Содержание

Как сделать акт сверки в excel?

Акт сверки взаиморасчётов

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Акт сверки взаиморасчетов — что это и зачем нужно, образцы заполнения в форматах Excel, Word, PDF

Акт сверки взаиморасчетов – документ, демонстрирующий состояние расчетов между двумя контрагентами за конкретный временной период и на конкретную дату. Относится к необязательным с точки зрения российского законодательства документам.

Инициатором выставления может быть как продавец, так и покупатель товаров или услуг. Документ составляется бухгалтерией или ответственным за это сотрудником другого отдела. Данные для расчетов берутся из первичной документации.

Зачем нужен акт сверки расчетов?

  • Необходим предприятиям для сверки по договорам, контрактам или счетам-фактурам. Составляется с целью подтверждения наличия или отсутствия задолженности (дебиторской или кредиторской) по данным бухучета.
  • Согласно законодательству РФ акт сверки может служить основанием для прерывания срока исковой давности (3 года). Это значит, если должник в течение 3-х лет с момента возникновения долга подпишет акт сверки, отсчет срока исковой давности начнется заново.
  • Акт сверки может использоваться в качестве доказательства в суде в случаях взыскания задолженности с должника. Главное, чтобы в договоре с контрагентом-должником четко указывались сроки погашения.
Читать еще:  Как сделать пароль на документ excel?

Кто и как подписывает акт сверки взаимных расчетов?

Составляется в 2-х экземплярах. Его достоверность визируется подписью главбуха и руководителя либо уполномоченного им лица. ИП подписывает документ лично либо оформляет нотариально заверенную доверенность на уполномоченное лицо. Законодательно четкого порядка подписания нет, но именно изложенные в данной статье варианты принято использовать в деловой практике.

Изначально оба экземпляра направляются на подпись второй стороне. Впоследствии, после подписания, у каждого из контрагентов остается по экземпляру.

Чтобы подписание не слишком затягивалось, на акте прописывают сроки, в которые его необходимо вернуть назад. Либо параллельно высылают сопроводительное письмо, в котором фиксируют срок, в течение которого следует вернуть подписанный документ или сообщить о расхождениях в сверке.

Если у сторон нет разногласий, акт может быть подписан исключительно бухгалтерами предприятий. Но следует помнить, что такой документ суд рассматривать не будет.

Если у контрагентов есть разногласия, составляется акт сверки с разногласиями.

Что следует указывать при заполнении актов сверки взаиморасчетов?

  • Наименование документа.
  • Временной период, за который проводится сверка (например, отчетный – год или квартал).
  • Договор, на основании которого создается документ.
  • Официальное название каждой из сторон (такие реквизиты как КПП, ОГРН, ИНН и им подобные можно не указывать).
  • Место составления документа (указывать необязательно, но исходя из правил ведения документооборота, желательно).
  • Сведения по перечислениям каждой из сторон (в форме таблицы) в денежном выражении.
  • Ссылки на первичные документы, подтверждающие совершенные операции.
  • Размер задолженности каждой стороны. Если задолженности нет, это тоже стоит отметить.
  • Подписи бухгалтеров и руководителей каждой стороны или иных уполномоченных лиц (непременно указываются должности подписывающих), печати.

!! Заверять акт печатью необязательно. Однако, в случае судебных разбирательств, акт без печати может не приниматься во внимание, как не имеющий юридической силы.

Требования к форме документа

Единой установленной формы данный документ не имеет. Предприятия могут использовать наиболее удобную для них форму акта сверки расчетов. В компьютерном варианте акт может быть сформирован в форматах Word (Ворд), Excel (Эксель) или PDF.

Благодаря специальным программам заполнить акт сверки можно онлайн.

Скачать образец заполнения акта сверки взаиморасчетов 2019-2020

Чтобы составить документ быстро и без ошибок, воспользуйтесь готовым примером. Тут можно скачать образец акта сверки взаиморасчетов Excel или в другом формате.

Скачать бесплатно пустой бланк акта сверки взаиморасчетов 2019-2020

Предлагаем пустой шаблон акта сверки для заполнения. В нем есть все необходимые графы и данные.

Ответы на вопросы

-1-
Вопрос. Может ли акт сверки подписываться исключительно руководителем?
Ответ. Да, это разрешено. Такой акт имеет юридическую силу в суде.

-2-
Вопрос. Имеет ли юридическую силу акт сверки расчетов, подписанный только одной из сторон?
Ответ. Нет, такой документ не имеет юридической силы и не может служить доказательством наличия задолженности в суде.

-3-
Вопрос. Можно ли передать акт сверки второй стороне в электронном виде, не распечатывая?
Ответ. Нет, документ передается в распечатанном виде из рук в руки либо отправляет почтой.

-4-
Вопрос. Какой валюте следует составлять акт сверки расчетов?
Ответ. Документ составляется в той валюте, в которой проводятся расчеты с контрагентом. Если это иностранный контрагент, с которым вы рассчитываетесь в долларах, то и валютой документа должны быть доллары. При этом, если договор предусматривает снижение стоимости при значительном скачке курса, то рядом с суммой стоит указывать актуальный на момент совершения операции курс.

-5-
Вопрос. Возможно ли заполнение акта сверки при факторинге, когда товар поставляется одной стороне, а платит за него другая? Ответ. Возможно проведение сверки между тремя сторонами при условии заключения трехстороннего договора.

-6-
Вопрос. Имеет ли смысл составление акта сверки в случае истечения срока исковой давности?
Ответ. Конечно, ведь подписание акта сверки означает, что должник признает задолженность. А значит, срок исковой давности начинают считать заново.

Законодательство

  1. Письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2. Данный документ не предусматривает единой формы акта сверки взаиморасчетов.
  2. Письмо ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955. В письме сказано, что акт сверки не относится к первичным документам.
  3. ФЗ от 08. 03.2015 г. № 42-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса РФ». В коррективах к ГК РФ говорится, что если должник письменно признает долг после завершения срока исковой давности, течение исковой давности начинается заново.

БЫСТРО И КАЧЕСТВЕННО

Отправка счетов на e-mail ваших клиентов.Статус счета всегда подскажет вам оплачен он или просрочен.
Небольшой вступительный текст о счете на оплату. Выставление счетов с логотипом, печатью и подписью.
Отправка счетов на e-mail ваших клиентов. Статус счета всегда подскажет вам оплачен он или
просрочен.

  • Удобное выставление счетов онлайн
  • Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю
  • Контроль задолженности по каждому покупателю

Акт сверки взаиморасчетов между организациями: с какой целью проводится, правила и образец заполнения

Когда субъекты бизнеса работают друг с другом, выполняя свои обязанности согласно заключенным партнерским контрактам, они обмениваются между собой материальными и денежными ценностями. Это могут быть разовые или длительные операции. С целью урегулирования взаиморасчетов и проверки наличия задолженности у предприятий, рекомендуется составлять акт сверки взаиморасчетов.

С какой целью проводится сверка

Сверка взаиморасчетов с контрагентами осуществляется для уточнения наличия выраженных в стоимостных показателей взаимных требований.

Согласно действующему контракту одна компания осуществляет для другой поставку материальных ценностей, оказывает услугу или выполняет определенный перечень работ.

С другой стороны ее партнер за полученный товар, работу или услугу должен производить оплату либо денежными средствами, либо любым установленным подписанным контрактом способом.

Читать еще:  Как сделать рандом в excel?

На каждые подобные действия составляются первичные документы, на основании которых все стороны соглашения фиксируют в своем учете операции.

Часто рассмотренные факты хозяйственной деятельности не производятся все в один день. Либо отгрузка происходит партиями, либо оплата осуществляется частями.

Так как происходит отражение этих операций разными людьми в течение определенного времени, некоторые факты кто-то из партнеров может упустить.

Поэтому рекомендуется периодически проводить уточнение остатков по имеющимся взаимным требованиям.

Так как все организации должны формировать бухгалтерскую отчетность, сверка взаиморасчетов обязательно должна проводиться на отчетные даты, которыми выступают начало года, квартала, месяца, в зависимости за какой период осуществляется составление отчета.

Сверку расчетов нужно проводить при закрытии контрактов по их завершении, или же при досрочном расторжении.

Если оформляется банкротство и составляется очередь кредиторов, то подписанный акт сверки с должником будет иметь весомое значение.

Правила оформления Акта

Инициатором составления акта взаимных расчетов может выступать любая из сторон договорных отношений. Кроме того, если в них участвуют и третьи стороны (например, одна фирма производит оплату за другую), то инициатива о проведении сверки взаиморасчетов может исходить и от нее.

Однако на практике, первыми запрашивают акт сверки та сторона, в отношении которой не выполняются обязательства либо по перечислению оплаты за выполненные работы, оказанные услуги, отгруженный товар или же когда предоплата за них перечислена, а дальнейшего исполнения контракта поставщиком не осуществляется.

Акт сверку необходимо выпускать в том количестве экземпляров, сколько сторон взаимоотношений предусмотрено в подписанном контракте. Чаще всего сверка предусматривает две стороны, поэтому и акты выпускаются в двух экземплярах.

Если один из партнеров является представительством или филиалом головной компании, то рекомендуется составлять три экземпляра — по одному для сторон, и третий для материнской организации.

Как проводится сверка

Акт сверки нужно составлять по данных каждого субъекта, кто участвует в сверке. Организация, которая выступает как инициатор сверки, выявляет размер задолженности между сторонами по своим данным и сообщает ее второй стороне.

Если сумма задолженности совпадает, и у второй компании нет возражений, то составляется письменный акт сверки, который подписывается обеими сторонами процесса.

Если же вторая сторона не согласна с предъявленной ей суммой, то она может поступить по следующему алгоритму:

  • Компания-инициатор сверки заполняет только стою часть акта, после чего документ передается второй стороне. Это можно сделать лично в руки, по электронной почте, по факсу.
  • Ответственное лицо второй компании заполняет правую сторону документа, выявляя расхождение в расчетах.
  • Сторона, у которой выявлены ошибки в учете, вносит у себя исправления. Предварительно, им необходимо обменяться подтверждающими ошибку документами (корешками платежных документов, подписанными накладными и т. д.)
  • После этого формируется новый акт сверки, в котором уже исправлены все выявленные ошибки.
  • Каждая сторона подписывает исправленный акт. На этом сверка считается произведенной.

Скачать образец и бланк акта сверки на 2019 год

Скачать бланк акта взаиморасчетов в формате Excel.

Акт сверки взаиморасчетов образец заполнения 2019 года скачать Excel.

Как заполнить акт сверки взаиморасчетов

Рассмотрим акт сверки взаиморасчетов образец заполнения 2019.

Закон не устанавливает какой-либо определенной формы для акта сверки. Поэтому, каждая компания имеет право разработать собственную форму.

Ее нужно утвердить в учетной политике. Акт сверки не считается первичным бухгалтерским документом, поскольку не выступает как подтверждение произведенной хозяйственной операции.

При составлении шапки документа используется следующая последовательность. Сначала записывается название документа – «Акт сверки взаимных расчетов». Если в бухгалтерии принята нумерация этих документов, то ему присваивается очередной номер.

Следующей строкой указывается временной период, в пределах которого сверяется правильность расчетов между сторонами.

Далее, указываются стороны сверки в виде кратких названий организаций или ИП.

Допускается последней строкой проставить дату и номер заключенного между сторонами договора.

Вводная часть акта указывает на названия и ответственных лиц сторон. Она начинается со слов «Мы, нижеподписавшиеся», после чего указываются полные названия организаций и Ф.И.О. руководящих лиц. Заканчивается этот блок следующей фразой: «составили акт сверки в том, что состояние расчетов между сторонами следующее:».

Тело акта представляет собой большую таблицу, разделенную на две одинаковые части. Левую заполняет организация, которая инициирует сверку, правую — та, с какой сверяются.

В шапке части записывается название компании. Далее, заполняются строки. Сначала указывается остаток (сальдо) на начало периода сверки. После этого на основании документов в хронологическом порядке заносятся операции между сторонами.

В каждую строку нужно записать дату операции, название и номер документа, которым она подтверждается, и сумму. Приходные операции заносятся в дебет, расходные — в кредит.

После занесения всех операций указывается оборот по дебету и кредиту за период сверки, после чего следующей строкой выводится остаток (сальдо) на конец периода сверки.

После таблицы подводится итог сверки. Отдельной строкой указывается, что по данным инициатора сверки (его название) задолженность (переплата) одной стороны перед другой составляет полученную сумму. Данный размер задолженности нужно дублировать как цифрами, так и словами.

Затем, под каждой частью таблицы располагаются место для проставления подписи и печати сторонами. Сторона, инициирующая сверку, подписывает документ и передает его второй организации.

Акт сверки взаимных расчётов — бланк (скачать бесплатно)

Какими бы ни были доверительными отношения между контрагентами (физическими, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями), проводить взаиморасчёты время от времени необходимо. Оформление акта сверки расчётов не свидетельствует о наличии у одной стороны подозрений относительно благонадёжности другой; это столь же будничная процедура, как инвентаризация кассы или заполнение бланков ведомости на выдачу зарплаты. Злоупотреблять ею, разумеется, не стоит, иначе всё взаимодействие деловых партнёров сведётся к непрерывной обработке уже совершённых операций, но и пренебрегать возможностью подвести годовые или квартальные итоги и удостовериться в отсутствии задолженности было бы слегка безответственно.

Ниже будет рассказано, как правильно оформить акт сверки расчётов, а также где можно бесплатно скачать электронный бланк Excel и образец заполненного документа.

Читать еще:  Как сделать фильтр в excel по одинаковым значениям?

Что такое акт сверки расчётов и как его составить?

Акт взаимных расчётов — это бухгалтерский документ, относящийся к категории необязательных для оформления. В нём, как следует из названия, обе стороны проведённой сделки (например, поставки товара или купли-продажи других активов) приводят свои данные относительно общей стоимости операции. Если значения по каждой позиции (обычно в паре дебет—кредит) совпадают, дальнейших уточнений не требуется; в обратном случае любой из контрагентов или оба одновременно могут инициировать начало масштабных разбирательств, вплоть до подачи искового заявления в суд.

Акт взаимных расчётов — необязательный документ, составляемый по желанию одной из сторон сделки

Важно: не существует единой формы акта сверки расчётов; в отличие от более значимых с правовой точки зрения документов, например доверенности на представление интересов юридического лица, бумага может оформляться совершенно произвольно. Акт может быть заполнен на компьютере и распечатан на принтере (скачать бланк и готовый образец можно по приведённым далее ссылкам) или написан от руки; главное требование — удобочитаемость документа и соответствие внесённых в него данных реальному положению дел.

В настоящее время организации и частные предприниматели имеют право не заверять составленные ими бухгалтерские документы печатями и штампами: достаточно подписей ответственных лиц (главного бухгалтера, начальника отдела, директора предприятия и так далее).

Обычно акт сверки расчётов составляется специалистом бухгалтерского отдела; если такового в структуре не предусмотрено (это особенно актуально для индивидуальных предпринимателей), заполнить и заверить бланк может любой уполномоченный сотрудник, в том числе из приведённого выше списка.

Важно: не существует закона, указа или постановления, требующего «симметричности» подписавших документ лиц. Следовательно, с одной стороны это может быть главный бухгалтер, а с другой — управляющий директор; при условии достоверности их подписей документ будет иметь законную силу.

Последняя, впрочем, может быть поставлена под сомнение в ходе судебных разбирательств, если оба или один из контрагентов всё же решили не проставлять на документе оттиски печатей или штампов. Устоявшейся судебной практики по данному вопросу не существует: вполне может случиться, что сторонам спора, и так вынужденным терять время в попытках доказать свою правоту, в дополнение придётся оспаривать решение суда касательно юридической силы предъявленного акта взаимных расчётов. Не нужно жалеть усилий: вовремя поставленный оттиск поможет в дальнейшем ускорить процесс.

Не существует требований и к формату листа, на котором будет составлен акт. Рациональнее всего использовать стандартный, А4: в таком случае все заголовки бланка (скачать его можно по ссылке ниже) и внесённые данные будут отчётливо видны; кроме того, стандартный формат даёт сторонам возможность поставить полноценную, хорошо читаемую подпись.

Особенности оформления и использования документа:

  1. Акт взаимных расчётов составляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Как нетрудно догадаться, по завершении сверки у каждой стороны остаётся свой экземпляр с подписью контрагента.
  2. По составлении акт распечатывается, подписывается уполномоченным лицом и отсылается второй стороне контакта. Та в свою очередь производит расчёты на основании имеющихся у неё данных и, если итоги совпадают, подписывает оба экземпляра, после чего возвращает один организации-составителю.
  3. С целью ускорить процесс юридическое лицо, являющееся автором документа, может указать в сопроводительном письме сроки, в которые его необходимо возвратить.
  4. Правильно оформленный и подписанный представителями обеих сторон (ещё лучше — заверенный печатями) акт сверки расчётов может служить основанием для прерывания срока исковой давности, составляющего три года. Если в течение этого времени один из контрагентов направил другому указанный документ, а тот подписал его, срок давности начинает отсчитываться снова.

Порядок заполнения акта взаимных расчётов:

  1. В заголовке необходимо указать:
    • наименование документа («Акт сверки», «Акт взаиморасчётов» и так далее);
    • отчётный период (неделя, месяц, год и так далее; например, «30 октября 2017 года — 30 ноября 2018 года»);
    • полные наименования контрагентов (при необходимости можно использовать официальные сокращённые названия), обычно в последовательности поставщик услуги — потребитель;
    • номер и дату заключения договора, ставшего основанием для составления акта.
  2. В графы таблицы, разделённой на две одинаковые части для каждой из сторон, заносят следующие данные:
    • дату приходно-расходной операции (не сверки);
    • дебет и кредит (естественно, что у контрагентов они находятся в противоположных ячейках);
    • общий оборот за указанный период (одно число);
    • сальдо.

Важно: все указанные данные должны полностью совпадать; иначе контрагент, недополучивший денежные средства, может настаивать на дополнительной проверке или сразу обратиться с заявлением в суд.

  1. Под таблицей нужно указать текущую задолженность по результатам каждой стороны — разумеется, эти значения также должны быть идентичны. Если задолженность отсутствует, необходимо сделать соответствующую запись.
  2. Заключительный раздел — подписи ответственных лиц и, по возможности, печати или штампы организаций-контрагентов.

Совет: для придания документу большей с точки зрения отечественного судопроизводства юридической силы он должен быть подписан руководителями компаний (директорами, управляющими и так далее). Это условие не является обязательным, но способно упростить дальнейшие разбирательства между сторонами.

Акт сверки расчётов — бланк (скачать бесплатно)

Бесплатно скачать бланк акта взаимных расчётов можно по ссылке выше. Документ полностью готов к заполнению; открыть и редактировать его можно с помощью любой программы для работы с электронными таблицами — например, MS Excel.

Образец акта сверки взаимных расчётов — скачать бесплатно

Ознакомиться с образцом заполнения акта сверки расчётов можно, скачав готовый документ по ссылке выше. Электронная форма полностью редактируема.

Подводим итоги

Акт взаимных расчётов — необязательный документ, составляемый по желанию одной из сторон сделки. Его можно оформлять как на компьютере, скачав готовый бланк и ознакомившись с образцом, так и от руки на листе формата А4. Документ должен быть хорошо читаем, заверен подписями ответственных лиц и печатями или штампами контрагентов (в идеале).

Данные сторон в обеих частях таблицы акта должны совпадать; в обратном случае пострадавшей стороне необходимо требовать перепроверки или обращаться за взысканием задолженности в суд, приложив в качестве доказательства указанный документ.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector