Как сделать общий итог в excel?

Функция «Промежуточные итоги» в Microsoft Excel

При работе с таблицами часто бывают случаи, когда кроме общих итогов требуется подбивать и промежуточные. Например, в таблице реализации товаров за месяц, в которой каждая отдельная строка указывает сумму выручки от продажи конкретного вида товара за день, можно подбить ежедневные промежуточные итоги от реализации всей продукции, а в конце таблицы указать величину общей месячной выручки по предприятию. Давайте выясним, как можно сделать промежуточные итоги в программе Microsoft Excel.

Использование функции «Промежуточные итоги» в Excel

К сожалению, не все таблицы и наборы данных подходят для того, чтобы применять к ним функцию промежуточных итогов. К главным условиям относятся следующие:

  • Таблица должна иметь формат обычной области ячеек;
  • Шапка таблицы должна состоять из одной строки и размещаться на первой строке листа;
  • В таблице не должно быть строк с незаполненными данными.

Создание промежуточных итогов в Excel

Переходим к самому процессу. За использование этого инструмент отвечает отдельный раздел, вынесенный на верхнюю панель программы.

  1. Выделяем любую ячейку в таблице и переходим на вкладку «Данные». Нажимаем по кнопке «Промежуточный итог», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Структура».

  • Откроется окно, в котором нужно настроить выведение промежуточных итогов. В нашем примере нам надо просмотреть сумму общей выручки по всем товарам за каждый день. Значение даты расположено в одноименной колонке. Поэтому в поле «При каждом изменении в» выбираем столбец «Дата».
  • В поле «Операция» выбираем значение «Сумма», так как нам требуется подбить именно сумму за день. Кроме суммы доступны многие другие операции, среди которых можно выделить: количество, максимум, минимум, произведение.
  • Так как значения выручки выводятся в столбец «Сумма выручки, руб.», то в поле «Добавить итоги по», выбираем именно его из списка столбцов таблицы.
  • Кроме того, надо установить галочку, если ее нет, около параметра «Заменить текущие итоги». Это позволит при пересчете таблицы, если вы проделываете с ней процедуру подсчетов промежуточных итогов не в первый раз, не дублировать многократно запись одних и тех же итогов.
  • Если поставить галочку в пункте «Конец страницы между группами», при печати каждый блок таблицы с промежуточными итогами будет распечатываться на отдельной странице.
  • При добавлении галочки напротив значения «Итоги под данными» промежуточные итоги будут устанавливаться под блоком строк, сумма которых в них подбивается. Если же снять галочку, тогда они будут показываться над строками. Для большинства удобнее размещение под строками, но сам выбор сугубо индивидуален.
  • По завершении жмем на «OK».

    В результате промежуточные итоги появились в нашей таблице. Кроме того, все группы строк, объединенные одним промежуточным итогом, можно свернуть, просто кликнув по знаку «-« слева от таблицы напротив конкретной группы.

  • Следует также отметить, что при изменении данных в строчках таблицы пересчет промежуточных итогов будет производиться автоматически.
  • Формула «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ»

    Помимо вышесказанного существует возможность вывода промежуточных итогов не через кнопку на ленте, а путем вызова специальной функции через «Вставить функцию».

      Предварительно кликнув по ячейке, где будут выводиться промежуточные итоги, жмем указанную кнопку, которая расположена слева от строки формул.

    Откроется «Мастер функций», где среди списка функций ищем пункт «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ». Выделяем его и кликаем «OK».

    В графе «Ссылка 1» укажите ссылку на тот массив ячеек, для которого вы хотите установить промежуточные значения. Допускается введение до четырех разрозненных массивов. При добавлении координат диапазона ячеек сразу появляется окно для возможности добавления следующего диапазона. Так как вводить диапазон вручную не во всех случаях удобно, можно просто кликнуть по кнопке, расположенной справа от формы ввода.

    Окно аргументов функции свернется и можно просто выделить курсором нужный массив данных. После того, как он автоматически занесется в форму, кликните по кнопке, размещенной справа.

    Опять появится окно аргументов функции. Если понадобилось добавить еще один или несколько массивов данных, воспользуйтесь тем же алгоритмом, который был описан выше. В обратном случае просто нажмите «OK».

    Промежуточные итоги выделенного диапазона данных будут сформированы в ячейке, в которой находится формула.

  • Синтаксис самой функции выглядит следующим образом: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции;адреса_массивов_ячеек) . В нашей ситуации формула будет выглядеть так: «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;C2:C6)». Эту функцию, используя этот синтаксис, можно вводить в ячейки и вручную, без вызова «Мастера функций». Только важно не забывать перед формулой в ячейке ставить знак «=».
  • Итак, существует два основных способа формирования промежуточных итогов: через кнопку на ленте и через специальную формулу. Кроме того, пользователь должен определить, какое именно значение будет выводиться в качестве итога: сумма, минимальное, среднее, максимальное значение и т.д.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Данные итогов в таблице Excel

    В этом курсе:

    Вы можете быстро подвести итоги в таблице Excel, включив строку итогов и выбрав одну из функций в раскрывающемся списке для каждого столбца. Значения по умолчанию для строки итогов заменяют функцию промежуточные итоги, которые позволяют включать или пропускать скрытые строки таблицы, однако вы также можете использовать другие функции.

    Читать еще:  Как сделать разворачивающийся список в excel?

    Щелкните любое место таблицы.

    Выберите Работа с таблицами > Конструктор и установите флажок Строка итогов.

    Строка итогов будет вставлена в нижней части таблицы.

    Примечание: Если применить в строке итогов формулы, а затем отключить ее, формулы будут сохранены. В приведенном выше примере мы применили функцию СУММ для строки итогов. При первом использовании строки итогов ячейки будут пустыми.

    Выделите нужный столбец, а затем выберите вариант из раскрывающегося списка. В этом случае мы применили функцию СУММ к каждому столбцу:

    Вы увидите, что Excel создал следующую формулу: = подытог (109, [средне]). Это промежуточный итог для функции сумм, а также структурированная формула, которая является исключительно для таблиц Excel. Дополнительные сведения об использовании структурированных ссылок в таблицах Excel.

    К итоговому значению можно применить и другие функции, щелкнув Другие функции или создав их самостоятельно.

    Примечание: Если вы хотите скопировать формулу в смежную ячейку строки итогов, перетащите ее вбок с помощью маркера заполнения. При этом ссылки на столбцы обновятся, и будет выведено правильное значение. Не используйте копирование и вставку, так как при этом ссылки на столбцы не обновятся, что приведет к неверным результатам.

    Вы можете быстро подвести итоги в таблице Excel, включив строку итогов и выбрав одну из функций в раскрывающемся списке для каждого столбца. Значения по умолчанию для строки итогов заменяют функцию промежуточные итоги, которые позволяют включать или пропускать скрытые строки таблицы, однако вы также можете использовать другие функции.

    Щелкните любое место таблицы.

    Перейти к таблице > строка «итог«.

    Строка итогов будет вставлена в нижней части таблицы.

    Примечание: Если применить в строке итогов формулы, а затем отключить ее, формулы будут сохранены. В приведенном выше примере мы применили функцию СУММ для строки итогов. При первом использовании строки итогов ячейки будут пустыми.

    Выделите нужный столбец, а затем выберите вариант из раскрывающегося списка. В этом случае мы применили функцию СУММ к каждому столбцу:

    Вы увидите, что Excel создал следующую формулу: = подытог (109, [средне]). Это промежуточный итог для функции сумм, а также структурированная формула, которая является исключительно для таблиц Excel. Дополнительные сведения об использовании структурированных ссылок в таблицах Excel.

    К итоговому значению можно применить и другие функции, щелкнув Другие функции или создав их самостоятельно.

    Примечание: Если вы хотите скопировать формулу в смежную ячейку строки итогов, перетащите ее вбок с помощью маркера заполнения. При этом ссылки на столбцы обновятся, и будет выведено правильное значение. Не используйте копирование и вставку, так как при этом ссылки на столбцы не обновятся, что приведет к неверным результатам.

    Вы можете быстро суммировать данные в таблице Excel, включив параметр переключить строку итогов .

    Щелкните любое место таблицы.

    Откройте вкладку Конструктор таблиц > Параметры стиля > строка«Итого».

    Строка итогов будет вставлена в нижней части таблицы.

    Дополнительные сведения

    Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

    Промежуточные итоги в Excel с примерами функций

    Подвести промежуточные итоги в таблице Excel можно с помощью встроенных формул и соответствующей команды в группе «Структура» на вкладке «Данные».

    Важное условие применения средств – значения организованы в виде списка или базы данных, одинаковые записи находятся в одной группе. При создании сводного отчета промежуточные итоги формируются автоматически.

    Вычисление промежуточных итогов в Excel

    Чтобы продемонстрировать расчет промежуточных итогов в Excel возьмем небольшой пример. Предположим, у пользователя есть список с продажами определенных товаров:

    Необходимо подсчитать выручку от реализации отдельных групп товаров. Если использовать фильтр, то можно получить однотипные записи по заданному критерию отбора. Но значения придется подсчитывать вручную. Поэтому воспользуемся другим инструментом Microsoft Excel – командой «Промежуточные итоги».

    Чтобы функция выдала правильный результат, проверьте диапазон на соответствие следующим условиям:

    • Таблица оформлена в виде простого списка или базы данных.
    • Первая строка – названия столбцов.
    • В столбцах содержатся однотипные значения.
    • В таблице нет пустых строк или столбцов.

    1. Отсортируем диапазон по значению первого столбца – однотипные данные должны оказаться рядом.
    2. Выделяем любую ячейку в таблице. Выбираем на ленте вкладку «Данные». Группа «Структура» — команда «Промежуточные итоги».
    3. Заполняем диалоговое окно «Промежуточные итоги». В поле «При каждом изменении в» выбираем условие для отбора данных (в примере – «Значение»). В поле «Операция» назначаем функцию («Сумма»). В поле «Добавить по» следует пометить столбцы, к значениям которых применится функция.
    4. Закрываем диалоговое окно, нажав кнопку ОК. Исходная таблица приобретает следующий вид:

    Если свернуть строки в подгруппах (нажать на «минусы» слева от номеров строк), то получим таблицу только из промежуточных итогов:

    При каждом изменении столбца «Название» пересчитывается промежуточный итог в столбце «Продажи».

    Чтобы за каждым промежуточным итогом следовал разрыв страницы, в диалоговом окне поставьте галочку «Конец страницы между группами».

    Чтобы промежуточные данные отображались НАД группой, снимите условие «Итоги под данными».

    Команда промежуточные итоги позволяет использовать одновременно несколько статистических функций. Мы уже назначили операцию «Сумма». Добавим средние значения продаж по каждой группе товаров.

    Читать еще:  Как сделать электронные таблицы excel?

    Снова вызываем меню «Промежуточные итоги». Снимаем галочку «Заменить текущие». В поле «Операция» выбираем «Среднее».

    Формула «Промежуточные итоги» в Excel: примеры

    Функция «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ» возвращает промежуточный итог в список или базу данных. Синтаксис: номер функции, ссылка 1; ссылка 2;… .

    Номер функции – число от 1 до 11, которое указывает статистическую функцию для расчета промежуточных итогов:

    1. – СРЗНАЧ (среднее арифметическое);
    2. – СЧЕТ (количество ячеек);
    3. – СЧЕТЗ (количество непустых ячеек);
    4. – МАКС (максимальное значение в диапазоне);
    5. – МИН (минимальное значение);
    6. – ПРОИЗВЕД (произведение чисел);
    7. – СТАНДОТКЛОН (стандартное отклонение по выборке);
    8. – СТАНДОТКЛОНП (стандартное отклонение по генеральной совокупности);
    9. – СУММ;
    10. – ДИСП (дисперсия по выборке);
    11. – ДИСПР (дисперсия по генеральной совокупности).

    Ссылка 1 – обязательный аргумент, указывающий на именованный диапазон для нахождения промежуточных итогов.

    Особенности «работы» функции:

    • выдает результат по явным и скрытым строкам;
    • исключает строки, не включенные в фильтр;
    • считает только в столбцах, для строк не подходит.

    Рассмотрим на примере использование функции:

    1. Создаем дополнительную строку для отображения промежуточных итогов. Например, «сумма отобранных значений».
    2. Включим фильтр. Оставим в таблице только данные по значению «Обеденная группа «Амадис»».
    3. В ячейку В2 введем формулу: .

    Формула для среднего значения промежуточного итога диапазона (для прихожей «Ретро»): .

    Формула для максимального значения (для спален): .

    Промежуточные итоги в сводной таблице Excel

    В сводной таблице можно показывать или прятать промежуточные итоги для строк и столбцов.

    1. При формировании сводного отчета уже заложена автоматическая функция суммирования для расчета итогов.
    2. Чтобы применить другую функцию, в разделе «Работа со сводными таблицами» на вкладке «Параметры» находим группу «Активное поле». Курсор должен стоять в ячейке того столбца, к значениям которого будет применяться функция. Нажимаем кнопку «Параметры поля». В открывшемся меню выбираем «другие». Назначаем нужную функцию для промежуточных итогов.
    3. Для выведения на экран итогов по отдельным значениям используйте кнопку фильтра в правом углу названия столбца.

    В меню «Параметры сводной таблицы» («Параметры» — «Сводная таблица») доступна вкладка «Итоги и фильтры».

    Таким образом, для отображения промежуточных итогов в списках Excel применяется три способа: команда группы «Структура», встроенная функция и сводная таблица.

    3 способа подсчитать итоги по условию в Excel

    Те, кто много работает с разными данными, рано или поздно сталкиваются с необходимостью подсчитать итоговые суммы по одному или нескольким условиям. Например, из базы подневных расходов вытащить помесячные суммы. Или из базы продаж собрать итоги по городу, году и менеджеру и т.д.

    Рассмотрим небольшой пример. На рисунке ниже Вы видите базу в виде таблицы и итоговый свод, который нужно заполнить данными. В базе есть расходы по датам и по статьям (причем в одну дату может быть несколько строк расходов по любой статье). Задача — свести данные по месяцам и по статьям.

    Сегодня мы рассмотрим 3 способа это сделать:

    1) Функция СУММЕСЛИМН

    2) Функция СУММПРОИЗВ

    3) Сводная таблица

    Но сначала поделимся с Вами небольшой хитростью. В итоговом своде в ячейках с названиями месяцев на самом деле введен не текст («Январь», «Февраль» и т.д.), а даты первого дня каждого месяца (01.01.2017, 01.02.2017 и т.д.), а уже после к этим ячейкам применен пользовательский формат «ММММ».

    Чтобы применить такой формат, выделите нужные ячейки, нажмите Ctrl+1 , выберите вкладку Число , найдите пункт « (все форматы) » и в строку Тип введите четыре прописные буквы М.

    Этот небольшой трюк впоследствии нам очень поможет при подсчете итоговых сумм.

    Способ 1. Функция СУММЕСЛИМН

    Один из очевидных способов решения задачи — использование специальной функции суммирования по нескольким условиям. Это умеет делать функция СУММЕСЛИМН. Она суммирует значения заданного диапазона только в тех строках/столбцах, в которых выполняются заданные условия.

    К сожалению, она умеет воспринимать диапазоны условий только в том виде, в котором они представлены на листе, и не может «на лету» обработать их. Это значит, что если нам нужно свести данные по месяцам, то функция СУММЕСЛИМН требует наличия дополнительной колонки с месяцем. Добавим колонку «Номер месяца», в которой пропишем формулу

    и протянем ее вниз на всю высоту таблицы. Получим столбец с порядковым номером месяца (определяется по дате в первом столбце).

    Теперь в ячейку для Статьи 1 месяца Январь (в примере это ячейка H3) введем формулу:

    $C:$C — столбец «Сумма затрат» (первым указывается тот диапазон, итоги по которому нужно подсчитать).

    $D:$D — столбец проверки первого условия («Номер месяца»).

    МЕСЯЦ(H$2) — первое условие. Ячейка H2 это «Январь». Так как мы вначале ввели туда 01.01.2017, а потом просто применили числовой формат, мы можем обработать эту ячейку функцией МЕСЯЦ и узнать порядковый номер месяца (и тогда функция сможет сравнить порядковый номер месяца в H2 и порядковые номера в столбце «Номер месяца»).

    $B:$B — столбец проверки второго условия («Статья»).

    $G3 — второе условие. Ячейка с названием статьи затрат, по которой подводим итог.

    Обратите внимание на закрепление ссылок. Это сделано для того, чтобы формулу можно было копировать. После ввода формулы, в ячейке H3 будет подсчитан итог по Январю и статье 1. Скопируйте формулу в другие ячейки и получите нужный результат (при копировании в другие кварталы, не забудьте перетянуть ссылку на строку месяцев, как показано на гифке ниже).

    Читать еще:  Как сделать уровни группировок в excel?

    Способ 2. Функция СУММПРОИЗВ

    Избежать создания доп.столбца (как в первом способе) можно путем применения функции СУММПРОИЗВ. Ее особенность в том, что она может обрабатывать внутри себя массивы данных, но при этом не требует ввода через Ctrl+Shift+Enter, то есть формально не является формулой массива.

    В ячейку для Статьи 1 месяца Январь (в примере это ячейка H3) введем формулу:

    Закрепления ячеек, как и в первом примере, настроены для дальнейшего копирования. Только при переходе на другой квартал, не забудьте перетянуть строку с месяцем.

    Разберем пошагово, как эта формула работает:

    • Первая часть формулы (МЕСЯЦ($A$2:$A$1000)=МЕСЯЦ($H2)) делает следующее. Она берет диапазон А2:A1000 и к каждой ячейке применяет функцию МЕСЯЦ, то есть из каждой даты получает номер месяца. Затем каждый из полученных номеров сравнивается с номером месяца в ячейке H2 (это наш Январь в итоговом своде). Результат такого сравнения — столбец из значений ИСТИНА (если номера совпали) и ЛОЖЬ (если не совпали). Все эти вычисления происходят внутри формулы и не выносятся на лист. Обратите внимание, что сравнение нужно обязательно заключать в скобки!

    Полученный столбец нулей и единиц умножается на столбец, сумму по которому нужно свести. В итоге в тех строках, где оба условия совпали, сумма умножится на 1, то есть не изменится. А в тех строках, где хотя бы одно условие неверно, сумма умножится на 0 и станет равна 0.

    • На завершающем этапе функция складывает значения полученного столбца и выдает итоговую сумму.

    Правила работы с функцией при подобных расчетах:

    • не указывать целые столбцы и строки в качестве аргументов;
    • перемножаемые диапазоны-аргументы должны быть равны (А2:А1000 и B2:B1000, например);
    • все выражения сравнения нужно заключать в скобки.

    Способ 3. Сводная таблица

    Третий способ — подсчет итогов через сводную таблицу. Поместите курсор в любую ячейку исходной базы, далее нажмите «Вставка» — «Сводная таблица». Для удобства, можно вставить таблицу на лист с базой и итоговым сводом.

    Поместите поле «Дата» в область строк, поле «Статьи» в область столбцов, а поле «Сумма затрат» в область значений, как показано на рисунке ниже.

    Если Excel сразу не сгруппировал даты помесячно, то кликните на столбце с датами в сводной таблице правой кнопкой мыши и выберите «Группировать» с шагом «Месяцы». Для красоты можете применить к таблице встроенный или собственный стиль. В результате получится примерно такая таблица.

    Собственно, итоги подсчитаны. Проблема лишь в том, что настроить макет сводной так, чтобы она выглядела как итоговый свод, не получится. Нужно перенести данные из сводной в нашу таблицу. Есть следующие способы:

    • простое копирование и вставка. Подходит, если сводная не будет обновляться и менять размеры (не будут добавляться новые статьи);
    • использование функции ИНДЕКС, для извлечения данных из сводной. Про эту функцию мы недавно подробно рассказывали . Этот способ подойдет, если сводная будет обновляться, но новые статьи не будут появляться;
    • использование функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ. Самый интересный способ, который позволяет гибко менять сводную и всё равно подтягивать данные. Разберем его подробнее.

    Встаньте в ячейку Января и Статьи 1 итогового свода и попробуйте сослаться на соответствующую ячейку сводной таблицы. Скорее всего, Excel вместо простой ссылки, вроде =А15, вставит огромную формулу

    =ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ(«Сумма затрат»;$M$2;»Дата»;1;»Статья»;»Статья 1″)

    Она то нам и нужна. Если формула не появилась, Вы можете ввести ее вручную или включить в настройках. Кликните на сводной таблице, найдите на ленте вкладку «Анализ», нажмите маленькую стрелочку рядом с кнопкой «Параметры» и поставьте галочку «Создать GetPivotData»:

    Вернемся к функции. Она имеет 2 обязательных аргумента и дополнительные.

    1) Поле сводной таблицы, которое находится в области значений. В нашем случае это поле «Сумма затрат». Можете оставить в аргументе этот текст, а можете сослаться на шапку соответствующего столбца базы, чтобы сократить формулу;

    2) Адрес любой ячейки сводной таблицы. Указывается на случай, если на листе их несколько и Excel должен понять, с какой именно работать;

    3) Дополнительные аргументы парные. Они состоят из названия поля, по которому задается условие отбора, и самого условия (похоже на функцию СУММЕСЛИМН).

    В нашем случае нужно указать поле «Дата», в качестве условия для него — месяц. Так как в сводной месяц представлен в виде текста «янв», «фев» и т.д., нам нужно превратить наш заголовок в такой же текст. Так как мы вводили туда даты (делали это в начале статьи), получить нужное сочетание поможет формула

    =ТЕКСТ(H2;»МММ»), где H2 — ячейка с месяцем в итоговом своде

    Вторая пара условий — поле «Статья» и ссылка на название статьи в итоговом своде. В результате для ячейки Января и Статьи 1 получим формулу:

    В данном примере сводная начинается в ячейке $M$2. Формулу можно копировать, как и все предыдущие.

    Файл-пример, в котором реализованы все 3 способа подсчета, Вы можете скачать по этой ссылке .

    Для закрепления материала, можете посмотреть ролик по данному уроку на нашем YouTube канале.

    Поддержать наш проект и его дальнейшее развитие можно вот здесь .

    Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @ExEvFeedbackBot

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector