Как сделать резервную копию excel?

Восстановление поврежденной книги

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Если при открытии книги Microsoft Excel обнаруживает, что она повреждена, автоматически запускается режим восстановления файла, чтобы восстановить книгу. Если данный режим не запускается, попробуйте восстановить книгу вручную, выполнив указанные ниже действия.

Выберите Файл > Открыть.

Выберите расположение и папку, в которой находится поврежденная книга.

Выберите поврежденную книгу в диалоговом окне Открытие документа.

Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть, а затем выберите команду Открыть и восстановить.

Чтобы восстановить максимально возможное количество данных книги, выберите Восстановить.

Если не удается восстановить данные с помощью команды Восстановить, выберите Извлечь данные, чтобы извлечь из книги значения и формулы.

Если ни автоматическое, ни ручное обновление не работают, существует несколько других способов восстановления, которые могут помочь сохранить данные. Вы также можете предотвратить потерю данных, автоматически сохраняя резервную копию книги или периодически создавая файл восстановления.

Восстановление данных из поврежденной книги

Попробуйте восстановить данные с помощью одного из приведенных ниже способов. Если какой-то из них не сработает, можно попробовать другой. Кроме того, для восстановления книги можно воспользоваться решениями сторонних производителей программного обеспечения.

Важно: Если книгу не удается открыть из-за ошибки на диске или в сети, прежде чем пытаться восстановить ее каким-либо из следующих способов, переместите ее на другой жесткий диск или на локальный диск.

Восстановление данных, когда книга открыта в Excel

Восстановление книги до последней сохраненной версии Если книга повреждена во время работы до сохранения изменений, можно восстановить ее последнюю сохраненную версию.

Выберите Файл > Открыть.

Дважды щелкните имя книги, которую необходимо открыть в приложении Excel.

Нажмите кнопку Да, чтобы снова открыть книгу.

Книга откроется без внесенных вами изменений, которые могли привести к ее повреждению.

Восстановление данных, если не удается открыть книгу в Excel

Установка пересчета вручную в Microsoft Excel Попробуйте отключить автоматический пересчет. Книга не будет пересчитываться и поэтому может открыться.

Выберите Файл > Создать.

В разделе Создать нажмите Пустая книга.

Выберите Файл > Параметры.

На вкладке Формулы в разделе Параметры вычислений выберите параметр Вручную и нажмите кнопку ОК.

Выберите Файл > Открыть.

Найдите поврежденную книгу и откройте ее двойным щелчком мыши.

Использование внешних ссылок для связи с поврежденной книгой Чтобы извлечь из книги только данные (без формул или вычисляемых значений), попробуйте подключиться к поврежденной книге с помощью внешних ссылок.

Выберите Файл > Открыть.

Перейдите к папке, в которой находится поврежденная книга.

Щелкните имя файла правой кнопкой мыши, выберите команду Копировать, а затем нажмите кнопку Отмена.

Выберите Файл > Создать.

В разделе Создать нажмите Пустая книга.

В ячейке A1 новой книги введите =имя_файла!A1, где имя_файла — это имя поврежденной книги, скопированное в шаге 3, а затем нажмите клавишу ВВОД.

Примечание: Необходимо ввести только имя книги — вводить расширение имени файла не нужно.

Если появится диалоговое окно Обновить значения, выберите поврежденную книгу и нажмите кнопку ОК.

Если появится диалоговое окно Выбор листа, выберите нужный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

Выберите ячейку A1.

Выберите Главная > Копировать или нажмите клавиши CTRL+C.

Начиная с ячейки A1, выделите область примерно такого же размера, что и диапазон ячеек с данными в поврежденной книге.

Выберите Главная > Вставить или нажмите клавиши CTRL+V.

Пока диапазон ячеек еще выделен, снова выберите Главная > Копировать или нажмите клавиши CTRL+C.

На вкладке Главная нажмите стрелку под кнопкой Вставить, а затем в группе Вставить значения выберите Значения.

При вставке значений удаляются ссылки на поврежденную книгу и остаются только данные.

Использование макроса для извлечения данных из поврежденной книги Если поврежденная книга ссылается на диаграмму, попробуйте извлечь исходные данные из диаграммы с помощью макроса.

Скопируйте код макроса, приведенный ниже, и вставьте его на листе модуля.

Dim NumberOfRows As Integer

Dim X As Object

‘ Подсчет количества строк данных.

Worksheets(«ChartData»).Cells(1, 1) = «X Values»

‘ Запись значений по оси x на лист.

.Range(.Cells(2, 1), _

.Cells(NumberOfRows + 1, 1)) = _

‘ Перебор всех рядов в диаграмме и запись их значений

For Each X In ActiveChart.SeriesCollection

Worksheets(«ChartData»).Cells(1, Counter) = X.Name

.Range(.Cells(2, Counter), _

.Cells(NumberOfRows + 1, Counter)) = _

Counter = Counter + 1

Вставка или удаление листа в книгу щелкните ярлычок листа правой кнопкой мыши и переименуйте его в Данныедиаграммы.

Выберите диаграмму, из которой необходимо извлечь исходные данные.

Примечание: Ее можно внедрить в лист или поместить на отдельный лист диаграммы.

Данные диаграммы будут помещены на лист ДанныеДиаграммы.

Автоматическое сохранение резервной копии книги

Благодаря резервной копии книги у вас всегда будет доступ к данным, если книга будет случайно удалена или повреждена.

Выберите Файл > Сохранить как.

Выберите Компьютер, а затем нажмите кнопку Обзор.

В диалоговом окне Сохранение документа щелкните стрелку на кнопке Сервис и выберите пункт Общие параметры.

В диалоговом окне Общие параметры установите флажок Всегда создавать резервную копию.

Автоматическое создание файла восстановления через заданные промежутки времени

Файл восстановления книги также помогает обеспечить доступ к данным, если книга будет случайно удалена или повреждена.

Выберите Файл > Параметры.

На вкладкеСохранение в разделе Сохранение книг установите флажок Автосохранение каждые и введите количество минут. (По умолчанию — 10.)

В поле Каталог данных для автовосстановления введите расположение, в котором необходимо сохранять файл восстановления.

Убедитесь, что снят флажок Отключить автовосстановление только для этой книги.

Извлечение данных из поврежденной книги Excel

Повреждение книги часто бывает очень болезненным. Я покажу, во-первых, как обезопасить себя с помощью резервного копирования, а во-вторых, что можно сделать, если файл всё же нужно восстановить. [1]

Автоматическое сохранение резервной копии книги

Чтобы ваш труд не пропал, в случае повреждения файла, настройте резервное копирование. Пройдите по меню Файл –> Сохранить как (в Excel 2013). Выберите место на диске для сохранения, и в открывшемся окне Сохранение документа, нажмите стрелку рядом с кнопкой Сервис; выберите команду Общие параметры. В открывшемся окне Общие параметры установите флажок Всегда создавать резервную копию (рис. 1). Эта установка действует только для той книги, в которой вы сделали настройку.

Рис. 1. Автоматическое сохранение резервной копии книги

Скачать заметку в формате Word или pdf

Автоматическое создание файла восстановления через определенные промежутки времени

Резервная копия создается всякий раз, когда вы сохраняете книгу. Резервная копия – это предыдущая версия той книги, которую вы сохраняете. Лет 10–15 назад многие программы (такие как Excel или PageMaker), да и сама операционная система Windows, были не очень надежны, поэтому у меня выработалось правило периодически сохранять свою работу. С тех пор программы стали более надежными, и «вылетают» относительно редко, поэтому у большинства пользователей такая привычка не выработалась. Не беда. Настройте периодическое автоматическое сохранение открытых файлов. Пройдите по меню Файл –> Параметры. На вкладке Сохранение в разделе Сохранение книг установите флажок Автосохранение каждые, а затем введите количество минут. В поле ввода Каталог данных для автовосстановления введите расположение, в котором необходимо сохранять файлы для восстановления. Убедитесь в том, что флажок Отключить автовосстановление только для этой книги снят. А эта установка действует для всех книг Excel.

Читать еще:  Как формулу в excel сделать невидимой?

Рис. 2. Настройка автосохранения файла (чтобы увеличить картинку кликните на ней правой кнопкой мыши и выберите опцию Открыть ссылку в новой вкладке)

Перед тем как делать что-либо еще, обязательно сохраните копию проблемной книги, иначе можно пожалеть. Если у вас есть копия, вы всегда сможете обратиться за профессиональной помощью!

Во-первых, попробуйте открыть книгу в более поздней версии Excel и просто сохранить ее. Чем более поздней является версия Excel, тем больше у нее возможностей открыть и восстановить файл. Очевидно, это невозможно, если вы уже работаете в самой последней версии программы.

Восстановление поврежденной книги вручную

Пройдите по меню Файл –> Открыть. В диалоговом окне Открытые документа выберите поврежденную книгу, которую необходимо открыть. Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть, а затем выберите команду Открыть и восстановить.

Рис. 3. Открыть и восстановить

На первом этапе, чтобы восстановить максимально возможное количество данных книги, нажмите кнопку Восстановить (рис. 4). Если книга не открылась, выполните описанные выше действия повторно, но теперь нажмите кнопку Извлечь данные. Это позволит извлечь значения и формулы из книги, если попытка восстановления книги не удалась.

Рис. 4. На первом этапе попробуйте восстановить книгу; если не получилось, то можно попытаться извлечь данные

Если ошибка на диске или в сети не позволяет открыть книгу, переместите книгу на другой жесткий диск или из сети на локальный диск, перед тем как попытаться восстановить ее каким-либо из следующих способов.

Возврат книги к последней сохраненной версии

Если при редактировании листа книга была повреждена до того, как изменения в ней были сохранены, можно восстановить исходный лист, вернувшись к последней сохраненной версии. Чтобы сделать это, пройдите по меню Файл –> Открыть. Дважды щелкните имя книги. Excel выдаст предупреждение, что вы пытаетесь повторно открыть уже активную книгу, и что ранее сделанные изменения в ней будут утеряны. Кликните «Да», ведь вы именного этого и добиваетесь.

Сохранение книги в формате HTML

Если это не работает, попробуйте открыть и сохранить книгу в формате HTML или НТМ, затем закройте файл и заново откройте его; после этого сохраните файл в нужном формате, то есть *.xlsх. При сохранении в формате HTML или НТМ из Excel 2007 будут потеряны следующие возможности:

  • Новые возможности Excel 2007
  • Сводные таблицы и диаграммы
  • Проекты VBA
  • Совместно используемые книги уже не будут совместно используемыми.
  • Не все настройки диаграмм будут сохранены.

Сохранение книги в формате SYLK (символьной ссылки)

Попробуйте открыть файл и сохранить его в формате *.slk. Сохранение книги в формате SYLK позволяет отфильтровать поврежденные элементы. Формат SYLK обычно используется для устранения ошибок принтера. Для сохранения книги в формате SYLK пройдите по меню Файл –> Сохранить как. В списке Тип файла выберите пункт SYLK (Symbolic Link), а затем нажмите кнопку Сохранить. Если отображается сообщение о том, что выбранный тип файла не поддерживает книги, содержащие несколько страниц, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить только активный лист. Если отображается сообщение о том, что книга может содержать возможности, несовместимые с форматом SYLK, нажмите кнопку Да. Пройдите по меню Файл –> Закрыть. Если в появившемся сообщении предлагается сохранить внесенные изменения, нажмите кнопку Да. Повторно откройте файл *.slk. (Возможно, чтобы увидеть SLK-файл, может понадобиться выбрать пункт Все файлы или Файлы SYLK в списке Тип файлов.) Сохраните файл в обычном формате с расширением *.xlsx. Поскольку формат *.slk позволяет сохранить только активный лист книги, необходимо открыть поврежденную книгу несколько раз и сохранить каждый лист отдельно.

Установите пересчет вручную

Возможно, проблемы в поврежденной книге связаны с тем, что данные пересчитываются автоматически. Попробуйте отключить автоматический пересчет. Книга не будет пересчитываться и поэтому может открыться. Чтобы установить пересчет вручную в Microsoft Excel, сделайте следующее. Закройте все книги Excel. Создайте новую книгу, нажав Ctrl+N. Пройдите по меню Файл –> Параметры. В категории Формулы в группе Вычисления в книге установите переключатель в положение вручную (рис. 5). Нажмите кнопку ОК. Попробуйте открыть поврежденную книгу.

Рис. 5. Параметры вычисления – вручную

Использование внешних ссылок для связи с поврежденной книгой

Если необходимо извлечь из книги только данные, а не формулы или значения, можно использовать внешние ссылки для связи с поврежденной книгой. Пройдите по меню Файл –> Открыть. В поле Область поиска выберите папку, содержащую поврежденную книгу, а затем нажмите кнопку Отмена (вы настроили папку для файла). Создайте новую книгу Excel, нажав Ctrl+N. В ячейке A1 новой книги введите =имя_файла!A1, где имя_файла — это имя поврежденной книги, нажмите ВВОД (необходимо ввести только имя книги, вводить расширение не нужно). Если в поврежденной книге, на которую вы ссылаетесь, более одного листа, появится диалоговое окно Выбор листа, выберите нужный лист, а затем нажмите ОК (рис. 6).

Рис. 6. Выберите лист, данные которого вы пытаетесь извлечь

«Протяните» формулу в ячейке А1 новой книги на область, приблизительно соответствующую диапазону ячеек, содержащих данные в поврежденной книге. Скопируйте данные в буфер обмена и выполните команду Специальная вставка –> значения. Вставка значений удаляет ссылки на поврежденную книгу и оставляет только данные. Повторите процедуру для извлечения данных из других листов поврежденной книги.

Откройте Excel в безопасном режиме

Если книгу Excel всё еще не удалось открыть, закройте программу Excel, и запустите Excel в безопасном режиме. Для этого перед кликом на строке Excel в меню Пуск, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl. Это приведет к отключению VBA и надстроек Excel. Иногда это помогает.

Откройте файл в других программах

Если ваша книга повреждена до такой степени, что вы даже не можете открыть ее, попробуйте открыть электронную таблицу в Microsoft Word или в программе просмотра электронных таблиц Spreadsheet viewer, которую можно загрузить с сайта Microsoft, а затем скопируйте данные из открытого файла. Однако большая часть форматирования, формул и т.п. будет утеряна.

Книгу Excel можно также попробовать открыть в приложении WordPad. Если ее удалось открыть, можно попытаться восстановить код Microsoft Visual Basic в пользовательских модулях и модулях класса. Чтобы найти код, воспользуйтесь поиском по словам «Sub» или «Function».

Кроме того, можно посетить сайт OpenOffice.org и загрузить бесплатную версию программы OpenOffice.org. Кроме отличающихся названий различных утилит и команд, OpenOffice.org очень похожа на Excel. OpenOffice.org основана на той же базовой структуре электронных таблиц, что и Excel, поэтому в ней удобно работать пользователям Excel. В действительности, около 96% формул, которые используются в Excel, можно создать и применить в электронных таблицах OpenOffice.org. Чаще всего восстановить данные Excel удается. Однако код VBA из-за несовместимости OpenOffice.org и Excel восстановить невозможно.

Восстановление Excel-файла специальными программами

Если ни один из перечисленных способов не работает, вам придется воспользоваться специальной программой. Один из источников, где можно приобрести подобное программное обеспечение (для Windows) — http://www.ozgrid.com/Services/corrupt-file-recovery-index.htm. После приобретения и установки запустите программу ExcelFix. Щелкните на кнопке Select File, выберите поврежденный файл, а затем щелкните на кнопке Diagnose, чтобы восстановить его. Теперь вы сможете увидеть восстановленный файл в программе просмотра рабочих книг. Щелкните на кнопке Save Workbook, чтобы сохранить книгу в читаемом файле, который можно будет открыть в Excel. Можно загрузить и демонстрационную версию программы, которая не позволяет сохранять файл. Однако все версии программы позволяют начать заново и восстановить столько файлов, сколько вам нужно.

Читать еще:  Как сделать поиск в excel 2010?

В Инете можно найти и другие платные и бесплатные online сервисы восстановления файлов, например, https://online.officerecovery.com/ru/excel/, https://excel.recoverytoolbox.com/ru/.

[1] По книге Р.Холи, Д.Холи. Excel 2007. Трюки, стр. 61–63 и официальным материалам Microsoft

Сводные таблицы Excel

Программа Средство переноса данных (Windows Easy Transfer) позволяет перенести в новую операционную систему данные и настройки различных программ, встроенных в операционную систему Windows, а также приложений корпорации Microsoft. Но вы наверняка используете в работе программы сторонних производителей. Данные из этих программ должны переноситься в новую систему собственными средствами этих приложений и в некоторых случаях собственноручно пользователем. Почти все программы, хранящие какую-то накапливаемую информацию (например, почтовые клиенты), содержат инструмент, позволяющий сохранить эти данные в каком-либо формате. В дальнейшем (после переустановки операционной системы и установки данной программы) ранее сохраненную информацию можно восстановить.

Простой пример: программа для работы с электронной почтой. Данная программа, как правило, содержит адресную книгу, которую вы пополняете новыми контактами по мере работы, а также историю переписки про футболки с логотипом (т. е. в ней хранятся входящие и отправленные электронные письма). Для некоторых потеря такого рода данных сравнима с катастрофой. Поэтому важно еще до начала переустановки операционной системы сохранить информацию, которая для вас важна.

Методы создания резервных копий данных в каждой программе свои. Описать все программы и способы сохранения накапливаемых ими данных не представляется возможным. Поэтому для получения дополнительных сведений о резервировании данных следует обратиться к справочной системе данной программы или на официальный веб-сайт компании-разработчика. Я рассмотрю способ сохранения настроек учетных записей, адресной книги и истории переписки на примере популярного почтового клиента The Bat! (рис. 1.7).

Рис. 1.7. Окно программы The Bat!

  1. В меню Инструменты (Tools) программы The Bat! выберите команду Резервная копия (Backup). Откроется диалоговое окно Техническое обслуживание (Maintenance Centre) (рис. 1.8). В диалоговом окне Техническое обслуживание (Maintenance Centre) можно выбрать данные, которые будут включены в резервную копию. Флажок Свойства почтового ящика (Account Properties) позволяет создать резервную копию почтовых учетных записей The Bat!. Флажок Почтовые папки (Folders with Messages) отвечает за сохранение имеющихся папок и содержащихся в них сообщений. Установка флажка Адресные книги (Address Books) необходима для сохранения имеющихся адресных книг. Список резервируемых адресных книг можно изменить, нажав кнопку Выбор (Choose). Нужно установить флажок Предпочтения пользователя (Global Options), если вы хотите сохранить общие настройки программы The Bat!. При установленном флажке Прикрепленные файлы (Attachment Files) вложенные в письма файлы будут сохранены в отдельном каталоге. Если же вы хотите сохранить прикрепленные файлы не в отдельном каталоге, а в теле писем, следует установить флажок Сохранить внешние прикрепленные файлы в теле писем (Store external attachments in message bodies).

Теперь следует определить метод резервного копирования с помощью переключателя Метод резервного копирования (Backup Method): Стандартный (Standard) — будет создан отдельный файл резервной копии, или Дополнение к ранее созданному архиву (Create an Update to existing archive). В последнем случае, если ранее уже был создан архивный файл, то в него просто добавятся новые данные (письма, адреса и настройки), появившиеся после создания предыдущей резервной копии. Путь к ранее созданному архиву указывается в поле ввода, расположенном ниже.

  • Если вы выбрали стандартный метод резервного копирования, укажите папку, в которой будет создан архивный файл в поле Файл архива (Backup file). Проще всего нажать кнопку Обзор (Browse) справа от данного поля и в появившемся диалоговом окне выбрать папку и указать имя файла. При желании в поле Комментарий (Comment) можно добавить какой-либо комментарий, описывающий файл резервной копии.
  • Нажмите кнопку ОК. На экране появится диалоговое окно со списком почтовых ящиков пользователя.
  • В появившемся диалоговом окне установите флажки напротив названий почтовых ящиков, которые вы хотите включить в архивную копию. При желании можно защитить архивную копию паролем. Для этого надо установить флажок Защитить архив паролем (Protect the archive with a password), а в полях, расположенных ниже, ввести и подтвердить пароль.
  • Нажмите кнопку ОК. В указанной вами папке будет создан архивный файл, включающий заданные вами данные и параметры. По окончании создания архивного файла в окне мастера экспорта появится сообщение о завершении резервного копирования.
  • Закройте окно мастера резервного копирования, нажав кнопку ОК.
  • В результате описанного метода резервирования данных и настроек в указанной вами папке создается файл с расширением tbk. В дальнейшем из созданного файла выбранного нами формата можно восстановить адресную книгу программы The Bat! и других почтовых клиентов.

    Рис. 1.8. Диалоговое окно Техническое обслуживание

    Резервирование данных средствами программы The Bat! я рассмотрел лишь для примера. На самом деле существует множество подобных программ, и в большинстве из них предусмотрена возможность экспортирования данных и настроек с целью последующего восстановления этих данных. В основном это программы, содержащие какие-то накапливаемые данные. Почтовый клиент — один из представителей подобных программ.

    Методы экспортирования и импортирования данных в большинстве программ схожи. Ищите команды Экспорт (Export), Экспортировать (Export), Резервная копия (Backup) и подобные среди команд в меню программы. Чаще всего эти команды расположены в меню Файл (File), Сервис (Service), Инструменты (Tools) или других со схожими названиями. Если возникают затруднения, обратитесь к справочной системе программы. Чаще всего она вызывается с помощью клавиши (окно программы должно быть активным).

    Учетная запись электронной почты

    Учетная запись электронной почты — это сведения об электронном почтовом адресе, используемых серверах входящей и исходящей почты, имени учетной записи, пароле для доступа к почтовому ящику и другая информация. Если вам часто приходится настраивать учетные записи в различных почтовых программах, а также если вы помните все сведения, необходимые для создания учетной записи, вы сможете быстро настроить учетную запись при первом запуске The Bat! (или иной почтовой программы). Однако гораздо проще сохранить резервные файлы и при первом запуске программы указать к ним путь. В этом случае все настройки учетной записи почты будут приняты автоматически, и вы сразу сможете приступить к работе, не теряя время на настройку.

    Совместимость версий

    Если вы используете версию 4.1 программы The Bat! (или более новую), формат созданной резервной копии будет несовместим с предыдущими версиями The Bat!. Это стоит учитывать при инсталляции программы в новой системе.

    Все способы восстановления и защиты файлов Excel

    Восстановление файлов Excel обычно требуется после непредвиденного отключения питания или из-за системных ошибок компьютера. В приложении Excel 2007 года и других версиях можно восстановить несохраненные файлы и их предыдущие версии. Существуют различные способы резервного копирования данных на ПК, которые помогут вам избежать подобных неприятностей в будущем. При этом сторонние программы для восстановления файлов не понадобятся.

    Может возникнуть ситуация, когда вы работаете над очень важным документом в течение нескольких часов, создавая очень сложный график. Файл может получить повреждение из-за отключения питания или пользователь просто забудет его сохранить. Это еще не повод впадать в отчаянье, поскольку можно осуществить восстановление XLSX-файлов. Худший вариант, который может возникнуть, это когда вы знаете, что ошиблись в расчетах, но потом исправили ошибку. Если попытаться восстановить файл Excel, то в итоге можно получить версию, которая содержит ошибку. Восстановление удаленных файлов — это тоже серьезная проблема.

    AutoSave и AutoRecover

    Если вас интересует, как восстановить данные бесплатно в Excel 2003, 2007 или более поздней версии программы, то приложение предоставляет пользователям такие полезные функции, как AutoSave и AutoRecover. Если они по умолчанию включены, то вам не будет трудно осуществить восстановление XLS-файлов. Однако пользователи часто неправильно понимают принцип работы этих функций, так что для начала нужно определиться, что они из себя представляют.

    Читать еще:  Как сделать календарный график в excel 2010?

    Опция AutoSave в Экселе автоматически сохраняет новый документ, который пользователь только что создал, но еще не успел сохранить. Это поможет вам не потерять важные данные в случае выключения питания или системной ошибки. Опция Excel AutoRecover помогает вам извлекать несохраненные файлы после случайного закрытия документа или сбоя. Эта функция позволяет восстановить последнюю сохраненную версию, которая отображается в панели Document Recovery при следующем запуске программы.

    Опция AutoRecover работает только с документами Excel, которые были сохранены хотя бы один раз. Если вы ни разу не сохранили файл перед сбоем в работе компьютера, то панель Document Recovery не будет отображаться в приложении. К счастью, параметры для восстановления поврежденных файлов включены по умолчанию. Если вы не уверены, что они включены, то это можно легко проверить.

    Как настроить параметры автосохранения

    Для настройки параметров AutoSave нужно выполнить следующие действия:

    • перейти на вкладку File и выбрать в меню Options;
    • нажать Save в левой панели диалогового окна Options;
    • нужно убедиться, что файл сохраняется каждые несколько минут, и в случае закрытия приложения остается последняя автоматически созданная версия;
    • нажать OK.

    По умолчанию программа для восстановления настроена на автоматическое сохранение изменений в вашем документе каждые 10 минут. Вы можете сократить или продлить этот интервал на свое усмотрение. Также можно изменить расположение файла AutoRecover. Если вероятность системного сбоя или отключения электричества слишком высока, нужно уменьшить интервал времени для сохранения информации. Чем чаще документ сохраняется, тем больше версий файла у вас будет. В результате шансы восстановить информацию многократно увеличатся. Теперь, когда программа настроена на автоматическое сохранение и восстановление поврежденных файлов Excel, вы сможете легко вернуть данные, если что-то пойдет не так. Нужно разобраться, как восстановить новые файлы, которые пользователь только создал, и те, что были сохранены вручную.

    Как восстановить несохраненные данные

    Может возникнуть ситуация, когда вы работаете над новым документом в Excel, и программа неожиданно закрывается еще до сохранения файла. В таком случае не нужно паниковать, потому что данные можно будет восстановить. Восстановление Excel-файлов потребует выполнения следующих шагов:

    • перейти в File, Open;
    • выбрать Recent Workbooks;
    • прокрутить вниз и нажать кнопку Recover Unsaved Workbooks в нижней части списка;
    • в качестве альтернативы можно перейти в File, Info, открыть выпадающий список Manage Workbooks и выбрать пункт Recover Unsaved Workbooks;
    • когда откроется диалоговое окно, выбрать нужный файл и нажать Open.

    Документ откроется в Excel, и программа предложит вам сохранить его. Следует нажать кнопку Save As на желтой полосе над листом и сохранить файл в нужном месте.

    Восстановление перезаписанных данных

    Приложение Excel позволяет не только возвращать несохраненные документы, но и восстанавливать предыдущие версии. Это особенно полезно, когда пользователь делает ошибку, которую не может отменить. Функция также пригодится, если нужно увидеть, как документ выглядел несколько минут назад.

    Чтобы восстановить перезаписанный файл Excel нужно перейти на вкладку File и выбрать Info на левой панели. Рядом с кнопкой Manage Versions вы увидите все автоматически сохраненные версии своего документа. Программа автоматически сохраняет версии через определенные промежутки времени, но только если вы внесли изменения в таблицу между этими интервалами. Название каждой версии содержит дату, время и примечание. Если нажать на любую из них, то она откроется вместе с самой последней версией документа, чтобы пользователь мог сравнить и увидеть все изменения.

    Если программа была закрыта неправильно, восстанавливаемая информация получит название When I Closed Without Saving. Если открыть этот файл через Excel, то над документом появится сообщение. Достаточно нажать кнопку Restore на желтой полосе, чтобы вернуться к новой несохраненной версии. Приложение удаляет все автоматически сохраненные версии при закрытии документа. Если вы хотите снова просмотреть предыдущую версию, то лучше создать резервную копию данных.

    Как создать резервную копию

    Автоматическое резервное копирование Excel — это очень полезная функция, которая может помочь вам восстановить ранее сохраненную версию документа. Создание резервной копии поможет вернуть пользователю его работу, если случайно были сохранены лишние изменения или удален исходный файл. В результате текущая информация будет сохранена в исходном документе, а предыдущая — в резервной копии.

    Эта функция очень полезна, но ее достаточно сложно найти в Excel. Для этого нужно выполнить следующие действия:

    • перейти в раздел File, Save As;
    • выбрать Computer и нажать кнопку Browse;
    • когда откроется диалоговое окно Save As, нажать маленькую стрелку рядом с кнопкой Tools в нижней части окна;
    • в раскрывающемся списке выбрать General Options;
    • установить флажок Always Create Backup в диалоговом окне General Options и нажать OK.

    Теперь вы можете переименовать свой файл и выбрать нужное место для его сохранения. Программа Excel создаст резервную копию документа в той же папке. Резервная копия сохраняется с другим расширением (XLK). Перед открытием приложение попросит вас подтвердить свое решение. Достаточно нажать Yes, чтобы восстановить предыдущую версию своей таблицы.

    Создание резервной копии с отметкой времени

    Функции восстановления резервной копии может быть недостаточно. Каждый раз, когда вы сохраняете документ, новая копия заменяет существующий файл. Как можно вернуться к более ранней версии, если документ уже несколько раз сохранен? Существует как минимум 2 выхода из этой ситуации. Прежде всего можно использовать ASAP Utilities. Такая утилита восстановления предлагает пользователю инструмент для создания нескольких резервных копий. После установки ASAP Utilities для Excel вы сможете использовать специальную комбинацию клавиш для сохранения документов и автоматического создания резервных копий с целью последующего восстановления испорченных файлов. Каждая версия получит метку в имени файла, благодаря чему пользователь сможет легко найти необходимую копию, ориентируясь по дате и времени ее создания.

    Если вы умеете пользоваться VBA, можно применять специальный макрос Excel AutoSave для резервного копирования файлов. Достаточно скопировать его и вставить в модуль кода. Пользователь сможет создавать столько резервных файлов, сколько он захочет, и для этого достаточно будет нажать на специальный ярлык. В результате восстановятся ранее сохраненные версии, но старый файл резервной копии останется неизменным. Каждая копия отмечена в соответствии с датой и временем создания.

    Резервное копирование и облачные сервисы

    Если вместо флешки вы используете для хранения документов облачные онлайн-сервисы, то восстановление данных Excel не будет проблемой. Например, можно использовать OneDrive — облачное хранилище от Microsoft. Преимущество этого сервиса в том, что он тесно связан с пакетом Office. Вы можете быстро открывать и сохранять документы в OneDrive прямо из приложения Excel. Совместное использование этих программ позволяет быстро синхронизировать документы и совместно обрабатывать файлы с другими пользователями через общую папку.

    Когда один из пользователей вносит изменения в документ, OneDrive автоматически сохраняет различные версии, так что вам не нужно хранить несколько копий одного и того же файла, опасаясь, что они будут удалены. В истории версий вы можете увидеть более ранние варианты. При этом можно узнать, когда документ был изменен и кто вносил коррективы. Пользователь может восстановить любую из предыдущих версий.

    Еще один очень популярный сервис для облачного хранения — это Dropbox. Он сохраняет все изменения в папке Dropbox за последние 30 дней. Даже если вы внесете неправильные изменения, файл получит повреждение или окажется стертым, то появится возможность восстановить более старую версию удаленного документа за счет нескольких нажатий кнопки мыши. Сервис Dropbox не работает с Microsoft Office так же тесно, как OneDrive, но отличается простотой в использовании при восстановлении поврежденных данных.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector