Как сделать статус в excel?

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

Пользуетесь ли вы Excel? Мы выбрали 20 советов, которые помогут вам узнать его получше и оптимизировать свою работу с ним.

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

Диагональная линия в ячейках

Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

Скоростное копирование и перемещение информации

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

Пустые ячейки — это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.

Расширенный поиск

Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.

Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «

Копирование уникальных записей

Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

Создание выборки

Если вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. Перейдите в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.

Объединение текста с помощью «&»

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».

Изменение регистра букв

С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

Читать еще:  Как сделать динамическую диаграмму в excel?

Внесение информации с нулями в начале

Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

Ускорение ввода сложных слов

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.

Больше информации

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

Часто ли вы пользуетесь Excel? Если да, то у вас наверняка есть свои секреты работы с этой программой. Делитесь ими в комментариях.

Как сделать в Эксель выпадающий список (Excel), другие списки

Как сделать в Эксель выпадающий список, этот вопрос мы сегодня рассмотрим на практике. С помощью этой статьи, научимся делать не только выпадающие списки, но и простые, зависимые, раскрывающие. Затем скопируем сделанный список в Excel программу и вставим его.

Зачем нужны списки в Экселе

Здравствуйте друзья! Насколько известно, программа Ексель очень удобное ПО для записи и ведения различных учетов в документе. В ней можно заполнять данные о своих доходах и расходах, рассчитывать формулы и так далее. Но, некоторые люди, задают вопрос, а как сделать в Эксель выпадающий список? Зачем он нужен?

На самом деле, выпадающие списки очень необходимы, если Вы часто работаете с таблицами в данной программе и её заполняете различными цифрами и символами. Они нужны, чтобы сэкономить время вашей работы, и не затрачивать его на долгое заполнение таблиц. На практике, выпадающий список работает эффективно и запоминает все ранее записанные Вами данные в таблицах. Далее, мы создадим такой список, и сделаем другие похожие списки, которые помогут Вам упростить работу в этой программе.

Простой выпадающий список в Excel

Создадим простой выпадающий список. Открываем программу Ексель и прописываем в первой таблице какие-нибудь слова или цифры. Выделяем один столбец со словами и далее, вверху панели управления программы нажимаем на раздел «Данные» и затем «Проверка данных» (Скрин 1).

Дальше у Вас откроется окно, где есть функция «Тип данных» нажимаем по ней левой кнопкой мыши и выбираем «Список», сохраняем изменения с помощью кнопки «ОК» (Скрин 2).

Затем следует нажать на «Источник» и ещё раз выделить заполненный нами столбец, только после этого нажмите «ОК». Итак, мы теперь знаем, как сделать в Эксель выпадающий список его ещё называют «всплывающий». После его создания он выглядит так (Скрин 3).

Вы можете нажимать на стрелочку и выбирать написанные ранее слова в таблице. Мы рассмотрели простой вариант. Далее, будут ещё списки, но с более усложнённом вариантом.

Выпадающий список с другого листа в Excel

Если работаете с разных листов программы Эксель, то выпадающий список с другого листа очень сильно нам будет помогать в дальнейшей работе. Сделать его довольно просто. Сначала выделяете нужный столбец с данными в программе, и жмёте снова кнопку «Проверка данных» на втором листе. Далее переходим на первый лист и в разделе «Источник», потом Вам стоит выделить ячейки и нажать на кнопку «ОК». После этого, выпадающий список должен перенестись на другой лист.

Зависимые выпадающие списки в Excel

Что такое зависимые выпадающие списки? Это списки, которые создаются из двух источников. Например, есть две таблицы, в которые Вы записали имена своих знакомых и друзей. А в следующей колонке, будет отображаться зависимый выпадающий от них список, который показывает те же данные, что были записаны в других таблицах. Далее, мы создадим такие зависимые списки и раскрывающие.

Как создать раскрывающийся список в Эксель

Раскрывающий список в Эксель можно создать с помощью специальной функции, о которой мы ниже поговорим. Он чем то похож на выпадающий, только с использованием данного значения «СМЕЩ». Итак, переходим к процессу создания.

Проделывайте всё те же действия, что мы делали в первой части статьи и далее в «Источнике» укажите такую формулу « =СМЕЩ(A$2$;0;0;5», затем нажмите «ОК», чтобы создался раскрывающийся список в Экселе.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Выше мы немного говорили о зависимых списках. А теперь, создадим их. Но для начала, создайте в Ексель таблицы и заполните два столбца любыми данными. Далее, выделяйте эти столбцы в таблицах, и нажимаете вверху кнопку – «Создать из выделенного фрагмента» (Скрин 4).

Далее, создаём выпадающий список, (процесс создания был показан выше в статье). Затем, зайдите в функцию «Источники» и напишите в поле такую команду — =ДВССЫЛ($D$2). Она поможет создать зависимые списки. Кликайте кнопку «ОК», после чего должна появится ещё одна колонка в таблице, с зависимым всплывающим списком.

Как скопировать выпадающий список в Excel

Скопировать выпадающий список не составит сильного труда для пользователей. Для этого выделяем левой кнопкой мыши нужную нам ячейку, и нажимаем клавиши CTRL+C (Копировать). Затем, нажмите на любой столбец в таблице Ексель. И правой кнопкой мыши вызовите команду – «Специальная вставка». В этой функции вставки нужно установить – «Условия на значения» и нажать на «ОК», чтобы сохранить изменения.

Читать еще:  Как сделать ячейки разного размера в excel?

После этого снова нажимаем одновременно клавиши – CTRL+V, что значит «Вставить» и впоследствии, весь скопированный выпадающий список в этой программе успешно вставится.

Заключение

Итак, в статье мы рассмотрели вопрос, как сделать в Эксель выпадающий список и вместе с тем сделали другие списки. Эта инструкция проверялась на практике. Возможно, данный инструмент от программы Ексель Вам поможет решить некоторые вопросы во время заполнения таблиц или при работе с документами. Пользуйтесь данными функциями, и работа с программой Excel станет быстрой и удобной. Спасибо за внимание, и удачи Вам!

Цветной выпадающий список в Excel

Из этой статьи Вы узнаете как создать выпадающий список в Excell и раскрасить его.

В первой части я рассказываю о создании выпадающего списка, но если Вы уже знакомы с этим можете сразу переходить ко второй, в которой разобрано добавление цвета.

Если Вам нужен красивый выпадающий список первым делом создайте отдельный лист (Sheet) и в столбик выпишите все опции, которые хотите видеть в данном списке.

Пишите в том порядке, в котором хотите увидеть в списке. Раскрашивать пока не обязательно. По-настоящему цвет задаётся на другом этапе.

1. Выпишите в столбец опции, которые Вам нужны в выпадающем списке

2. Выделите всё, что написали и кликните правой кнопкой мыши → Выберите команду Присвоить имя (Define Name).

3. В поле Имя (Name) введите имя записей, например Результаты (Results), и нажмите кнопку ОК.

Убедитесь, что имя не содержит пробелы. Это имя не будет отображаться в списке, но его нужно ввести, чтобы связать с раскрывающимся списком.

4. Щелкните ячейку на листе, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

Перейдите в раздел Data и нажмите Data Validation.

Если в Вашей версии Excel надписи Data Validation нет — ищите значок.

5. На вкладке Параметры (Settings) в поле Разрешить (Allow) нажмите кнопку Список (List).

6. В поле Источник (Source) введите знак равенства
(=), а сразу за ним — имя, присвоенное списку в шаге 3. Например: =Results.

8. В выбранной ячейке появится список. Пока что чёрно-белый.

Редактирование выпадающего списка

Изменение раскрывающегося списка, основанного на именованном диапазоне.

Откройте лист, содержащий именованный диапазон для раскрывающегося списка.

Мой список уже раскрашен, но на добавление нового элемента это никак не влияет.

Чтобы добавить элемент, перейдите в конец списка и введите новый элемент.

На вкладке Формулы (Formulas) нажмите кнопку Диспетчер имен (Name Manager).

В поле Диспетчер имен (Name Manager) выберите именованный диапазон, который требуется обновить.

Изменяем диапазон. Я заменил 7 на 8.

Затем добавляем цвет если нужно.

Чтобы посмотреть список всех доступных диапазонов нажминте CTRL + G или из вкладки Home перейдите в Find & Select и нажмите Go to:

Список будет выглядеть примерно так:

Добавление цвета в выпадающие ячейки

Чтобы сделать список цветным выделяем ячейку. Переходим в Home → Условное форматирование (Conditional Formatting) → Новое правило (New Rule)

Выбираем Format only cells that contain → Меняем условие на equal to Вводим первый элемент из нашего списка в данном случае OK → Format

Я хочу, чтобы у варианта OK был зелёный фон.

Чтобы раскрасить все элементы выпадающего списка перейдём в редактирование правила.

Conditional Formattiong → Manage Rules

Создаем новое правило (New Rule) для каждого элемента списка. И так пока не создадите все необходимые правила. Я создал семь правил.

Проверяем созданный список правил.

После того как одна ячейка готова, её можно скопировать в любое место документа и пользоваться цветным списком в своё удовольствие.

Пройти обучение Excel можно на сайте SkillBox

Возможные проблемы

При переносе листа из одного файла в другой имя, на которое ссылается ячейка может оказаться недоступным. Проверьте Ваши ячейки с помощью Data Validation и исправьте имя на актуальное, либо создайте новое.

Если сайт не помог, извиняемся за потраченное время — хочу заверить, что мы стараемся не попадать в нерелевантные запросы, но тем не менее не всегда успеваем обновлять ключевые слова. Ну и контролировать поисковую выдачу, конечно, невозможно.

Например: у нас есть статья про аэропорт Хельсинки и про аэропорт Риги но в выдаче по Риге всё равно статья про Хельсинки.

Если статья Вам помогла, нажимайте ДА. Так мы поймём, что переделывать её не нужно.

Занятно наблюдать в вебвизоре, как люди копируют текст, например вежливого отказа в трудоустройстве на английском но игнорируют кнопку ДА.

Выпадающий список в Excel: как сделать

У пользователей, которые довольно часто работают в Excel и ведут этой программе свои базы данных, наверняка нередко возникает потребность выбрать значение ячейки из заранее определенно перечня.

К примеру, у нас есть перечень наименований товаров, и наша задача – заполнить каждую ячейку определенного столбца таблицы, используя данный список. Для этого нужно создать список всех наименований, а затем реализовать возможность их выбора в нужных ячейках. Такое решение избавит от необходимости писать (копировать) одно и то же название вручную много раз, а также спасет от опечаток и прочих возможных ошибок, особенно, когда речь идет о больших таблицах.

Реализовать так называемый выпадающий список можно несколькими методами, которые мы и рассмотрим ниже.

Выпадающий список через контекстное меню

Самым простой и понятный метод, при котором нужно предварительно создать список в другом месте документа. Можно разместить его рядом с таблицей, либо создать новый лист и составить перечень там, чтобы не “засорять” исходный документ лишними элементами и данными.

  1. Во вспомогательной таблице пишем перечень всех наименований – каждый с новой строки в отдельной ячейке. В итоге должен получиться один столбец с заполненными данными.
  2. Затем отмечаем все эти ячейки, нажимаем в любом месте отмеченного диапазона правой кнопкой мыши и в открывшемся списке кликаем по функции “Присвоить имя..”.
  3. На экране появится окно “Создание имени”. Называем список так, как хочется, но с условием – первым символом должна быть буква, также не допускается использование определенных символов. Здесь же предусмотрена возможность добавления списку примечания в соответствующем текстовом поле. По готовности нажимаем OK.
  4. Переключаемся во вкладку “Данные” в основном окне программы. Отмечаем группу ячеек, для которых хотим задать выбор из нашего списка и нажимаем на значок “Проверка данных” в подразделе “Работа с данными”.
  5. На экране появится окно “Проверка вводимых значений”. Находясь во вкладке “Параметры” в типе данных останавливаемся на опции “Список”. В текстовом поле “Источник” пишем знак “равно” (“=”) и название только что созданного списка. В нашем случае – “=Наименование”. Нажимаем OK.
  6. Все готово. Справа от каждой ячейки выбранного диапазона появится небольшой значок со стрелкой вниз, нажав на которую можно открыть перечень наименований, который мы заранее составили. Щелкнув по нужному варианту из списка, он сразу же будет вставлен в ячейку. Кроме того, значение в ячейке теперь может соответствовать только наименованию из списка, что исключит любые возможные опечатки.
Читать еще:  Как сделать сквозную нумерацию страниц в excel?

Создание списка с применением инструментов разработчика

Создать выпадающий список можно и другим образом – через инструменты разработчика с применением технологии ActiveX. Метод несколько сложнее описанного выше, но он предлагает более широкий набор инструментов по настройке списка: можно будет задать количество элементов, размер и внешний вид самого окна со списком, необходимость соответствия значения в ячейке с одним из значений списка и многое другое.

  1. В первую очередь, эти инструменты нужно найти и активировать, так как по умолчанию они выключены. Переходим в меню “Файл”.
  2. В перечне слева находим в самом низу пункт “Параметры” и щелкаем по нему.
  3. Переходим в раздел “Настроить ленту” и в области “Основные вкладки” ставим галочку напротив пункта “Разработчик”. Инструменты разработчика будут добавлены на ленту программы. Кликаем OK, чтобы сохранить настройки.
  4. Теперь в программе есть новая вкладка под названием “Разработчик”. Через нее мы и будем работать. Сначала создаем столбец с элементами, которые будут источниками значений для нашего выпадающего списка.
  5. Переключаемся во вкладу “Разработчик”. В подразделе “Элементы управления” нажимаем на кнопку “Вставить”. В открывшемся перечне в блоке функций “Элементы ActiveX” кликаем по значку “Поле со списком”.
  6. Далее нажимаем на нужную ячейку, после чего появится окно со списком. Настраиваем его размеры по границам ячейки. Если список выделен мышкой, на панели инструментов будет активен “Режим конструктора”. Нажимаем на кнопку “Свойства”, чтобы продолжить настройку списка.
  7. В открывшихся параметрах находим строку “ListFillRange”. В столбце рядом через двоеточие пишем координаты диапазона ячеек, составляющих наш ранее созданный список. Закрываем окно с параметрами, щелкнув на крестик.
  8. Затем кликаем правой кнопкой мыши по окну списка, далее – по пункту “Объект ComboBox” и выбираем “Edit”.
  9. В результате мы получаем выпадающий список с заранее определенным перечнем.
  10. Чтобы вставить его в несколько ячеек, наводим курсор на правый нижний угол ячейки со списком, и как только он поменяет вид на крестик, зажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз до самой нижней строки, в которой нам нужен подобный список.

Связанный список

У пользователей также есть возможность создавать и более сложные взаимозависимые списки (связанные). Это значит, что список в одной ячейке будет зависеть от того, какое значение мы выбрали в другой. Например, в единицах измерения товара мы можем задать килограммы или литры. Если вы выберем в первой ячейке кефир, во второй на выбор будет предложено два варианта – литры или миллилитры. А если в первую ячейки мы остановимся на яблоках, во второй у нас будет выбор из килограммов или граммов.

  1. Для этого нужно подготовить как минимум три столбца. В первом будут заполнены наименования товаров, а во втором и третьем – их возможные единицы измерения. Столбцов с возможными вариациями единиц измерения может быть и больше.
  2. Сначала создаем один общий список для всех наименований продуктов, выделив все строки столбца “Наименование”, через контекстное меню выделенного диапазона.
  3. Задаем ему имя, например, “Питание”.
  4. Затем таким же образом формируем отдельные списки для каждого продукта с соответствующими единицами измерения. Для большей наглядности возьмем в качестве примера первую позицию – “Лук”. Отмечаем ячейки, содержащие все единицы измерения для этого продукта, через контекстное меню присваиваем имя, которое полностью должно совпадать с наименованием.Таким же образом создаем отдельные списки для всех остальных продуктов в нашем перечне.
  5. После этого вставляем общий список с продуктами в верхнюю ячейку первого столбца основной таблицы – как и в описанном выше примере, через кнопку “Проверка данных” (вкладка “Данные”).
  6. В качестве источника указываем “=Питание” (согласно нашему названию).
  7. Затем кликаем по верхней ячейке столбца с единицами измерения, также заходим в окно проверки данных и в источнике указываем формулу “=ДВССЫЛ(A2)“, где A2 – номер ячейки с соответствующим продуктом.
  8. Списки готовы. Осталось его только растянуть их все строки таблицы, как для столбца A, так и для столбца B.

Заключение

Благодаря выпадающим спискам можно значительно облегчить ведение баз данных в Microsoft Excel. Несмотря на кажущуюся сложность в выполнении данной задачи, на деле все оказывается куда проще. Главное – строго следовать очередности описанных выше действий, в зависимости от выбранного метода, и тогда все непременно получится.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector