Как сделать вложение в access?

Добавление файлов в поле Вложения

Дата добавления: 2013-12-23 ; просмотров: 2506 ; Нарушение авторских прав

Теория. В Access 2007 есть функция Вложение, которая служит для добавления в записи одного или нескольких файлов (документов Word, электронных таблиц, презентаций, фото, рисунков и т.п.), т.е. в одном поле базы данных может храниться несколько файлов разных типов. Вложить можно файлы общим объемом до 2 гигабайт, размер отдельного файла не более 256 мегабайт.

Ой этап. Ввод данных в таблицу

Создание таблиц в режиме Конструктора

Создание таблиц

Создание базы данных Учебный процесс

База данных Учебный процесс

Следует создать новую базу данных под именем Учебный процесс, сохранив ее в своей папке. Для этого надо выполнить:

· В папке Рабочая папка, расположенной на Рабочем столе создать свою папку.

· Загрузить Microsoft Access 2007

· В окне Приступая к работе щелкнуть на кнопке Новая база данных

· В правой стороне окна в поле Имя файла ввести имя Учебный процесс

· Щелкнуть на кнопке, расположенной с правой стороны поля с именем файла. Откроется стандартное окно, в котором надо перейти на Рабочий стол – в папку Рабочая папка – в свою папку

· Нажать кнопку Создать

База данных Учебный процесс содержит следующие таблицы: Факультет, Группа, Предмет, Студент, Успеваемость. Поле первичного ключа во всех таблицах обозначим ИД (идентификатор) с типом данных Счетчик. Таблицы связаны по первичным ключам. Вторичный (внешний) ключ обозначим ИД имя таблицы, например, ИДфак в таблице Группы. Фак в имени определяет таблицу Факультет, из которой в таблицу Группа перенесено поле. Для вторичных ключей будем использовать Мастер подстановок, который обеспечит доступ к таблице с первичным ключом и выбор из нее нужного поля. Подробнее рассмотрим ниже в тексте.

Таблицы можно создавать в режиме Конструктора и в Режиме таблиц.

При использовании для создания таблиц режима Конструктора таблицы создаются в два этапа: сначала разрабатывается структура таблицы, а затем в Режиме таблицы в таблицу вводятся данные. Структура таблицы предусматривает определение перечня полей таблицы, типа данных каждого поля (Числовой, Текстовый, Денежный, Дата и время и др.) и свойств полей (Размер поля, Формат поля, Количество десятичных знаков, Значение по умолчанию, Условие на значение и др.). Окно конструктора таблицы состоит из двух частей. В верхней части содержатся столбцы: Имя поля, Тип данных, Описание. Здесь же надо задать поле первичного ключа. В нижней части задаются свойства поля. Они разные в зависимости от типа данных. Некоторые свойства определяются по умолчанию, другие надо вводить вручную или выбирать из списков. Подробнее эти вопросы излагались в теме «Теория баз данных».

Рассмотрим подробнее процесс разработки таблиц. В скобках имени поля указываются тип данных, размер поля и для некоторых полей свойства.

v ТаблицаФакультет содержит поля: ИД (ключ, Счетчик), Символ факультета (текстовый, 1 символ), Название факультета (текстовый, 20 символов).

1-ый этап. Создать структуру таблицы Факультет:

· Вкладка Создание – группа Таблицы – команда Конструктор таблицы. Откроется окно конструктора таблиц.

· В столбец Имя поля ввести названия полей (ИД, Символ факультета и Название факультета)

· Для поля ИД установить первичный ключ, щелкнув на инструменте Ключ

· В столбце Тип поля выбрать из списка для каждого поля тип данных: для поля ИД – Счетчик, для полей Символ факультета и Название факультета – Текстовый

· В нижней части окна Конструкторанаходится область свойств поля. В зависимости от типа поля набор свойств будет разным. Для поля Символ факультета по строке Размер поля ввести значение 1, для поля Название факультета –значение20.

· Сохранить структуру таблицы, щелкнув на кнопкеСохранить напанели быстрого доступа – ввести имя таблицы тФакул (без точки). Условимся имена таблиц начинать с буквы «т».

· Вкладка Главная – группа Режимы – команда Режим таблицы – в поле ИД установлен тип данных Счетчик, следовательно, в этом поле будет осуществляться автоматическая нумерация строк — в поле Символ факультета ввести применительно к РЭУ им. Г.В.Плеханова: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,М, И, П, С, Д — в поле Название факультета ввести соответственно: Менеджмент, Финансовый, БИДА, ЭМФ, МШБ, Товароведный, ИЭФ, МЭО, ОЭФ, Маркетинга, Информатики, Политологии и права, ВШСИ, ФДО.

· Сохранить таблицу, щелкнув на кнопке Сохранить на панели быстрого доступа.

Теория. Изменить режим работы с таблицей (режим Конструктора на Режим таблицы и наоборот) можно также с помощью соответствующих кнопок, расположенных в строке состояниясправа.

При работе в режиме Конструктора автоматически создается вкладка Конструктор, при вводе данных в таблицу создается вкладка Режим таблицы. На вкладке Конструктор есть команды, позволяющие легко редактировать (добавлять, удалять строки) структуру таблицы. На вкладке Режим таблицы есть кнопки, позволяющие изменять тип данных в столбцах, изменять формат столбцов, вставлять, удалять столбцы, выводить Схему данных и др.

Если таблице присвоено неверное имя, то ее можно переименовать.Переименование таблицы: закрыть таблицу – щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы в области переходов – команда Переименовать – ввести новое имя таблицы.

Создать остальные таблицы (см. ниже),повторяя операции: вкладкаСоздать –командаКонструктор таблицв группеТаблицы.

v ТаблицатГруппа содержит следующие поля: ИД (ключ, Счетчик), ИД факул (Мастер подстановок, выбрать таблицу тФакул, выбрать из этой таблицы поле Название факультета – кнопки Далее – кнопка Готово), Номер группы (текстовый, 4 символа), Курс (числовой, по строке Условие на значениеввести: 1 or 2 or 3 or 4 or 5).

Замечание. Вместо типа данных Мастер подстановок в окне конструктора будет выводиться тип данных Числовой (илиТекстовый).

Перейти в Режим таблицы и ввести в нее данные (произвольные). В поле ИДфакул справа в строке ввода будет выводиться кнопка списка (со стрелкой вниз). Открыв список факультетов, надо будет выбрать нужное название, например, «Финансовый» для групп, начинающихся с цифры 2, БИДА – для групп, начинающихся с цифры 3 и т.п.

Замечание. Таблицы тФакул и тГруппа связаны по ключевому полю. Поэтому, если надо изменить структуру какой-либо таблицы, то сначала надо разорвать связь между ними: вкладка Работа с базами данных – группа Показать или скрыть – команда Схема данных – щелкнуть на линии связи между таблицами – выбрать команду Удалить.

v ТаблицатСтудент содержит следующие поля: ИД (ключ, Счетчик), ИД Группа (Мастер подстановок для выбора из таблицы тГруппа поля Номер группы), Номер зачетной книжки (текстовый), Контракт (Логический, формат Да/Нет), Фамилия с инициалами (текстовый), Пол (текстовый, 1 символ, по строке Условие на значение ввести: «ж» or «м»), Дата рождения (Дата и время, формат краткий), Область (текстовый), Город (текстовый), Адрес (текстовый), Телефон (текстовый, 11 символов), Иностранный язык (текстовый, 4 символа, по строке Условие на значение ввести: англ. or фр. or нем. or исп.), Заметки (мемо), Вложения (тип данных Вложение).

Читать еще:  Как сделать словарь в access?

Перейти в Режим таблицы и заполнить таблицу произвольными данными до поля Вложения.

Внимание! Изменить тип данных Вложение нельзя, можно только удалить все поле Вложения. Следовательно, если вы не можете выбрать тип данных Вложение, то удалите имя поля Вложения, а затем введите снова имя поля Вложения и выберите тип данных – Вложение.

· Предположим, что мы хотим добавить в поле Вложение текстовый файл. Для этого предварительно надо создать его в MS Word. Текст может быть следующим: Текстовый файл для поля Вложения создан студенткой (ФИО). В текст может быть вставлен рисунок: вкладка Вставка – группа Иллюстрации – кнопка Рисунок – выбрать рисунок – кнопка Вставить – Сохранить файл в своей папке, например, под именем вложение.docx.

· Вернуться в Access.

· Открыть таблицу Студент в Режиме таблицы

· В поле Вложения (в нем будет изображен значок скрепки и (0)) выполнить двойной щелчок на нужной записи (строке). Откроется окно Вложения

· Кнопка Добавить. Откроется окно Выберите файл

· Открыть список Папка, выбрать папку и созданный текстовый файл

Добавление файлов в поле Вложения

Дата добавления: 2013-12-23 ; просмотров: 2507 ; Нарушение авторских прав

Теория. В Access 2007 есть функция Вложение, которая служит для добавления в записи одного или нескольких файлов (документов Word, электронных таблиц, презентаций, фото, рисунков и т.п.), т.е. в одном поле базы данных может храниться несколько файлов разных типов. Вложить можно файлы общим объемом до 2 гигабайт, размер отдельного файла не более 256 мегабайт.

Ой этап. Ввод данных в таблицу

Создание таблиц в режиме Конструктора

Создание таблиц

Создание базы данных Учебный процесс

База данных Учебный процесс

Следует создать новую базу данных под именем Учебный процесс, сохранив ее в своей папке. Для этого надо выполнить:

· В папке Рабочая папка, расположенной на Рабочем столе создать свою папку.

· Загрузить Microsoft Access 2007

· В окне Приступая к работе щелкнуть на кнопке Новая база данных

· В правой стороне окна в поле Имя файла ввести имя Учебный процесс

· Щелкнуть на кнопке, расположенной с правой стороны поля с именем файла. Откроется стандартное окно, в котором надо перейти на Рабочий стол – в папку Рабочая папка – в свою папку

· Нажать кнопку Создать

База данных Учебный процесс содержит следующие таблицы: Факультет, Группа, Предмет, Студент, Успеваемость. Поле первичного ключа во всех таблицах обозначим ИД (идентификатор) с типом данных Счетчик. Таблицы связаны по первичным ключам. Вторичный (внешний) ключ обозначим ИД имя таблицы, например, ИДфак в таблице Группы. Фак в имени определяет таблицу Факультет, из которой в таблицу Группа перенесено поле. Для вторичных ключей будем использовать Мастер подстановок, который обеспечит доступ к таблице с первичным ключом и выбор из нее нужного поля. Подробнее рассмотрим ниже в тексте.

Таблицы можно создавать в режиме Конструктора и в Режиме таблиц.

При использовании для создания таблиц режима Конструктора таблицы создаются в два этапа: сначала разрабатывается структура таблицы, а затем в Режиме таблицы в таблицу вводятся данные. Структура таблицы предусматривает определение перечня полей таблицы, типа данных каждого поля (Числовой, Текстовый, Денежный, Дата и время и др.) и свойств полей (Размер поля, Формат поля, Количество десятичных знаков, Значение по умолчанию, Условие на значение и др.). Окно конструктора таблицы состоит из двух частей. В верхней части содержатся столбцы: Имя поля, Тип данных, Описание. Здесь же надо задать поле первичного ключа. В нижней части задаются свойства поля. Они разные в зависимости от типа данных. Некоторые свойства определяются по умолчанию, другие надо вводить вручную или выбирать из списков. Подробнее эти вопросы излагались в теме «Теория баз данных».

Рассмотрим подробнее процесс разработки таблиц. В скобках имени поля указываются тип данных, размер поля и для некоторых полей свойства.

v ТаблицаФакультет содержит поля: ИД (ключ, Счетчик), Символ факультета (текстовый, 1 символ), Название факультета (текстовый, 20 символов).

1-ый этап. Создать структуру таблицы Факультет:

· Вкладка Создание – группа Таблицы – команда Конструктор таблицы. Откроется окно конструктора таблиц.

· В столбец Имя поля ввести названия полей (ИД, Символ факультета и Название факультета)

· Для поля ИД установить первичный ключ, щелкнув на инструменте Ключ

· В столбце Тип поля выбрать из списка для каждого поля тип данных: для поля ИД – Счетчик, для полей Символ факультета и Название факультета – Текстовый

· В нижней части окна Конструкторанаходится область свойств поля. В зависимости от типа поля набор свойств будет разным. Для поля Символ факультета по строке Размер поля ввести значение 1, для поля Название факультета –значение20.

· Сохранить структуру таблицы, щелкнув на кнопкеСохранить напанели быстрого доступа – ввести имя таблицы тФакул (без точки). Условимся имена таблиц начинать с буквы «т».

· Вкладка Главная – группа Режимы – команда Режим таблицы – в поле ИД установлен тип данных Счетчик, следовательно, в этом поле будет осуществляться автоматическая нумерация строк — в поле Символ факультета ввести применительно к РЭУ им. Г.В.Плеханова: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,М, И, П, С, Д — в поле Название факультета ввести соответственно: Менеджмент, Финансовый, БИДА, ЭМФ, МШБ, Товароведный, ИЭФ, МЭО, ОЭФ, Маркетинга, Информатики, Политологии и права, ВШСИ, ФДО.

· Сохранить таблицу, щелкнув на кнопке Сохранить на панели быстрого доступа.

Теория. Изменить режим работы с таблицей (режим Конструктора на Режим таблицы и наоборот) можно также с помощью соответствующих кнопок, расположенных в строке состояниясправа.

При работе в режиме Конструктора автоматически создается вкладка Конструктор, при вводе данных в таблицу создается вкладка Режим таблицы. На вкладке Конструктор есть команды, позволяющие легко редактировать (добавлять, удалять строки) структуру таблицы. На вкладке Режим таблицы есть кнопки, позволяющие изменять тип данных в столбцах, изменять формат столбцов, вставлять, удалять столбцы, выводить Схему данных и др.

Если таблице присвоено неверное имя, то ее можно переименовать.Переименование таблицы: закрыть таблицу – щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы в области переходов – команда Переименовать – ввести новое имя таблицы.

Создать остальные таблицы (см. ниже),повторяя операции: вкладкаСоздать –командаКонструктор таблицв группеТаблицы.

v ТаблицатГруппа содержит следующие поля: ИД (ключ, Счетчик), ИД факул (Мастер подстановок, выбрать таблицу тФакул, выбрать из этой таблицы поле Название факультета – кнопки Далее – кнопка Готово), Номер группы (текстовый, 4 символа), Курс (числовой, по строке Условие на значениеввести: 1 or 2 or 3 or 4 or 5).

Замечание. Вместо типа данных Мастер подстановок в окне конструктора будет выводиться тип данных Числовой (илиТекстовый).

Перейти в Режим таблицы и ввести в нее данные (произвольные). В поле ИДфакул справа в строке ввода будет выводиться кнопка списка (со стрелкой вниз). Открыв список факультетов, надо будет выбрать нужное название, например, «Финансовый» для групп, начинающихся с цифры 2, БИДА – для групп, начинающихся с цифры 3 и т.п.

Читать еще:  Как сделать условия отбора в access?

Замечание. Таблицы тФакул и тГруппа связаны по ключевому полю. Поэтому, если надо изменить структуру какой-либо таблицы, то сначала надо разорвать связь между ними: вкладка Работа с базами данных – группа Показать или скрыть – команда Схема данных – щелкнуть на линии связи между таблицами – выбрать команду Удалить.

v ТаблицатСтудент содержит следующие поля: ИД (ключ, Счетчик), ИД Группа (Мастер подстановок для выбора из таблицы тГруппа поля Номер группы), Номер зачетной книжки (текстовый), Контракт (Логический, формат Да/Нет), Фамилия с инициалами (текстовый), Пол (текстовый, 1 символ, по строке Условие на значение ввести: «ж» or «м»), Дата рождения (Дата и время, формат краткий), Область (текстовый), Город (текстовый), Адрес (текстовый), Телефон (текстовый, 11 символов), Иностранный язык (текстовый, 4 символа, по строке Условие на значение ввести: англ. or фр. or нем. or исп.), Заметки (мемо), Вложения (тип данных Вложение).

Перейти в Режим таблицы и заполнить таблицу произвольными данными до поля Вложения.

Внимание! Изменить тип данных Вложение нельзя, можно только удалить все поле Вложения. Следовательно, если вы не можете выбрать тип данных Вложение, то удалите имя поля Вложения, а затем введите снова имя поля Вложения и выберите тип данных – Вложение.

· Предположим, что мы хотим добавить в поле Вложение текстовый файл. Для этого предварительно надо создать его в MS Word. Текст может быть следующим: Текстовый файл для поля Вложения создан студенткой (ФИО). В текст может быть вставлен рисунок: вкладка Вставка – группа Иллюстрации – кнопка Рисунок – выбрать рисунок – кнопка Вставить – Сохранить файл в своей папке, например, под именем вложение.docx.

· Вернуться в Access.

· Открыть таблицу Студент в Режиме таблицы

· В поле Вложения (в нем будет изображен значок скрепки и (0)) выполнить двойной щелчок на нужной записи (строке). Откроется окно Вложения

· Кнопка Добавить. Откроется окно Выберите файл

· Открыть список Папка, выбрать папку и созданный текстовый файл

Тип данных (Attachment) — это новый тип, появившийся в программе Access 2007. Он позволяет вставлять файлы в запись БД почти так же, как вы вкладываете файлы в

ваши сообщения электронной почты. Access хранит файлы, вставленные в поле типа как часть вашей таблицы, встроенную в файл вашей БД.

Тип данных хорошо подходит для вставки в запись изображения, короткого звукового файла или документа из другого приложения пакета Office, такого как Word или Excel. Вы можете создать таблицу People (люди) с изображением каждого человека, включенного в список контактов, или каталог изделий с изображением товаров, которые вы пролаете. В этом случае у данных типа — очевидные преимущества, поскольку они хранятся в файле вашей БД, и вы никогда не потеряете их след.

Но данные типа не так привлекательны в случае больших файлов или файлов, требующих частой корректировки. Если вы поместите часто корректируемый документ в БД Access, он не будет доступен для быстрого редактирования, печати и поиска. Вам придется запустить программу Access и найти соответствующую запись, прежде чем вы сможете открыть ваш документ. Если же нужно внести изменения, вы должны оставить программу Access открытой, чтобы она могла забрать измененный файл и вставить его снова в БД.

Дважды подумайте, прежде чем связываться с вложенными файлами. Как вы уже знаете, объем, который может занимать БД Access, ограничен двумя гигабайтами. Если вы начнете сохранять большие файлы в ваших таблицах, то можете просто превысить его. Лучше хранить большие документы в отдельных файлах, а затем записывать имя файла в текстовое поле или поле с типом данных Гиперссылка (Hyperlink).

Применяя тип данных , убедитесь в том, что задано свойство поля Подпись (Caption), определяющее текст, который появляется в заголовке столбца для этого поля. (Часто для заголовка используется имя файла.) Если свойство не задано, в заголовке столбца отображается скрепка, но без текста.

На листе данных поле с типом данных легко узнать, т. к. рядом с ним расположена пиктограмма скрепки (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Вложения помечаются пиктограммой скрепки и числом в скобках, сообщающим о количестве вложенных файлов. В данном примере все значения в поле Picture с типом данных пустые за исключением Count Chocula, у которого оно равно двум

Для вложения файла или просмотра списка вложенных файлов дважды щелкните кнопкой мыши пиктограмму скрепки. Вы увидите диалоговое окно Вложения (Attachments) — рис.2.18.

Рис. 2.18. В диалоговом окне Вложения показаны все файлы, связанные с вашим полем

Далее перечислены действия, которые можно выполнить с помощью окна Вложения (Attachments).

¦ Вставить новый вложенный файл. Щелкните мышью кнопку Добавить (Add). Затем найдите и укажите новый файл и нажмите кнопку ОК. Вы увидите новый файл в конце списка файлов.

¦ Удалить вложение файла. Выберите в списке нужный файл и щелкните мышью кнопку Удалить (Remove).

Сохранить копию вложенного файла. Выберите нужный вложенный файл, щелкните мышью кнопку Сохранить как (Save As) и затем укажите место на вашем компьютере для сохранения копии. Или щелкните мышью кнопку Сохранить все (Save All) для сохранения копий всех вложенных в это поле файлов. Если вы меняете данные копии, содержимое вложенного файла в вашей БД не меняется.

¦ Редактировать и просматривать вложенный файл. Выберите вложенный файл и щелкните мышью кнопку Открыть (Open). Программа Access скопирует вложенный файл во временную папку па вашем компьютере, ту, в которой сохраняется кэшируемая интернет-информация. Если вы сохраняете файл, Access отслеживает изменения, автоматически обновляет вложенный файл и затем удаляет временный файл. Если вы закроете окно Вложения (Attachments) до того, как закрыли файл, то Access предупреждает о том, что ваши корректировки не будут отражены в вашей БД. На рис. 2.19 показано, что происходит.

К сожалению, у типа данных мало параметров управления. Далее перечислены некоторые ограничения этого типа данных.

¦ Вы не можете ограничить количество разрешенных вложений файлов в поле типа . У всех полей этого типа практически нет ограничения на количество вложенных файлов (хотя вы не можете вложить два файла с одним и тем же именем).

§Вы также не можете ограничить типы файлов, предназначенных для вложения.

§Вы не можете ограничить и размер файлов, предназначенных для вложения.

Рис. 2.19. Вверху: в данном примере файл «The Story of the Count.doc» все еще открыт.

Если вы продолжите, то все изменения, которые вы вносите (или любые изменения, которые вы внесли к данному моменту и не сохранили), не будут отражены в БД.

Внизу: если программа Access замечает, что вы сохраняли ваш файл с тех пор, как открыли его впервые, она спрашивает вас о том, хотите ли вы обновить БД последней сохраненной версией файла. (Для того чтобы избежать подобных треволнений, вкладывайте только те файлы, которые вы не собираетесь редактировать.)

Читать еще:  Как сделать в access автозаполнение?

Создание форм в базе данных Access 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.6. Создание и использование форм для ввода данных в таблицы базы данных Access 2007

В Access 2007 можно вводить данные непосредственно в таблицу в режиме таблица. Но обычно для ввода данных в БД Access 2007 используют формы (forms). Form ускоряет работу с базой данных. Form в БД — это структурированное интерактивное окно с элементами управления, в котором отображаются поля одной или нескольких таблиц или запросов.

Форму можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать forms, а также новые типы форм и функциональные возможности.

Формы в БД Access можно создавать с помощью различных средств:

  • инструмента Form;
  • инструмента Разделенная form;
  • инструмента Несколько элементов;
  • инструмента Пустая form;
  • Мастера form;
  • Конструктора form.

Все средства создания форм помещены в группу forms на вкладке Создание (рис. 1).

Forms, которые используют таблицы целесообразно выполнять с помощью Мастера или указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения, можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в формы: режим макета и режим конструктора. Переход между режимами (открыть, режим макета, конструктор) можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши форму в области переходов, а затем выбрать нужный режим в контекстном меню.

Режим макета — это более наглядный режим редактирования (изменения) форм, чем режим конструктора. В режиме макета изменения выполняются фактически в реальной форме, поэтому в этом режиме целесообразно выполнять более простые изменения, связанные с ее внешним видом.

В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в форме, целесообразно применять режим конструктора. Режим конструктора предоставляет пользователю более широкие возможности для редактирования (изменения) форм, в этом режиме можно добавлять поля, настраиваемые элементы и составлять программы.

Инструмент «Форма». Для быстрого создания формы, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Form. В этом случае надо выделить таблицу в области объектов. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Form. На экране будет отображена form (рис 2).

Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить.

Средство «Разделенная форма». Разделенная form — новая возможность в Microsoft Access 2007, которая позволяет одновременно отображать данные в режиме формы и в режиме таблицы. В области объектов (переходов) выделить таблицу, например Успеваемость. Далее щелкнуть на пиктограмме «Разделенная forms» на вкладке Создать. На экране будет отображена form (3).

Инструмент «Несколько элементов». Форму, в которой отображается не одна, а одновременно несколько записей, можно создать инструментом «Несколько элементов» (рис. 4). Чтобы создать данную форму выделим в области объектов (переходов) одну из таблиц (например, Успеваемость). Затем перейдем на вкладку Создание и щелкнем на пиктограмме «Несколько элементов». На экране будет отображена form (рис. 4) в режиме макета.

Form похожа на таблицу, в ней одновременно отображаются несколько записей. Но эта form предоставляет возможности для настройки, так как она отображается в режиме макета. В режиме макета можно легко осуществлять доработку формы (например, добавлять элементы управления и т.д.).

Средство Пустая форма. Этот инструмент можно использовать в том случае, если необходимо быстро создать форму с несколькими полями. Form открывается в режиме «Работа с макетами форм» и при этом отображается область Список полей (рис. 5).

Мастер форм. Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо нажать кнопку Другие формы, а затем выбрать команду Мастер форм. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Например, выберем из списка таблицу Студенты.

Затем все «Доступные поля» переведем в «Выбранные поля», выделив их и щелкнув на кнопку >>. Необходимо отметить, что, если form создается на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В следующем окне надо выбрать внешний вид, например в один столбец и щелкнуть Далее. В следующем окне выберем требуемый стиль — официальный

После выбора стиля, требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя (например, Студенты мастер_форм) и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.

Конструктор форм. Для создания новой пустой формы Студенты необходимо выполнить следующее:

  1. В окне приложения Access 2007 выбрать вкладку Создание. Выполнить щелчок на пиктограмме «Конструктор форм». В окне редактирования появится окно Form1 с пустой областью данных.
  2. Для отображения списка полей требуемой таблицы выполнить щелчок на пиктограмме «Добавить существующие поля», появится список таблиц. Щелкнув на знак «+» таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей (рис.7).

3. Поля из списка переместить на форму. Добавление полей осуществляется при нажатой левой кнопки мыши.

4. Поместить поля на форму (рис. 9).

5. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:

  • Выделить поле с именем щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.
  • Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде четырех направленной стрелки позволяет перемещать объект.
  • Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.
  • Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.
  • Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.
  • Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или другим способом.

6. Сохранить форму.

7. Просмотреть форму Студенты_конструктор, выполнив на ней двойной щелчок в области переходов.

Если вид формы не удовлетворяет, ее можно открыть в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить.

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector