Как сделать чек лист в excel?

Создание красивого отчёта

Допустим у нас имеется вот такая база данных по продажам, из которой нужно сделать отчёт:

Вы создали небольшую сводную таблицу (Вставка – Сводная таблица):

Но вашему начальнику не нравится внешний вид отчёта, и он хочет видеть что-то похожее на это:

То есть мы имеем несколько ощутимых трудностей:

1. Исходный внешний вид сводной таблицы не подходит — дизайн отчёта должен соответствовать корпоративным стандартам (цвета, логотипы, спарклайны, стрелки и т.д.). «Дорабатывать напильником» дизайн сводной — долгий и мучительный процесс. И не факт, что красота не слетит после пересчёта и обновления.

2. Из всей сводной для отчёта вам нужны не все данные, а только конкретные модели Ford по Питеру — придётся руками фильтровать.

3. Стандартные итоги в сводной нам не подходят, т.к. нужны суммы по выручке в зелёных ячейках, но среднее по месяцу в итогах — сводная так не умеет.

4. Полученные в сводной результаты — ещё не конец, нам необходимо произвести с ними какие-то дополнительные вычисления: пересчитать выручку в тысячах, добавить прогноз на апрель, сравнить этот год с прошлым. Многое из перечисленного в сводных или невозможно в принципе, или делается весьма мучительно и долго с помощью вычисляемых полей и объектов.

5. Нужно построить по результатам хитрую диаграмму (обычные сводные диаграммы имеют много ограничений).

Таким образом, перед нами стоит задача вытащить данные из сводной таблицы в другую таблицу — нужной нам конструкции, с дополнительными формулами и корпоративным дизайном. Сделать это можно разными способами.

1 способ. Прямая ссылка на ячейку в сводной

Это, что называется, решение проблемы «в лоб». Сделаем на отдельном листе заготовку отчёта:

Теперь в ячейку D7 можно вручную прописать ссылку:

Где Лист1 – имя листа со сводной таблицей, а B8 – нужная нам ячейка в сводной с данными по продажам Ford Fiesta за январь.

При внешней простоте и очевидности у этого способа есть две проблемы:

1. Если сортировка моделей и дат в нашем красивом «отчёте для шефа» отличается от сводной, то скопировать созданную ссылку не получится и придётся делать их для каждой модели автомобиля персонально. А если нужно извлечь много данных, то придётся делать много ссылок вручную.

2. Завтра, после обновления, структура сводной таблицы может измениться — например, Fiesta может оказаться уже не третьей, а седьмой строкой, Focus переехать во вторую и т.д. И тогда все ссылки придётся переделывать.

2 способ. Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Изящным решением всех этих проблем может стать функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (GETPIVOTDATA), которая умеет извлекать нужные нам данные из сводной, чтобы использовать их в других таблицах или расчетах.

Чтобы её использовать, убедитесь, что при выделении любой ячейки сводной таблицы на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) в выпадающем списке Параметры (Options) включена галочка Создать GetPivotData:

Теперь выделите первую ячейку зелёного диапазона, введите знак «равно» и щёлкните по ячейке в сводной, которая содержит нужные данные, т.е. по B8, где лежит выручка Fiesta за январь. Вместо привычной ссылки Excel вставит функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ:

(«Выручка»;’Сводная для отчета’!$A$4;

Давайте разберём её подробно:

1. Первый её аргумент («Выручка») – это имя извлекаемого поля.

2. Второй (Лист1!$A$4) — это адрес первой ячейки сводной таблицы, откуда мы берём данные. Этот параметр нужен, т.к. на листе может быть несколько сводных и Excel должен понимать, из какой именно нужно вытащить число.

3. Все остальные аргументы начиная с третьего – это попарно название поля и его значение, т.е. в нашем случае это имя модели (Наименование=»Fiesta») и временной период (Дата=1). Поскольку в сводной была применена группировка дат по месяцам, то в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ мы получили не имя месяца, а его номер. Если бы в исходной базе данных был столбец не с датой, а с названием месяца, то группировка была бы не нужна и вместо единички был бы просто «январь».

У этой функции есть несколько серьёзных преимуществ перед обычной ссылкой на B8, которая приводила бы, на первый взгляд, к тому же результату. Главный плюс в том, что если завтра после обновления в сводной таблице изменится количество строк/столбцов или Ford Fiesta станет не третьей, а пятой строкой, то нам об этом волноваться уже не придётся – функция корректно извлечёт нужное нам значение. Достаточно только обновить сводную правой кнопкой мыши – и наша красивая форма отчёта «для шефа» пересчитается автоматически.

Читать еще:  Как ячейки в excel сделать по алфавиту?

Далее, замените в формуле «Fiesta» на $С7 (т.е. на ячейку с названием модели), а единичку на D$5 (т.е. ячейку с номером месяца) и допишите в конце формулы деление на 1000, т.к. нам нужно отобразить данные в тысячах. Затем нажмите на Enter и протяните формулу на оставшиеся зелёные ячейки.

(«Выручка»;’Сводная для отчета’!$A$4;»Наименование»;

Функция извлечёт из сводной нужные нам данные, заполнив нашу корпоративную форму отчёта.

Теперь с данными в диапазоне D7:F10 можно работать как с обычными формулами, а не как со сводной таблицей с её жёсткими ограничениями. Дальше можно спокойно считать любые итоги, динамику, прогнозы, строить любую диаграмму и т.д. Как украсить документ можно посмотреть здесь Минидиаграммы в ячейках

Формула для прогноза: =ПРЕДСКАЗ($G$5;D7:F7;$D$5:$F$5)

Формула для среднего значения: =СРЗНАЧ(D7:D10)

Формула для динамики: =D13/D14-1

Ссылка на файл в комментариях. Желаю всем без проблем сдать отчёты)) Кто знает способы лучше, можете поделиться опытом в комментариях.

Как создать Чек-лист? (инструкция)

Создать чек-лист в режиме онлайн очень просто и займет не более 10 — 15 минут. Используйте наш бесплатный сервис по созданию и хранению чек-листов. Мы подготовили простую инструкцию — прочтите ее, и создайте свой первый чек-лист! После создания чек-листа, рекомендуем прочесть раздел Вопросы и Ответы.

Регистрация

Сначала Вам необходимо зайти на страницу регистрации и зарегистрироваться. Быстрее всего это использовать «вход через социальные сети» — просто выберите Вашу любимую социальную сеть и нажмите на кнопку с ее логотипом. Регистрация — произойдёт автоматически! И через 10 секунд — Вы уже можете создать свой первый чек-лист!

Если же Вам удобнее использовать логин и пароль — то жмите на кнопку «ХОЧУ ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ!«. В открывшемся окне нужно ввести свое имя (можно «ник»), потом реальный e-mail адрес (на него придет письмо для завершения регистрации) и пароль для входа. И потом нажать «Зарегистрироваться«! Это на 100% бесплатно)))

После этого Вам нужно зайти на свою почту, найти там письмо с темой «Чек-лист | Эксперт — Активация аккаунта«, зайти в него и перейти по ссылке указанной в письме. Вводите свой логин (это e-mail) и пароль — и Вы внутри системы))

Не стоит волноваться, если Вы не находите в почте нашего письма. Проверьте свою папку СПАМ. Это бывает редко, но иногда такие письма залетают именно туда))

Создание чек-листа

После этого Вы окажетесь на странице «Мои чек-листы», где Вы можете использовать и отредактировать под свои нужды УЖЕ готовый шаблон чек-листа.

Или можете создать новый » с нуля» — для этого нужно нажать на кнопку «+ Создать чек-лист«.

Откроется страница «Создания чек-листа» на которой Вы сможете создать свой первый чек-лист! На ней Вам нужно сделать несколько простых, но важных вещей:

  • заполняем «Название» Чек-листа (оно должно выглядеть примерно так: «Чек-лист по. бла бла бла. «)
  • выбираем «Категорию» к которой относится Чек-лист:

В категории «Приватный» — чек-лист виден ТОЛЬКО Вам. Во всех остальных категориях — чек-лист становится публичным, и виден всем кто заходит сайт Чек-лист | Эксперт. (узнайте больше, прочтите про типы чек-листов)

  • пишем «Вводный текст над чек-листом» (краткое описание, чтобы люди поняли, о чем он + если нужно можно вставить ссылку)
  • Переходим к составлению списка

    После этого нам нужно про-скролить эту же страницу немного ниже и нажать на зеленую кнопку «+ Добавить элемент чек-листа«.

    У Вас автоматически появятся 2 кнопки: «Добавить пункт чек-листа» и «Добавить раздел» (в чем отличие?)

    В чем же разница между «пунктом» и «разделом» ?

    Разница между ними следующая: ПУНКТ — это «задача» которую нужно выполнить и отметить галочкой «выполнено», а РАЗДЕЛ это типа «заголовок», в котором может содержаться несколько вложенных «пунктов». Ниже на скриншоте Вы можете увидеть как это выглядит на чек-листе.

    Более детально мы описываем разницу между «пунктами» и «разделами» на этой странице.

    Выбираем «Добавить пункт чек-листа» и жмем на нее — откроется всплывающее окно, в котором можно добавить «Пункт» и «Подсказку» для чек-листа.

    Пункты чек-листа должны быть сформулированы так, чтобы они отвечали на вопрос: «Что нам нужно сделать?«

    Добавляем «Пункт» и «Подсказку»

    В открывшемся всплывающем окне — нам необходимо вписать «Название«, а так же рекомендуем добавить «Подсказку» — несколько строк текста, в котором мы подскажем Посетителю — О ЧЕМ именно данный пункт в списке. Кроме этого можно вставлять ссылки.

    После этого — жмем кнопку «Сохранить«, и наш пункт вместе с подсказкой — автоматически сохраняются!

    Повторяем эту процедуру столько раз, сколько нам необходимо для составления полного списка!

    Сортируем «пункты» и проверяем «подсказки»

    По итогу мы видим созданный нами список из «пунктов» Чек-листа.

    Если это необходимо — можно изменить порядок их расположения, ухватив мышкой за стрелки в левой части «пункта» и потянуть его вверх или вниз, чтобы изменить порядок сортировки. Сохранение в этом случае происходит автоматически.

    Так же Вы можете навести мышку на оранжевую пиктограмму с восклицательным знаком и у Вас сразу всплывет окошко с «подсказкой», которую Вы заполнили. Это удобно для само-проверки))

    Сохраняемся и смотрим — ЧТО получилось))

    Для финального «сохранения» — проматываем страницу в самый верх, жмем кнопку «Сохранить«, а чтобы увидеть ЧТО у нас получилось — нажимаем на «Предпросмотр«.

    У нас откроется полноценная страница с нашим Чек-листом, и Вы сможете проверить все ли нормально — и если нужно, отредактировать ее снова! Достаточно кликнуть на кнопку-ссылку «Редактировать» (она видна только Вам как Автору этого чек-листа, пока Вы «залогинены» в системе)

    Поздравляем, Вы создали свой первый чек-лист!

    Для примера откройте этот готовый чек-лист и гляньте — как это выглядит вживую)))

    Возможно с непривычки — Вам это все покажется немножко сложным, но уверяю Вас — что на самом деле процесс создания Чек-листа, это простое, и интуитивно понятное занятие. Главное начать — а потом пойдет как по маслу)))

    Какие типы чек-листов бывают?

    Вы можете создать 2 типа чек-листа:

      приватный, чек-лист для «личного или командного использования», выбрав при его создании — категорию «ПРИВАТНЫЙ (не выводить в Каталоге)«. Он будет виден ТОЛЬКО Вам и больше никому.

    А если Вы захотите поделится «приватным чек-листом» — то Вы сможете его опубликовать и он будет доступен другим ТОЛЬКО по уникальной, секретной ссылке, которую Вы можете прислать друзьям или членам Вашей комманды. В нашем публичном Каталоге — его НЕ будет.

  • публичный чек-лист — для «общего доступа и использования», который Вы создадите, опубликуете и добавите в одну из Публичных категорий. Кроме этого — его можно будет найти через Поиск на нашем сайте а так же его смогут проиндексировать поисковые системы Гугл и Яндекс.
  • И таки да, все это на 100% бесплатно! Более детально мы это описывем в разделе Помощь и FAQ а так же на страничке где мы рассказываем про сценарии использования чек-листа

    Зачем это Вам вообще все нужно?

    Если Вы еще НЕ понимаете что такое чек-лист и ЗАЧЕМ он Вам нужен — рекомендую прочесть статью Как использовать чек-лист?

    Устали читать? Тогда пора начинать))) Переходите к бесплатной регистрации >>>

    40+ списков, которые помогут навести порядок в жизни

    Чувствуете, что хаоса в жизни стало слишком много, или хотите упорядочить одну из сторон своей жизни? Справиться с этой задачей помогут чек-листы и трекеры, тем более что в интернете можно найти готовый вариант на любой случай.

    Мы в AdMe.ru любим порядок и потому составили список ресурсов, где можно найти красивые и удобные шаблоны для организации вообще всего.

    Заняться собой

    • Трекер настроения в виде мандалы.
    • Чек-листы для тех, кто считает шаги и стаканы воды, сбрасывает вес или контролирует питание.
    • Трекер сна.
    • Еще один трекер сна.
    • Чек-лист по уходу за собой Можно выбрать из нескольких вариантов с разными дизайном и наполнением.
    • Дневник здоровья для организации тренировок, контроля питания и записи статистики.
    • Челлендж осознанного питания.
    • Челлендж «8 стаканов в день» на неделю
    • Чек-лист «Зарядись энергией на весь день».

    Еженедельный чек-лист по уходу за кожей.

    Строить планы

    • Бесплатные шаблоны планеров для распечатки. Есть варианты для планирования дня, недели, месяца и года.
    • Планеры на неделю-месяц-год. Есть и другие шаблоны, например трекеров привычек.
    • Планеры на неделю, а также календарь на 2019 год и стикеры для ежедневника.
    • План на неделю с меню, отметками погоды и трекером привычек.
    • Классический план на неделю.
    • Шаблоны ежедневников.
    • Трекер накоплений.
    • Более 60 шаблонов планеров.
    • Разные яркие шаблоны планеров.
    • Простое недельное расписание.

    Упорядочить будни

    • Финансовый эксперимент, рассчитанный на 52 недели, для желающих наконец обзавестись накоплениями, с подробной инструкцией.
    • 9 шаблонов для ведения бюджета.
    • Чек-лист для тех, кто решил создать подушку финансовой безопасности.
    • Трекер привычек — в двух размерах, рассчитан на месяц, в таблицу можно внести сразу несколько привычек.
    • Шаблон трекера привычек в Google Таблицах — удобен тем, кто предпочитает вести списки онлайн.
    • Много русскоязычных таблиц для ведения бюджета в Excel.
    • Страницы для записи рецепто.
    • Список фильмов для просмотра.
    • Список книг для прочтения на Dropbox.
    • Дневник прикорма.

    Подготовиться к событию

    • Свадебный планировщик в двух размерах.
    • И еще один.
    • Список дней рождения на Dropbox.
    • Готовимся к путешествию с удобным чек-листом.
    • Или к переезду.

    • Удобные шаблоны чек-листов, которые можно подгонять под себя.
    • Чек-листы на любой случай, можно составить свой.
    • Множество бесплатных шаблонов для распечатки, от школьного расписания до дневника благодарностей.
    • Списки дел, «Достигатор целей», страницы для эскизов.
    • Страницы для планеров на неделю, месяц, год, а также планировщик меню на неделю.
    • Шаблоны планеров и мотивирующие цитаты на английском.
    • Забавные чек-листы, которые помогут ввести новые привычки и уделять больше внимания простым радостям жизни. Для скачивания нужно подписаться на рассылку.
    • Планеры и другие шаблоны на разные случаи.
    • Страницы планировщика, книжные закладки и другие бесплатные шаблоны.
    • Шаблоны для самоорганизации и распечатки для детской комнаты.

    А у вас есть полезные списки онлайн? Поделитесь ими в комментариях с нами и другими читателями.

    10 малоизвестных функций Trello, которые помогут ускорить работу

    Форматирование, подключение карточек, импорт таблиц и другие полезные фишки.

    1. Создание новых карточек в любом месте

    Обычно мы создаём карточки при помощи кнопки «Добавить ещё одну карточку» или через меню доски «Добавить карточку». Но есть и другой способ, позволяющий создать элемент не только в конце или начале доски, но и в любом месте списка. Для этого нужно всего лишь сделать двойной клик в промежутке между двумя карточками, куда вы хотите вставить новую.

    2. Изменение расположения карточек при создании

    Когда элементов на доске слишком много, прокручивать их, чтобы найти нужную позицию, может быть неудобно. Вместо этого при добавлении стоит дописать к названию символ ^ с номером позиции в списке, и карточка автоматически добавится в указанном месте.

    Например, «Тест ^2» создаст карточку на втором месте выбранной доски. Вместо номера позиции можно писать T или B для добавления вверх или вниз списка соответственно.

    Таким же образом можно перемещать карточки не только в необходимое место списка, но и на другие доски. Для этого просто начните писать имя нужной доски после символа ^.

    3. Просмотр количества карточек на досках

    По умолчанию в Trello не отображается эта информация в списках. Однако, если нажать F и ввести в поле поиска символ $, над каждой доской появится счётчик, который покажет, сколько всего в ней карточек.

    4. Получение уведомлений о действиях с карточками

    Чтобы оперативно узнавать обо всех важных изменениях, используйте функцию подписки. Для этого откройте нужную карточку и нажмите «Подписаться». Теперь вы сразу же узнаете, когда кто-то добавит комментарий, переместит или заархивирует задачу.

    5. Перетаскивание карточек

    Trello поддерживает функцию drag-and-drop для различных элементов, и, используя это, можно заметно ускорить работу с карточками. Ссылки, изображения, файлы — при перетаскивании на карточку всё это сразу же добавится к ней.

    Также это работает с самими карточками. Перетаскивая их между днями на календаре («Меню» → «Улучшения» → Calendar → «Добавить»), можно быстро менять назначенные сроки задач.

    6. Прикрепление карточек друг к другу

    В качестве вложений к карточками можно прикреплять не только ссылки и файлы, но и другие карточки. Это удобно, например, когда вы работаете с двумя связанными задачами и часто переключаетесь между ними.

    Чтобы сослаться на карточку, скопируйте её ссылку через меню «Поделиться», затем откройте вторую карточку, нажмите кнопку «Вложение» и вставьте ссылку туда. Теперь в разделе вложения появится превью и можно будет в один клик перейти к соответствующему элементу. Если потом нажать «Подключение карточек», они перелинкуются и вы сможете быстро переключаться между ними.

    7. Импорт длинных списков из таблиц

    Для быстрого создания длинных чек-листов можно просто копировать их из таблиц Excel и «Google Документов». После вставки все ячейки выделенного фрагмента автоматически превратятся в отдельные пункты списка.

    Чтобы сделать это, просто скопируйте нужный диапазон данных из таблицы, нажмите «Добавить элемент» в чек-листе, а затем вставьте туда информацию из буфера обмена и нажмите кнопку «Добавить».

    8. Форматирование текста

    Trello поддерживает разметку Markdown, а это значит, что вы можете использовать форматированный текст в описании карточек для лучшей читаемости. Синтаксис Markdown очень прост, и, если вы ещё не знаете его, самое время изучить и использовать этот замечательный язык разметки.

    9. Быстрое добавление к карточкам

    Присоединиться к задаче можно через меню добавления участников, но есть способ намного быстрее и проще. Чтобы добавить самого себя к карточке, достаточно навести на неё курсор и нажать пробел. После этого на карточке появится ваш аватар и вы будете получать все уведомления.

    10. Использование горячих клавиш

    Как и в любом другом крутом сервисе, в Trello есть масса горячих клавиш, которые ускоряют и облегчают работу. Вот несколько самых полезных из них:

    • / — переход к полю поиска;
    • C — архивация карточки;
    • D — назначение срока;
    • Q — отображение всех карточек с вашим участием;
    • S — подписка или отмена подписки на карточку.

    Остальные шорткаты можно просмотреть по этой ссылке.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector