Как сделать проверку правописания в excel?

Как включить проверку орфографии в MS Excel

Проверка орфографии в текстовом редакторе MS Word — замечательная штука. Однако в «побратиме ворда», табличном редакторе MS Excel, этого добра явно не хватает. Причина конечно простая — таблицы предполагают сокращения, аббревиатуры и т.п. вещи, которые любая автоматическая проверка орфографии неизбежно «завернет». Тем не менее, это не повод расстраиваться. Потому что на практике, возможность включить в MS Excel проверку орфографии все-таки есть. Вернее, не проверку, а автозамену заведомо неправильно введенных слов и популярных опечаток.

Какая глупая ошибка… но почему Excel её не подчеркивает?!

Включаем русский язык в MS Excel

Самое смешное и одновременное грустное в этой истории, это то, что по умолчанию функция автозамены опечаток в MS Excel включена. Но по какой-то странной причине, на 9 из 10 проверенных мной офисных пакетов, языком для автозамены по умолчанию в MS Excel был английский.

исправляем язык по умолчанию в Excel

Поэтому, первым делом проверим как дела обстоят у нас. Открываем «Файл», «Параметры», и на вкладках слева, выбираем «Язык».

Вот теперь по умолчанию Exel разговаривает по-русски

Ну конечно, как я и думал. Не смотря на то, что про английский здесь не сказано ни слова, по умолчанию используется явно не русский. Укажем программе, что она не права. Выберите в списке русский язык и нажмите кнопку «Назначить» под текстовым полем в обоих окошках. Теперь проблема решена. Осталось нажать «Ок» и перезапустить MS Excel, чтоб изменения вступили в силу.

Включаем проверку орфографии (вернее исправление ошибок) в MS Excel

Теперь с чистым сердцем снова запускаем MS Excel и вновь открываем окно настроек «Параметры». Нас интересует вкладка «Правописание».

Нас больше всего интересует кнопка «Параметры автозамены». Наибольший интерес здесь представляет вкладка «Автозамена». Здесь можно внести одно косметическое изменение: в русском языке названия дней недели не пишутся с большой буквы, эту галочку можно без угрызений совести снять.

Если же вам часто приходится иметь дело с сокращениями (сокращ.), то лучше снять и галочку с пункта «Делать первые буквы предложений прописными», иначе MS Excel будет «исправлять» вас после каждой точки.

Если с этим покончено, смотрим на самое интересное — на длинный список внизу, состоящий из двух столбиков. В левом помещены сокращения и опечатки, а в правом — на что они будут заменяться автоматически при вводе. Список довольно большой, однако, разумеется не полный и содержит только часто встречающиеся слова.

Ввод значений для автозамены в Excel

В моем примере выше «сабаку» на «собаку» он не заменит если ему не помочь. Мне это, к счастью, сделать не сложно — я ввожу в таблицу пару значений: правильное-неправильное слово и нажимаю «Добавить». Теперь все готово, можете проверять — достаточно набрать в ячейке «неправильное» слово и нажать Enter, как оно тотчас бдет заменено на правильное.

Не только исправление опечаток, но и автозамена!

Если вы успели заметить, список автозамены MS Excel можно использовать не только для исправления опечаток, но и для упрощения ввода длинных, часто используемых и устоявшихся выражений.

Заменяем сокращения и аббревиатуры в Excel на их полновесные аналоги

Например, я пишу в столбце слева аббревиатуру РФ, а справа — её расшифровку: Российская Федерация. Теперь мне достаточно ввести в ячейку всего две буквы, чтобы Excel автоматически «додумал» за меня всю «загаданную» фразу. Таким образом можно заранее определить фамилии/имена/должности сотрудников, адреса, наименования ведомств, и вообще, любую информацию, которая уместится в текстовую строчку.

Функция ЕОШ для проверки ячеек на ошибки в Excel

Функция ЕОШ в Excel используется для проверки значений, переданных в качестве ее единственного аргумента, и возвращает один из двух вариантов значений данных логического типа (ИСТИНА или ЛОЖЬ). Таким образом можно легко составить формулу обхода ошибок. Например, формула если ошибка то пустая ячейка: =ЕСЛИ(ЕОШ(A1);»»;A1).

Читать еще:  Как сделать список файлов в папке в excel?

Как проверить ячейки на ошибки с помощью функции ЕОШ в Excel

Функция ЕОШ часто используется для предотвращения возникновения ошибок в ячейках Excel. Рассматриваемая функция возвращает логическое ИСТИНА, если ее аргумент ссылается на ячейку, содержащую один из перечисленных кодов ошибки: #ССЫЛКА!, #ЧИСЛО!, #ЗНАЧ!, #ПУСТО!, #ИМЯ?, #ДЕЛ/0!. Аналогичный результат будет возвращен, если функция используется для проверки выражения или результата вычислений другой функции, указанных в качестве аргумента рассматриваемой функции, например =ЕОШ(5/0) (ошибка #ДЕЛ/0!) или =ЕОШ(ОСПЛТ(0,12;10;5;1000)) (ошибка #ЧИСЛО!, так как номер периода выплат не находится в диапазоне допустимых значений – 10>5).

В остальных случаях результат выполнения функции ЕОШ – значение ЛОЖЬ. Это касается также ошибки #Н/Д. То есть, результат выполнения формулы =ЕОШ(#Н/Д) – возвращает значение ЛОЖЬ.

В Excel начиная с версии 2007 года и выше была добавлена функция ЕСЛИОШИБКА, которая является более предпочтительной для использования, поскольку она нивелирует избыточность конструируемых выражений. Например, для проверки наличия ошибки в расчетах с помощью функции ЕОШ и устранения ее требуется конструкция ЕСЛИ(ЕОШ(проверяемое_значение);значение_если_ошибка_была_найдена;значение_без_изменений). С использованием функции ЕСЛИОШИБКА запись сокращается до =ЕСЛИОШИБКА(проверяемое_значение;значение_если_ошибка_была_найдена).

Примеры использования функции ЕОШ в формулах Excel

Пример 1. В таблице Excel содержатся данные о количестве посетителей сети магазинов по городам и среднем числе клиентов в сутки. Определить среднюю сумму в чеке на одного клиента. В некоторых городах магазины данного бренда еще не открылись, поэтому данные могут отсутствовать. А в результате вычислений формул весь отчет получился запачканным ошибками: #ДЕЛ/0!

Вид таблицы данных:

Для расчета среднего значения нужно разделить сумму покупок на число клиентов. Поскольку в некоторых городах магазины еще не открылись, данные отсутствуют. Чтобы предотвратить возникновение ошибки используем следующую формулу:

Если проверяемое значение функцией ЕСЛИ (результат выполнения функции ЕОШ, то есть проверка частного от деления C3/B3) возвращает ИСТИНА (ошибка была найдена), будет возвращено значение 0, иначе – результат деления C3/B3. Вычислим значение для города Москва и «растянем» формулу для определения результатов по другим городам. Получим:

Вместо ошибок #ДЕЛ/0! Выводится значение 0,00.

Как заменить ошибки в ячейках Excel текстом

Пример 2. Для поиска в базе данных используется функция БИЗВЛЕЧЬ, которая может вернуть как минимум два кода ошибок: #ЗНАЧ!, если поиск не дал результатов, и #ЧИСЛО!, если количество совпадений равно 2 и более. Заменить коды ошибок на более понятное для рядового пользователя пояснение.

Вид таблицы данных:

В данной таблице (оформлена как БД в Excel) хранятся данные о телевизорах на складе. Например, чтобы найти цену телевизора LG с диагональю 21 введем функцию:

Чтобы получать разъяснение ошибок при поиске несуществующих товаров или сразу нескольких единиц (например, в таблице есть несколько телевизоров с диагональю 21) используем следующую запись:

В результате поиска, например, телевизора Philips (несуществующая позиция в данной БД) получим следующее сообщение:

Привила использования функции ЕОШ в формулах Excel

Функция имеет следующую синтаксическую запись:

значение – единственный аргумент, обязательный для заполнения, который может быть указан в виде ссылки на ячейку, данными текстового, числового, логического типов, в виде логического выражения, функции или формулы, состоящей из нескольких функций.

  1. Функция не выполняет промежуточных преобразований типов данных для значений, принимаемых в качестве аргумента. Например, для текстовой строки со значением «#ЧИСЛО!» ошибкой она вернет значение ЛОЖЬ, а для ячейки со значением #ЧИСЛО! – ИСТИНА.
  2. Сама по себе рассматриваемая функция используется на практике крайне редко. Ее удобно применять в комбинации с другими логическими функциями, чаще всего с функцией ЕСЛИ.

Как проверить орфографию в Excel

Функция проверки орфографии в Excel не имеет всех наворотов, которые есть в Word, но она обеспечивает базовые функции проверки орфографии. Вы можете проверить правильность написания слов в ячейках листа и добавить слова в словарь.

К сожалению, Excel не проверяет орфографию при вводе (подчеркивая их красным), как это делает Word. Вы только уведомлены, что слово написано неправильно, когда вы запускаете проверку правописания.

Как проверить правописание текущего листа

Чтобы проверить орфографию листа, щелкните вкладку в нижней части экрана для листа, на котором вы хотите запустить проверку орфографии.

Читать еще:  Как сделать синус в квадрате в excel?

Когда вы запускаете проверку орфографии, она начинается с любой выбранной ячейки, поэтому, если вы хотите начать проверку орфографии в «начале» листа, поместите курсор на ячейку «А1» перед началом.

Когда вы будете готовы начать проверку орфографии, перейдите на вкладку «Обзор».

Нажмите «Правописание» в разделе «Проверка». Вы также можете нажать «F7» с любой активной вкладкой на ленте, чтобы начать проверку орфографии.

Ячейка, содержащая первое слово, не найденное в словаре, подсвечивается, и отображается диалоговое окно «Правописание». Сомнительное слово отображается в поле ввода «Нет в словаре». Вы можете выбрать «Игнорировать один раз» или «Игнорировать все» вхождения слова с ошибкой, если слово действительно соответствует вашим целям. Если это так, вы можете выбрать «Добавить в словарь», если слово часто используется.

Если вы на самом деле неправильно написали слово, вы можете выбрать правильно написанное слово из списка «Предложения» или ввести правильное написание в поле «Нет в словаре» (если его нет в списке «Предложения») , Затем нажмите «Изменить». Чтобы изменить все вхождения этой ошибки с тем же изменением, нажмите «Изменить все».

Если сомнительное слово часто вводится неправильно, вы можете быстро настроить для него запись автозамены, чтобы она автоматически исправлялась при следующей ошибке. Для этого введите правильное слово в поле ввода «Нет в словаре» или выберите его в списке «Предложения» и нажмите «Автозамена» в диалоговом окне «Правописание». В дополнение к исправлению слова в вашем рабочем листе автоматически создается запись автозамены. В следующий раз, когда вы введете неправильное слово таким же образом, оно будет автоматически заменено указанным вами словом замены. Мы поговорим об элементах автозамены и о том, как их создать, в нашей статье о назначении сочетаний клавиш для символов в Excel.

Когда проверка орфографии завершится, появится диалоговое окно с сообщением об этом. Нажмите «ОК», чтобы закрыть его.

Обратите внимание, что слово «Холодильник» на листе «Счет-фактура» не найдено в проверке орфографии этого листа. Это потому, что это результат формулы в той ячейке, которая захватила слово из ячейки на листе «База данных продуктов» на основе «Код товара», введенного на листе «Счет-фактура». Чтобы исправить «Refridgerator», нам нужно запустить проверку орфографии на листе «База данных продуктов», что мы и сделаем в следующем разделе.

Помните, когда мы говорили, что вам следует выбрать первую ячейку листа («А1») перед началом проверки правописания? Если вы забыли и начали проверку орфографии из любой другой ячейки, кроме «А1», вам будет задан вопрос о том, хотите ли вы продолжить проверку орфографии в начале рабочего листа до завершения проверки орфографии. Нажмите «Да», чтобы проверить оставшуюся часть листа, которая еще не была проверена, и вы увидите диалоговое окно «Проверка орфографии завершена», показанное выше.

Как проверить орфографию сразу все листы в книге

По умолчанию Excel проверяет орфографию вашего текущего листа. Но что, если в вашей книге много рабочих листов, и вы хотите проверить их все? Не волнуйтесь. Вы можете легко сделать это за один раз.

В нашем примере в нашей книге есть две таблицы: «Счет-фактура» и «База данных продуктов». В предыдущем разделе мы только проверили лист «Счет-фактура». Теперь мы выберем оба листа в нашей книге, чтобы они оба были проверены на орфографию без необходимости делать каждый по отдельности.

Чтобы проверить орфографию всех рабочих листов в рабочей книге, щелкните правой кнопкой мыши вкладку текущего рабочего листа в нижней части окна Excel и выберите «Выбрать все листы» во всплывающем меню.

Обратите внимание на изображение выше, что выбранная вкладка листа отображается белым, а неактивная вкладка — серым. Когда все вкладки листа выбраны, все они отображаются на белом фоне, как показано ниже.

Теперь, когда вы начнете проверку орфографии, он проверит все листы в книге. В нашем случае, когда проверка орфографии попадает на второй лист или на лист «База данных продуктов», обнаруживается орфографическая ошибка. Чтобы исправить ошибку, мы выбираем правильное слово в списке «Предложения» и нажимаем «Изменить». Как мы упоминали ранее в этой статье, если мы думаем, что мы неправильно написали одно и то же слово в других ячейках нашей рабочей книги, мы можем нажать «Изменить все», чтобы исправить их все сразу одним и тем же исправленным словом.

Читать еще:  Как сделать закрепление областей в excel 2010?

Помните, что вы также можете ввести правильное слово в поле ввода «Нет в словаре» и нажать «Изменить», чтобы исправить ошибку.

Когда проверка орфографии завершена и отображается диалоговое окно «Проверка орфографии завершена», вы можете заметить, что последняя исправленная ошибка, похоже, не была исправлена ​​в ячейке на рабочем листе.

Не беспокойся Когда вы нажимаете «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно, исправленное слово отображается в ячейке.

Вы можете использовать пользовательские словари для добавления слов, которые вы часто используете, в словарь, которых еще нет во встроенном словаре по умолчанию, а также удалять слова, добавленные вами, с помощью кнопки «Добавить в словарь» в диалоговом окне «Правописание». Вы даже можете создавать дополнительные пользовательские словари. Проверка орфографии также может быть ограничена использованием только основного словаря, даже если доступны пользовательские словари.

Как проверить орфографию онлайн: популярные инструменты и секреты

Работа в информационном бизнесе связана с созданием большого количества информационных материалов. Сайт регулярно наполняется тематическим контентом, который готовится сторонними исполнителями – копирайтерами или рерайтерами. Грамотность уникального контента оказывает прямое влияние на популярность ресурса, поскольку текст с ошибками указывает на недостаточный профессионализм создателей.

Даже грамотный автор не застрахован от ситуации, когда в текст закрадется ошибка. Это связано со скоростью набора текста, большим объемом выполняемой работы или случайностью. Поэтому проверять орфографию – обязательное условие работы при написании текстов. Базовый вариант оценить текст, используя встроенный сервис Word, не обеспечит высокого уровня грамотности текста. Чтобы проверить орфографию в Экселе так же пользуются встроенным словарем.

В работе опытные пользователи используют дополнительные инструменты, которые позволят проверить написание слов и пунктуацию.

Проверить правописание при помощи настоящего сервиса не только удобно, но и качественно. Актуальный сервис является одним из самых сбалансированных продуктов в своем сегменте.

Ресурс выгодно отличается за счет некоторых преимуществ:

При частом обращении автора, когда требуется проверка слов на орфографию, регистрация понадобиться.

Выполняемая проверка слов на орфографию проводится комплексно, где выводятся такие показатели качества текста, как заспамленность, «вода», уникальность и количество знаков.

С задачей проверить правописание успешно справляется сервис одноименной биржи. Функциональность инструмента позволяет работать с документами объемом до 100 тыс. символов, а ресурс имеет некоторые преимущества:

Для работы в верхней части главной страницы биржи переходят по вкладке «Проверка уникальности», и выбирают раздел для контроля правильности написания слов.

Проверка на Advego выполняется комплексно, где используются некоторые специфические параметры, как «академическая тошнота документа».

Проводится проверка правописания на украинском языке, а также русском и английском. Результат действий выводится под текстом в виде параллельного текста, что отличается от других сервисов, и является не привычным.

Возможности сервиса не ограничиваются тем, что проводится проверка орфографии на английском языке. Пользователь может совершать перевод текстов с уверенностью, что полученный текст не содержит орфографических ошибок. Направлений возможных переводов материала выделено больше, чем для оценки контроля грамотности.

Дополнительно ресурс устанавливает программу переводчик для сайта, где периодически появляется материал на разных языках.

Сервис успешно используется, когда требуется проверка орфографии online. В целом ресурс направлен для использования в системе образования, но как вариант неплохо себя зарекомендовал и в работе для профессиональных пользователей.

Основными достоинствами ресурса можно считать:

Яндекс Спеллер

Современным ресурсом, который позволяет проверить слово на орфографию, является одноименный сервис. Яндекс Спеллер работает на трех языках, включая английский и украинский.

Удобнее использовать сервис владельцам сайтов, которые практикуют размещение информации непосредственно на собственной информационной площадке. Для выполнения проверки воспользуйтесь вставкой адресной строки в окно для оценки.

Удобным инструментом является использование меню для редактирования ошибок, которые установлены в ходе работы. Можно это выполнить без выхода из режима проверки. Эта функция знакома пользователям по работе с программой FineReader.

Подводя итог, можно отметить, что для получения максимального результата целесообразно в работе использовать не менее двух контрольных ресурсов. Даже сбалансированный продукт окажется слабее узкого специализированного сервиса для оценки грамотности текста.

Опытный пользователь перед сдачей текста заказчику или размещением на страницах сайта обязательно подвергнет текст детальному анализу при помощи собственных знаний. Вдумчивое чтение поможет распознать не точный смысл или резкое звучание. Не стесняйтесь прибегнуть к помощи постороннего человека. «Свежий взгляд» обычно находит самую неявную ошибку.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector