Как в access сделать отчет на несколько страниц?

Создание отчетов как объектов базы данных Access

Курс дистанционного обучения:
«Экономическая информатика»
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой «Training_students» — Скачать

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.6. Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

2.4.6.1. Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

  1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
  2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
  3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
  4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
  5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел «Примечание» отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

2.4.6.2. Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

  1. Конструктор.
  2. Мастер отчетов.
  3. Автоотчет: в столбец.
  4. Автоотчет: ленточный.
  5. Мастер диаграмм.
  6. Почтовые наклейки.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

  1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
  2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
  3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
  4. Щелкнуть на кнопке ОК.
  5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
  6. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

  1. В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
  2. В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
  3. Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле «с» и 1 в поле «по».
  4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Читать еще:  Как сделать составную форму в access?

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0.

Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле >>Тема: 2.4.7. Создание главной кнопочной формы

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Создание отчётов в Microsoft Access

Access обладает обширным набором возможностей и инструментов для работы с базами данных. Перед пользователями, использующими эту программу, могут ставиться самые разные задачи, которые нужно уметь решать. В этой статье разберёмся, как создать отчёт в Access, что это такое и для чего он нужен. Давайте же начнём. Поехали!

Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Делается это очень просто, всего в пару кликов.

Для начала у вас должна быть готовая таблица, с данными которой вы будете работать. Затем выделите нужную таблицу в окне «Все объекты Access», расположенном слева, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Отчёт» в одноимённом разделе. Всё готово. Перед вами будет сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице.

После этого вы можете перейти на вкладку «Конструктор», чтобы отредактировать поля, разделы и прочее. Чтобы выйти из режима конструктора, щёлкните правой клавишей мыши по вкладке таблицы и выберите пункт «Представление отчёта». Не забудьте сохранить перед выходом.

Для более сложных случаев используйте «Мастер отчётов», соответствующая кнопка находится в той же вкладке «Создание», этот инструмент пригодится в том случае, если необходимо оперировать с данными из нескольких таблиц сразу.

В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой. Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте отмеченным пункт «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». После этого остаётся ввести название и нажать кнопку «Готово».

Чтобы исправить общий вид и некорректно отображаемые данные, перейдите в режим конструктора. Там вы можете выделять отдельные поля и перемещать их при помощи стрелок на клавиатуре или мышкой. Убрать большие промежутки между столбцами, можно не переходя в «Конструктор». Достаточно передвинуть границы курсором мыши. В случае, если часть данных у вас отображаются в виде решёток «#», просто увеличьте эти поля и информация будет отображена корректно. В режиме конструктора можно изменять цвет текста, подложки, заголовки.

Существует возможность создания определённых ячеек, в которых будет рассчитываться сумма, разница или произведение на основе данных из таблиц или запросов. Для этого выделите нужное поле и нажмите кнопку «Итоги», расположенную на панели инструментов в разделе «Группировка и итоги». В появившемся меню выберите «Число записей» или «Количество значений» в зависимости от того, какие перед вами стоят задачи.

В отчётах Access автоматически проставляются серые полосы, которые некоторым пользователям могут прийтись не по душе. Чтобы убрать их, перейдите в режим конструктора, выделите «Область данных», кликните правой клавишей мыши и выберите в списке «Свойства». Справа появится окно, в котором необходимо найти строку «Цвет фона чередования». Скопируйте «Фон 1» из «Цвет фона» и вставьте в «Цвет фона чередования». То же самое повторите с разделом «Примечания группы».

Ещё один способ создания — «Конструктор отчётов». Нажав эту кнопку, перед вами появится область, в которую нужно добавить поля при помощи соответствующей кнопки в ленте инструментов.

Теперь вы будете знать, как сделать отчёт в Microsoft Access. Это позволит вам лучше работать с базами данных. Оставляйте в комментариях своё мнение об этой статье: оказалась ли она полезной, и спрашивайте, если что-то осталось непонятным.

Отчеты с группировкой таблиц

Данные проще анализируются, когда они разделены по группам. К примеру, отчет с группировкой продаж по регионам помогает выявить определенные тенденции продаж. Если при этом поместить в конце каждой группы отчета итоговые значения, можно заменить множество операций, выполняемых с помощью калькулятора.

Microsoft Office Access 2007 позволяет упростить работу над отчетами с группировкой. Можно создать простой отчет с группировкой, используя Мастер отчетов, добавить в созданный отчет группировку или сортировку, а также изменить их заданные параметры.

Разделы отчета

Отчет Access состоит из нескольких разделов, таких как:

  1. Заголовок, который печатается 1 раз в начале отчета и содержит сведения, обычно присутствующие на титульной странице (например логотип, название, дату).
  2. Верхний колонтитул, расположенный вверху каждой страницы, используется в случаях необходимости повторения названия отчета на каждой странице.
  3. Заголовок группы используется для вывода в начале каждой новой группы записей ее имени. Заголовок группы служит для печати имени группы.
  4. Данные выводятся 1 раз для каждой строки в источнике записей. Этот раздел содержит элементы управления основного содержания отчета.
  5. Примечание группы выводится в конце каждой группы записей и содержит сводные сведения по ней.
  6. Нижний колонтитул печатается в конце каждой страницы и отображает нумерацию страниц и сведения, относящихся к странице.
  7. Примечание отчета выводится 1 раз в самом конце отчета и используется для печати итогов и прочей сводной информации по всему отчету.

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Создание отчета с группировкой при помощи Мастера отчетов

Мастером отчетов задаются вопросы, и на основе ответов создается отчет. В одном из них упоминаются поля группировки в отчете. Созданный отчет можно использовать в готовом виде или редактировать по необходимости. Перед запуском Мастера отчетов нужно определиться с выбором источника данных.

Читать еще:  Как сделать условие на значение в access?

Выбор источника записей

Отчет включает в себя данные, полученные из таблиц или запросов, и сведения, хранящиеся в макете отчета (подписи, заголовки, рисунки и др.). Таблицу или запрос, содержащие базовые данные, называют источником записей отчета. Прежде чем создать отчет, необходимо определиться с тем, какие сведения будут в него включены. В случае, когда данные берутся из нескольких таблиц, источником записей может служить запрос, который, в свою очередь, может находиться в БД или будет создаваться специально для этого отчета.

Запуск мастера отчетов

На вкладке Создание группы Отчеты выберем Мастер отчетов.

Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!

В раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберем таблицу или запрос с полями, которые нужно добавить в отчет.

Для выбора полей необходимо дважды щелкнуть по ним в списке Доступные поля. Они переместятся в список Выбранные поля. Для добавления или удаления выбранного поля или сразу всех можно нажать кнопки, которые находятся между полями Доступные поля и Выбранные поля. При добавлении в отчет полей из другой таблицы или другого запроса нужно щелкнуть еще раз на раскрывающийся список Таблицы и запросы, выбрать нужное и продолжать добавлять поля. После завершения добавления полей нажать Далее.

Группировка записей при помощи мастера отчетов

С помощью группировки можно упорядочить записи по группам (например, по регионам). Вложенные группы позволяют определить отношения между группами и быстро найти необходимые данные. Используя группировку, можно получить сводные данные (например, итоговые значения или проценты).

При включении в отчет нескольких таблиц мастер будет проверять отношения между ними и определять возможный способ просмотра данных.

На странице мастера отчетов, содержащей строку Добавить уровни группировки, выберем одно из полей в списке и нажмем Далее.

Для добавления уровней группировки в отчет дважды щелкнем на любом из полей в списке, добавляемых в отчет.

Для удаления уровня группировки нужно дважды щелкнуть по нему в правой части диалогового окна. Используя клавиши со стрелками, можно добавить или удалить уровни группировок (рис.2). Назначим приоритет (низкий или высокий) для уровня группировки, для этого выберем его и нажмем соответствующие кнопки. Access добавит каждый уровень группировки и покажет, что он вложен в родительский уровень группировки.

Нажмем кнопку Параметры группировки для открытия диалогового окна Интервалы группировки.

В случае необходимости для каждого поля группировки можно выбрать интервал группировки, позволяющий настроить способ группировки записей. После выбора интервала группировки нажмем ОК.

Для перехода к следующей странице мастера нажмем кнопку Далее.

Сортировка записей и подведение ее итогов

Сортировать записи можно в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям. Щелкнем первый раскрывающийся список и выберем поля для сортировки.

Для выбора сортировки по возрастанию или убыванию можно нажать кнопку в правой части списка (сортировку по возрастанию используют по умолчанию). В случае необходимости можно открыть второй, третий и четвертый раскрывающиеся списки для выбора дополнительных полей сортировки.

Для вычисления итоговых значений числовых полей необходимо нажать кнопку Итоги, которая будет доступна лишь в случае содержания в разделе подробностей отчета одного или нескольких числовых полей. Мастер отобразит доступные числовые поля.

Установим флажки у функций Sum, Avg, Min или Max для включения расчетов в примечание группы. Нажмем кнопку ОК

Далее нужно следовать инструкциям на остальных страницах мастера отчетов. На последней странице можно изменить заголовок отчета. Затем нажать кнопку Готово. Access автоматически сохраняет отчет и отображает его в режиме предварительного просмотра.

Используя кнопки навигации в нижней части области просмотра, можно последовательно просмотреть страницы отчета либо перейти к нужной странице, для этого необходимо нажать одну из кнопок навигации или ввести номер страницы в поле ввода номера страницы, а затем нажать клавишу Ввод.

В режиме предварительного просмотра предусмотрено увеличение масштаба для просмотра подробностей или уменьшение его для просмотра расположения данных на странице. Щелкнем 1 раз, когда курсор мыши будет указывать на отчет. Для отмены эффекта увеличения необходимо щелкнуть еще раз. Также можно использовать элемент управления масштабом в строке состояния.

Настройка отчета

Случается, что созданный мастером отчет не соответствует полностью ожиданиям пользователя. К примеру, нужно будет добавить текст, изменить ширину столбцов, вставить логотип и пр. В Access имеется 2 режима, в которых можно вносить изменения в отчет: режим разметки и режим конструктора.

В режиме разметки наиболее удобно вносить изменения в отчет, поскольку в нем имеется большинство инструментов настройки. В данном режиме можно изменить ширину столбцов, поменять их местами, добавить или изменить уровни группировки и итоги. Кроме того, можно поместить в макет отчета новые поля и задать свойства отчета и его элементов управления. Преимущество данного режима заключается в одновременном с изменениями просмотре отображения данных отчета.

Если в режиме разметки не получается внести какие-либо изменения, можно попытаться сделать это в режиме Конструктора, в котором отображается базовая структура отчета и предлагаются дополнительные инструменты и возможности разработки. К примеру, в Конструкторе можно добавить в отчет больше видов элементов управления, более точно настроить выравнивание элементов управления и задать больше свойств, чем в режиме разметки.

Так и не нашли ответ
на свой вопрос?

Просто напиши с чем тебе
нужна помощь

Создание отчетов в Access: описание, формы, порядок действий

MS Access представляет собой систему управления базами данных, которая поставляется в комплекте с распространяемым пакетом программ Microsoft Office. И хоть функционал у нее несколько ниже, чем у специализированных программ, многие пользуются приложением за простоту в работе. Создание отчетов в Access – необходимый процесс для осуществления работы. Отчеты являются способом выборки данных с готовой базой данных по одному или нескольким заданным параметрам.

Читать еще:  Access как сделать ссылку на содержание поля в таблице

Понятие и создание отчетов в Access

Отчет является форматированным представлением информации, которая входит в готовую базу данных. Именно отчеты выходят на печать, собирая комплект данных. При помощи функции в Microsoft Office Access можно получить практически любую выборку данных. Можно собрать нужную информацию, представить в удобочитаемом виде. Кроме того, можно провести анализ данных, а также обобщить различного рода показатели.

Если распечатывать данные напрямую, то есть в неструктурированном виде (таблицы либо запросы), то получится, что данные распечатываются в том виде, в котором они присутствуют в программе. Создание отчетов в Access позволяет обойти этот процесс и получить информацию в более привычном виде. Кроме того, при помощи отчетов можно упростить работу и чтение информации. Подробный репорт включает нужные показатели из базы данных. Однако его характерными особенностями являются разбитие на параграфы с наличием заголовка и верхних и нижних колонтитулов.

Структура MS Access и создание отчетов

Для упрощения понимания информации в MS Access во время создания отчета можно добавить различные текстовые элементы. Кроме того, можно структурировать информацию из таблиц.

Такие компоненты включают в себя:

  • Заголовок.
  • Верхний и нижний колонтитулы.
  • Рабочую область.
  • Примечание.

Нужен для наименования отчета и при печати отображается в верхней части первой страницы репорта. Может быть применен для сохранения данных, особенно часто используют для вывода информации, содержащей часть базы данных, которую потребуется распечатать однажды и в начальном участке отчета. Чтобы добавить в структуру репорта заголовок нужно воспользоваться разделом «Вид», командой «Заголовок» либо «Примечание отчета».

Верхний колонтитул

Представляет собой приблизительно то же самое что и в MS Word. Однако в Access его используют для создания различных наименований столбцов с данными. Кроме того, колонтитулы как верхний, так и нижний можно использовать для добавление номеров страниц. По умолчания в Microsoft Access создается одновременно два колонтитула – верхний и нижний. Чтобы создать только один нужно перейти в раздел «Вид», затем нажать на кнопку колонтитулы. Для удаления одного из них из рабочей области нужно воспользоваться свойствами. В параметр «Высота колонтитула» нужно вписать значение «ноль».

Рабочая область

Размещается между верхним и нижним колонтитулом. В нее помещается основные данные из репорта. Создание форм и отчетов в Access обычно начинается с этой части. В табличной форме представлена информация, которая требуется для печати. Печать проводится на основании запроса либо конкретной таблицы базы данных. Чтобы добавлять или удалять информацию, можно воспользоваться списком полей и специальной панелью. Скрывается эта панель при помощи параметра. Для того чтобы она не отображалась на экране, нужно задать свойство высоты равное нулю.

Нижний колонтитул

Расположен в нижней части страницы при печати. Может использоваться для вывода результатов, даты работы либо нумерации страницы. Печатается на каждой странице. Можно обеспечить печать сразу нескольких видов данных.

Примечание

Является одиночным текстовым блоком. Располагается на последней странице отчета, в рабочей области прямо над нижним колонтитулом. Используется для печати данных, которые нужно распечатать единожды. К ним относят отчеты, итоговые данные либо поле для подписи. Чтобы добавить примечание в MS Access нужно перейти в раздел «Вид», выбрать функцию «Заголовок/примечание отчета». При этом программа осуществляет создание заголовка и примечания сразу.

Способы создания отчетов

Во время разработки всех продуктов от Microsoft планировалось дать несколько возможностей для работы над отчетами и запросами. В Microsoft Access создание отчетов можно осуществить несколькими способами. К ним относят:

  • Встроенный конструктор.
  • Мастера автоматических репортов.
  • Автоотчет в столбик либо в ленту.
  • Диаграммы.

Как создать отчет

Наиболее простым способом является мастер автоматических отчетов. В его функционал входит возможность поместить выбранные строки и столбцы из различных баз данных в рабочую область и при этом имеет несколько стилей оформления. После окончания автоматической работы можно дополнительно добавлять либо изменять данные при помощи конструктора.

Кроме того, можно воспользоваться функционалом по созданию автоматических отчетов, чтобы получить репорт быстро. Затем после выполнения можно в режиме конструктора внести поправки.

Создание простого отчета в MS Access проводится таким способом:

  1. В первую очередь потребуется готовая база данных. Перейдите в раздел «Отчеты», затем нажмите на контекстное окно «Создать». Появится окошко с выбором вида отчета.
  2. Для быстрого создания отчета нужно выбрать «Автоматический ответ» в столбец либо ленточный.
  3. Затем нужно выбрать источник информации. Для этого можно воспользоваться готовой базой данных либо информационным запросом.
  4. Подтвердить выбор.
  5. Затем мастер автоматических отчетов создаст репорт согласно выбору. При этом он откроется в режиме предпросмотра. Тут можно увидеть внешний вид готового отчета.
  6. Затем после завершения правок нужно перейти во вкладку «Файл», нажать на кнопку «Сохранить». В окне нужно ввести полное имя отчета, затем выбрать директорию либо съемный накопитель.

Создание запросов и отчетов в Access завершается печатью. После того как завершены все действия по созданию отчета, и нужно распечатать его, стоит воспользоваться следующими командами:

  1. В разделе «Файл» нажать на клавишу, соответствующую печати.
  2. В окне, которое появится, нужно нажать на кнопку страницы.
  3. Затем выбрать, какие страницы нужно распечатать, и подтвердить выбор.

До начала запуска на печать нужно еще раз убедиться в правильности готового отчета. Чтобы убедиться в том, что данные не сдвинулись и введены корректно, нужно перейти в раздел предварительного просмотра во вкладке «Вид».

При наличии предпоследней пустой страницы проблемы чаще всего связаны с неправильным размещением примечаний. Нужно проверить высоту и в случае необходимости выставить параметр высоты на уровень 0.

Если попадаются пустые страницы – скорее всего ширина полей отчета превышает ширину бумаги. Попробуйте распечатать в альбомной ориентации либо измените ширину в полях. Во время работы не допускайте, чтобы ширина полей превышала общие размеры рабочей области + левого и правого пустого поля.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector