Как сделать запрос в microsoft access?

Создание запросов в базе данных Access 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.5. Создание запросов и поиск информации в базе данных

В СУБД Access 2007 можно создавать queries для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.

В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. Наиболее распространенным является query на выборку. Применяются два типа запросов: query по образцу (QBE) и query на основе структурированного языка запросов (SQL).

Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.

Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.

На скриншоте (рисунок 1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.

Рассмотрим создание запроса на выборку с помощью Конструктора

Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 2).

Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и queries для создания новых запросов.

В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 4).

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра информации.

Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке «Условия» отбора и строке «Или». Например, введем критерий поиска — «5/A» в строке «Условия» для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 5).

Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить — Да и ввести имя запроса, например «Успеваемость студентов». Для запуска запроса дважды щелкнем на query «Успеваемость студентов», откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 6).

Далее создаем параметрический query или query с параметрами. Создаем этот query также как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.

Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить — Да и ввести имя запроса, например «Параметрический query». Запустим Параметрический query, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 8).

Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 8).

В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов. После создания запросов на выборку информации из БД Access 2007 можно приступать к формированию форм.

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Как сделать запрос в microsoft access?

В простейшем случае запрос реализует выбор из одной таблицы нужных полей, записей, соответствующих заданным условиям отбора, и просмотр результатов выполнения запроса.

Конструирование запросов на выборку с условиями отбора

Рассмотрим запросы на выборку в Access на примере получения информации из таблицы ТОВАР базы данных Поставка товаров.

Задача 1. Пусть необходимо выбрать ряд характеристик товара по его наименованию.

  1. Для создания запроса в окне базы данных выберите вкладку ленты — Создание (Create) и в группе Запросы (Queries) нажмите кнопку Конструктор запросов (Query Design). Откроется пустое окно запроса на выборку в режиме конструктора — ЗапросN (QueryN) и диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table) (рис. 4.2).
  2. В окне Добавление таблицы (Show Table) выберите таблицу ТОВАР и нажмите кнопку Добавить (Add). Выбранная таблица будет отображена в области схемы данных запроса. Закройте окно Добавление таблицы (Show Table), нажав кнопку Закрыть (Close).
Читать еще:  Как сделать итоговый запрос в access?

В результате выполненных действий в окне конструктора запросов (рис. 4.1) в верхней панели появится схема данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. В данном случае одну таблицу ТОВАР. Таблица представлена списком полей. Первая строка в списке полей таблицы, отмеченная звездочкой (*), обозначает все множество полей таблицы. Нижняя панель является бланком запроса, который нужно заполнить.

Кроме того, на ленте появляется и автоматически активизируется новая вкладка Работа с запросами | Конструктор (Query Tools | Design) (на рис. 4.3 представлена на часть этой вкладки), на которой цветом выделен тип созданного запроса — Выборка (Select). Таким образом, по умолчанию всегда создается запрос на выборку. Команды этой вкладки представляют инструментарий для выполнения необходимых действий при создании запроса. Эта вкладка открывается, когда в режиме конструктора создается новый запрос или редактируется существующий.

  1. Для удаления любой таблицы из схемы данных запроса установите на нее курсор мыши и нажмите клавишу . Для добавления ― нажмите кнопку Отобразить таблицу ( Show Table) в группе Настройка запроса (Query Setup) на вкладке Работа с запросами | Конструктор (Query Tools | Design) или выполните команду Добавить таблицу (Show Table) в контекстном меню, вызываемом на схеме данных запроса.
  2. В окне конструктора (рис. 4.4) последовательно перетащите из списка полей таблицы ТОВАР поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, НАЛИЧИЕ_ТОВ в столбцы бланка запроса в строку Поле (Field).
  3. Для включения нужных полей из таблицы в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами:
    • в первой строке бланка запроса Поле (Field) щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле. Список содержит поля таблиц, представленных в схеме данных запроса;
    • дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса;
    • для включения всех полей таблицы можно перетащить или дважды щелкнуть на символе * (звездочка) в списке полей таблицы в схеме данных запроса.
  4. Если вы по ошибке перетащили в бланке запроса ненужное поле, удалите его. Для этого переместите курсор в область маркировки столбца сверху, где он примет вид черной стрелки, направленной вниз, и щелкните кнопкой мыши. Столбец выделится. Нажмите клавишу или выполните команду Удалить столбцы (Delete Columns) в группе Настройка запроса (Query Setup).
  5. В строке Вывод на экран (Show) отметьте поля, иначе они не будут включены в таблицу запроса.
  6. Запишите в строке Условия отбора (Criteria) наименование товара, как показа-но в бланке запроса на рис. 4.4. Так как выражение в условии отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =. Используемое в выражении текстовое значение вводится в двойных кавычках, которые добавляются автоматически.
  7. Выполните запрос, щелкнув на кнопке Выполнить (Run) или на кнопке Режим (View) в группе Результаты (Results). На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записью из таблицы ТОВАР, отвечающей заданным условиям отбора.

  1. Если при вводе сложного наименования товара вы допустили неточность, товар не будет найден в таблице. Использование операторов шаблона — звездочка (*) и вопросительный знак (?) (стандарт ANSI-89, используемый для запросов по умолчанию) или знак процента (%) и подчеркивания (_) (ANSI-92, рекомендуемый как стандарт для SQL Server), упрощает поиск нужных строк и позволяет избежать многих ошибок. Введите вместо полного имени товара Корпус* или Корпус%. Выполните запрос. Если в поле наименования товара одно значение начинается со слова «Корпус», результат выполнения запроса будет таким же, как в предыдущем случае. После выполнения запроса введенное выражение будет дополнено оператором Like «Корпус*». Этот оператор позволяет использовать символы шаблона при поиске в текстовых полях.
  2. Если необходимо найти несколько товаров, используйте оператор In. Он позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках. Запишите в строке условий отбора In («Корпуc MiniTower»;»HDD Maxtor 20GB»;»FDD 3,5″). В таблице запроса будет выведено три строки. В операторе In не допускается использование символов шаблона.
  • Сохраните запрос, щелкнув на вкладке Файл (File) и выполнив команду Сохранить (Save). В окне Сохранение (Save As) введите имя запроса Пример1. Заметим, что имя запроса не должно совпадать не только с именами имеющихся запросов, но и с именами таблиц в базе данных.
  • Закройте текущий запрос по команде контекстного меню Закрыть (Close) или нажав кнопку окна запроса Закрыть (Close).
  • Выполните сохраненный запрос, выделив запрос в области навигации и выбрав в контекстном меню команду Открыть (Open).
  • Для редактирования запроса выделите его в области навигации и выполните в контекстном меню команду Конструктор (Design View).
  • Задача 2. Пусть надо выбрать товары, цена которых не более 1000 руб., и НДС не более 10%, а также выбрать товары, цена которых более 2500 руб. Результат должен содержать наименование товара (НАИМ_ТОВ), его цену (ЦЕНА) и НДС (СТАВКА_НДС).

    1. Создайте новый запрос в режиме конструктора, добавьте таблицу ТОВАР. В окне конструктора (рис. 4.5) последовательно перетащите из списка полей таблицы ТОВАР в бланк запроса поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, СТАВКА_НДС.
    2. Запишите Условия отбора (Criteria), как показано в бланке запроса на рис. 4.5. Между условиями, записанными в одной строке, выполняется логическая операция AND. Между условиями, записанными в разных строках, выполняется логическая операция OR.
    3. Выполните запрос, щелкните на кнопке Выполнить (Run) в группе Результаты (Results). На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записями из таблицы ТОВАР, отвечающими заданным условиям отбора.
    4. Сохраните запрос, выполнив соответствующую команду в контекстном меню запроса, которое вызывается при установке курсора на заголовок запроса. Дайте ему имя Пример2.

    Задача 3. Пусть надо выбрать все накладные за заданный период. Результат должен содержать номер накладной (НОМ_НАК), код склада (КОД_СК), дату отгрузки (ДАТА_ОТГР) и общую стоимость отгруженного товара (СУММА_НАКЛ).

    1. Создайте новый запрос в режиме конструктора, добавьте таблицу НАКЛАДНАЯ. В окне конструктора последовательно перетащите из списка полей таблицы НАКЛАДНАЯ в бланк запроса все необходимые поля.
    2. Для поля ДАТА_ОТГР в строке Условия отбора (Criteria) запишите Between #11.01.2008# And #31.03.2008#. Оператор Between задает интервал дат (в ANSI-92 вместо знака # используются одинарные кавычки ‘). Кроме того, этот оператор позволяет задать интервал для числового значения.
    Читать еще:  Как сделать в access автозаполнение?

    Для закрепления смотрим видеоурок:

    Как самостоятельно составлять запросы в Microsoft Access

    Начинающим разработчикам приложений под Microsoft сервер необходимо знать, как делать запросы в Access. Microsoft Access – самая популярная программа для работы с базами данных в Windows. Основной причиной успеха программы является интерактивный интерфейс.

    Запросы или команды предоставляют возможность извлекать и фильтровать информацию, вычислять итоги, а также обновлять, перемещать и удалять записи в большом количестве. Освоение команд Microsoft Access улучшит способность программистов управлять данными и упростит разработку приложений.

    Визуальное представление таблиц и графических связей между ними делает запросы Microsoft Access чрезвычайно простыми в использовании. Приятный пользовательский интерфейс по-прежнему позволяет выполнять очень мощный и расширенный анализ. Весь механизм смоделирован на системах SQL и может переключаться между графическим дизайном и синтаксисом SQL.

    Разработчики сами делают выбор: использовать готовый конструктор или писать код на SQL. Но стоит помнить, что знание многих функций Microsoft Access позволяет быстро выполнять расширенную обработку данных без программирования.

    Виды запросов

    Microsoft Access поддерживает множество типов. Описание главных категорий:

    1. Select позволяет получать записи или сводки (итоги).
    2. Создание таблиц. Аналогично к Select, но результаты помещаются в таблицу, которая создается автоматически.
    3. Добавление. Аналогично первым двум, но результаты добавляются в существующую таблицу.
    4. Update изменяет (обновляет) данные в записях.
    5. Delete.

    Команда Select является наиболее распространенной и может использоваться для просмотра и выбора данных для форм, отчетов, элементов управления и других операций. Другие типы создают или изменяют данные и вместе называются запросами действий.

    Запросы на примере Select

    Для создания команды с помощью конструктора следует выполнить такие действия:

    1. Перейти во вкладку «Создать» и нажать на кнопку «Конструктор запросов».
    2. Выбрать тип.
    3. Выбрать таблицу и поля. Основным шагом является указание таблицы или таблиц для использования и полей для отображения. Необходимо выбрать таблицу из списка. Выбранная таблица размещается в верхней части окна. Оттуда можно выбрать поля, нужно дважды нажать по ним или перетащить их в нижнюю часть окна. Важно убедиться, что опция «Вывод на экран» активна для требуемых ячеек.
    4. Применить сортировку и изменить порядок полей. Как только ячейки помещены в сетку QBE (нижняя часть экрана), можно изменить их последовательность. Для этого нужно щелкнуть на столбец и перетащить его в нужное место. Чтобы отсортировать результаты, достаточно выбрать критерий в меню «Сортировка».
    5. Изменить название. Данные могут храниться под названиями, которые нелегко понять пользователям. Используя выражения, можно изменить имя, которое видит пользователь. Например, имя «Поле 1» можно изменить на «ID Клиента», поместив новое имя с последующим двоеточием и исходным именем в ячейку поля QBE: «ID Клиента: [Поле 1]».
    6. Установить свойства. В правой части экрана есть окно свойств. Для отображения свойств запроса нужно временно отключить флажок в «Вывод на экран».
    7. У каждой области также есть свойства, которые можно установить. Для отображения свойств, нужно вернуть флажок и нажать на требуемое поле. В зависимости от типа данных доступны разные свойства. Наиболее важные свойства для числовых типов и типа даты. В свойствах можно указать, как ячейки будут форматироваться при выполнении.
    8. Просмотреть результаты и эквивалент SQL. Когда запрос завершен, можно просмотреть его результаты, переключившись из режима конструктора в «Режим таблицы». Также можно просмотреть в виде кода SQL. Таким образом, можно редактировать синтаксис SQL напрямую, просматривать результаты и переключаться в режим конструктора.
    9. Нажать кнопку «Выполнить» и просмотреть результат.

    Настройка условий и их типы

    Нижняя часть сетки QBE состоит из нескольких строк для условий. Эти дополнительные строки необходимы для того, чтобы указать, какие записи будут получены.

    Чтобы еще больше сузить область, можно ввести критерии для нескольких полей одновременно. При вводе критериев в одной строке выполняется операция «И» между полями. То есть извлекаются строки, которые соответствуют критериям в поле 1 и в поле 2 и т. д. Если условия размещены в разных строках, выполняется операция «ИЛИ».

    • самым простым условием является точное соответствие. Стоит ввести желаемую величину в разделе «Условие отбора»;
    • <>, , BETWEEN, AND. Можно получить записи, в которых значение поле не равно определенной величине, используя символ «<>». Точно так же используются знаки >, = или Раздел: Компьютеры и смартфоны

    Создание простого запроса

    Создание простого запроса

    К данным таблиц можно обратиться, затем извлечь их, выполнить какие-либо вычисления – все это осуществляется с помощью запроса на выборку. Та ким способом также можно получить любую информацию о данных, выполнить фильтрацию данных, внести данные в форму или отчет, осуществить автоматизацию управления данными.

    В Microsoft Access 2007 существует четыре пути создания запросов:

    • с помощью мастера запросов;

    • с использованием конструктора запросов;

    • в режиме SQL-редактора;

    • на основе существующего фильтра.

    Далее подробно будет разобран каждый из способов создания запросов.

    Создание с помощью мастера

    Сейчас вы узнаете, как создать простой запрос в Access 2007 с помощью мастера запросов. Для этого следует выполнить следующее.

    1. Откройте желаемую базу данных.

    2. Перейдите на вкладку Создание (рис. 5.1).

    Рис. 5.1. Вкладка Создание

    3. На вкладке приведены группы Таблицы , Формы , Отчеты , Другие . Нажмите кнопку Мастер запросов в группе Другие . Откроется первое окно мастера запросов (рис. 5.2).

    Рис. 5.2. Первое окно мастера запросов – создаем новый запрос

    4. В появившемся окне предложено четыре варианта создания запросов. Выберите вариант Простой запрос и нажмите кнопку ОК . Откроется следующее окно мастера запросов (рис. 5.3).

    Рис. 5.3. В следующем окне мастера следует указать таблицу для запроса

    5. Для создания запроса в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите необходимую таблицу.

    148

    6. Выбрав таблицу, укажите также нужные поля из списка Доступные поля . Переместите их в список Выбранные поля нажатием кнопки

    Рис. 5.4. Выбранные поля таблицы

    7. После переноса полей в правый список нажмите кнопку Далее , на экране появится окно мастера запросов (рис. 5.5).

    Рис. 5.5. В этом окне мастера задается имя запроса

    8. Вы можете указать название вашего нового запроса в поле Задайте имя запроса . Можете также посмотреть результаты выполнения запроса, установив переключатель в положение Открыть запрос для просмотра данных . После выполнения указанных действий переходите к следующему шагу, нажав кнопку Готово .

    9. Мастер запросов завершит свою работу. При этом создастся и сохранится запрос в текущей базе данных. Вы сможете увидеть название вашего нового запроса в области переходов, а выбранные данные – в таблице главного окна (рис. 5.6).

    Рис. 5.6. Таблица с выбранными по запросу данными

    Как видите, создание простого запроса с помощью мастера отнимает менее минуты времени и не вызывает никаких сложностей. Ниже вы познакомитесь с созданием отчета с помощью еще одного инструмента – конструктора запросов.

    Создание запроса в конструкторе

    Создание нового запроса с помощью конструктора запросов несколько сложнее, но в данном случае вы получите гораздо больше возможностей. При использовании конструктора запросов вы можете не только создавать новые запросы, но также изменять уже имеющиеся запросы в базе данных. Если вы запустите конструктор, то увидите инструменты, с помощью которых вы можете создать и изменить запрос. В появившемся окне находятся таблица запроса, бланк запроса (таблица, ячейки которой используются для определения структуры и свойств запроса).

    Для создания запроса с использованием конструктора выполните следующее.

    1. Откройте желаемую базу данных.

    2. Теперь перейдите на вкладку Создание (см. рис. 5.1).

    3. На вкладке приведены группы Таблицы , Формы , Отчеты , Другие . Нажмите кнопку Конструктор запросов в группе Другие . Откроется окно Добавление таблицы (рис. 5.7).

    Рис. 5.7. Окно Добавление таблицы

    4. В появившемся окне есть три вкладки: Таблицы , Запросы , Таблицы и запросы . На вкладке Таблицы выберите необходимую таблицу и нажмите кнопку Добавить . Затем нажмите кнопку Закрыть , после чего на экране появится пустой бланк запроса на основании выбранной таблицы (рис. 5.8).

    Рис. 5.8. Бланк запроса в конструкторе запросов

    5. В нижней части окна в открывающемся списке Поле выберите необходимое поле таблицы (рис. 5.9).

    Рис. 5.9. Выбор поля таблицы

    6. В поле Вывод на экран снимите флажок, чтобы данное поле не выводилось на экран.

    7. Выберите следующий раскрывающийся список Поле и укажите другое поле для формирования запроса.

    8. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Сохранить . Появится окно, в котором вы сможете ввести имя нового запроса (рис. 5.10).

    Рис. 5.10. Окно Ввод имени запроса

    9. Нажмите кнопку ОК . Для просмотра запроса нажмите кнопку Выполнить на вкладке Конструктор . Вы увидите следующее (рис. 5.11).

    Рис. 5.11. Результат запроса

    В окне представлен результат выполнения запроса – поле Адрес из таблицы Клиенты . Поле Телефон на экране не выводится, так как вы сняли флажок Вывод на экран . Создание запроса с помощью конструктора занимает больше времени, но предоставляет значительно больше возможностей.

    Создание запроса из фильтра

    Фильтр является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Как и в запросах на выборку, фильтры извлекают подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Между фильтрами и запросами на выборку существуют некоторая связь, то есть запрос можно сохранить в виде фильтра, а фильтр использовать для создания нового запроса.

    Попробуем разобраться с созданием запроса на основе фильтра.

    1. Откройте нужную базу данных. В области переходов щелкните кнопкой мыши на нужной таблице.

    2. Перейдите на вкладку Главная .

    3. В группе элементов Сортировка и фильтр нажмите кнопку Параметры расширенного фильтра , чтобы открыть список доступных пунктов. Выберите пункт Расширенный фильтр . Измените существующий или создайте новый фильтр.

    4. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Применить фильтр .

    5. Вы можете изменить условия фильтра, если вас не устраивают записи таблицы. После выполнения процедуры вы можете сохранить фильтр в виде запроса, возвратившись в окно Конструктора фильтра . Перейдите на вкладку Главная . Нажмите кнопку Параметры расширенного фильтра , расположенную в группе Сортировка и фильтр . В открывшемся меню выберите команду Сохранить как запрос . На экране появится окно, в котором вы можете ввести имя нового запроса (рис. 5.12).

    Рис. 5.12. Окно Сохранение в виде запроса

    6. Введите имя запроса в поле Имя запроса и нажмите кнопку ОК . В результате вы получите запрос к базе данных. Как видите, создание запросов в Microsoft Access 2007 проходит довольно быстро и не вызывает сложностей. Но это еще не все: созданные запросы можно модифицировать, о чем и будет рассказано в следующем разделе.

    Данный текст является ознакомительным фрагментом.

    Ссылка на основную публикацию
    ×
    ×
    Adblock
    detector