Как сделать страницу журнала в excel?

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как создать при помощи Excel журнал задач

Во время совещаний, посвященных ходу выполнения проекта, наверняка возникнут вопросы или всплывут проблемы, требующие принятия мер и определенного отслеживания. Такие вопросы и проблемы можно, конечно же, записать на каких-нибудь клочках бумаги, однако это не даст вам возможности эффективно отслеживать их решение. Гораздо лучше фиксировать все возникающие вопросы в предназначенном для этого журнале задач.

Задачи — это вопросы, требующие тщательного изучения с целью принятия адекватного решения. Например, во время совещания, посвященного ходу выполнения проекта Grant St. Move, одной из заинтересованных сторон захотелось узнать, способны ли устройства считывания карточек фиксировать время, когда работник появляется в определенных местах здания. Такие действия не предусмотрены данным проектом, но этот вопрос важен для данной заинтересованной стороны, поскольку она отвечает за обеспечение безопасности архивированных записей, содержащих секретные данные компании.

Отдел этого заинтересованного лица выполняет проверки комнаты, в которой хранятся записи, и контролирует круг работников, посещающих такую комнату. Если новая система считывания карточек не может фиксировать время, когда работник появляется в этой комнате, заинтересованное лицо хотело бы исследовать другие возможности. Результаты этого исследования могут повлиять на выполнение данного проекта. Эта информация должна быть зафиксирована в журнале задач с указанием номера, даты, владельца или ответственного лица, текущего состояния решения задачи и конечного срока решения.

Для задач мы используем три индикатора текущего состояния: решается, решена и аннулирована. После того как соответствующая задача решена или аннулирована, нам нужно перенести ее на последующий отчетный период, а затем удалить, чтобы она не появлялась в будущих отчетах. Однако нам не хотелось бы потерять соответствующие данные.

Создайте новый лист в рабочей книге под названием Closed (Закрыта). По истечении срока переместите эти строки из листа Active (Решается) в лист Closed (Закрыта). Для этого нужно создать журнал задач в виде таблицы, как мы уже объясняли в статье «Документирование требований». Затем следует выполнить сортировку по датам решения и номерам задач. Сортировку по датам решения следует выполнить в возрастающей последовательности (от А до Z). Вырежьте строки, содержащие старую информацию, и вставьте их в новый лист, который называется Closed.

Мы будем обращаться к журналу задач и к журналу регистрации проблем в конце проекта, когда приступим к сбору информации под названием «Полученные уроки». Задачи, которые нам приходилось решать в ходе выполнения проекта, и проблемы, возникавшие в ходе его выполнения, помогут нам лучше планировать наш следующий проект. Выполняя упражнение ниже мы рассмотрим этапы создания специального списка в SharePoint. Наша задача облетается тем, что мы можем использовать наш Action Item List (Журнал задач, которые предстоит решить) в качестве исходного пункта при изучении специальных списков SharePoint.

Журнал задач как специальный список в SharePoint

Журнал задач (лист Excel), можно опубликовать в виде списка SharePoint. Ниже показано, как это сделать.

  1. В программе Excel щелкните на кнопке Office (с изображением флага Windows). В появившемся меню выберите команду Publish → Document Management Server (Опубликовать → Сервер
    управления документами).
  2. На экране появится диалоговое окно Save As (Сохранение документа), с помощью которого вам следует перейти на сервер управления документами. В данном случае вначале следует перейти на сервер PMServer, затем на вложенный сервер GSM (аббревиатура Grant St. Move) и, наконец, в библиотеку документов Document Library (Библиотека документов) — итого три уровня переходов.
  3. Далее введите имя сохраняемого файла, выберите его формат (рабочий лист Excel), как показано на этом рисунке. Щелкните мышью на кнопке Save (Сохранить). После этого вы получите уведомление о том, что ваш документ сохранен, но еще не зарегистрирован. Это означает, что пользователи не смогут увидеть его до тех пор, пока вы не зарегистрируете и не опубликуете его.
  4. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Server Tasks → Check In (Задачи сервера → Зарегистрировать). (Команда меню Server Tasks появляется в меню кнопки Office лишь после того, как документ сохранен на сервере и подготовлен к регистрации.) На экране появится диалоговое окно Check In (Зарегистрировать). С его помощью вы можете зарегистрировать документ, не публикуя (переключатель 0.1 Minor version (draft)). В этом случае документу присваивается младший номер версии, а сам он сохраняется в форме чернового варианта. Как альтернативный вариант вы можете одновременно зарегистрировать и опубликовать документ (переключатель 1.0 Major version (publish)), в результате чего ему присваивается старший номер версии. В данном случае установите переключатель 1.0 Major version (publish) и щелкните мышью на кнопке ОК. Не забывайте, что зарегистрированный, но не опубликованный документ может быть прочитан лишь пользователями, имеющими права группы Owners. Пользователи, наделенные правом только читать документы, не смогут увидеть такой документ.
  5. Далее выделите несколько строк электронной таблицы (включая ее название и строку с заголовками столбцов), щелкните на выделении правой кнопкой и в появившемся контекстном меню выберите команду Name a Range (Имя диапазона). В результате ваших действий на экране появится диалоговое окно New Name (Создание имени), как показано на приведенном ниже рисунке. В текстовом поле Name (Имя) введите имя выделенного диапазона ячеек и щелкните мышью на кнопке ОК.
  6. Не снимая выделения с диапазона ячеек, активизируйте вкладку Ноmе (Главная) и в группе параметров Styles (Стили) щелкните на значке Format as Table (Форматировать как таблицу). В результате ваших действий на экране появится панель с эскизами предустановленных стилей форматирования таблицы. Щелкните на эскизе подходящего стиля форматирования таблицы. (Мы, как и в предыдущем случае, выбрали стиль Table Format Medium 12 (Стиль таблицы средний 12).)
  7. В группе External Data (Данные из внешней таблицы) появившейся вкладки Design (Конструктор) щелкните на кнопке Export (Экспорт). Затем в появившемся меню выберите команду Export to List (Экспортировать в список SharePoint).
  8. На экране появится диалоговое окно мастера Export Table to SharePoint List (Экспортировать таблицу в список SharePoint). В поле Address (Адрес) введите URL сервера SharePoint, в поле Name — осмысленное имя списка, в текстовой области Description — описание списка. Щелкните на кнопке Next (Далее). (Вспомните, что ранее мы уже создали на сервере SharePoint папку для хранения списка.) В следующем диалоговом окне мастера следует указать тип данных, которые будут введены в ячейки списка (текст, числа и т.п.).
  9. Щелкните на кнопке Finish (Готово) для опубликования списка. Чтобы просмотреть опубликованный список, пользователи могут перейти па Web-страницу, адрес которой выглядит следующим образом: http:/ /название_сервера/название сайта/Lists. В нашем случае соответствующий URL выглядит так: http://PMServer/GSM/Lists.
Читать еще:  Как сделать социометрию в excel?

Огромным преимуществом списка, в отличие от опубликованной электронной таблицы, является то, что список можно отредактировать либо с помощью Excel; либо (подключившись к сайту SharePoint) непосредственно в окне интернет-обозревателя, как показано на приведенном выше рисунке. Кроме того, каждый пользователь может подписаться на уведомления о любых изменениях, внесенных в соответствующий список другими участниками проекта.

Краткосрочная виза в Италию позволяет находиться на территории стран Шенгенского соглашения до 90 дней. К этой категории относятся туристические, деловые, транзитные (до 5 дней) и краткосрочные учебные. С 2010 г. стало возможным получение многократных полугодовых и годовых виз гражданам, регулярно выезжающим в Италию не только в деловых, но и в туристических целях. На такую визу могут претендовать россияне, уже получавшие в течение последних 2 лет шенгенские визы (преимущественно итальянские) и использовавшие их корректным образом.

Создание электронного журнала в MS Excel (LibreOffice. Calc)

Создание электронного журнала

Цель работы: создать таблицу для подсчета статистики успеваемости каждого ученика (студента). Для работы вам потребуется один документ с тремя рабочими листами. Обратите внимание, что в ходе выполнения заданий вы должны:

— отработать некоторые приемы работы с комбинированными, сложными функциями, массивами;

— научиться строить связанные графики.

Принцип работы в табличных редакторах разных разработчиков одинаков. Отличия по работе в MS Excel и Libre(Open)Office. Calc в методических указаниях прописываются рядом с соответствующим пунктом, например, п.4 и п.4.1 или выделяются разным цветом.

Отчет по работе необходимо выложить в блоге, используя облачные хранилища.

Задание 1. Заполнение Листа1

Создать список учащихся (студентов) из десяти произвольных фамилий, включая свою. После выполнения действий п. 1-5 у вас должна получиться таблица, аналогичная приведенной на рисунке 1.

Рисунок 1. Список студентов группы

Для этого выполните следующие действия.

На Листе1 создайте надпись «Список студентов». Оформление выберите на свое усмотрение. Заполните строку 3 (шапку таблицы). Вместо графы «Телефон» можете вписать любой другой пункт, например, адрес электронной почты/text/category/abbreviatura/» rel=»bookmark»>аббревиатуру), а в графе «Группа» — номер своей группы: 126 — цифра 1 – номер курса, цифра 2 – номер потока, цифра 6 – номер группы на потоке. Скопируйте данные на весь столбик E и F (10 позиций). Произвольными данными заполните столбец «Телефон». В ячейках B20:B30 создайте список студентов (10 человек). Выполните разделение списка на два столбца. Для этого: Данные – Текст по столбцам. В диалоговом окне разделения текста оставьте формат данных с разделителем. На втором шаге поставьте галочку в поле «Пробел». На третьем шаге в поле «Поместить в» мышью выделите ячейки C4:D13. Нажмите OK. Заполните данные в столбце «Идентификатор студента». Для этого в ячейку B4 введите формулу =СЦЕПИТЬ(F4;»-«;A4). В результате этих действий соединяются текстовые данные из ячейки «Номер группы» и «Порядковый номер». В качестве разделителя мы указали дефис. Вы можете выбрать свой символ разделителя, например, нижнее подчеркивание или «&» или др. Скопируйте формулу на весь список. В Libre(Open)Office. Calc вам следует выбрать из категории «Текстовые» функцию =CONCATENATE(F4;»-«;A4). В поле «Текст 2» укажите в кавычках дефис, который разделит номер группы и порядковый номер в списке.

В ячейке H4 вы снова совместите фамилию и имя студента используя формулу =СЦЕПИТЬ(C4;» «;D4). Обратите внимание, что в кавычках указан один пробел. Скопируйте формулу на весь список. В Libre(Open)Office. Calc вам следует выбрать из категории «Текстовые» функцию =CONCATENATE(C4;»-«;D4). В поле «Текст 2» укажите в кавычках пробел, который разделит фамилию и имя.
Задание 2. Заполнение Листа2 В первой строке сделайте заголовок таблицы, например, «Таблица успеваемости студентов группы. ». Выделите несколько ячеек этой строчки и объедините их, нажав на кнопку . Выберите произвольный стиль оформления своего заголовка. Заполните шапку таблицы. Цветовое и шрифтовое оформление выберите на ваш вкус. Заполните столбец «№ п/п», используя функцию автозаполнения.

3. Заполните ячейки «дата проведения занятий» (D3 ч H3 . ):

    установите формат ячеек D3 ч H3 — категория — «дата», формат «31 дек.99» (или свой формат) В ячейках D3 и E3 введите две даты с интервалом в одну неделю, например, D3 — 01.09.13; E3 — 07.09.13. с помощью команды автозаполнения заполните все остальные ячейки на любые ДВА месяца. В нашем примере указан только один месяц. измените формат всех этих ячеек (D3 ч H3): разверните текст на 90 градусов и установите выравнивание по середине и по горизонтали и по вертикали (Формат – Ячейка — Выравнивание) отформатируйте ширину столбцов:

MS Excel: Формат – Столбец – Автоподбор ширины. LibreOffice. Calc: Формат – Столбец – Ширина. Установите ширину столбцов D ч H равную 0,8 – 1,0.

5. Вернитесь на Лист 2. В столбце “Идентификатор студента» создайте выпадающие списки с номером студента. Для этого:

— выделите диапазон B3 – B12, затем: Данные – Проверка данных.

MS Excel 2010-2013: Тип данных – Список. В поле Источник введите выделенный диапазон идентификатора студентов с Листа 1. OK. Затем заполните поля на вкладках Сообщение для ввода и Сообщение об ошибке.

На вкладке Сообщение для ввода в поле Заголовок укажите свои фамилию и имя, а в поле Сообщение, например «Выберите данные из списка» или другое сообщение. Оставьте галочку в поле Отображать подсказку, если ячейка является текущей.

На вкладке Сообщение об ошибке в поле Заголовок укажите факультет и группу на потоке, например, ППФ21, а в поле Сообщение об ошибке наберите предупреждение о совершенной пользователем ошибке при выборе варианта ответа.

MS Excel 2003: обратите внимание, что данные для Источника должны быть на одном листе с выбранной ячейкой. Поэтому рекомендуется продублировать на листе 2 в любом свободном месте столбец с идентификаторами студентов. В более старших версиях MS Excel и в Open(Libre)Office можно данные брать с разных листов.

Libre(Open)Office. Calc: Данные – Проверка данных. В поле Разрешить – Список. В поле Элементы укажите диапазон данных с листа 1 ячейки B3-B13, т. е. идентификаторы студентов (см. рис. ниже).

Затем заполните вкладки Помощь при вводе и Действия при ошибке (рекомендации см. в описании этого пункта к MS Excel 2010-2013).

После этого рядом со всеми выделенными ячейками появится кнопка выбора варианта.

В ячейке C3 должна появляться фамилия студента в соответсвии с его личным номером. Используйте формулу Поиск по вертикали:

MS Excel: категория Ссылки и массивы — ВПР

Libre(Open)Office. Calc – Категория — Электронные таблицы – VLOOKUP (см. рис. ниже)

В первом поле введите адрес ячейки B3 (Лист 2). Во втором поле укажите диапазон всей таблицы с Листа 1 (ячейки B4 ч H13). В третьем поле диалогового окна функции укажите номер столбца из выделенного вами диапазона, откуда необходимо выбрать данные. В нашем примере мы должны поместить Фамилию и имя из столбца H. Порядковый номер этого столца в нашем выделении 7. Это число и нужно указать в поле Номер столбца.

Читать еще:  Как сделать всплывающий календарь в excel 2010?

Скопируйте формулу на весь необходимый диапазон, используя автозаполнение ячеек.

В ячейке L3 подсчитайте средний балл по тесту, выбрав функцию СРЗНАЧ и выделив диапазон числовых данных по тесту. В нашем примере =СРЗНАЧ(I3:K3) (категория Статистические) или =AVERAGE(I3:K3). Скопируйте формулу на весь необходимый диапазон, используя автозаполнение ячеек. В ячейке L7 подсчитайте, сколько осталось написать тестов студенту, используя условие, что ячейки с результатами теста не должны содержать «0», «н», « »:

В категории Статистические находится функция <СЧЁТЕСЛИ()>, которая позволяет сосчитать число значений внутри диапазона, удовлетворяющих заданному критерию. Синтаксис данной функции:

Где диапазон — это диапазон ячеек, в котором нужно сосчитать число значений, удовлетворяющих заданному критерию; критерий — критерий в форме числа, выражения или текста, который определяет, какие ячейки надо подсчитывать.

Функция = СЧЁТЕСЛИ (A1:A7;32) — подсчитывает число значений равных 32 в диапазоне ячеек A1-A7. В кавычки надо заключать текст (например, = СЧЁТЕСЛИ(A1:A7;»яблоки») — будут сосчитаны все ячейки, содержащие слово — яблоки).

Для подсчета суммарного балла используйте функцию автосуммирования по строке. Рассчитайте ранг студента в общем списке.

Функция РАНГ() (RANK) категория Статистические вычисляет ранг значения в выборке (распределения участников по местам). Функция РАНГ() имеет три аргумента.

Первый – число, место (ранг) которого определяется. Второй аргумент ссылка – диапазон, в котором происходит распределение по местам. В нашем примере это столбец с суммарно набранным баллом. Диапазон должен быть неизменным, следовательно, его нужно указать с помощью абсолютной адресаций. Третий аргумент — Порядок – указатель порядка сортировки. Если третий аргумент 0 или не указан, места распределяются по убыванию значений (т. е. чем больше – тем лучше, 1-е место – максимальное значение). Если же поставить 1, то места будут распределяться по возрастанию (т. е. чем меньше, тем лучше).

Логическая функция условие: ЕСЛИ() (IF)

Для формирования условий в формулах используется функция ЕСЛИ(). Она имеет три аргумента. Первый аргумент тест – условие, второй аргумент тогда значение – действия которое совершается при выполнении условия, третий аргумент иначе значение – действия при не выполнении условия.

Пусть, например, ячейка D5 содержит формулу «=ЕСЛИ (A1 =0,75*N$13;M3=0);»зачет»;»нет»)

В электронных таблицах возможно использование более сложных логических конструкций с использованием вложенных функций ЕСЛИ(), когда ЕСЛИ() используется в качестве аргумента другой функции ЕСЛИ(). Например, сложная функция

=ЕСЛИ(A1 100,ЕСЛИ(A1 Подпишитесь на рассылку:

10 шаблонов Excel, которые будут полезны в повседневной жизни

За долгие годы своего существования Microsoft Excel стал незаменимой «рабочей лошадкой» для многих миллионов прикованных к стулу тружеников. Зачастую в головах пользователей Excel является синонимом самой работы. Давайте сломаем стереотипы и возьмём на вооружение 10 отличных шаблонов Excel на каждый день.

Отрадно, что корпорация Microsoft всеми силами идёт нам навстречу, предоставляя абсолютно бесплатный доступ к своей офисной продукции для мобильных устройств. Поэтому вы можете вполне удобно использовать мощный инструментарий Excel на своём рослом iPhone, на iPad и на Android-гаджетах с крупной диагональю.

Не забывайте и о том, что предлагаемые шаблоны могут быть доработаны с учётом ваших пожеланий, а также распечатаны, если экрану вы предпочитаете бумагу. Но прежде чем браться за коррективы, почитайте об эффективных приёмах, секретах и распространённых ошибках работы в Excel. С таким багажом знаний вам не страшен этот могучий монстр!

1. Список задач

Даже самая светлая голова при ясном уме и твёрдой памяти однажды даст сбой, и вы что-то забудете. Хорошо, если это будет покупка корма для рыбок, поздравление тёщи с Днём матери или поливка фиалки вашей второй половинки. Они побулькают, пошипят и поквакают, а ваша совесть останется чистой. Но вдруг вы не оплатите предмет первой необходимости — интернет? Вам будет стыдно смотреть на себя в зеркало. И в тот злополучный день вы сломаетесь и пообещаете составлять списки дел. А пока вы будете мучиться выбором среди электронных планировщиков, попробуйте начать с простого перечня задач.

Назначайте задания, устанавливайте им приоритет, задавайте дедлайн, выбирайте ответственное лицо, следите за прогрессом выполнения и оставляйте заметки, не выходя из Excel. Шаблон уже настроен на быструю сортировку по дате, важности, статусу и другим параметрам.

2. Бюджет путешествия

Теоретически даже самое нереальное (и при этом полноценное) путешествие может обойтись вообще без финансовых вложений с вашей стороны. Для этого необходимо заручиться поддержкой на краудфандинговой площадке, найти бесплатные места для посещения и немного поработать за еду и койко-место. Такие успехи сопутствуют лишь прожжённым путешественникам с изрядной долей везения. Хотя чего таить, даже им приходится искать пару монет на звонок, чтобы отчитаться маме о своём здравии. Поэтому любое перемещение за границы места проживания сопровождается предварительным планированием и составлением сметы. И дабы вам не пришлось марать листки бумаги и без конца крутить-вертеть цифры, предлагаем обратиться за помощью к калькулятору поездки.

Помимо самого расчёта, шаблон умеет отображать предполагаемые траты в виде круговой диаграммы. Разбиение денежек на категории в процентном отношении даст понять, какая статья расходов наиболее прожорлива.

3. Инвентарный список

Что объединяет пожар, потоп, кражу и приезд родни погостить «на недельку»? Правильно, высокая вероятность утраты целостности вашего имущества.

Уж такова человеческая натура, что жаба душит не за сам факт утери бабушкиных носков, а за то, что вы вообще не можете припомнить весь свой накопленный скарб. При таких неблагоприятных раскладах вас выручит опись домашней утвари. А в дополнение к ней не лишним будет и сфотографировать свои хоромы со всем содержимым.

Отставив шутки, можно посоветовать шаблон тем людям, которые сдают жильё. Принимая постояльцев на долгий срок заселения, не забудьте ознакомить их под роспись с актом проведённой инвентаризации. Он сослужит вам добрую службу при выселении арендаторов.

4. Список контактов

Как бы ни старался технический прогресс, но он не в силах победить «динозавров», не желающих знать о существовании удобных инструментов организации ваших контактов. Дневники, записные книжки и просто клочки бумаги — их всё. Обычно в таких случаях говорят, что горбатого могила исправит (привет, жена!). Но не будем опускать руки и найдём компромиссный вариант — блокнот.

Электронный лист ваших знакомств хорош как минимум по двум причинам: им легко делиться и просто сортировать силами Excel. Поэтому не лишним будет заиметь его резервный вариант даже тем, кто всецело доверяет Google Contacts.

5. Диаграмма Ганта

Добрая русская традиция ударить по рукам, прогулять аванс, расслабиться и выполнить работу в ночь перед днём отчётности — довольно рискованная бизнес-техника, существенно влияющая на качество. Только планирование, разбиение задач на этапы и твёрдое следование графику способно спасти вашу репутацию.

Читать еще:  Как в excel сделать копирование ячейки?

Разумеется, мощности Excel позволяют создавать эти самые диаграммы. Их конёк — наглядность и доступность.

И даже если у вас нет собственного дела, попробуйте спланировать ремонт в квартире, подготовку к поступлению или марафону по методике Ганта. Вы оцените силу инструмента.

6. Семейное древо

Венец свадебного торжества — мордобой — пойдёт по правильному сценарию лишь в том случае, если вы чётко разделяете противоборствующие стороны на «своих» и «чужих». А помешать вам разобраться в ситуации может не только алкоголь, но и банальное незнание своей родни.

Конечно, повод для создания генеалогического древа выбран не самый лучший, есть куда более веская причина. Если шаблон покажется вам непонятным, переключитесь на лист Example, где представлено семейное древо Кеннеди.

7. График дежурств

«Провалы в памяти» сопровождают человечество с тех пор, как появилось распределение обязанностей. Недуг особо характерен для детского возраста. Именно малявки чаще своих мам и пап забывают помыть посуду, убрать игрушки и вынести мусор. Болезнь лечится без применения медицинских препаратов: достаточно распечатать недельный график работ и написать под ним предполагаемые карательные меры.

Впишите имена домочадцев в ячейки шаблона, распределив работы по дням недели до и после полудня. И не забудьте повесить распечатку на самое популярное место в квартире — холодильник. Теперь никто не сошлётся на свою забывчивость.

8. Журнал техобслуживания

Однажды, после долгих лет эксплуатации автомобиля, у вас может сложиться впечатление, что в машине не осталось ни одной родной детали. Кроме дворника, естественно, — он свят и неприкосновенен. Так ли это на самом деле? Ответ может быть получен лишь в том случае, если при покупке авто вы завели себе привычку записывать каждый акт его технического обслуживания в специальный журнал. В дополнение шаблон предоставляет возможность подсчитать общую сумму трат, связанных с ремонтом транспортного средства.

9. Журнал пробега

Родись Илон Маск на просторах советского пространства, мы бы с вами уже сейчас катались на электромашинах с низким уровнем затрат на проезд. Хотя кого я обманываю, не случилось бы такого. Илон разбил бы лоб о стену бюрократии и давно спился.

Поэтому владельцы авто по старинке прокручивают перед глазами утекающие доллары под мелькание цифр бензоколонки. Но природа человека склонна быстро забывать всё плохое, оберегая вас от мыслей о мыле и верёвке. Конечно, я утрирую, но почему бы не узнать, сколько денег вы тратите на постоянные дозаправки? А сделать это легко при помощи журнала пробега.

Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость, и вы оцените стоимость одного километра пробега. Схожая функциональность реализована и в мобильных приложениях, например Car Logbook для Android.

10. Ежедневник

Только у членов общества, живущих по принципу «с утра выпил — день свободен», перечень дел заканчивается с открытием близлежащего магазина. Остальным же приходится крутиться порой не хуже, чем белке в колесе, упорно укладываясь в ограниченные временные рамки. И дабы не забыть в суматохе свой список планов, люди предпочитают фиксировать его в ежедневниках. Предложенный шаблон хорош тем, что позволяет разбивать каждый трудовой час на 15-минутные отрезки.

Хитрости при создании кабельного журнала в Excel

Важной частью проекта является кабельный (кабельнотрубный) журнал. Этот документ должен входить в основной комплект рабочих чертежей марки ЭМ в соответствии с ГОСТ 21.613-88 .

Кабельный журнал можно составлять в AutoCAD, в Word, но удобнее всего кабельный журнал заполнять в Excel. Это даёт ряд преимуществ и, при применении, определённых хитростей, избавляет от рутинной работы и существенно экономит время.

Рассмотрим заполнение кабельного журнала для прокладки методом трасс (форма 7 по ГОСТ 21.613-88 ):

Сделаем наш кабельный журнал умнее.

1. Добавляем вспомогательные столбики

Для этого выделяем столбик «Кол., число и сечение жил», нажимаем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем «Вставить».

Слева добавится столбик. Далее аналогично добавляем еще два столбика. Меняем их названия на «Количество», «число жил» и «сечение жилы».

2. Делаем вспомогательные столбики скрытыми

Вспомогательные столбики нам помогут, но на печать их выводить не нужно, поэтому будем делать их скрытыми. Для этого переключаемся на вкладку «Данные». Выделяем наши столбики F, G, H и нажимаем на ленте кнопку «Группировать».

Над таблицей появится кнопка группировки и столбики можно скрыть или отобразить одним щелчком мышки.

3. Добавляем вспомогательные столбики для длины кабеля

Аналогичным образом добавляем три вспомогательных столбика для длины кабеля и группируем их:

Меняем их названия на «чертеж», «запас» и «раскл».

4. Добавляем «умную» формулу в столбик «Кол., число и сечение жил»

А теперь делаем первое из того, ради чего мы создавали вспомогательные столбики.
Количество, число жил и сечение жилы удобнее заполнять и корректировать по отдельности, чем в одной ячейке. Сделаем так, чтобы мы заполняли только цифры во вспомогательных столбиках, а Excel сам и собирал вместе, добавлял скобки и крестики.
Для этого в ячейки столбика «Кол., число и сечение жил» добавляем такую формулу: =СЦЕПИТЬ(F4;»х(«;G4;»х»;H4;»)»). Эта формула сделает то, что нам надо. Растягиваем формулу на оставшиеся ячейки в этом столбике.

5. Добавляем формулу суммы в столбик «Длина, м»

Теперь займёмся вторыми вспомогательными столбиками. В столбик «Длина, м» добавляем формулу суммы: =СУММ(J4:L4).
Подробнее по столбикам:

  • чертеж — измеренная длина кабеля по чертежу;
  • запас — запас кабеля. Можно оставить пустым, можно взять в метрах, можно в процентах от измеренной длины кабеля по чертежу (можно вставить формулу, чтобы не считать вручную);
  • раскл — длина кабеля на расключение кабеля в щитах.

Такое разделение облегчает подсчет кабеля. Измерил — записал, а всё остальное посчитает Excel. В-принципе, таких вспомогательных столбиков может быть больше. Всё определяется вашими потребностями.

6. Добавляем фильтр

Сделаем нашу таблицу еще умнее. Добавим фильтрацию столбиков. Для этого выделяем строку с нижним рядом заголовков и на вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр». На каждом столбике появится квадратная кнопка с треугольником — кнопка фильтра.

7. Используем фильтр

Вспомогательные столбики и фильтр дают большие возможности. Можно отфильтровать таблицу по одному или нескольким столбикам. Для этого нужно нажать на кнопку фильтра и настроить его в появившемся окне:

  • Можно отфильтровать по столбику «Начало» и получим список кабелей, отходящих от какого-то одного или нескольких щитов;
  • Можно отфильтровать по столбикам «Марка», «число жил», «сечение» и получить список всех кабелей определённой марки.
    Выделив все ячейки в столбике «Длина, м», в правом нижнем углу окна Excel покажет количество и суммарную длину кабелей:
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector