Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

Связанные выпадающие списки в Excel

В комментариях у некоторых пользователей появился интерес к созданию связанных выпадающих списков, поэтому предлагаю вашему вниманию три варианта.

1. С помощью функции ДВССЫЛ

ДВССЫЛ (INDIRECT) преобразовывает содержимое любой указанной ячейки в адрес диапазона, который понимает Excel. Т.е. если в ячейке лежит текст «А1», то функция выдаст в результате ссылку на ячейку А1. Если в ячейке лежит слово «Мир», то функция выдаст ссылку на именованный диапазон со словом Мир.

Итак, начнём. Выделяем весь список «Певец» (с ячейки А2 и вниз до конца списка) и нажав Ctrl+F3 или на вкладке Формулы — Диспетчер имён – Создать задаём имя диапазону (Певец). Затем таким же способом проделаем то же самое с остальными списками «Группа» и «Дата».

Слова в диапазонах не должны содержать пробелов, знаков препинания и должны начинаться обязательно с буквы. Поэтому пробелы необходимо заменять на нижнее подчёркивание.

Теперь создадим первый выпадающий список для выбора певца. Выделяем пустую ячейку и на вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Проверка данных». Затем из выпадающего списка «Тип данных» выбираем вариант «Список» и в поле «Источник» выделяем ячейки с названиями (ячейки A1:C1).

После нажатия на ОК первый выпадающий список готов:

Дальше создадим второй (зависимый) выпадающий список, в котором будет отображаться содержимое списков в зависимости от выбранной категории. Аналогично предыдущему способу, в окне «Проверка данных» в поле «Источник» вводим формулу =ДВССЫЛ(E2), где E2 – адрес ячейки с первым выпадающим списком.

Теперь содержимое второго выпадающего списка будет выбираться по имени диапазона, выбранного в первом.

Минусы данного способа:

— Имена вторичных диапазонов должны совпадать с элементами первичного выпадающего списка. Т.е. если в нём есть текст с пробелами, то придётся их заменять на подчёркивания с помощью функции ПОДСТАВИТЬ, =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(E2;» «;»_»))

— Надо вручную создавать много именованных диапазонов (если у нас много значений).

2. Для следующего способа нам нужна таблица, разбитая по категориям и видам:

Как и в предыдущем способе через Ctrl+F3 создаём именованные диапазоны каждой категории (без заголовков). Т.е. сначала «Мебель», затем «Техника» и так каждую по отдельности.

Теперь создаём первый выпадающий список по категориям. Для этого на вкладке «Данные» — «Проверка данных» — «Тип данных» выбираем «Список» и в поле «Источник» вводим названия диапазонов (Мебель;Техника)

Далее для второго зависимого списка тем же способом для ячейки «Вид» в поле «Источник» вводим формулу =ДВССЫЛ($B$14), а для «Тип» =ДВССЫЛ($B$15). В результате у нас получится следующее:

3. С помощью функций СМЕЩ и ПОИСКПОЗ

Для использования этого способа необходим отсортированный список с отдельным образцом имеющихся значений:

Далее нажимаем Ctrl+F3, где задаём имя диапазону D1:D3 (Товар). Затем на вкладке «Данные» — «Проверка данных» — «Тип данных» — «Список» и в строке «Источник» указываем =Товар или просто выделить ячейки D1:D3 (если они на том же листе, где список).

Чтобы выпадающий список автоматически пополнялся новыми данными из категории «Товар», открыв «Диспетчер имён» в строке диапазон вписываем формулу =СМЕЩ($D$1;0;0;СЧЁТЗ($D$1:$D$400);1) где $D$400 количество ячеек необходимое для образца выпадающего списка.

Для зависимого списка товара создадим именованный диапазон с функцией СМЕЩ, который будет динамически ссылаться только на ячейки товара определенного вида. Для этого нажав Ctrl+F3 создаём новый именованный диапазон с любым именем (например, Вид) и в поле «Диапазон» в нижней части окна вводим следующую формулу:

Ссылки должны быть абсолютными (со знаками $). После нажатия Enter к формуле будут автоматически добавлены имена листов.

Функция СМЕЩ выдаёт ссылку на диапазон нужного размера, сдвинутый относительно исходной ячейки на заданное количество строк и столбцов. Вот так: =СМЕЩ(начальная_ячейка; сдвиг_вниз; сдвиг_вправо; размер_диапазона_в_строках; размер_диапазона_в_столбцах)

— начальная ячейка – берём первую ячейку нашего списка, т.е. А1

— сдвиг_вниз – считает функция ПОИСКПОЗ, которая выдаёт порядковый номер ячейки с выбранным товаром (G2) в заданном диапазоне (столбце А)

— сдвиг_вправо = 1, т.к. мы хотим сослаться на Вид в соседнем столбце (В)

— размер_диапазона_в_строках – вычисляем с помощью функции СЧЁТЕСЛИ, которая умеет подсчитать количество встретившихся в списке (столбце А) нужных нам значений – товара (G2)

— размер_диапазона_в_столбцах = 1, т.к. нам нужен один столбец с Видом товара

Связанные выпадающие списки и формула массива в Excel

Итак, как сделать два связанных списка в Excel: категория, подкатегория и категория более нижнего уровня. Своими словами в данном случае нижний уровень — это «подподкатегория» если она вообще существует. Но для лучшего понимания данного обучающего материала, предположим, что существует.

Читать еще:  Сумма прописью в excel как сделать

Два связанных выпадающих списка с формулой массива

В любом случае, с самого начала напишем, что этот учебный материал является продолжением материала: Как сделать зависимые выпадающие списки в ячейках Excel, в котором подробно описали логику и способ создания одного из таких списков. Рекомендуем вам ознакомиться с ним, потому что здесь подробно описывается только то, как сделать тот другой связанный выпадающий список 🙂 А это то, что мы хотим получить:

  • тип автомобиля: Легковой, Фургон и Внедорожник (Категория)
  • производитель: Fiat, Volkswagen i Suzuki (Подкатегория) и
  • модель: . немножечко их есть 🙂 (Подподкатегория)

В то же время мы имеем следующие данные:

Этот список должен быть отсортирован в следующей очередности:

Он может быть любой длины. Что еще важно: стоит добавить к нему еще два меньших списка, необходимых для Типа и Производителя, то есть к категории (первый список) и подкатегории (второй список). Эти дополнительные списки списки выглядят следующим образом:

Дело в том, что эти списки не должны иметь дубликатов записей по Типу и Производителю, находящихся в списке Моделей. Вы можете создать их с помощью инструмента «Удалить дубликаты» (например, это показано в этом видео продолжительностью около 2 минут). Когда мы это сделали, тогда .

Первый и второй связанный выпадающий список: Тип и Производитель

Для ячеек, которые должны стать раскрывающимися списками в меню «Данные» выбираем «Проверка данных» и как тип данных выбираем «Список».

Для Типа как источник данных мы просто указываем диапазон B7:B9.

Для Производителя мы уже используем формулу, которая подробно описана здесь. Она выглядит так:

Модель — описание для этой записи сделаем таким же самым образом.

Третий связывающий выпадающий список: Модель

Теперь рассмотрим, как связать выпадающий список в Excel. Поскольку Модель зависит как от Типа, так и от Производителя — значит мы будем использовать сложную формулу. После поместим ее не в проверку данных, а в именной диапазон. Соответственно проверка данных будет содержать ссылку на это имя. Предположим, мы хотим отобразить в нем легковые модели Fiat. В первом списке мы выбрали Легковой, во втором — Fiat.

Мы будем перемещать ячейку H4 на столько строк, пока не найдем позицию первого легкового Fiatа. Поэтому в колонке Тип мы должны иметь значение Легковой, а в колонке Производитель должен быть Fiat. Если бы мы использовали промежуточный столбец (это было бы отличным решением, но хотели бы показать вам что-то более крутое ;-), то мы бы искали комбинацию этих данных: Легковой Fiat. Однако у нас нет такого столбца, но мы можем создать его «на лету», другими словами, используя формулу. Набирая эту формулу, вы можете себе представить, что такой промежуточный столбец существует, и вы увидите, что будет проще 😉

Для определения положения Легковой Fiat, мы, конечно, будем использовать функцию ПОИСКПОЗ. Смотрите:

Вышеописанное означает, что мы хотим знать позицию Легкового Fiatа (отсюда и связь B4&C4). Где? В нашем воображаемом вспомогательном столбце, то есть: F5:F39&G5:G39. И здесь самая большая сложность всей формулы.

Остальное уже проще, а наибольшего внимания требует функция СЧЁТЕСЛИМН, которая проверяет, сколько есть Легковых Fiatов. В частности, она проверяет, сколько раз в списке встречаются такие записи, которые в столбце F5:F39 имеют значение Легковой, а в столбце G5:G39 — Fiat. Функция выглядит так:

А вся формула для именного диапазона раскрывающегося списка это:

Если вы планируете использовать эту формулу в нескольких ячейках — не забудьте обозначить ячейки как абсолютные ссылки!

Теперь чтобы правильно использовать данную формулу по назначению в третьем выпадающем списке нам необходимо выполнить рад последовательных действий:

  1. Создаем новое имя. Для этого выберите инструмент: «ФОРМУЛЫ»-«Определенные имена»-«Диспетчер имен»-«Создать».
  2. При создании имени в поле «Имя:» вводим слово – модель, а в поле «Диапазон:» вводим выше указанную формулу и нажимаем на всех открытых диалоговых окнах ОК:
  3. Перейдите на ячейку D4 чтобы там создать выпадающий список, в котором на этот раз в поле ввода «Источник:» следует указать ссылку на выше созданное имя с формулой =модель.

Когда вы перейдете в меню «Данные», «Проверка данных» и выберите как Тип данных «список», а в поле «Источник» вставьте не саму формулу, а ссылку на имя «=модель» именного диапазона с этой формулой. Такой подход обеспечит стабильность работы третьего выпадающего списка.

Связанные выпадающие списки

Связанные выпадающие списки.xls (216,5 KiB, 1 602 скачиваний)

Чтобы понять о чем пойдет речь в статье сначала необходимо понимать что такое выпадающий список и как его создать. Теперь попробуем разобраться что значит выражение «связанный выпадающий список». Я бы еще назвал такой список зависимым. Т.е. когда список значений одного выпадающего списка зависит от значения, выбранного в другом выпадающем списке или просто забитого в ячейку. Представим ситуацию: есть ячейка А2 . В ней создан выпадающий список со значениями: Овощи, Фрукты, Мясо, Напитки . А в ячейке В2 нам нужен такой список, чтобы значения этого самого списка изменялись в зависимости от того, какое значение мы укажем в ячейке А2 — т.е. список выбранной категории продуктов. Например выбрали в А2 значение Овощи — в В2 появился выпадающий список, содержащий значения: Морковь, Капуста, Картошка, Редиска, Помидоры. Выбрали в А2 Мясо — в В2 появился выпадающий список, содержащий значения: Говядина, Телятина, Свинина, Курица, Индейка . И т.д.

Читать еще:  Как в excel сделать котангенс?

Подготовка
Для начала нам потребуется создать все эти списки. Что-то вроде этого:

Далее для каждого из этих списков необходимо назначить именованный диапазон. Создать можно любым способом из описанных в этой статье. Главное помнить — если сами списки расположено на листе, отличном от того, на котором списки выпадающие — то обязательно создавать именованный диапазон с назначением области действия — Книга.
В приложенном к статье примере диапазоны имеют имена категорий — их можно видеть в заголовках.
Если ваши категории содержат пробел — необходимо заменить его на нижнее подчеркивание (_) или удалить, т.к. в качестве именованного диапазона такое значение не подойдет и ничего в результате не получится.

Создание зависимых списков
В ячейке А2 создаем «список списков» — основной список, на основании значений которого будет создаваться второй список. Этот список может быть создан любым способом (как создать выпадающий список). Назовем его Список категорий.
В ячейке В2 потребуется создать список на основании формулы, хоть по сути и так же, как и остальные: вкладка Данные (Data)Проверка данных (Data validation)Список (List) . Но теперь вместо прямого указания имени списка необходимо указать ссылку на именованный диапазон, который мы выберем в Списке категорий(ячейка А2 ), на основании его имени. В этом нам поможет функция ДВССЫЛ (INDIRECT) . Просто записываем эту формулу в поле Источник (Source) : =ДВССЫЛ( $A2 )

На что обратить внимание: если вы планируете распространять такой список на столбец, то ссылка должна выглядеть именно так: $A2. Перед цифрой не должно быть знака доллара ($A$2 — неправильно). Иначе зависимый список будет всегда формироваться исключительно на основании значении ячейки А2.

Источник из другой книги
Сами списки товара могут находится и в другой книге. Если книга называется Книга со списком.xls и на Лист1 в ячейке А1 в этой книге находится имя нужного нам списка, то формула будет выглядеть так:
=ДВССЫЛ(«‘[Книга со списком.xls]Лист1’!»&$A$1)
На что обратить внимание: лучше всегда перед именем книги и после имени листа ставить апостроф — ‘. Так вы избежите проблем и недопонимания, если имя листа или книги содержит пробелы и иные специфические символы. В отличии от списков внутри одной книги в данном случае знак доллара должен быть и перед буквой и перед цифрой. В ином случае возможны ошибки (если, конечно, это не было сделано специально с пониманием того, что делалось).

Ограничения : данный способ создания списков хорош, но не обошлось и без ложки дегтя. Даже двух:

  1. обе книги должны быть открыты. Если вы закроете книгу со списками, то получите ошибку — выпадающие списки просто перестанут работать
  2. созданные подобным образом связанные списки не будут работать с динамическими именованными диапазонами

И ничего с этими ограничениями не поделать при подобном подходе.

Tips_Lists_Connect_Validation.xls (26,5 KiB, 16 578 скачиваний)

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Поиск по меткам

Здравствуйте!
В связанных списках для заголовков одной таблицы использую ДВССЫЛ таким образом =ДВССЫЛ(«Таблица[#Заголовки]»), дабы при добавлении нового столбца или изменении заголовков в динамической таблице автоматом отображались данные изменения и добавления.
Но в некоторых случаях происходит некое зависание, данный список не раскрывается, он будто не видит данных которые необходимо отобразить.
Подскажите в чем может быть причина?

Поделитесь своим мнением

Комментарии, не имеющие отношения к комментируемой статье, могут быть удалены без уведомления и объяснения причин. Если есть вопрос по личной проблеме — добро пожаловать на Форум

Связанные (зависимые) выпадающие списки

Способ 1. Функция ДВССЫЛ (INDIRECT)

Этот фокус основан на применении функции ДВССЫЛ (INDIRECT), которая умеет делать одну простую вещь — преобразовывать содержимое любой указанной ячейки в адрес диапазона, который понимает Excel. То есть, если в ячейке лежит текст «А1», то функция выдаст в результате ссылку на ячейку А1. Если в ячейке лежит слово «Маша», то функция выдаст ссылку на именованный диапазон с именем Маша и т.д. Такой, своего рода, «перевод стрелок» 😉

Возьмем, например, вот такой список моделей автомобилей Toyota, Ford и Nissan:

Выделим весь список моделей Тойоты (с ячейки А2 и вниз до конца списка) и дадим этому диапазону имя Toyota. В Excel 2003 и старше — это можно сделать в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define). В Excel 2007 и новее — на вкладке Формулы (Formulas) с помощью Диспетчера имен (Name Manager). Затем повторим то же самое со списками Форд и Ниссан, задав соответственно имена диапазонам Ford и Nissan.

Читать еще:  Как сделать расходную накладную в excel?

При задании имен помните о том, что имена диапазонов в Excel не должны содержать пробелов, знаков препинания и начинаться обязательно с буквы. Поэтому если бы в одной из марок автомобилей присутствовал бы пробел (например Ssang Yong), то его пришлось бы заменить в ячейке и в имени диапазона на нижнее подчеркивание (т.е. Ssang_Yong).

Теперь создадим первый выпадающий список для выбора марки автомобиля. Выделите пустую ячейку и откройте меню Данные — Проверка (Data — Validation) или нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation) на вкладке Данные (Data) если у вас Excel 2007 или новее. Затем из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и в поле Источник (Source) выделите ячейки с названиями марок (желтые ячейки в нашем примере). После нажатия на ОК первый выпадающий список готов:

Теперь создадим второй выпадающий список, в котором будут отображаться модели выбранной в первом списке марки. Также как в предыдущем случае, откройте окно Проверки данных, но в поле Источник нужно будет ввести вот такую формулу:

где F3 — адрес ячейки с первым выпадающим списком (замените на свой).

Все. После нажатия на ОК содержимое второго списка будет выбираться по имени диапазона, выбранного в первом списке.

Минусы такого способа:

  • В качестве вторичных (зависимых) диапазонов не могут выступать динамические диапазоны задаваемые формулами типа СМЕЩ (OFFSET). Для первичного (независимого) списка их использовать можно, а вот вторичный список должен быть определен жестко, без формул. Однако, это ограничение можно обойти, создав отсортированный список соответствий марка-модель (см. Способ 2).
  • Имена вторичных диапазонов должны совпадать с элементами первичного выпадающего списка. Т.е. если в нем есть текст с пробелами, то придется их заменять на подчеркивания с помощью функции ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE), т.е. формула будет выглядеть как =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(F3;» «;»_»))
  • Надо руками создавать много именованных диапазонов (если у нас много марок автомобилей).

Способ 2. Список соответствий и функции СМЕЩ (OFFSET) и ПОИСКПОЗ (MATCH)

Этот способ требует наличия отсортированного списка соответствий марка-модель вот такого вида:

Для создания первичного выпадающего списка можно марок можно воспользоваться обычным способом, описанным выше, т.е.

  • дать имя диапазону D1:D3 (например Марки) с помощью Диспетчера имен (Name Manager) с вкладки Формулы (Formulas) или в старых версиях Excel — через меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define)
  • выбрать на вкладке Данные (Data) команду Проверка данных (Data validation)
  • выбрать из выпадающего списка вариант проверки Список (List) и указать в качестве Источника (Source)=Марки или просто выделить ячейки D1:D3 (если они на том же листе, где список).

А вот для зависимого списка моделей придется создать именованный диапазон с функцией СМЕЩ (OFFSET), который будет динамически ссылаться только на ячейки моделей определенной марки. Для этого:

  • Нажмите Ctrl+F3 или воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name manager) на вкладке Формулы (Formulas). В версиях до 2003 это была команда меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define)
  • Создайте новый именованный диапазон с любым именем (например Модели) и в поле Ссылка (Reference) в нижней части окна введите руками следующую формулу:

Ссылки должны быть абсолютными (со знаками $). После нажатия Enter к формуле будут автоматически добавлены имена листов — не пугайтесь 🙂

Функция СМЕЩ (OFFSET) умеет выдавать ссылку на диапазон нужного размера, сдвинутый относительно исходной ячейки на заданное количество строк и столбцов. В более понятном варианте синтаксис этой функции таков:

=СМЕЩ(начальная_ячейка; сдвиг_вниз; сдвиг_вправо; размер_диапазона_в_строках; размер_диапазона_в_столбцах)

  • начальная ячейка — берем первую ячейку нашего списка, т.е. А1
  • сдвиг_вниз — нам считает функция ПОИСКПОЗ (MATCH), которая, попросту говоря, выдает порядковый номер ячейки с выбранной маркой (G7) в заданном диапазоне (столбце А)
  • сдвиг_вправо = 1, т.к. мы хотим сослаться на модели в соседнем столбце (В)
  • размер_диапазона_в_строках — вычисляем с помощью функции СЧЕТЕСЛИ (COUNTIF), которая умеет подсчитать количество встретившихся в списке (столбце А) нужных нам значений — марок авто (G7)
  • размер_диапазона_в_столбцах = 1, т.к. нам нужен один столбец с моделями

В итоге должно получиться что-то вроде этого:

Осталось добавить выпадающий список на основе созданной формулы к ячейке G8. Для этого:

  • выделяем ячейку G8
  • выбираем на вкладке Данные (Data) команду Проверка данных (Data validation) или в меню Данные — Проверка (Data — Validation)
  • из выпадающего списка выбираем вариант проверки Список (List) и вводим в качестве Источника (Source) знак равно и имя нашего диапазона, т.е. =Модели
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector