Как сделать ограничения в excel?

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как ограничить полезную площадь в листах таблиц Excel

Вы никогда не хотели оставить некоторые ячейки доступными для изменения, тогда как весь рабочий лист будет защищен? Например, настроить лист так, чтобы можно было активизировать или изменять только ячейки из определенного диапазона. Решить данную задачу можно двумя способами: с помощью свойства ScrollArea и с использованием защиты листа.

Установка свойства ScrollArea

Свойство ScrollArea определяет видимый диапазон рабочего листа. Чтобы ограничить полезную площадь листа до определенного диапазона, выполните следующие действия.

  1. Откройте вкладку Разработчик. По умолчанию она не отображается, поэтому выберите команду Файл ► Параметры, затем в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel перейдите к разделу Настройка ленты и установите флажок Разработчик в списке справа.
  2. Выполните команду Разработчик ► Элементы управления ► Свойства для отображения окна Properties (рис. 24.1).
  3. В поле ScrollArea окна Properties введите диапазон адресов и нажмите Enter. Вы не можете указать диапазон с помощью мыши — придется ввести его адрес
    вручную.

Рис. 24.1. Используйте окно Properties, чтобы установить область прокрутки для листа

После выполнения этих действий вы не сможете активизировать какую бы то ни было ячейку за пределами указанного диапазона. Кроме того, некоторые команды больше не будут работать. Например, вы не сможете выбрать строки и столбцы целиком. Заметьте, что область прокрутки ограничивается одним непрерывным диапазоном ячеек.

Главный недостаток данного способа заключается в том, что свойство ScrollArea применяется на определенное время. Другими словами, после того как вы сохраните файл и закроете его, свойство ScrollArea перестанет действовать, и когда вы снова откроете файл, то сможете выбирать любую нужную вам ячейку. Одно из решений данной проблемы заключается в написании простого макроса VBA, который выполняется тогда, когда книга открыта. Для добавления макроса такого типа выполните следующие действия.

  1. Сверните окно книги нажатием Ctrl+F5.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши на строке заголовка книги и в контекстном меню выберите команду Исходный текст. Это действие отобразит модуль кода Эта Книга для книги.
  3. Введите следующий код VBA в модуль кода Эта Книга (корректируя имя листа и диапазон адресов):

Private Sub Workbook_Open() Worksheets(«Лист1»).ScrollArea = «C6:F13» End Sub

Если книга имеет расширение XLSX, необходимо сохранить ее как поддерживающую макросы (с расширением XLSM).

При открытии книги процедура Workbook_Open выполняется автоматически и свойство ScrollArea действует постоянно. Но, применяя данный метод, вы не сможете полностью ограничить доступ пользователей к частям книги. Так, продвинутый пользователь может открыть окно Properties и удалить содержимое поля ScrollArea или отключить макросы в открытой книге. Кроме того, чтобы отключить выполнение макроса Workbook_Open, достаточно нажать Shift при открытии файла.

Использование защиты листа

Второй метод ограничения полезной площади листа опирается на разблокирование ячеек и защиту книги.

  1. Выделите все ячейки, которые должны остаться незаблокированными. Это могут быть отдельные ячейки или любое количество диапазонов.
  2. Нажмите Ctrl+1. В появившемся диалоговом окне Формат ячеек перейдите на вкладку Защита и снимите флажок Защищаемая ячейка.
  3. Затем выберите команду Рецензирование ► Изменения ► Защитить лист и в открывшемся диалоговом окне Защита листа снимите флажок Выделение заблокированных ячеек (рис. 24.2).
  4. Если требуется, укажите пароль, который нужно ввести, чтобы снять защиту с рабочего листа, и нажмите ОК.

Рис. 24.2. Используйте диалоговое окно Защита листа, чтобы пользователь не мог выделять заблокированные ячейки

После выполнения этих шагов только разблокированные ячейки (выделенные на шаге 1) будут доступны пользователям.

Пароли рабочего листа вовсе не гарантируют полную безопасность. На самом деле взлом таких паролей — достаточно обычное дело. Таким образом, функция защиты листа используется больше для удобства, чем для обеспечения безопасности.

Набор значений, которые могут быть введены в ячейку Excel, ограничен: решение проблемы

Автор: rf-webmaestro · Опубликовано 11.05.2018 · Обновлено 08.02.2019

Иногда при работе с таблицами в редакторе Excel появляется уведомление, что «набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен». Самая главная проблема в том, что из-за этого вы не можете ввести нужную вам информацию. На самом деле ничего страшного тут нет. Это ситуацию можно исправить в несколько шагов. В этой статье мы подробно рассмотрим, из-за чего именно появляется это окно и что можно сделать в этой ситуации.

Условие проверки

В редакторе Excel существует возможность ограничить ввод информации по каким-нибудь критериям. Процесс происходит следующим образом.

  1. Нажмите на любую клетку.
  2. Перейдите на вкладку «Данные».
  3. Кликните на выделенный инструмент.
  4. Выберите пункт «Проверка данных».

  1. После этого появится окно, в котором можно будет выбрать формат информации для проверки.

Рассмотрим эти форматы более внимательно.

Любое значение

В этом случае в ячейку можно будет вводить что угодно. Параметр используется по умолчанию для любой клетки.

Целое число

Выбрав этот формат, вы сможете отредактировать дополнительную настройку во втором поле.

Например, если выбрать вариант «между», то вы увидите, что в этом окне появятся два дополнительных поля: «Минимум» и «Максимум».

Если выбрать «больше» какой-то величины, то вам нужно будет ввести минимальный допустимый порог. Именно поэтому вы увидите только одно поле – «Минимум», поскольку «Максимум» неограничен.

Действительное

В этом случае принцип работы точно такой же, как и с целыми числами. Разница в том, что на этот раз вы можете использовать любые величины. В том числе и дробные. Для тех, кто не знает, что такое действительные числа, более подробно о них можно прочитать в «Википедии».

Этот формат наиболее интересный.

Для того чтобы понять его возможности, нужно выполнить несколько простых действий.

  1. Заполните чем-нибудь несколько клеток. Неважно чем.

  1. Нажмите на какую-нибудь клетку. Перейдите на знакомую вам вкладку. Кликните на иконку «Работа с данными». Выберите выделенный инструмент.

  1. В поле «Тип данных» выберите вариант «Список». Кликните в графу «Источник». Затем выделите нужный диапазон клеток. Так намного удобнее, чем редактировать ссылку вручную. Для продолжения нажмите на «OK».

  1. Благодаря этому теперь в этой ячейке можно выбирать нужное слово из выпадающего списка. Это намного удобнее, чем изменять текст вручную.

Данный формат подходит для тех случаев, когда ячейка должна содержать только дату. При этом доступны точно такие же дополнительные условия, как с целыми и действительными числами.

Аналогично и тут. Только здесь указывается одно время (без даты).

Длина текста

Иногда бывают ситуации, когда необходимо ограничить не формат клетки, а длину содержимого выражения. То есть, благодаря этой настройке, вы можете сделать так, чтобы в определенных полях можно было указать текст не больше нужного количества символов. Например, в графе номер телефона или название города.

Вариантов довольно много. Этот способ используется при заполнении каких-нибудь бланков или анкет.

Данный формат отличается от всех остальных. Здесь вы можете указать какую-нибудь формулу для проверки соответствия информации какому-либо условию.

Сообщение об ошибке

При желании вы можете добавить какое-нибудь уведомление о допущенной ошибке при вводе данных в ячейку. Для это вам нужно выполнить несколько простых операций.

  1. Повторите описанные выше шаги по вызову окна «Проверка вводимых значений».
  2. Выберите какой-нибудь тип данных. В качестве примера мы укажем, что необходимо вводить «Действительное» число, которое больше 10.

  1. Теперь переходим на вкладку «Сообщение об ошибке».
  2. Выбираем вид отображения:
    • «Останов»;
    • «Предупреждение»;
    • «Сообщение».
  3. Указываем заголовок и текст уведомления.
  4. Для сохранения проверки ввода значений нажмите на «OK»

В качестве примера мы укажем следующие настройки.

  1. Введите любое число. Например, что-нибудь меньше указанного значения. Нажмите на клавишу Enter . И вы увидите уведомление о том, что была допущена ошибка ввода данных.

В данном случае в поле «Вид» был указан формат «Сообщение». В этом случае вы можете вводить любые числа. Но каждый раз будете видеть подобное уведомление.

Если сделать тип «Останов», то ввести неверное значение не удастся.

А теперь попробуйте убрать введенные настройки и оставить пустые поля.

В результате этого вы и увидите указанную ранее ошибку. То есть, если ничего не указывать вручную, редактор выведет предупреждение по умолчанию.

Но обратите внимание на то, что текст сообщения отличается!

Отличие версий Microsoft Excel

Описанная выше инструкция подходит для современных редакторов 2010, 2013 и 2016 годов. По сравнению со старыми программами существуют некоторые отличия.

Откройте этот же файл в Экселе 2007. Введите неправильное значение. И вы увидите эту ошибку. То есть в современных редакторах текст сообщения по умолчанию был изменён. Привычный всем вид существовал до 2007 года.

В старом Excel 2003 ошибка точно такая же.

Сообщение для ввода данных

Чтобы у пользователей после ввода информации подобных ошибок не возникало, необходимо указывать такие подсказки заранее. Делается это очень просто.

  1. Кликните на любую клетку, для которой вы хотите задать какие-нибудь правила.
  2. Откройте в меню раздел «Данные».
  3. Выберите инструмент «Работа с данными».
  4. Нажмите на иконку «Проверка данных».

  1. В появившемся окне перейдите на вкладку «Сообщение для ввода».
  2. Укажите любой текст в указанных полях.
  3. Для продолжения нажмите на «OK».

  1. Теперь каждый раз, когда бы будете активировать эту ячейку, будете видеть подобную подсказку. Это значительно облегчит ситуацию другим пользователям, которые будут работать с созданными вами файлами.

Как отключить эту ошибку

Если вы открыли чужую таблицу и вам нужно сделать какие-нибудь изменения, но при этом видите подобную ошибку при вводе данных, то не нужно отчаиваться. Исправить ситуацию довольно просто.

  1. Выберите ячейку, в которой вы не можете указать нужное вам значение.
  2. Перейдите на панели инструментов на вкладку «Данные».
  3. Нажмите на инструмент «Работа с данными».
  4. Кликните на иконку «Проверка данных».

  1. Для того чтобы убрать все настройки, достаточно нажать на кнопку «Очистить всё».
  2. Сохраняем изменения кликом на «OK».

  1. Теперь можно вносить любые данные, словно вы открыли пустой файл и никаких настроек там нет.

Примеры от компании Microsoft

Если вы не совсем понимаете, каким образом нужно указывать условия для ввода значений, рекомендуется открыть официальный сайт компании Майкрософт. Там вы сможете найти файл примеров. В нём указаны абсолютно все типы данных и различные случаи составления документов и отчётов.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели, в каких случаях может появляться ошибка ввода значений в таблицах Excel. Кроме этого, особое внимание было уделено настройкам различных условий для определения допустимого набора величин.

Если у вас что-то не получается, значит, вы что-то упускаете из виду или выбираете не тот формат данных. Попробуйте повторить эти действия более внимательно.

Видеоинструкция

Если вдруг вы не смогли понять данную инструкцию, ниже прилагается видеоролик, в котором все шаги описываются еще более детально с дополнительными пояснениями.

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как ограничить полезную площадь в листах таблиц Excel

Вы никогда не хотели оставить некоторые ячейки доступными для изменения, тогда как весь рабочий лист будет защищен? Например, настроить лист так, чтобы можно было активизировать или изменять только ячейки из определенного диапазона. Решить данную задачу можно двумя способами: с помощью свойства ScrollArea и с использованием защиты листа.

Установка свойства ScrollArea

Свойство ScrollArea определяет видимый диапазон рабочего листа. Чтобы ограничить полезную площадь листа до определенного диапазона, выполните следующие действия.

  1. Откройте вкладку Разработчик. По умолчанию она не отображается, поэтому выберите команду Файл ► Параметры, затем в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel перейдите к разделу Настройка ленты и установите флажок Разработчик в списке справа.
  2. Выполните команду Разработчик ► Элементы управления ► Свойства для отображения окна Properties (рис. 24.1).
  3. В поле ScrollArea окна Properties введите диапазон адресов и нажмите Enter. Вы не можете указать диапазон с помощью мыши — придется ввести его адрес
    вручную.

Рис. 24.1. Используйте окно Properties, чтобы установить область прокрутки для листа

После выполнения этих действий вы не сможете активизировать какую бы то ни было ячейку за пределами указанного диапазона. Кроме того, некоторые команды больше не будут работать. Например, вы не сможете выбрать строки и столбцы целиком. Заметьте, что область прокрутки ограничивается одним непрерывным диапазоном ячеек.

Главный недостаток данного способа заключается в том, что свойство ScrollArea применяется на определенное время. Другими словами, после того как вы сохраните файл и закроете его, свойство ScrollArea перестанет действовать, и когда вы снова откроете файл, то сможете выбирать любую нужную вам ячейку. Одно из решений данной проблемы заключается в написании простого макроса VBA, который выполняется тогда, когда книга открыта. Для добавления макроса такого типа выполните следующие действия.

  1. Сверните окно книги нажатием Ctrl+F5.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши на строке заголовка книги и в контекстном меню выберите команду Исходный текст. Это действие отобразит модуль кода Эта Книга для книги.
  3. Введите следующий код VBA в модуль кода Эта Книга (корректируя имя листа и диапазон адресов):

Private Sub Workbook_Open() Worksheets(«Лист1»).ScrollArea = «C6:F13» End Sub

Если книга имеет расширение XLSX, необходимо сохранить ее как поддерживающую макросы (с расширением XLSM).

При открытии книги процедура Workbook_Open выполняется автоматически и свойство ScrollArea действует постоянно. Но, применяя данный метод, вы не сможете полностью ограничить доступ пользователей к частям книги. Так, продвинутый пользователь может открыть окно Properties и удалить содержимое поля ScrollArea или отключить макросы в открытой книге. Кроме того, чтобы отключить выполнение макроса Workbook_Open, достаточно нажать Shift при открытии файла.

Использование защиты листа

Второй метод ограничения полезной площади листа опирается на разблокирование ячеек и защиту книги.

  1. Выделите все ячейки, которые должны остаться незаблокированными. Это могут быть отдельные ячейки или любое количество диапазонов.
  2. Нажмите Ctrl+1. В появившемся диалоговом окне Формат ячеек перейдите на вкладку Защита и снимите флажок Защищаемая ячейка.
  3. Затем выберите команду Рецензирование ► Изменения ► Защитить лист и в открывшемся диалоговом окне Защита листа снимите флажок Выделение заблокированных ячеек (рис. 24.2).
  4. Если требуется, укажите пароль, который нужно ввести, чтобы снять защиту с рабочего листа, и нажмите ОК.

Рис. 24.2. Используйте диалоговое окно Защита листа, чтобы пользователь не мог выделять заблокированные ячейки

После выполнения этих шагов только разблокированные ячейки (выделенные на шаге 1) будут доступны пользователям.

Пароли рабочего листа вовсе не гарантируют полную безопасность. На самом деле взлом таких паролей — достаточно обычное дело. Таким образом, функция защиты листа используется больше для удобства, чем для обеспечения безопасности.

Трюк №8. Ограничение диапазона прокрутки листа Excel

Если вы постоянно перемещаетесь по своей электронной таблице или не хотите, чтобы читатели могли просматривать определенные данные, удобно ограничить видимую область электронной таблицы только необходимыми
данными.

Все листы Excel, созданные в Excel 97-2003, имеют 256 столбцов (от А до IV) и 65 536 строк. Чаще всего на листе используется лишь небольшая доля доступных ячеек. Немного усилий — и вы сможете ограничить область прокрутки листа только ячейками, содержащими нужные данные. Затем можно поместить данные, которые пользователь видеть не должен, в ячейки за пределами области прокрутки. Это также упростит переход по ячейкам на листе, так как часто возникает ситуация, когда пользователь неожиданно оказывается на 50 000 строке и начинает кричать, что на листе совершенно невозможно найти необходимые данные.

Самый простой способ установить границы — просто спрятать все неиспользуемые столбцы и строки. На своем листе найдите последнюю строку, содержащую данные, и целиком выделите строку под ней, щелкнув кнопку строки. Удерживайте клавиши Ctrl и Shift и нажимайте стрелку вниз, чтобы выделить все строки ниже. Чтобы спрятать их, выберите команду Формат → Строка → Скрыть (Format → Row → Hide). To же самое сделайте и с неиспользуемыми столбцами: найдите последний столбец с данными, полностью выделите столбец справа от него, удерживайте клавиши Ctrl и Shift, нажимая стрелку вправо, а затем выберите команду Формат → Столбец → Скрыть (Format → Column → Hide). Если все произошло как надо, используемые ячейки будут окружены серой областью, за пределы которой пе.рейти невозможно.

Второй способ определить границы — указать допустимый диапазон в окне Properties листа. Правой кнопкой мыши щелкните ярлычок листа в левом нижнем углу экрана и в контекстном меню выберите пункт View Code (Исходный текст). В Windows выберите команду View → Project Explorer (Ctrl+R), а в Mac OS X нажмите сочетание клавиш Apple+R, чтобы открыть окно Project Explorer. Если окно Properties не открыто, нажмите клавишу F4. Выберите нужный лист, и перейдите к свойству ScrollArea в окне Properties.

Теперь в Project Explorer выберите лист, область прокрутки которого хотите ограничить, а затем в окне Properties (рис. 1.12) перейдите к свойству ScrollArea. В соответствующем поле значений справа введите желаемые границы листа, например, $A$1:$G$50.

Рис. 1.12. Окно Properties в Project Explorer

Вы не сможете прокручивать лист за пределы указанной области. К сожалению, после закрытия Excel не сохранит этот параметр. Это означает, что для того, чтобы автоматически выбирать желаемый диапазон прокрутки, необходимо создать простой макрос, поместив немного кода в событие worksheet_Activate.

Правой кнопкой мыши щелкните ярлычок с именем того листа, где нужно ограничить диапазон прокрутки, и в контекстном меню выберите команду Исходный текст (View Code), затем введите код из листинга 1.13.

// Листинг 1.13 Private Sub Worksheet_Activate () Me. Scroll Area = «A1:G50» End Sub

Как обычно, нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу. Хотя вы не сможете увидеть результат в виде серой области в первом способе, вы все же не сможете прокрутить лист или выбрать что-либо за пределами заданной области.

// Листинг 1.14 Sub МуМасrо() ‘ ‘ ‘макрос МуМасго ‘макрос записан 19/9/2011 ву Excel2010.ru ‘ ‘ ActiveSheet.Scroll Area = «» Range(«Z100»).Select Selection.Font.Bold = True ActiveSheet.Scroll Area — «$A$1:$G$50″ Sheets(‘Daily Budget»).Select ActiveSheet.Scroll Area = «» Range («T500»).Select Selection.Font.Bold = False ActiveSheet.Scroll Area = «$A$1:$H$25» End Sub

Наш записанный макрос выбирает ячейку Z100 и форматирует ее, делая шрифт жирным. Затем он выбирает лист с именем Daily Budget, выбирает на нем ячейку Т500 и отменяет жирный шрифт. Мы добавили строку ActiveSheet.ScrollArea = «», поэтому на листе можно выбрать любую ячейку, а затем восстановить желаемый ограниченный диапазон прокрутки. Выбирая другой лист (Daily Budget), мы снова позволяем коду выбирать любую ячейку на этом листе, а затем восстанавливаем ограниченный диапазон.

Третий метод, наиболее гибкий, автоматически ограничивает область прокрутки используемым диапазоном ячеек на листе, для которого вы создаете следующий код. Чтобы применить этот способ, правой кнопкой мыши щелкните ярлычок с именем нужного листа, в контекстном меню выберите пункт Исходный текст (View Code) и введите код, приведенный в листинге 1.15.

// Листинг 1.15 Private Sub Worksheet_Activate() Me.ScrollArea = Range(Me.UsedRange, Me.UsedRange(2.2)).Address End Sub

Теперь нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q или щелкните крестик в правом верхнем углу окна, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу.

Этот макрос будет выполняться автоматически каждый раз, когда вы будете активировать лист, где он хранится. Однако некоторые проблемы могут возникнуть, если понадобится ввести данные за пределами текущего используемого диапазона. Чтобы избежать этого, примените стандартный макрос, который восстановит область прокрутки, равную полному листу. Выберите команду Сервис → Макрос → Редактор Visual Basic (Tools → Macro → Visual Basic Editor), затем выберите команду Insert → Module и введите код из листинга 1.16.

// Листинг 1.16 Sub ResetScrollArea() ActiveSheet.ScrollArea = «» End Sub

Теперь нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q или щелкните крестик в правом верхнем углу окна, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу. Если хотите, можно упростить способ выполнения макроса, назначив ему сочетание клавиш. Выберите команду Сервис → Макрос → Макросы (Tools → Macro > Macros) или нажмите сочетание клавиш (Alt/Option+F8). Выберите ResetScrollArea (это имя вашего макроса), щелкните кнопку Параметры (Options) и выберите сочетание клавиш.

Каждый раз, когда понадобится добавить данные за пределами установленных границ листа, выполняйте макрос ResetScrollArea для переопределения границ. После выполнения макроса внесите изменения, которые было невозможно сделать с ограниченным диапазоном прокрутки. Закончив, активируйте любой другой лист, а затем активируйте только что измененный лист. Это действие запустит код, ограничивающий диапазон прокрутки желаемой областью.

Читать еще:  Мнк в excel как сделать
Ссылка на основную публикацию
×
×
Adblock
detector