записи новый номер.

Ключевое поле.
Если полю присвоен первичный ключ, то Access предотвращает дублирование элементов этого поля.
Поле, которому присвоен первичный ключ, называется ключевым полем. Присвоение первичного ключа производят в режиме конструктора: нужно щелкнуть правой кнопкой в любом месте строки со спецификациями поля, которое хотим назначить ключевым→из контекстного меню выбрать Ключевое поле. Поле первичного ключа помечается специальным маркером – значком в виде ключа.

Записи в таблицах автоматически воспроизводятся отсортированными в порядке возрастания по ключевому полю.
После окончания создания структуры таблицы ее следует сохранить(м. Файл — п.Сохранить—ввести имя таблицы—ОК.
Редактирование проекта таблицы.

Чтобы перейти в режим Конструктора таблицы, нужно во вкладке Таблицы окна Базы данных выделить пиктограмму нужной таблицы, щелкнуть по кнопке Конструктор, откроется проект нужной таблицы, в котором можно:

  • Вставить новое поле – для этого щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте строки со спецификациями поля, перед которым хотим вставить новое поле, из контекстного меню выбрать команду Добавить строки.
  • Удалить поле – для этого щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте строки со спецификациями поля, которое хотим удалить, из контекстного меню выбрать команду Удалить строки.
  • Ввести новые значения спецификаций поля (имени поля, типа данных и др.) — щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке, содержимое которой хотим изменить, ввести новые значения вместо старых.

Ввод данных в таблицу.
Чтобы заполнить таблицу, нужно ее открыть – дважды щелкнуть по ее значку в окне БД. Новая таблица состоит из одной пустой записи. При вводе данных пустая запись смещается в конец таблицы. При вводе данных Access сверяет их с заданным типом данных, в случае несоответствия выдает предупреждающее сообщение. При вводе данных переход к следующей ячейке происходит при помощи клавиши Enter, либо TAB, либо клавиши со стрелочкой. В обратном направлении – с помощью клавиш Shift+Tab, либо клавиши со стрелочкой. С помощью комбинации клавиш Ctrl -Home можно перейти в первую ячейку таблицы, с помощью Ctrl-End – в последнюю. При помощи Ctrl -» содержимое из верхней ячейки копируется в текущую ячейку.
После заполнения таблицу нужно закрыть с помощью кнопки Х, которая находится в правом верхнем углу окна таблицы. Занесенные данные при этом автоматически сохраняются в таблице.

Редактирование записей таблицы.

  • Выделение записи – установить указатель мыши на запись, подлежащую выделению, выполнить команду из строки меню Правка—п.Выделить запись.
  • Отмена выделения – щелкнуть в любом месте таблицы.
  • Копирование (перемещение) записей в таблице – выделить запись, скопировать (удалить) запись в буфер обмена командой из строки меню Правка –п.Копировать(Вырезать) ; установить указатель мыши на записи, над которой необходимо скопировать новую запись, выполнить команду строки меню Правка –п.Добавить из буфера.
  • Удаление записей – выделить запись, выполнить команду строки меню Правка – п.Удалить запись.

Сортировка записей в таблице.
Нужно открыть таблицу, которую необходимо отсортировать. Далее щелкнуть правой кнопкой мыши в любой ячейке поля, по которому сортируем записи—выбрать команду «Сортировка по возрастанию», либо «Сортировка по убыванию».

Надеюсь данная статья помогла вам справится с вопросом как создать таблицу в Access.

Канал в Telegram

Создание таблиц в Access 2010 (+видео). Часть 1

Основа любой базы данных это таблицы, таблицы со строго организованной структурой хранения данных. В этой статье перейдем к работе с таблицами в MS Access и рассмотрим способы их создания.

Создание таблиц в режиме «Таблица»

Создайте новую базу и назовите ее «FirstDB». После того как база была создана, Вы увидите окно с уже созданной первой таблицей «Таблица1»

Это режим визуального создания таблицы, т.е. для создания таблицы достаточно щелкнуть по полю «Щелкните для добавления» и выбрать формат поля (про форматы полей в Access подробнее будет описано в следующих статьях).

Выбрав формат «Текст» мы увидим созданное поле с именем «Поле1».

Имена полей таблиц должны быть предельно короткими и иметь смысл т.к. при создании SQL запросов в выборке данных, именно эти имена будут участвовать. В именах полей допускается использовать пробелы, кириллицу, но я рекомендую в именах не использовать пробелы. В дальнейшем это может создать некоторые трудности.

Зададим имя нашему полю – «Фамилия». Для этого щелкните правой кнопкой мыши по шапке таблицы столбца «Поле1» и выберите в контекстном меню пункт «Переименовать поле» или двойной клик по названию поля.

Таким же образом можете создать еще поля – Имя, Отчество, ДР (при создании поля ДР используйте тип «Дата и время»). В случае если необходимо изменить тип данных полей, Вам необходимо:

  • Перейти на вкладку «Поля»;
  • Выделить нужное поле, щелкнув в шапке таблицы по наименованию поля;
  • Выбрать новый тип на панели инструментов Access.

После создания полей в таблице Вы можете приступать к ее наполнению данными.

В базах данных как больших, так и простейших данные хранят не в одной таблице, а в множестве таблиц. Для чего это нужно? Создание множества таблиц позволяет упростить работу с данными и как следствие, внесение изменений, в какую либо из таблиц, не создаст проблем в работе всей БД. Например, в простой БД «Ученики школы», можно создать следующие таблицы:

  • Ученики – будет содержать: Код_ученика, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Оценки
  • Классы – таблица: Наименование класса, Код_рук, Код ученика

Далее таблицы: Учителя, Предметы, Журнал и т.д.

Также это позволяет уменьшить объем хранимой информации т.к. связь таблиц будет осуществляться всего по одному значению (ключевому полю).

Вы заметили, что при создании новой таблицы, первым столбцом идет код, это так называемое «ключевое поле». Данное поле необходимо для организации связей таблиц в базе данных. Ключевым полем можно назначить любое из полей таблицы.

Для создания дополнительных таблиц воспользуйтесь меню «Создание-Таблица»

Имена таблиц, также как имена полей, должны быть просты и понятны, не содержать недопустимых символов (например, точек, кавычек) и не желательно использование пробелов. Для переименования таблиц, необходимо закрыть вкладку редактирования таблиц и данных

Выделить объект «Таблица1» группы «Таблицы» и с помощью контекстного меню выбрать пункт «Переименовать»

В следующей части статьи рассмотрим создание таблиц в режиме «Конструктора», а пока можете посмотреть видео-демонстрацию создания таблиц.

Видео: Создание таблиц в Access 2010 в режиме «Таблица»

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector