Как сделать dropdown в excel?

Create a drop-down list

You can help people work more efficiently in worksheets by using drop-down lists in cells. Drop-downs allow people to pick an item from a list that you create.

In a new worksheet, type the entries you want to appear in your drop-down list. Ideally, you’ll have your list items in an Excel table. If you don’t, then you can quickly convert your list to a table by selecting any cell in the range, and pressing Ctrl+T.

Why should you put your data in a table? When your data is in a table, then as you add or remove items from the list, any drop-downs you based on that table will automatically update. You don’t need to do anything else.

Now is a good time to Sort data in a range or table in your drop-down list.

Select the cell in the worksheet where you want the drop-down list.

Go to the Data tab on the Ribbon, then Data Validation.

Note: If you can’t click Data Validation, the worksheet might be protected or shared. Unlock specific areas of a protected workbook or stop sharing the worksheet, and then try step 3 again.

On the Settings tab, in the Allow box, click List.

Click in the Source box, then select your list range. We put ours on a sheet called Cities, in range A2:A9. Note that we left out the header row, because we don’t want that to be a selection option:

If it’s OK for people to leave the cell empty, check the Ignore blank box.

Check the In-cell dropdown box.

Click the Input Message tab.

If you want a message to pop up when the cell is clicked, check the Show input message when cell is selected box, and type a title and message in the boxes (up to 225 characters). If you don’t want a message to show up, clear the check box.

Click the Error Alert tab.

If you want a message to pop up when someone enters something that’s not in your list, check the Show error alert after invalid data is entered box, pick an option from the Style box, and type a title and message. If you don’t want a message to show up, clear the check box.

Not sure which option to pick in the Style box?

To show a message that doesn’t stop people from entering data that isn’t in the drop-down list, click Information or Warning. Information will show a message with this icon and Warning will show a message with this icon .

To stop people from entering data that isn’t in the drop-down list, click Stop.

Note: If you don’t add a title or text, the title defaults to «Microsoft Excel» and the message to: «The value you entered is not valid. A user has restricted values that can be entered into this cell.»

After you create your drop-down list, make sure it works the way you want. For example, you might want to check to see if Change the column width and row height to show all your entries.

If the list of entries for your drop-down list is on another worksheet and you want to prevent users from seeing it or making changes, consider hiding and protecting that worksheet. For more information about how to protect a worksheet, see Lock cells to protect them.

If you decide you want to change the options in your drop-down list, see Add or remove items from a drop-down list.

To delete a drop-down list, see Remove a drop-down list.

You can download an example workbook with multiple data validation examples like the one in this article. You can follow along, or create your own data validation scenarios. Download Excel data validation examples.

Data entry is quicker and more accurate when you restrict values in a cell to choices from a drop-down list.

Start by making a list of valid entries on a sheet, and sort or rearrange the entries so that they appear in the order you want. Then you can use the entries as the source for your drop-down list of data. If the list is not large, you can easily refer to it and type the entries directly into the data validation tool.

Create a list of valid entries for the drop-down list, typed on a sheet in a single column or row without blank cells.

Select the cells that you want to restrict data entry in.

Читать еще:  Как сделать выпадающий календарь в ячейке excel?

On the Data tab, under Tools, click Data Validation or Validate.

Note: If the validation command is unavailable, the sheet might be protected or the workbook may be shared. You cannot change data validation settings if your workbook is shared or your sheet is protected. For more information about workbook protection, see Protect a workbook.

Click the Settings tab, and then in the Allow pop-up menu, click List.

Click in the Source box, and then on your sheet, select your list of valid entries.

The dialog box minimizes to make the sheet easier to see.

Press RETURN or click the Expand button to restore the dialog box, and then click OK.

You can also type values directly into the Source box, separated by a comma.

To modify the list of valid entries, simply change the values in the source list or edit the range in the Source box.

You can specify your own error message to respond to invalid data inputs. On the Data tab, click Data Validation or Validate, and then click the Error Alert tab.

In a new worksheet, type the entries you want to appear in your drop-down list. Ideally, you’ll have your list items in an Excel table.

Why should you put your data in a table? When your data is in a table, then as you add or remove items from the list, any drop-downs you based on that table will automatically update. You don’t need to do anything else.

Now is a good time to Sort your data in the order you want it to appear in your drop-down list.

Select the cell in the worksheet where you want the drop-down list.

Go to the Data tab on the Ribbon, then click Data Validation.

On the Settings tab, in the Allow box, click List.

If you already made a table with the drop-down entries, click in the Source box, and then click and drag the cells that contain those entries. However, do not include the header cell. Just include the cells that should appear in the drop-down. You can also just type a list of entries in the Source box, separated by a comma like this:

If it’s OK for people to leave the cell empty, check the Ignore blank box.

Check the In-cell dropdown box.

Click the Input Message tab.

If you want a message to pop up when the cell is clicked, check the Show message checkbox, and type a title and message in the boxes (up to 225 characters). If you don’t want a message to show up, clear the check box.

Click the Error Alert tab.

If you want a message to pop up when someone enters something that’s not in your list, check the Show Alert checkbox, pick an option in Type, and type a title and message. If you don’t want a message to show up, clear the check box.

After you create your drop-down list, make sure it works the way you want. For example, you might want to check to see if Change the column width and row height to show all your entries. If you decide you want to change the options in your drop-down list, see Add or remove items from a drop-down list. To delete a drop-down list, see Remove a drop-down list.

Need more help?

You can always ask an expert in the Excel Tech Community, get support in the Answers community, or suggest a new feature or improvement on Excel User Voice.

Как добавить Выпадающий список в Excel Cell

Узнайте, как создать выпадающий список в MS Excel с помощью значений, разделенных запятыми, названный диапазон и диапазон ячеек. Выпадающие списки помогают более быстрому вводу данных.

Мы все знаем, что Excel является коммерческим приложением электронной таблицы производятся и распространяются Microsoft для Windows, и Mac OS X. Excel имеет основная особенность электронных таблиц, в котором используется набор ячеек, расположенных в виде строк и столбцов, чтобы организовать обработку данных. В этой статье мы рассмотрим, как добавить выпадающий список в ячейку Excel. Вы можете использовать выпадающий список, чтобы ввести данные в таблицу из предварительно заданного списка элементов. Выпадающий список помогает ограничить количество вариантов, доступных для Вас и ускоряет ввод данных в Excel.

Создание Excel выпадающего списка

Excel раскрывающийся список может быть основан на:

  • список значений, разделенных запятыми,
  • именованный диапазон, и
  • диапазон ячеек

Методы, описанные в данном разделе, применимы к большинству версий Excel, в том числе 2013, 2010, 2007 и 2003 годах.

Создание раскрывающегося списка Excel, основанный на значений, разделенных запятыми

Выберите ячейку или ячейки, где вы хотите выпадающий появляться. Это может быть одна ячейка, диапазон ячеек или весь столбец, как показано на рисунке ниже. Если выбран весь столбец, выпадающее меню будет создано в каждой ячейке этого столбца. Это оказывается экономия времени для создания типа анкетные листа.

Читать еще:  Как в excel сделать по горизонтали буквы?

В строке меню Excel выберите Инструменты группу данных> Data , а затем нажмите кнопку Проверка данных.

  1. В диалоговом окне Проверка данных выберите вкладку Параметры

  1. Из выпадающего списка Разрешить, выберите Список.
  2. В поле Source введите элементы , которые вы хотите показать в вашем раскрывающемся меню разделены запятой (с или без пробелов).
  3. Выберите в раскрывающемся списке в ячейке
  4. Выберите Игнорировать пробелы , если вы хотите , чтобы ваши пользователи , чтобы оставить клетку пустой.
  5. Нажмите кнопку OK , и ваш раскрывающийся список создается. Пользователи могут нажать на стрелку вниз, чтобы отобразить список и выберите элемент.

Описанный выше метод является возможным, если у вас есть только несколько клеток, находящихся на листе. Если вы хотите, тот же список, чтобы появиться в несколько ячеек, то этот метод следует избегать. Редактирование будет громоздким , как вам придется изменить каждую ячейку , которая ссылается на список проверки данных. Обнаружение каждую клетку и последующего редактирования может быть болезненным процессом.

Вот это лучший способ сделать это.

Создание раскрывающегося списка Excel, основанный на названном диапазоне

Этот метод, хотя и немного времени, но это экономит время в долгосрочной перспективе. Например, давайте создадим раскрывающийся список названий книг любимых авторов.

  1. Рабочий лист 1 из списка имен авторов в колонке, как в соответствии с:

  1. В рабочем листе 2 создания названий книг каждого автора в индивидуальной колонке. Эти значения должны быть введены в одну колонку без каких — либо пустых ячеек.
  2. Выберите все названия в колонке конкретного автора, щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню / всплывающее окно Выбрать Название диапазона. Или вы можете нажать кнопку Диспетчер имен на вкладке Формулы или нажмите Ctrl + F3. В диалоговом окне Имя менеджера, нажмите кнопку Создать.

В качестве альтернативы, вы можете выбрать ячейки и введите имя диапазона непосредственно в поле Имя, как показано ниже. Когда закончите, нажмите Enter, чтобы сохранить только что созданный с именем диапазона.

  1. В диалоговом окне New Name введите имя в Имя Убедитесь , что нет места в имя , присвоенное. Не изменяйте параметр в поле Область. Укажите легко понять комментарий в поле , если это требуется или оставьте это поле пустым. Относится к поле заполняется автоматически и отображает диапазон ячеек , которые вы выбрали. Нажмите кнопку OK , чтобы сохранить имя диапазона , который вы создали.
  2. Переключиться на Worksheet1. Выделите ячейку с именем автора.
  3. На ленте Excel щелкните Data> Проверка данных.

  1. В диалоговом окне Проверка достоверности данных, выберите настройки , как описано выше , и в поле Source введите имя диапазона , который вы определили и нажмите кнопку ОК. Убедитесь в том, что имя в источнике с префиксом = (равно) знак.
  2. В ячейке против выбранного имени автора нажмите стрелку вниз, чтобы отобразить список названий книг автора.

Вы можете создать книгу выпадающий список для каждого автора. Список выпадающий с более чем восьми пунктов будет иметь полосу прокрутки.

Примечание: Вы можете создать список элементов на том же или другом листе. Для простоты понимания пример выше использует два различных рабочих листов.

Создание выпадающего списка Excel, основываясь на диапазоне ячеек

Этот метод очень похож на создание выпадающий список, основанный на названном диапазоне за незначительной разницы, за исключением.

При настройке выпадающего списка, а не вводить имя диапазона, нажмите на иконку выбора диапазона рядом с полем Source и выбрать все ячейки с элементами, которые вы хотите включить в раскрывающемся списке. Они могут быть в том же или в другом рабочем листе. Если последнее, вы просто перейти на другой рабочий лист и выберите диапазон с помощью мыши.

Проектирование выпадающий список в Excel довольно легко и экономит время. Это чистый способ отображения большого списка выбора, так как только один выбор отображается сначала до тех пор, пока пользователь не активирует раскрывающийся.

Мы надеемся, что эта статья о создании раскрывающегося списка в Excel была полезна для вас. Если у Вас возникли вопросы по этой теме, пожалуйста, не стесняйтесь задавать в разделе комментариев. Мы в TechWelkin и наш читатель сообщество будет пытаться помочь вам. Благодарим Вас за использование TechWelkin!

Выпадающий список в ячейке листа

У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

Читать еще:  Как сделать с новой строки в ячейке excel?

Способ 2. Стандартный

  1. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
  2. Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить(Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
  3. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

  1. В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
  2. Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:

    Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
  3. Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте
    • Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
    • Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
    • Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

  • ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
  • LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
  • ListRows — количество отображаемых строк
  • Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
  • ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector