Как сделать срез в excel 2010?

Использование срезов для фильтрации данных

В этом курсе:

Срезы — это кнопки, которые можно использовать для фильтрации таблицили сводных таблиц. В дополнение к быстрой фильтрации, срезы также указывают текущее состояние фильтрации, которое упрощает понимание того, что отображается в данный момент.

С помощью срезов можно легко фильтровать данные в таблице или сводной таблице.

Создание среза для фильтрации данных

Щелкните в любом месте таблицы или сводной таблицы.

На вкладке » Главная » перейдите в раздел Вставка> среза.

В диалоговом окне Вставка срезов установите флажки для полей, которые вы хотите отобразить, а затем нажмите кнопку ОК.

Для каждого выбранного поля будет создан срез. При нажатии любой из кнопок среза этот фильтр будет автоматически применяться к связанной таблице или сводной таблице.

Чтобы выбрать несколько элементов, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее нажатой, щелкните каждый из элементов, которые нужно отобразить.

Чтобы очистить фильтры среза, выберите команду очистить фильтра в срезе.

Вы можете настроить параметры среза на вкладке срез (в более поздних версиях Excel) или на ленте (Excel 2016 и более ранние версии).

Примечание: Щелкните и удерживайте угол среза, чтобы настроить и изменить его размер.

Если вы хотите подключить срез к нескольким сводным таблицам, перейдите в раздел срезы > соединения с отчетами > установите флажок включить в сводные таблицы, а затем нажмите кнопку ОК.

Примечание: Срезы можно подключаться только к сводным таблицам, которые имеют одинаковый источник данных.

Компоненты среза

Срез обычно отображает указанные ниже компоненты.

1. Заголовок среза указывает категорию элементов в срезе.

2. Ненажатая кнопка фильтрации показывает, что элемент не включен в фильтр.

3. Нажатая кнопка фильтрации показывает, что элемент включен в фильтр.

4. Кнопка Очистить фильтр удаляет фильтр, выбирая все элементы в срезе.

5. Полоса прокрутки позволяет прокручивать срез, если в нем помещаются не все элементы.

6. С помощью элементов управления для перемещения границ и изменения размеров можно настроить размеры и расположение среза.

Щелкните в любом месте сводной таблицы, для которой хотите создать срез.

Откроется вкладка Анализ сводной таблицы.

На вкладке Анализ сводной таблицы нажмите кнопку Вставить срез.

В диалоговом окне Вставка срезов установите флажки для полей сводной таблицы, для которых нужно создать срез.

Нажмите кнопку ОК.

Для каждого выбранного поля будет отображен срез.

В каждом срезе выберите элементы, которые нужно отфильтровать.

Чтобы выбрать более одного элемента, нажмите клавишу COMMAND и, удерживая ее, щелкните каждый из элементов, которые нужно отфильтровать.

Щелкните в любом месте таблицы, для которой хотите создать срез.

Откроется вкладка Таблица.

На вкладке Таблица нажмите кнопку Вставить срез.

В диалоговом окне Вставка срезов установите флажки рядом с полями (столбцами), для которых нужно создать срез.

Нажмите кнопку ОК.

Для каждого выбранного поля (столбца) будет отображен срез.

В каждом срезе выберите элементы, которые нужно отфильтровать.

Чтобы выбрать более одного элемента, нажмите клавишу COMMAND и, удерживая ее, щелкните каждый из элементов, которые нужно отфильтровать.

Щелкните срез, который хотите отформатировать.

Откроется вкладка Срез.

На вкладке Срез щелкните цветной стиль, который хотите выбрать.

Если для сводной таблицы уже есть срез, вы можете использовать его для фильтрации другой сводной таблицы. Обратите внимание: вы можете использовать эту возможность, только если для этих сводных таблиц используется один источник данных.

Сначала создайте сводную таблицу на основе того же источника данных, что использовался для сводной таблицы со срезом, который вы хотите повторно использовать.

Щелкните срез, который хотите использовать в другой сводной таблице.

Откроется вкладка Срез.

На вкладке Срез нажмите кнопку Подключения к отчетам.

В диалоговом окне установите флажки рядом со сводными таблицами, в которых должен быть доступен срез.

Щелкните в любом месте сводной таблицы, для которой хотите отключить срез.

Откроется вкладка Анализ сводной таблицы.

Перейдите на вкладку Анализ сводной таблицы и нажмите кнопку Подключения к фильтрам.

В диалоговом окне снимите флажки рядом со всеми полями сводной таблицы, для которых вы хотите отключить срез.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Щелкните срез и нажмите клавишу DELETE.

Щелкните срез, удерживая нажатой клавишу CONTROL, и выберите команду Удалить .

Срез обычно отображает указанные ниже компоненты.

1. Заголовок среза указывает категорию элементов в срезе.

2. Ненажатая кнопка фильтрации показывает, что элемент не включен в фильтр.

3. Нажатая кнопка фильтрации показывает, что элемент включен в фильтр.

4. Кнопка Очистить фильтр удаляет фильтр, выбирая все элементы в срезе.

5. Полоса прокрутки позволяет прокручивать срез, если в нем помещаются не все элементы.

6. С помощью элементов управления для перемещения границ и изменения размеров можно настроить размеры и расположение среза.

Примечание: Excel для веб-страниц позволяет использовать срезы, созданные в классической версии Excel, но не поддерживающие создание срезов, редактирование срезов и выбор нескольких значений в срезе.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Щелкните срез и нажмите клавишу DELETE.

Щелкните срез, удерживая нажатой клавишу CONTROL, и выберите команду Удалить .

Срез обычно отображает указанные ниже компоненты.

1. Заголовок среза указывает категорию элементов в срезе.

2. Ненажатая кнопка фильтрации показывает, что элемент не включен в фильтр.

3. Нажатая кнопка фильтрации показывает, что элемент включен в фильтр.

4. Кнопка Очистить фильтр удаляет фильтр, выбирая все элементы в срезе.

5. Полоса прокрутки позволяет прокручивать срез, если в нем помещаются не все элементы.

6. С помощью элементов управления для перемещения границ и изменения размеров можно настроить размеры и расположение среза.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Как сделать срез в excel 2010?

Как вы все прекрасно знаете, в Excel 2010 появилась такая штука, как срез или slicer . Срез представляет из себя, по сути, кнопочный фильтр. Выглядит это вот так:

То есть — все уникальные значения некоего столбца данных выводятся в срезе в виде графических кнопок. Если нажать на кнопку, то источник данных, с котороым связан срез отфильтрует соответствующий столбец согласно выбранному значению. Это гораздо нагляднее и быстрее, чем обычный фильтр, однако занимает больше места на экране. А, учитывая такую популярную вещь, как дашборд (dashboard), то срезы и вовсе незаменимы.

Читать еще:  Как сделать анимацию в excel?

Так вот, в Excel 2010 можно было ассоциировать со сводными таблицами и со сводными диаграммами. В Excel 2013 стало возможно их применять и с умными таблицами. В этой статье я расскажу, как можно задействовать срезы для работы с обычными таблицами. Вы спросите зачем? Я вам отвечу, что на практике часто бывает так, что сводная таблица не может быть тем объектом, который вы показываете пользователю в качестве результата, так как, например, то, что вы в итоге должны показать, опирается на 2 и более сводных таблицы, поэтому результаты приходится собирать из кусков данных промежуточных сводных таблиц. Тут не может быть ничего гибче обычной таблицы, которую вы можете контролировать на 100%.

С другой стороны, меня крайне расстраивает, что, как и в случае с умными таблицами, срезы совершенно не дружат с защитой листа. Невозможно, например, сделать так, чтобы и срез работал, и было невозможно модифицировать его настройки или вообще удалить с экрана. При защите листа приходится выставлять галочку » Изменение объектов «. Только с этой настройкой срез работает, как надо, но эта же настройка и означает, что пользователь властен делать с ним всё, что захочет.

Файл примера

Исходные данные

Исходные данные, располагаются на листе Data в умной таблице tblSales .

Для начала покажем, как срезы используются для свобной таблицы. Смотрим лист примера Метод 1 — сводная таблица . Тут сделано следующее:

Добавлена сводная таблица на основе tblSales . Она элементарная — я хочу видеть продажи в разрезе регионов и модельного ряда.

На лист добавлены 2 среза, при помощи которых я собираюсь красиво, наглядно и удобно выбирать интересующий меня период времени — год(ы) и месяц(ы).

Убрана галка в настройках сводной таблицы » Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении » дабы таблица выглядела стабильно, а не меняла ширину столбцов при использовании срезов.

По мелочи: сводная таблица и срезы получили стили форматирования, которые более-менее органично смотрятся друг с другом, срезы были настроены для расположения над таблицей, в частности, количество столбцов у них сейчас 6, а не 1 (так по умолчанию).

В результате я, не написав ни единой формулы и уж тем более ни строчки VBA кода, получил добротный пользовательский отчёт, который выглядит достаточно эстетично и его не стыдно показать боссу или клиенту.

Я могу выбирать не обязательно один какой-то год / месяц — можно выбрать набор лет / месяцев и сводная таблица без проблем отобразит правильные результаты. Единственный недостаток — это то, что довольно затруднительно получить текущие параметры фильтрации, чтобы, к примеру, автоматически формировать заголовок нашей таблицы. Параметры фильтрации можно получить при помощи VBA, но в данной статье я не буду об этом говорить.

Срез в обычной таблице

Теперь давайте обсудим, как нам приспособить такой полезный инструмент, как срез, к обычной таблице Excel. Смотрим на лист Метод 2 — обычная таблица . Как видите, я полностью воспроизвёл дизайн сводной таблицы, однако сердцевина таблицы состоит из формул СУММЕСЛИМН , которые через один полезный приём, о котором я собираюсь вам рассказать, получают параметры фильтрации из срезов.

Это устроено следующим образом:

На листе Ref я создал 2 вспомогательных умных таблицы tblYears и tblMonths . Они ни с чем не связаны — просто значения, которые мы хотим видеть в наших срезах для обычной таблицы.

На том же листе созданы 2 крошечные сводные таблицы ptYears и ptMonths на основе соответствующих вышеперечисленных вспомогательных таблиц.

Особенностью этих сводных таблиц является то, что они состоят только из фильтра.

Для каждой сводной таблицы был добавлен срез, который оказывается связанным с фильтром по полям Годы таблицы ptYears и Месяцы таблицы ptMonths . Выбор какого-либо года в срезе автоматически приводит к фильтрации по таблице ptYears .

Если в срезе по годам не выбрано ничего, то ячейка Ref ! F1 будет содержать значение «(Все)», если выбран конкретный год, то — значение этого года, если — несколько лет, то — значение «(Несколько элементов)». Вот этим мы и пользуемся. В Ref ! F3 я размещаю формулу, которая принимает значение 0, если в срезе не выбрано ничего, значение года, если выбран год, и значение -1 в остальных случаях (то есть случай выбора нескольких лет). Для удобства на базе F3 создаю именованный диапазон SelectedYear . Та же история и со вторым срезом.

Теперь у нас в SelectedYear и SelectedMonth содержатся либо год/месяц, либо 0 (ничего не выбрано), либо -1 (безобразие со множественным выбором). Эти именованные диапазоны мы используем в нашей таблицы, где при помощи формул ЕСЛИ (IF), И (AND) и, конечно же, СУММЕСЛИМН (SUMIFS) выдираем данные из tblSales . Формула выглядит страшновато, но на самом деле она шаблонна и просто уточняет состояние вышеуказанных ИД, чтобы применить формулу суммирования с нужными параметрами. Например, если SelectedYear = 0, а SelectedMonth >0, то никакой год не выбран, но выбран какой-то месяц, поэтому надо из формулы СУММЕСЛИМН убрать критерий для года, но оставить критерий для месяца. Вот и всё — остальное по аналогии.

Похожим образом формируем заголовок таблицы, который на этот раз отражает состояние фильтров, что довольно ценно. В примере со сводной таблицей мы этого добиться без VBA не смогли.

Итак, мы смогли довольно просто использовать срезы для работы с обычной таблицей, что достаточно ценно для создателей различных отчётов и дашбордов. До встречи!

Office 2010: Как визуализировать данные в Excel 2010

С выходом новой версии Microsoft Office появились и новые возможности. Разработчики доработали некоторые компоненты, сделали еще более удобным работу с программами. Нельзя обойти вниманием и Excel 2010 и новые возможности инфографики в нем. Поэтому в данной статье мы на примере расскажу вам, как работать с новыми компонентами Excel 2010.

Делаем сводную таблицу в Excel

В нашем распоряжении есть достаточно большая таблица. В ней огромное количество столбцов и строк. По этим данным нужно построить что-то в виде отчета, чтобы просмотреть результаты по какой-либо деятельности за определенный период. На вкладке «Вставка» нажимаем кнопку «Сводная таблица». Перед нами открывается диалоговое окно, в котором Excel в качестве диапазона данных выбрал всю таблицу. Нажимаем кнопку «Ок».

Теперь на новом листе появился макет сводной таблицы. В правой части окна перечислены все параметры, которые фигурировали в начальной таблице. Нам необходимо с помощью мыши перетащить их в поле «Название строк». В нашем случае это будут «Даты», «Менеджеры». Такие показатели как: «Объем продаж», «Выручка» и «Прибыль» мы перенесем в поле «Значения». Когда осуществляется перенос параметров в поле, таблица автоматически формируется и изменяется «налету». Расположение элементов в «Название строк» играет большую роль. Если «Даты» будут расположены выше «Менеджеры», то данные будут разбиты на отдельные блоки по датам. Если же «Менеджеры» будут расположены в списке первыми, то сортировка будет проходить по именам сотрудников.

Читать еще:  Как сделать ссылку на файл pdf в excel?

Когда таблица построена, перейдем к ее оформлению. Для начала изменим цветовую схему, применив к ней шаблон. Переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на кнопку «Форматировать как таблицу». На экране появится список различных шаблонов форматирования, выбираем понравившийся нам и нажимаем на него. Excel автоматически определит границы таблицы, если они заданы не верно, выделяем таблицу вручную и нажимаем кнопку «Ок». Таблица поменяла цветовую гамму и появилась возможность сортировки параметров.

Условное форматирование таблицы в Excel 2010

Не всегда удобно просматривать большое число значений и сравнивать их с плановыми. Предположим, что объем выручки на каждого менеджера в месяц должен составлять не менее 100 000 рублей. Но не обязательно оценивать показатели вручную, просматривая каждое значение, проще довериться встроенному компоненту Excel. Выделим область данных. Переходим во вкладку «Вставка – Условное форматирование — Набор значков» из выпадающего меню выбираем понравившийся шаблон, мне нравиться светофор, так как с ним очень удобно работать. После выбора шаблона перед нами появится окно «Создание правил форматирования». Здесь необходимо напротив этих самых значков ввести данные, при превышении которых работа сотрудника оценивается как: отличная, удовлетворительная и неудовлетворительная. Данные вводятся в параметр «Значение» напротив каждого из кружков, а поле «Тип» в данном случае необходимо изменить с «Процент» на «Числа». Мною были заданы следующие параметры: 110, 90. Третий параметр задается автоматически, он оценивается как все значения меньше удовлетворительного. Нажимаем кнопку «Ок».

В ячейках всех значений появились кружки трех различных цветов. На основе, представленной в таком виде информации намного проще оценить работу менеджеров за определенный период времени. Мы можем сравнить качество работы сотрудников, определить кто из работников добивается наиболее выдающихся результатов, а кто наоборот требует к себе пристального внимания.

Но это еще не последний способ условного форматирования данных. В Excel 2010 появились такие инфографические элементы как «Гистограммы» и «Цветовые шкалы». Рассмотрим их более подробно. Выделим значения в ячейках и переедем «Вставка – Условное форматирование — Гистограммы». В выпадающем меню появится список шаблонов, при наведении на любой из них происходит пред просмотр результата. Выбираем понравившуюся цветовую схему и видим, что ячейки залиты горизонтальными столбцами разной величины. Они отображают в графическом виде те значения, которые присутствуют в ячейках. Если число будет введено со знаком минус, то график сместится в противоположную сторону от ячейки, указывая на отрицательные величины.

Компонент «Цветовые шкалы» заливает ячейки тем цветом, который соответствуют значению, введенному в нее. К примеру, наименьшие значения будет залиты в красный цвет, средние в желтый, а наибольшие в зеленый. Цветовая схема может быть подобрана вами индивидуально, но суть примерно остается тоже, что при использовании «Набор значков».

Срезы и не только

Но это еще не все способности визуализации данных, включенные в пакет Excel 2010. Рассмотрим еще такую удобную функцию как «Срезы». Выбранные работники отработали в компании весьма внушительный срок и сложно при формировании сводной таблицы выделить ту или иную дату. Есть два способа обращения к определённой дате. Когда мы строим сводную таблицу в правой части у нас расположены элементы, которые мы можем разместить в различные поля. Обращаемся к элементу «Даты» и вызываем выпадающее меню, путем нажатия на маркер со стрелочкой. Находим пункт «Фильтр по дате». Открывается огромный список с различными вариантами форматирования, но нам нужна помесячная сортировка. Открываем «Все даты за период» и выбираем «Октябрь». Сводная таблиц значительно сократилась, в ней остались значения только за октябрь. Это первый способ выборки данных.

Второй способ организуется с помощью новой функции «Срез», интересного инструмента анализа цифровых данных. Перейдем к «Вставка — Срез». Открывается окно «Вставка среза» в нем нужно отметить тот показатель, по которому будет производиться выборка значений, то есть колонку таблицы, по которой вы сможете посмотреть срезы своего отчета. Отмечаем «Даты» и нажимаем кнопку «Ок». На листе отобразится рамка с записанными в нее значениями.

Перетащим ее в любое удобно для нас место и отрегулируем ее размер таким образом, чтобы можно было видеть все представленные в ней значения. Так же можно изменить цвет среза, все шаблоны отображаются на верхней панели. Теперь мы можем одним кликом выбрать определенную дату, и увидеть каких результатов за эти дни добились сотрудники. Данная функция на порядок удобнее, чем «Фильтр по дате», так как она более гибкая. В ней вы можете выбрать сразу несколько значений, по которым будет идти выборка.

Инфокривые

Следующий способ визуального анализа данных – это инфокривые. Делаем активной свободную ячейку напротив строк с данными. Во вкладке «Вставка» находим раздел «Инфокривые» (в моей версии Excel 2010 они назывались почему-то «Сперклайны»). Выделяем диапазон данных – это будет наша строка, и нажимаем кнопку «Ок». Вы можете увидеть, как в выбранной нами ячейке построился мини график, это и есть инфокривая.

Растянем эту ячейку на все остальные строки, потянув за край с точкой или сделав двойной клик на нем. При желании вы можете изменить стиль инфокривой, его выбор осуществляется на верхней панели в режиме конструктора инфокривой. Полученный график позволяет увидеть тенденцию, тренд. При огромном количестве данных инфокривая дает общий визуальный анализ всего множества. По ней с легкостью можно определить пики и падения, начало роста или его замедление.

Инфокривые бывают трех типов: «График» — как раз его мы и рассматривали; «Столбец» — отображает данные в виде маленьких столбцов, наглядно показывая максимальные и минимальные значения; «Выигрыш/проигрыш» — ячейка как бы разделяется на де части, в нижней части размещаются квадраты с отрицательными значениями, в верхней с положительными, ноль не отображается вовсе.

В данной статье мы не только научились быстро оформлять таблицу, но и проводить визуальный анализ данных. Также мы ознакомились с такими понятием как сводная таблица, научились производить фильтрацию значений и условное форматирование цифровых значений, составлять срезы. Кроме этого, мы наглядно разобрались с новой функцией под названием «Инфокривые». Нельзя не отметить, что усовершенствования в Excel 2010 видны на лицо, и практически все новые функции направлены на облегчение труда специалиста и наглядное представление данных. Если вас заинтересовала новая функциональность табличного редактора MS Excel 2010, то вы можете приобрести Microsoft Office 2010 у партнеров компании 1CSoft.

Читать еще:  Как сделать сумму разных ячеек в excel?

Все права защищены. По вопросам использования статьи обращайтесь к администраторам сайта

Хотите купить софт? Позвоните партнерам фирмы «1С», чтобы получить квалифицированную консультацию по выбору программ для ПК, а также информацию о наличии и цене лицензионного ПО.

«Умная таблица» в Excel

Создать «Умную таблицу», которая впервые была представлена в Excel 2007, очень просто. Для ввода данных в нее можно использовать автоформу, которая защитит формулы от случайной перезаписи. В Excel 2010 для «Умной таблицы» был добавлен инструмент «Срезы» для упрощения фильтрации данных.

Общие правила создания и заполнения таблиц

Чтобы ваша таблица, «обычная» или «умная», правильно работала, следует придерживаться при ее создании и заполнении следующих несложных правил:

  • не использовать в таблице объединенные ячейки;
  • присваивать графам (колонкам) уникальные имена;
  • в одной графе использовать один формат данных;
  • не оставлять при заполнении таблицы пустых строк;
  • в «обычной» таблице следует выделить строку заголовков (шапку таблицы) форматированием (цвет, шрифт) и закрепить на начальном экране.

Создание «Умной таблицы»

Для создания «Умной таблицы» необходимо выбрать любую ячейку внутри таблицы без форматирования или выделить произвольный диапазон, в котором планируется создать такую таблицу, и нажать кнопку «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная». Откроется окно выбора формата будущей «Умной таблицы»:

Выбрать можно любой образец форматирования таблицы и нажать на него, а после создания «Умной таблицы» точнее подобрать форматирование с помощью предпросмотра. После нажатия на образец формата программа Excel предложит проверить диапазон будущей таблицы и выбрать, где будет создана строка заголовков (шапка таблицы) — внутри таблицы, если она уже с заголовками, или над таблицей в новой строке:

В примере заголовки уже присутствуют внутри диапазона с таблицей, поэтому галочку «Таблица с заголовками» оставляем. Нажав «OK», получим следующую «Умную таблицу»:

Теперь при записи формулы создаются адреса с именами колонок, а при нажатии «Enter» формула автоматически копируется во все ячейки этой графы:

Адреса с именами колонок создаются, если аргументы для формулы берутся из той же строки. Аргументы, взятые из других строк, будут отображены обычными ссылками.

Когда «Умная таблица» уже создана, подобрать для нее подходящее цветовое оформление становится легче. Для этого нужно выбрать любую ячейку внутри таблицы и снова нажать кнопку «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная». При наведении курсора на каждый образец форматирования, «Умная таблица» будет менять цветовое оформление в режиме предпросмотра. Остается только выбрать и кликнуть на подходящем варианте.

При выборе любой ячейки внутри «Умной таблицы» на панели инструментов появляется вкладка «Работа с таблицами Конструктор». Перейти в нее можно, нажав на слово «Конструктор».

На вкладке «Конструктор» отображены все инструменты для работы с «Умной таблицей» (неполный перечень):

  • редактирование имени таблицы;
  • изменение цветового чередования строк на цветовое чередование столбцов;
  • добавление строки итогов;
  • удаление кнопок автофильтра;
  • изменение стиля таблицы (то же, что и по кнопке «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная»);
  • удаление дубликатов;
  • добавление срезов*, начиная с Excel 2010;
  • создание сводной таблицы;
  • удаление функционала «Умной таблицы» командой «Преобразовать в диапазон».

*Срезы представляют из себя удобные фильтры по графам в отдельных окошках, работающие аналогично кнопкам автофильтра в строке заголовков. Создается срез (или срезы) нажатием кнопки «Вставить срез» и выбором нужной колонки (или колонок). Чтобы удалить срез, его нужно выбрать и нажать на клавиатуре «Delet» или пункт «Удалить (имя среза)» в контекстном меню.

Работа с «Умной таблицей»

Начните заполнять новую строку или новый столбец, и после заполнения первой ячейки «Умная таблица» автоматически расширится на эту строку или на этот столбец. Если в таблице использовались формулы, то при добавлении новой строки они будут автоматически в нее скопированы.

Для заполнения «Умной таблицы» можно использовать автоформу, которая позволит защититься от случайной перезаписи формул и сделает заполнение более наглядным.

Чтобы автоформа всегда была доступной, ее кнопку необходимо добавить на панель быстрого доступа (вверху слева). Для непосредственного перехода к настройке панели быстрого доступа нажмите на правую кнопку этой панели в виде черточки с треугольником внизу. Откроется следующее меню:

В этом меню необходимо выбрать пункт «Другие команды. » для перехода к окну настройки панели быстрого доступа:

Здесь необходимо выбрать в верхнем раскрывающемся списке «Команды не на ленте», в окне со списком команд выделить пункт «Форма. », нажать кнопку «Добавить >>», а затем кнопку «OK». На панели быстрого доступа появится кнопка вызова автоформы.

Автоформа будет вызываться кнопкой на панели быстрого доступа для той «Умной таблицы», внутри которой находится активная ячейка.

Обратите внимание, что ячейка с формулой не редактируется. Добавление новой записи или сохранение внесенных изменений в существующую строку происходит при нажатии кнопок «Добавить», «Закрыть» или «Enter» на клавиатуре. При нажатии кнопок «Назад» или «Далее» внесенные изменения не сохраняются.

Любую таблицу желательно максимально автоматизировать формулами. Например, в таблице из примера можно вставить формулу для увеличения порядкового номера на единицу.

Самым простым способом было бы вставить формулу =[предыдущая ячейка]+1 , но она не копируется автоматически в новую запись. А в ячейках с этой формулой программа Excel выводит замечание: «Несовместимая формула в вычисляемом столбце».

Для нашего примера подойдет следующая формула: =СТРОКА([@Наименование])-1 , которая вычисляет номер текущей строки рабочего листа Excel и уменьшает ее на единицу, так как первая запись в нашей «Умной таблице» начинается со второй строки рабочего листа Excel.

Если в отдельных колонках «Умной таблицы» использовать выбор значений из раскрывающихся списков, то добавлять записи придется путем копирования строк или протягиванием. Иначе, при автоматическом добавлении новой записи, формулы проверки данных для раскрывающихся списков скопированы не будут.

Преимущества «Умной таблицы»

К преимуществам «Умной таблицы» можно отнести следующие:

  • автоматическое форматирование по выбранному шаблону;
  • автоматическое расширение «Умной таблицы» при добавлении новых записей или колонок;
  • автоматическое копирование формул в новую запись;
  • возможность добавления строки итогов (критерий расчета итога для каждой отдельной графы можно выбрать из раскрывающегося списка);
  • возможность использования автоформы* для добавления новых записей и редактирования существующих (такая же возможность существует и для обычных таблиц).

*При использовании автоформы не работают подсказки для ввода повторяющегося текста, при наличии которого удобнее добавлять записи непосредственно в таблицу.

Ссылка на основную публикацию
×
×
Adblock
detector