Как сделать сортировку в excel 2003?

7. Работа со списками данных

В Microsoft Excel под списком понимается набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

В Microsoft Excel понятия список и база данных взаимозаменяемы. При создании списка на рабочем листе необходимо выполнять следующие условия:

1. Используйте только один список на листе. Избегайте создания более чем одного списка на листе. Некоторые возможности управления списком, например, фильтрация, могут быть использованы только для одного списка.

2. Помещайте подобные объекты в один столбец. Спроектируйте список таким образом, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце.

3. Держите список отдельно. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

4. Располагайте важные данные сверху или снизу от списка. Избегайте размещения важных данных слева или справа от списка; данные могут быть скрыты при фильтрации списка.

5. Отображайте строки и столбцы. Перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены. Если строки или столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.

При форматировании списка рекомендуется следовать следующим правилам:

1. Используйте форматировании подписей столбцов. Заголовки столбцов должны находиться в в первой строке списка. Excel использует подписи при создании отчетов, поиске и организации данных. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом подписей столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовый формат.

2. Используйте границы ячеек. Для отделения подписей от данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

3. Следите за отсутствием пустых строк и столбцов. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

4. Следите за отсутствием начальных и конечных пробелов. Дополнительные пробелы в начале и конце ячейки влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.

5. Включайте расширенный список форматов и формул. При добавлении новых строк в конец списка Excel использует согласованные форматы и формулы. Если расширение форматов и формул включено, новые данные в конце списка форматируются так же, как и предыдущие ряды, а формулы, повторяющиеся в каждой строке, копируются в новую строку. Чтобы форматы и формулы расширялись, они должны появляться, по крайней мере, в трех из пяти вышестоящих строках списка. Включение и выключение расширения форматов и формул проводится следующим образом:

1. Выберите команду Сервис =>Параметры, а затем — вкладку Правка.

2. Чтобы автоматически установить/запретить форматировать новые элементы, добавляемые в конец списка, установите/снимите флажок Расширять форматы и формулы в списках.

7.1 Сортировка данных

Сортировка – это расположение записей списка по возрастанию или убыванию значений какого-либо столбца.

Строку с итоговыми данными следует отделить от сортируемого диапазона пустой строкой.

Сортировку можно выполнить:

а) кнопками панели инструментов (этот способ удобно использовать для сортировки списка по данным одного столбца);

б) командой меню ДанныеСортировка (этот способ можно применять для сортировки как по одному столбца, так и по нескольким столбцам).

Сортировка списка по данным одного столбца

  1. Активизировать любую ячейку в столбце, значения которого требуется отсортировать.
  2. В панели инструментов щелкнуть нужную кнопку:
  • — сортировать по возрастанию ;
  • – сортировать по убыванию;

В результате будут переставлены все строки списка в соответствии с перестановкой данных сортируемого столбца. Если перед выполнением сортировки выделить столбец, то появится окно с запросом (рисунок 7.1).

  • автоматически расширить выделенный диапазон – будут переставлены все строки списка;
  • сортировать в пределах указанного выделения – будут переставлены только значения выделенного столбца.

Сортировка по данным нескольких столбцов

Сортировка списка по данным нескольких столбцов – это вложенная сортировка. Как правило, вложенная сортировка применяется в том случае, когда хотя бы один столбец списка имеет повторяющиеся записи.

Пример такого списка показан в таблице на рисунке 7.2.

Сортировка по цвету в MS Excel 2003

Забегая вперед скажу, что среди стандартных возможностей MS Excel 2003 сортировка по цвету не предусмотрена. Тем не менее, задача эта выполнима. И мы сейчас в этом убедимся. Но вначале пару слов о том, что имеется в виду и для чего это нужно.

С желанием отсортировать данные по цветам я столкнулся приблизительно в 2000 — 2001 году, работая заместителем главного бухгалтера одной крупной компании. Характер задач, которые мне приходилось решать практически ежедневно, был связан с достаточно нетривиальной обработкой баз данных. Причем базы эти были немаленькие… Понятное дело, что в процессе работы с данными я делал пометки. Проблемные моменты выделял одним цветом, внесенные изменения — другим и т. д. В какой-то момент передо мной неизбежно вставала одна и та же задача: как в отформатированной таблице выделить записи синего цвета? Или собрать вместе все изменения, которые я пометил желтым? Более того. Подобная задача возникала так часто, что мы с главбухом умудрились состряпать письмо в группу разработки Microsoft с предложением дополнить Excel такой удобной возможностью! Понятное дело, что реакции на это телодвижение не последовало. Но в один прекрасный момент все стало на свои места. Оказалось, что для решения проблемы нужна самая малость — создать пользовательскую функцию размером буквально в три строки. И сейчас я предлагаю посмотреть, как это сделать.

Читать еще:  Сложная сводная таблица в excel как сделать

Для примера воспользуемся базой данных, фрагмент которой показан на рис. 1. В этой базе собраны сведения о кассовых операциях за сентябрь 2012 года. В исходной базе шесть полей: « Дата » — дата регистрации хозяйственной операции; « СчД », « СчК » — счет дебета и кредита поводки; « Д », « К » — сумма по дебету и кредиту; « Контрагент » — название контрагента. Отдельные записи в базе выделены цветом. Например, группа операций, где фигурирует сотрудник « Ильченко И.Е. », отмечена желтым фоном. Записи о сотруднике « Рудь Н.И. » выделены зеленым и т. д. Теперь наша задача — упорядочить таблицу, используя в качестве признака сортировки цвет заливки. В результате получится, что записи о каждом сотруднике будут собраны в один блок, анализировать их будет намного проще.

Стандартных способов сортировать данные с учетом форматирования в Excel 2003 нет. Поэтому нам понадобится создать функцию, которая вернет в качестве результата индекс (номер) цвета для заданной ячейки. Значениями этой функции мы заполним отдельную колонку в исходной таблице. После чего у нас появится возможность упорядочить данные по этой колонке (т. е. — по цветам) при помощи стандартных инструментов сортировки. Начнем с пользовательской функции. Делаем так:

1. Открываем рабочую книгу MS Excel. Вызываем меню « Сервис → Макрос → Редактор Visual Basic » (в некоторых версиях MS Office можно воспользоваться комбинацией « Alt+F11 »). Откроется окно редактора « Visual Basic for application », изображенное на рис. 2.

2. В этом окне вызываем меню « Insert → Module » (вставить модуль). Откроется область для ввода текста программы.

3. Печатаем текст модуля, который выглядит так:

Public Function ColorCeil ( Cell As Range)

4. Закрываем окно « Visual Basic », возвращаемся в рабочую книгу Excel с базой данных (рис. 1).

Функция готова, называется она « ColorCeil ». У функции единственный параметр — адрес ячейки в рабочей книге. Результат работы функции — это число, которое представляет собой код цвета заливки для указанной ячейки. Теперь можно приступить к редактированию таблицы, чтобы подготовить ее для сортировки. Делаем так:

1. Становимся в свободную колонку на рабочем листе. В базе на рис. 1 я выбрал столбец « G ».

2. В ячейку « G1 » печатаем заголовок колонки (на рис. 1 это текст « Пр »).

3. Переходим на ячейку « G2 ».

4. Вызываем меню « Вставка → Функция… ». Откроется окно Мастера функций, изображенное на рис. 3.

5. В этом окне щелкаем на параметре « Категория: », из предложенного списка выбираем вариант « Определенные пользователем ». В области « Выберите функцию :» откроется список доступных пользовательских функций.

6. Из этого списка выбираем « ColorCeil ». Откроется окно для ввода параметров функции (рис. 4).

7. Оставаясь в области для ввода параметров, щелкаем на ячейке « A2 », — мы будем сортировать строки, используя цвет заливки ячеек в первой колонке таблицы.

8. В окне настройки параметров нажимаем « ОК ».

9. Копируем формулу из ячейки « G2 » вниз на всю высоту таблицы. В результате колонка « G » будет заполнена числовыми значениями, каждое из которых характеризует цвет фона в первой колонке соответствующей строки таблицы.

10. Выделяем базу данных.

11. Вызываем меню « Данные → Сортировка… ». Откроется окно настройки параметров, как на рис. 5.

12. Щелкаем на значке выпадающего списка « Сортировать по ». Из предложенных вариантов выбираем « Пр ».

13. Устанавливаем переключатель направления сортировки (на рис. 5 он имеет значение « по возрастанию »).

14. В окне настройки параметров сортировки нажимаем « ОК ». Excel отсортирует базу данных по значениям в колонке « Пр », как показано на рис. 6. Иными словами, он отсортирует записи с учетом цвета заливки, который указан для ячеек в первой колонке исходной базы данных.

Важно! Excel не считает изменение цвета редактированием ячейки и поэтому не обновляет значения на рабочем листе. Как следствие, после изменения цвета заливки результат функции « ColorCeil » автоматически обновляться не будет. Это можно проделать вручную, воспользовавшись комбинацией « Ctrl+Alt+F9 ». Однако на результат сортировки такая ситуация не влияет — в данном случае обновление функции Excel делаем своевременно.

Пользуясь случаем, хочу обратить ваше внимание на очень важный момент относительно сортировки данных. Часто при обработке таблиц нужно обязательно сохранить первоначальный порядок записей в исходной базе. Кстати, таблица кассовых операций — как раз такой случай. Представим себе, что мы решили проанализировать выдачу и возврат подотчетных средств по базе, изображенной на рис. 1. В этой базе каждый сотрудник отформатирован своим цветом. Отсортировав данные по цвету, мы сразу же увидим полную картину по интересующему нас вопросу. Но в итоге, завершив работу с сотрудниками, базу нужно обязательно вернуть в первоначальное состояние. И это понятно: если мы собираемся дальше работать с кассой, хронология платежей и поступлений чрезвычайно важна.

Читать еще:  Критерий вилкоксона в excel как сделать

В такой ситуации можно применить простой прием — добавить в исходную базу рабочую колонку с номерами строк. После этого никакие преобразования данных нам будут не страшны. Чтобы восстановить первоначальный порядок следования записей, достаточно отсортировать базу по рабочей колонке. А подробнее это выглядит так:

1. Открываем таблицу, изображенную на рис. 1.

2. Становимся на свободную колонку. Пусть это будет столбец « H » (напомню, что в колонке « G » у нас находится функция для определения цвета заливки).

3. В ячейку « H1 » вводим название колонки, например, « Раб ».

4. В ячейку « H2 » вводим число « 1 ». В ячейку « H3 » вводим значение « 2 ».

5. Выделяем на рабочем листе блок « H2:H3 ».

6. Ставим указатель мышки на прямоугольный маркер в правом нижнем углу выделенного блока.

7. Когда курсор изменит свою форму, удерживаем левую кнопку мышки и растягиваем блок на всю высоту таблицы. Excel проанализирует выделенные ячейки и заполнит колонку « H » элементами арифметической прогрессии с шагом « 1 ». В результате этих действий в ячейки колонки « H » будут записаны значения « 1 », « 2 », « 3 » и т. д. Это и есть номера записей в исходной базе данных.

Теперь в любой момент можно отсортировать таблицу по колонке « Раб », и строки станут в том порядке, как они были выстроены в исходной базе данных.

И последнее. На первый взгляд, заполнить колонку « Раб » можно при помощи формул. Например, ввести в « H2 » значение « 1 », в « H3 » написать формулу « =H2+1 » и скопировать ее вниз до конца таблицы. На самом деле это не так. При сортировке базы данных будет нарушена адресация ячеек. А в результате вместо значений формулы вернут сообщение об ошибке. Поэтому заполнение рабочей колонки копированием (в режиме прогрессии) в данном случае принципиально.

На сегодня все. Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .

Наш сайт корисний для вас?

Підписатися на найактуальнішу розсилку для бухгалтера бюджетної установи

Сортировка данных в Excel 2007/2010/2013/2016. Как отсортировать данные в Excel по строкам и по столбцам?

Сортировка данных в Excel — это расстановка табличных данных в нужном порядке, например, по возрастанию (от меньшего к большему) или по убыванию (от большего к меньшему). Сортировке подвергаются числовые и текстовые значения, значения даты и времени, а также форматы. Сортировка данных возможна как по столбцам, так и по строкам. Перед сортировкой необходимо отобразить скрытые строки и столбцы.

Типы сортируемых данных и порядок сортировки

Сортировка числовых значений в Excel

Сортировка числовых значений по возрастанию — это такая расстановка значений, при которой значения располагаются от наименьшего к наибольшему (от минимального к максимальному).

Соответственно, сортировка числовых значений по убыванию — это расположение значений от наибольшего к наименьшему (от максимального к минимальному).

Сортировка текстовых значений в Excel

«Сортировка от А до Я» — сортировка данных по возрастанию;

«Сортировка от Я до А» — сортировка данных по убыванию.

Для сортировки текстовых значений по алфавиту, производится сравнение этих значений между собой. Как известно, при сохранении текста компьютер использует схему, в которой каждый символ имеет свой уникальный номер, называемый кодом символа. Вот именно эти коды и сравниваются для определения того, какое текстовое значение больше, а какое меньше.

Текстовые значения могут содержать алфавитные, числовые и специальные символы. При этом числа могут быть сохранены как в числовом, так и в текстовом формате. Числа, сохраненные в числовом формате, меньше, чем числа, сохраненные в текстовом формате. Для корректной сортировки текстовых значений все данные должны быть сохранены в текстовом формате. Кроме того, при вставке в ячейки текстовых данных из других приложений, эти данные могут содержать пробелы в своем начале. Перед началом сортировки необходимо удалить начальные пробелы (либо другие непечатаемые символы) из сортируемых данных, иначе сортировка будет выполнена некорректно.

Можно отсортировать текстовые данные с учетом регистра. Для этого необходимо в параметрах сортировки установить флажок в поле «Учитывать регистр».

Обычно буквы верхнего регистра имеют меньшие номера, чем буквы нижнего регистра.

Сортировка значений даты и времени

«Сортировка от старых к новым» — это сортировка значений даты и времени от самого раннего значения к самому позднему.

«Сортировка от новых к старым» — это сортировка значений даты и времени от самого позднего значения к самому раннему.

Сортировка форматов

В Microsoft Excel 2007 и выше предусмотрена сортировка по форматированию. Этот способ сортировки используется в том случае, если диапазон ячеек отформатирован с приминением цвета заливки ячеек, цвета шрифта или набора значков. Цвета заливок и шрифтов в Excel имеют свои коды, именно эти коды и используются при сортировке форматов.

Сортировка по настраиваемому списку

Табличные данные можно сортировать по настраиваемым спискам, таким, например, как список месяцев, список дней недели, список структурных подразделений предприятия, список табельных номеров работников и так далее. В Excel имеется возможность создавать собственные списки сортировки данных. При таком порядке сортировки данные, предназначенные для сортировки и значения списка должны совпадать.

Параметры сортировки

Сортировка по столбцу

В любой версии Excel по умолчанию установлена сортировка по столбцу, то есть значения ячеек выбранного столбца расставляются в нужном порядке, а строки диапазона при этом меняются местами в зависимости от положения ячейки в сортируемом столбце. Для того, чтобы отсортировать таблицу по столбцу, достаточно установить маркер выделения в любой ячейке таблицы и нажать один из значков, символизирующих сортировку от минимального к максимальному, либо от максимального к минимальному. Таблица будет отсортирована по тому столбцу, в котором находится маркер выделения.

Читать еще:  Как сделать ячейку в excel двумя цветами с переходом?

Сортировка по строке

В настройках программы можно изменить сортировку по столбцу, на сортировку по строке. Если установлена сортировка по строке, то значения ячеек выбранной строки распологаются в заданном порядке, а столбцы при этом меняются местами в зависимости от положений ячеек в сортируемой строке.

Многоуровневая сортировка

Итак, если производится сортировка по столбцу, то строки меняются местами, если данные сортируются по строке, то местами меняются столбцы.

Excel позволяет сортировать данные не только по одному столбцу или одной строке, а создавать различное количество уровней сортировки. В Excel 2007, например, их 64. Уровни сортировки можно добавлять, удалять, копировать и менять местами.

Кроме всего прочего при сортировке можно учитывать, либо не учитывать регистр.

Надстройка для сортировки данных в Excel

Microsoft Excel предоставляет пользователям достаточно большой набор стандартных средств для сортировки значений различного типа, но встречаются задачи, которые решать при помощи стандартных инструментов либо неудобно, либо долго, например, сортировать каждую строку/каждый столбец таким образом, чтобы сортировка производилась только в пределах строки/столбца и не затрагивала соседние ячейки.

Надстройка для Excel позволяет пользователям осуществлять быструю сортировку числовых и текстовых значений, а также значений дат и времени в пределах строк и/или столбцов выбранного диапазона. Сортируются только значения ячеек, форматы ячеек остаются без изменений.

1. Одним кликом мыши вызывать диалоговое окно макроса прямо из панели инструментов Excel;

2. выбирать диапазон данных для сортировки;

3. сортировать числовые и текстовые значения, значения даты и времени;

4. отсортировать данные (значения ячеек) в каждой строке/столбце диапазона независимо от других ячеек;

5. устанавливать порядок сортировки по возрастанию и убыванию.

Сортировка данных в Excel

Если данные текстовые, их можно отсортировать по алфавиту («от А до Я» или «от Я до А»). Если данные числовые, их можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Если в диапазоне данных есть строка или столбец, в которых содержатся данные типа время или дата, их можно отсортировать в прямом или обратном хронологическом порядке. Имеется также возможность сортировки предварительно отформатированных данных по элементам этого форматирования.

Сортировать данные можно по одному условию (например, сортировка списка сотрудников по фамилии) или нескольким (например, сортировка списка сотрудников по занимаемой должности, а внутри каждой должности фамилии отсортировать в алфавитном порядке). Данные можно сортировать по столбцу (или нескольким столбцам) или по строке.

Сортировка по одному критерию

  1. В столбце, по которому должна быть выполнена сортировка, нужно выделить любую ячейку (весь столбец выделять не надо).
  2. На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter].

  1. Выбрать нужную кнопку: сортировка по возрастанию или сортировка по убыванию.

Отметим, что буквы на этой кнопке указывают только на направление сортировки, а вид кнопки остается один и тот же и при текстовых, и при числовых данных.

Существует и другой удобный способ сортировки данных: щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке столбца, по которому будет выполняться сортировка, в контекстном меню выбрать пункт Сортировка [Sort], а далее – требуемый вариант сортировки.

Многоуровневая сортировка

  1. Выделить одну ячейку из сортируемого массива данных.

Если диапазоне данных имеются пустые столбцы или строкой, то Excel автоматически воспринимает их как границы сортируемого массива данных. В таком случае следует выделить все данные, подлежащие сортировке.

  1. На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter] и на ней выбрать команду Сортировка [Sort].
  2. Последовательно задать уровни сортировки (определяемые именем столбца).

Нажимая на стрелку возле трех полей (Столбец, Сортировка, Порядок) необходимо выбрать:

  1. Имя столбца для сортировки.
  2. Тип критерия (в зависимости от того, будет ли вестись сортировка по значениям данных в столбце, или по оформлению ячейки, или по значку ячейки).
  3. Порядок сортировки (по убыванию или по возрастанию).

Если выбранный для сортировки столбец содержит названия месяцев или дней недели, то в списке поля Порядок можно выбрать опцию Настраиваемый список и в новом окне отметить один из предлагаемых вариантов сортировки.

Сортировка по форматированию

Часто для анализа данных делается заливка ячеек (или шрифта) цветом. С помощью сортировки можно также упорядочивать данные на основе их форматирования.

Пошаговый порядок действий:

  1. Щелкнуть по любой ячейки из столбца, по которому будет выполняться сортировка.
  2. На вкладке Данные [Data] выбрать группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter], а затем выбрать команду Сортировка [Sort].
  3. В поле Столбец [Column] укажите столбец по которому будет проводиться сортировка.
  4. В поле Сортировка [Sort On] из всплывающего меню выбрать критерий сортировки: цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
  5. Поле Порядок [Order] содержит два выпадающих списка. В первом нужно выбрать тип критерия, а во втором – размещение ячеек, отсортированных по данному критерию (строку Сверху [On Top] или Снизу [On Bottom]).
  6. При необходимости добавить еще один критерий сортировки, в окне Сортировка нужно выбрать кнопку Добавить уровень.

Можно также воспользоваться командой «Копировать уровень» [Copy Level], заменив в поле «Порядок» прежнее значение на новое.

  1. После выбора сортировки нажать кнопку ОК.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector