Как сделать проверку данных в excel 2007?

Проверка данных

Проверка данных является неплохим инструментом Excel для контроля за вносимыми на листах изменениями, не прибегая к помощи VBA. С её помощью можно ограничить ввод в ячейку, разрешив вводить только даты либо время, либо только числа. Да к тому же еще и задать диапазон дат либо предел чисел(к примеру от 1 до 10).Применений, я думаю, можно придумать массу: для корректной работы многих формул требуются корректные исходные данные. Следовательно, мы можем с помощью Проверки данных разрешить пользователю вводить только тот тип и диапазон данных, который может обработать формула, не возвращая значение ошибки. Разберем поподробней.

Сей чудесный инструмент находится: Данные (Data)Проверка данных (Data Validation) . Должно появиться окно:

Для начала надо выделить ячейку(или диапазон ячеек) для которой необходимо установить проверку. Затем идем в Данные (Data)Проверка данных (Data Validation) .

Первая вкладка — Параметры (Settings)

В поле Тип данных (Allow) — выбирается непосредственно тип данных, который должен быть записан в ячейке. Всего доступно 8 типов: Любое значение, Целое число, Действительное, Список, Дата, Время, Длина текста, Другой (Any Value, Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom) . Пункт Любое значение (Any Value) установлен по умолчанию, проверка не осуществляется. Подробно про пункт Списки (List) и как их создавать можно посмотреть и почитать в статье Выпадающие списки. Там все подробно и с нюансами расписано про списки в проверке данных, поэтому в данной статье рассмотрим оставшиеся 6 типов. Если кратко, то при выборе пункта Список в ячейке появляется выпадающий список допустимых значений. И ввести можно только то значение, которое присутствует в списке

Остальные типы данных:

  • Целое число (Whole number) — говорит само за себя. После установки такой проверки в ячейку можно будет внести только целое число. Т.е. число, не имеющее дробного остатка( 9,1 например уже нельзя будет ввести). Так же нельзя будет ввести произвольный текст. Чаще всего подобная проверка применяется в полях для записи кол-ва штук товара и т.п. Т.е. там, где не может быть дробных значений.
  • Действительное (Decimal) — тоже, что и в предыдущем пункте, но ввести можно любое число — хоть целое, хоть дробное, но невозможно будет ввести текст

Примечание: применив данные типы проверок, внести в ячейку можно только число. Занести текст Excel уже не разрешит. Однако стоит помнить, что даты и время Excel воспринимает и хранит именно как ЧИСЛОВЫЕ значения, поэтому ввод даты и времени тоже будет разрешен, если он не противоречит остальным условиям проверки(см.ниже). Но для проверки Целое число разрешен будет ввод только даты, т.к. время Excel хранит как дробное значение(кроме 24:00:00 и 00:00:00, которые Excel воспринимает как 1 и 0 соответственно). Более подробно о восприятии Excel-ем данных читайте в статье Как Excel воспринимает данные?.

  • Дата (Date) — В ячейке может содержаться только значение даты. Дата может быть записана в любом формате, допустимом в текущей локализации Windows. Здесь тот же нюанс, что и проверкой на числа, только в обратную сторону — любая дата это число, поэтому по сути можно будет ввести любое целое число, которое может быть переведено Excel-м в дату.
  • Время (Time) — можно записывать значения в формате времени для текущей локализации и так же как с датой в ячейку можно будет вводить не только время, но и любые числа: целые или дробные
  • Длина текста (Text lenght) — позволяет ограничить количество вводимых в ячейку символов. Данные могут являться и числом и текстом и временем. Чем угодно, только должны соответствовать остальным условиям проверки. Часто применяется для контроля ввода данных по ИНН, КПП, БИК, артикулам и т.п.

    Если посмотреть на картинку в начале статьи, то можно увидеть еще три поля, помимо тех, которые я перечислил: Значение (Data) , Минимум (Minimum) и Максимум (Maximum) . Поле Значение содержит несколько вариантов проверки: Между, Вне, Равно, Больше, Меньше, Больше или равно, Меньше или равно (between, not between, equal to, not equal to, greater than, less than, greater than or equal to, less than or equal to) и доступно оно только при выборе Типа данных Целое число, Действительное, Дата, Время, Длина текста . Для других типов поле Значение недоступно. В зависимости от того, какой пункт выбран в поле Значение появляются дополнительные поля: Минимум и Максимум . При этом может быть только одно поле и название может быть иным. Например, для варианта Равно будет показано только одно поле и называться оно будет Значение (Value) . Но здесь нет никаких подводных камней и разобраться с этими полями можно не напрягаясь и без поллитры 🙂

    По сути все пункты довольно красноречивы и пояснять подробно каждый, думаю, смысла нет. Например, Между (between) — указывается интервал дат или чисел, в который должно входить условие(например целое число от 1 до 12: Минимум = 1, Максимум = 12). Если пользователь попытается ввести число за пределами указанного интервала(скажем число 0 , -3 или 14 ), то Excel выдаст сообщение об ошибке(см.ниже). Вариант Больше или равно (greater than or equal to) позволит вносить только положительные значения больше нуля, если указать в поле Минимум значение 1.
    Чуть большее внимание следует уделить варианту проверки Вне (not between) . При установленном значении Вне, в ячейку можно будет внести только данные, которые не входят в диапазон, указанный в полях Минимум и Максимум. Т.е. при тех же условиях от 1 до 12 ввести можно будет и 0 и -3 и 14 , но нельзя будет ввести 1 или 10.
    При этом в полях для ввода значений допускается указать ссылку на ячейку. Например, в ячейке A1 записана начальная дата приема заявок, в B1 — конечная дата. И надо установить в ячейках A2:A50 проверку на интервал дат, указанных как раз в A1 и B1 . Для этого выделяем ячейки A2:A50 и создаем в них проверку данных: Тип данных: Дата, Значение: Между, Начальная дата: = A1 , Конечная дата: = B1 . Теперь можно регулировать интервал без изменения самой проверки данных — просто изменяя значения ячеек A1 и B1 .

    Другой (Custom) — на мой взгляд самый интересный и самый мощный тип проверки. Здесь нам предоставляется возможность более широко контролировать ввод данных. Для заполнения есть только одно поле — Формула (Formula) . В него необходимо записать формулу и при каждом вводе значений в ячейку, Excel проверит введенное выражение на ИСТИНУ. Если быть точнее то Excel сначала вычислит формулу в этом поле ориентируясь на введенное в ячейку с проверкой данных значение, а потом проверит — возвращает ли формула значение ИСТИНА(TRUE). Если результатом будет ИСТИНА (TRUE) , то введенное значение будет сохранено в ячейке, а если ЛОЖЬ (FALSE) , то будет выдано окно с сообщением об ошибке:

    Приведу простой пример. В ячейку А1 введем число 1. Выделяем ячейку В1 — назначаем проверку данных-Другой. В поле Формула вписываем: = B1 = A1 . Теперь в ячейку В1 можно вписать только значение, которое полностью идентично значению в ячейке А1 .

    Важно: если проверка данных в дальнейшем будет скопирована в другие ячейки, то ссылки будут смещены так, будто это простая формула. Поэтому при создании формул в проверке данных необходимо учитывать возможность смещения и при необходимости закреплять ссылки(знак доллара — $).

    Вкладка Сообщение для ввода (Input Message)

    Здесь указывается текст, который будет отображаться при выделении ячейки с проверкой данных:

    Самое удобное в данном сообщение то, что можно не устанавливать саму проверку данных, а заполнить только эту вкладку. Тогда сообщение будет появляться при выделении ячейки, но никаких ограничений для ввода в ячейку не будет. Т.е. использовать эту возможность просто для дополнительного информирования о предпочтительном формате данных или просто указывать тип вводимой в ячейку информации.

    Вкладка Сообщение об ошибке (Error Alert)
    Здесь указывается отображать сообщение об ошибочном вводе или нет, и сам тип выводимого сообщения об ошибке.

    • Выводить сообщение об ошибке (Show error alert after invalid data is entered) — в большинстве случаев необходимо установить галочку. Если галочка снята, то проверка вводимых в ячейку данных не будет осуществляться.
    • Вид (Style)
      • Останов, Сообщение (Stop, Information) — можно ввести только разрешенные проверкой значения. Различается только вид сообщения(пример сообщения Останов приведен на рисунке выше).
      • Предупреждение (Warning) — в ячейку можно ввести любое значение, но при вводе значения, противоречащего проверке, появиться предупреждающее сообщение с подтверждением ввода данных.
    • Заголовок (Title) — текст, который будет показан в заголовке сообщения об ошибке. Если не указан, то в заголовке будет написано Microsoft Excel.
    • Сообщение (Error message) — непосредственно текст самого сообщения об ошибке. Если не указан, то будет показан текст примерно следующего содержания:
      Это значение не соответствует ограничениям по проверке данных, установленным для этой ячейки
      (This value doesn’t match the data validation restrictions defined for this cell)

    Но так же необходимо помнить, что какое бы условие на проверку Вы не поставили — значение в ячейке можно удалить, нажав кнопку Del. Либо скопировав ячейку из другой книги или листа и вставив на место проверки данных — проверка исчезнет, т.к. вся ячейка будет заменена скопированной. И от этого никак не уйти — такой проверку сделали разработчики.

    Как скопировать проверку данных на другие ячейки
    Все очень просто — копируем ячейку с нужной проверкой данных -выделяем ячейки для создания в них такого же условия -Правая кнопка мыши —Специальная вставка (Paste Special) -в окне выбираем Условия на значения (Validation)Ок:

    Как удалить проверку данных из ячеек
    Выделяем необходимые ячейки -вкладка Данные (Data)Проверка данных (Data Validation) . В поле Тип данных (Allow) устанавливаем Любое значение (Any Value)Ок.

    Маленькая хитрость использования проверки данных
    Если проверка данных на ячейки была установлена уже после того, как данные были внесены, то очень неплохо понять, все ли данные соответствуют условиям проверки. Сделать это несложно. После того, как ячейкам была назначена проверка данных переходим на вкладку Данные (Data)Проверка данных (Data Validation) -раскрываем меню и выбираем Обвести неверные данные (Circle Invalid Data) . Все ячейки, данные в которых не соответствуют условиям проверки данных будут обведены красной линией:

    Это можно использовать не только когда необходима проверка данных, но и просто для определения ошибочных значений. Например, есть список товара на складе и есть лист, в который этот товар вносился сотрудниками вручную. Необходимо определить какие наименования товара не соответствуют тем, которые заведены на складе. Создаем проверку данных Список(Выпадающие списки), указывая в качестве источника список товара на складе. Далее распространяем эту проверку на ячейки с занесенными сотрудниками данными. И теперь применяем функцию Обвести неверные данные.

    Сразу после исправления неверных значений на те, которые есть в списке обводка исчезает. Если не все значения надо исправлять, а обводку тем не менее надо удалить, то после всех нужных правок просто переходим на вкладку Данные (Data)Проверка данных (Data Validation) -раскрываем меню и выбираем Удалить обводку неверных данных (Clear Validation Circles)

    Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Интерфейс Excel 2007 Проверка вводимых данных. Условное форматирование

    Интерфейс Excel 2007 построен по аналогии с интерфейсом Word 2007 и кардинально отличается от предыдущих версий 1997-2003. Стартовое окно программы содержит три пустых листа рабочей книги. Вверху находятся семь лент с инструментами: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая лента состоит из панелей, на которых, собственно, и расположены инструменты для работы с электронными таблицами. Как правило, на панель вынесены наиболее часто используемые инструменты. Для вызова полного набора инструментов той или иной панели надо открыть окно данной панели, нажав на стрелочку в правом нижнем углу.

    При этом откроется соответствующее окно с инструментами.

    В левом верхнем углу окна программы находится главная кнопка программы «Office».

    Не забывайте, что по умолчанию программа сохраняет файл с расширением xlsx, который не смогут прочитать предыдущие версии Excel. Для того, чтобы документ был совместим с ранними версиями электронных таблиц, необходимо во время сохранения файла выбрать соответствующую опцию.

    Очень часто при вводе данных в ячейки электронной таблицы мы совершаем ошибки. Если четко знать каким условиям должны удовлетворять вводимые данные, то ошибок можно избежать. Для этого надо задать условия проверки вводимых значений. Выделите диапазон ячеек, в которые будут вводиться данные. Выберите инструмент «Проверка данных» на панели «Работа с данными» ленты «Данные». Из выпадающего списка выберите значение «Проверка данных..».

    В появившемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» задайте условия проверки.

    На вкладке «Сообщение для ввода» введите текстовые значения, которые будут показаны пользователю, когда ячейка выбрана.

    На вкладке «Сообщение об ошибке» введите текстовые значения, которые будут показаны пользователю, когда в ячейку введено ошибочное значение.

    Вот как это будет выглядеть в процессе работы.

    Если в окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» установить в поле «Тип данных» значение «Список», то можно упростить ввод повторяющихся данных.

    Для этого надо предварительно ввести все допустимые значения из списка. Затем в поле «Источник» указать диапазон ячеек, где расположены допустимые списочные значения:

    · нажмите изображение таблицы, расположенной справа поля;

    · выделите диапазон ячеек;

    · повторно нажмите на изображение таблицы.

    После этого, при выборе ячейки будет появляться стрелочка, нажав на которую можно выбрать нужное значение из списка.

    Условное форматирование уже рассматривалось, однако Excel 2007 предоставляет более мощные и удобные инструменты. Для применения условного форматирования служит кнопка «Условное форматирование» на панели «Стили» ленты «Главная».

    Чтобы лучше понять, как работает условное форматирование, выделите группу ячеек с уже введенными данными, нажмите кнопку «Условное форматирование» и посмотрите различные варианты форматирования.

    По умолчанию программа автоматически определяет минимальное и максимальное значение в выделенном диапазоне и затем форматирует в равных процентных соотношениях. Если вас не устраивают параметры форматирования по умолчанию, воспользуйтесь пунктом «Другие правила..» для формирования нужных правил форматирования. Следует обратить внимание на возможность условного форматирования одной ячейки, содержащей текст, число или дату. Данный способ позволяет быстро найти ячейки с определенным значением. Для применения такого вида форматирования, необходимо выделить ячейку, нажать кнопку «Условное форматирование» и выбрать пункт «Правила выделения ячеек».

    В появившемся окне задайте конкретные условия форматирования. Если не подходят стандартные операторы для форматирования, воспользуйтесь пунктом «Другие правила..».

    В нашем случае выделенная пустая ячейка окрасилась, т.к. по умолчанию Excel считает, что пустые ячейки эквиваленты нулевому значению. Если в ячейку ввести число большее 4, то ячейка обесцветится. Чтобы распространить условное форматирование на другие ячейки, необходимо правой кнопкой мыши потянуть за правый нижний угол только что отформатированной ячейки и в контекстном меню выбрать пункт «Заполнить только форматы».

    В Excel 2007 имеется возможность условного форматирования верхних и нижних значений в диапазоне ячеек. Для этого нажмите кнопку «Условное форматирование», выберите пункт меню «Правила отбора первых и последних значений», и соответствующее правило форматирования.

    В появившемся окне можно подстроить условие форматирования.

    В Excel 2007 к одному и тому же диапазону можно применять одновременно несколько правил условного форматирования. Для того, чтобы расставить приоритеты форматирования, необходимо воспользоваться пунктом «Диспетчер правил условного форматирования» кнопки «Условное форматирование».

    Правило, находящееся вверху списка является самым приоритетным.

    Для прекращения действия какого-либо правила форматирования необходимо установить флажок «Остановить, если истина». Условные форматы можно копировать (вы в этом уже убедились на примере выше). Для копирования формата в любую ячейку (диапазон ячеек) можно воспользоваться «метелкой» «Формат по образцу», расположенной на панели «Буфер обмена» ленты «Главная».Для удаления условного форматирования необходимо выделить нужный диапазон ячеек, нажать кнопку «Условное форматирование» и выбрать пункт «Удалить правила».

    Дата добавления: 2015-10-26 ; просмотров: 827 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

    Интерфейс Excel 2007 Проверка вводимых данных. Условное форматирование

    Интерфейс Excel 2007 построен по аналогии с интерфейсом Word 2007 и кардинально отличается от предыдущих версий 1997-2003. Стартовое окно программы содержит три пустых листа рабочей книги. Вверху находятся семь лент с инструментами: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая лента состоит из панелей, на которых, собственно, и расположены инструменты для работы с электронными таблицами. Как правило, на панель вынесены наиболее часто используемые инструменты. Для вызова полного набора инструментов той или иной панели надо открыть окно данной панели, нажав на стрелочку в правом нижнем углу.

    При этом откроется соответствующее окно с инструментами.

    В левом верхнем углу окна программы находится главная кнопка программы «Office».

    Не забывайте, что по умолчанию программа сохраняет файл с расширением xlsx, который не смогут прочитать предыдущие версии Excel. Для того, чтобы документ был совместим с ранними версиями электронных таблиц, необходимо во время сохранения файла выбрать соответствующую опцию.

    Очень часто при вводе данных в ячейки электронной таблицы мы совершаем ошибки. Если четко знать каким условиям должны удовлетворять вводимые данные, то ошибок можно избежать. Для этого надо задать условия проверки вводимых значений. Выделите диапазон ячеек, в которые будут вводиться данные. Выберите инструмент «Проверка данных» на панели «Работа с данными» ленты «Данные». Из выпадающего списка выберите значение «Проверка данных..».

    В появившемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» задайте условия проверки.

    На вкладке «Сообщение для ввода» введите текстовые значения, которые будут показаны пользователю, когда ячейка выбрана.

    На вкладке «Сообщение об ошибке» введите текстовые значения, которые будут показаны пользователю, когда в ячейку введено ошибочное значение.

    Вот как это будет выглядеть в процессе работы.

    Если в окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» установить в поле «Тип данных» значение «Список», то можно упростить ввод повторяющихся данных.

    Для этого надо предварительно ввести все допустимые значения из списка. Затем в поле «Источник» указать диапазон ячеек, где расположены допустимые списочные значения:

    · нажмите изображение таблицы, расположенной справа поля;

    · выделите диапазон ячеек;

    · повторно нажмите на изображение таблицы.

    После этого, при выборе ячейки будет появляться стрелочка, нажав на которую можно выбрать нужное значение из списка.

    Условное форматирование уже рассматривалось, однако Excel 2007 предоставляет более мощные и удобные инструменты. Для применения условного форматирования служит кнопка «Условное форматирование» на панели «Стили» ленты «Главная».

    Чтобы лучше понять, как работает условное форматирование, выделите группу ячеек с уже введенными данными, нажмите кнопку «Условное форматирование» и посмотрите различные варианты форматирования.

    По умолчанию программа автоматически определяет минимальное и максимальное значение в выделенном диапазоне и затем форматирует в равных процентных соотношениях. Если вас не устраивают параметры форматирования по умолчанию, воспользуйтесь пунктом «Другие правила..» для формирования нужных правил форматирования. Следует обратить внимание на возможность условного форматирования одной ячейки, содержащей текст, число или дату. Данный способ позволяет быстро найти ячейки с определенным значением. Для применения такого вида форматирования, необходимо выделить ячейку, нажать кнопку «Условное форматирование» и выбрать пункт «Правила выделения ячеек».

    В появившемся окне задайте конкретные условия форматирования. Если не подходят стандартные операторы для форматирования, воспользуйтесь пунктом «Другие правила..».

    В нашем случае выделенная пустая ячейка окрасилась, т.к. по умолчанию Excel считает, что пустые ячейки эквиваленты нулевому значению. Если в ячейку ввести число большее 4, то ячейка обесцветится. Чтобы распространить условное форматирование на другие ячейки, необходимо правой кнопкой мыши потянуть за правый нижний угол только что отформатированной ячейки и в контекстном меню выбрать пункт «Заполнить только форматы».

    В Excel 2007 имеется возможность условного форматирования верхних и нижних значений в диапазоне ячеек. Для этого нажмите кнопку «Условное форматирование», выберите пункт меню «Правила отбора первых и последних значений», и соответствующее правило форматирования.

    В появившемся окне можно подстроить условие форматирования.

    В Excel 2007 к одному и тому же диапазону можно применять одновременно несколько правил условного форматирования. Для того, чтобы расставить приоритеты форматирования, необходимо воспользоваться пунктом «Диспетчер правил условного форматирования» кнопки «Условное форматирование».

    Правило, находящееся вверху списка является самым приоритетным.

    Для прекращения действия какого-либо правила форматирования необходимо установить флажок «Остановить, если истина». Условные форматы можно копировать (вы в этом уже убедились на примере выше). Для копирования формата в любую ячейку (диапазон ячеек) можно воспользоваться «метелкой» «Формат по образцу», расположенной на панели «Буфер обмена» ленты «Главная».Для удаления условного форматирования необходимо выделить нужный диапазон ячеек, нажать кнопку «Условное форматирование» и выбрать пункт «Удалить правила».

    Дата добавления: 2015-10-26 ; просмотров: 828 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

    Проверка данных в Excel – для тех, кто ценит свое время

    Привет всем. Как часто Вы сталкиваетесь с таблицами общего пользования, которые заполняют несколько сотрудников? Например, Вы формируете базу данных в Эксель, и всю информацию вносит несколько человек. Ошибок не избежать, некорректные данные часто проскакивают в таблицы. Вот если бы Excel мог проверить их перед внесением и указать на ошибку…

    А он может! В программу встроен мощный инструмент под названием «Проверка данных», который минимизирует ошибки внесения информации.

    Как сделать проверку данных в Excel

    Вы можете предусмотреть проверку данных еще на этапе проектировки документа, чтобы пользователь не мог внести ошибочные данные, или добавить проверку к уже существующим массивам.

    Чтобы подключить инструмент «Проверка данных», выделите проверяемые ячейки и кликните на ленте « Данные – Работа с данными – Проверка данных ». Откроется окно настройки «модератора»:

    На вкладке «Параметры» нужно задать условие для проверки в поле «Тип данных». Есть 8 типов условий для проверки:

    1. Любое значение – проверка данных отключена
    2. Целое число – можно ввести лишь целое число с дополнительным критерием;
    3. Действительное число – любое действительное число с дополнительным критерием
    4. Список – выбрать значение из заранее заданного списка
    5. Дата – ввести только дату, удовлетворяющую дополнительному критерию
    6. Время – ввести время с дополнительным условием
    7. Длина текста – ввести текст определенной длины
    8. Другой – ввести значение, которое удовлетворяет записанному вручную логическому выражению

    В этом окне можно установить еще две галки:

    • Игнорировать пустые ячейки – не применять условие к пустым ячейкам
    • Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием – найти ячейки с аналогичными условиями и применить к ним такие же изменения

    На вкладке «Сообщение для ввода» введите подсказку о том, какие данные нужно внести в ячейку.

    На вкладке «Сообщение об ошибке выберите событие, которое произойдет при введении неправильных данных. Сначала сделаем выбор в списке «Вид»:

    1. Останов – отменить внесение ошибочных данных, вывести заданное сообщение
    2. Предупреждение – программа сообщит, что значение не соответствует требованиям и уточнит, вносить ли его в ячейку
    3. Сообщение – примерно то же, что и предупреждение, но выглядит менее устрашающе

    После этого запишем заголовок и основной текст для окна-предупреждения.

    А теперь поговорим детальнее о каждом из видов условий.

    Условие на целое число в Excel

    Если в ячейки можно вносить только целые числа – выберите этот тип данных. Станет активным список с дополнительным параметром, в котором нужно задать ограничения. Сделайте выбор:

    • Между минимальным и максимальным значением
    • Вне заданного промежутка значений
    • Равно определенному значению
    • Не равно определенному значению
    • Больше заданного значения
    • Меньше заданного значения
    • Больше или равно значению
    • Меньше или равно значению

    Условие на действительное значение

    Действительные числа – все положительные, отрицательные числа, а так же, ноль. От предыдущего пункта это правило отличается тем, что можно вводить и дробные числа. Все остальные настройки – аналогичны описанным выше.

    Как я уже говорил, применение этого правила означает, что пользователю будет предложено выбрать вариант для заполнения из заранее составленного списка. Например, Вы продаете несколько марок автомобилей, можно ограничить оператору возможность ввода марки только списком из Вашего ассортимента. Когда пользователь выделит ячейку для заполнения, в ней появится раскрывающийся список с возможными вариантами. Останется только выбрать мышью или клавиатурой нужный.

    Чтобы задать список, опишите его в поле источник. Это можно сделать несколькими способами:

    • Записать перечень в ячейках на листе книги, а в поле «Источник» указать ссылку на этот массив
    • Создать именованный массив, в поле «Источник» указать его имя
    • Перечислить пункты прямо в поле «Источник» через точку с запятой

    Пользователь может написать и свое значение, отличное от тех, что в списке. Но, если выбран тип проверки «Останов», программа не позволит внести его в ячейку. При других способах проверки, значение будет записано в ячейку, но все равно будет считаться неверным.

    Этот фильтр позволит внести в ячейку только дату. Напомню, что дата в Эксель дата – это тоже число, поэтому такое правило перекликается с условием на действительное значение. Тем не менее, ввести можно только дату, с указанием параметров, таких же, как и в первых двух пунктах.

    Проверка на время – то же, что и в предыдущем пункте, только задается конкретное время без привязки к дате. Так же, вводится дополнительный параметр для ограничения выбора.

    Длина текста

    С этой проверкой Вы можете ввести и число и текст, но предлагается задать условие на его длину (в символах). Список параметров все тот же: длина между заданными значениями, вне промежутка, равна какой-то величине и т.п.

    Этот способ проверки самый гибкий. В строке «Формула» Можно задать свою логическую формулу для проверки, если ни один из предыдущих способов проверки Вас не устраивает. Например, чтобы в ячейку А1 вносили только коды, начинающиеся с символов “SUV”, и содержащие 12 символов, внесем в поле формулу: =И(ЛЕВСИМВ(A1;3)=»SUV»;ДЛСТР(A1)=12) . Лишь при выполнении этого правила значение будет считаться верным.

    Напомню, функция ЛЕВСИМВ возвращает заданное количество символов слева направо, а ДЛСТР – считает количество символов в ячейке.

    Как проверить ячейки Excel на соблюдение условий

    Если Вы применили «Проверку данных» к таблице, в которой уже есть какие-то данные, можно проверить их на соблюдение заданных правил и, при необходимости, вручную исправить. Для этого кликните на стрелке вниз возле ленточной команды «Проверка данных», в выпадающем меню выберите «Обвести неверные данные». Excel обведет ячейки с ошибками красным кругом. Осталось только исправить ошибки, круги сами будут исчезать.

    Чтобы убрать выделения без исправления, в этом же меню выберите «Удалить обводку неверных данных».

    И так, в этом уроке мы рассмотрели инструмент «Проверка данных», который позволяет найти ошибки в заполнении таблиц информацией, а так же, избежать появления новых. Вы знаете, как важно, чтобы данные были «чистыми», ведь их проще обрабатывать, а результаты расчетов будут точнее отображать исследуемые процессы. Так что, лучше взять этот замечательный инструмент на вооружение. Я, таким образом, иногда подстраховываю и себя самого, когда создаю таблицы данных. Думаю, «Проверка данных» будет и для Вас полезным помощником!

    Понравилась статья? Считаете ее полезной? Поделитесь с другом – кликните на кнопках социальных сетей, или просто перешлите ссылку!

    Я же отправляюсь писать новый важный пост, на этот раз про создание структуры таблицы. Не пропустите, особенно если Ваши таблицы большие и сложные. До встречи!

    Читать еще:  Как сделать тысячный формат в excel?
  • Ссылка на основную публикацию
    ×
    ×
    Adblock
    detector