Как сделать таблицу в excel распечатать таблицу?

Как распечатать таблицу в Excel?

Также статьи о работе с таблицами в Экселе:

Таблицы в Экселе могут содержать очень большое количество информации и при необходимости распечатать их могут появится некоторые трудности. В этой статье мы рассмотрим, как распечатать таблицу в Excel именно таким образом, как мы хотим ее видеть.

Большие таблицы в Экселе как правило занимают несколько страниц, и при печати на отдельных страницах могут оказаться отдельные части таблицы, которые будут совершенно нечитабельными. Для исправления данной ситуации требуется некоторая настройка.

Чтобы увидеть, как будет выглядеть таблица на печати при настройках по умолчанию, необходимо перейти на вкладку «Вид» и выбрать пункт меню «Разметка страницы».

Если выбрать пункт меню «Страничный режим», у нас появится возможность менять размер страницы сразу на листе, перетаскивая мышкой разделительные голубые линии.

Вариантов настройки печати довольно много, все зависит от необходимого результата. Например, мы видим, что таблица не очень большая, и необходимо распечатать таблицу в Excel на одном листе. Первый вариант, это перейти на вкладку «Разметка страницы», зайти в «Параметры печати», и на вкладке «Страница» в графе «Масштаб» указать размещение не более, чем на одной странице.

Если большая таблица имеет некоторые сгруппированные данные, которые можно вывести на отдельных страницах, то таблицу можно принудительно разбить на отдельные страницы именно по границам этих сгруппированных данных. Для этого необходимо выделить самую крайнюю левую ячейку, с которой будет начинаться новый лист. Затем перейти на вкладку «Разметка страницы», и в пункте меню «Разрывы» выбрать «Установить разрыв страницы».

В нашем примере мы видим, что таким образом на отдельный лист попал неиспользуемый нами первый столбец, так как в качестве первой ячейки нового листа была выбрана ячейка с данными из второго столбца.

Когда большая таблица делится на сегменты, то не помещало бы распечатать шапку таблицы на каждой странице в Excel. Переходим на вкладку «Разметка страницы» и выбираем пункт меню «Печатать заголовки».

В появившемся окошке «Параметры страницы» на вкладке «Лист», нам необходимо в графе «Печатать на каждой странице сквозные строки:» указать номер строки или диапазон строк. Для этого можно установить курсор в необходимую графу и появившейся стрелкой указать строку или выделить несколько строк. Теперь выделенная нами строка будет дублироваться на каждом листе как шапка таблицы.

Если вдруг нужно распечатать часть таблицы в Excel, т.е. небольшой участок таблицы с одного листа, то этот участок необходимо выделить и вызвать печать комбинацией клавиш «Ctrl + P», либо перейти в меню «Файл» и выбрать пункт «Печать», где в графе «Настройка» в первом выпадающем списке выбрать «Напечатать выделенный фрагмент».

В настройках во время печати можно сделать практически любые настройки, например, независимо от разбиения таблицы на листы указать «Вписать все строки на одну страницу», благодаря чему вся наша таблица будет вписана на одну страницу.

Печать таблицы Excel на одном листе

Иногда при распечатке документов Excel возникают ситуации, при которых не все элементы таблицы помещаются в границах распечатанной страницы. К примеру, если данные не умещаются по ширине, они будут распечатаны на другом листе, что значительно затруднит дальнейшее соотнесение данных, относящихся к одной строчке. Однако, столкнувшись с подобной проблемой, не стоит отчаиваться, поскольку существуют способы их решения. Давайте рассмотрим несколько методов, которые позволяют распечатывать таблицу таким образом, чтобы она могла уместиться на одном стандартном листе.

Распечатка таблицы на одном листе

Первым делом необходимо оценить целесообразность размещения табличных данных на одном листе. Также нужно учесть, что некоторые способы, описываемые в этой статье, подразумевают изменение масштаба табличных данных с целью их размещения на одном стандартном листе. Однако, в случае, когда таблица слишком большая и очевидно, что она никак не помещается в необходимых рамках, попытки ее уместить на одной странице приведут к уменьшению данных до такой степени, что они станут трудно читаемым или и вовсе не пригодным для чтения. Вероятно, в таких случаях наилучшим вариантом будет распечатка информации на страницах более крупного формата, либо же просто печать на стандартных листах и дальнейшая их склейка вместе.

В общем, решение касательно того, стоит ли предпринимать попытки размещения данных на одном листе или нет, зависит от каждого конкретного случая и размеров таблицы. А сейчас мы разберем различные методы решения данного вопроса.

Изменение ориентации страницы

Используя данный способ, пользователь может не изменять масштаб данных. По этой причине метод подходит только для таблиц, структура которых состоит из небольшого количества строк, либо если распределение информации по вертикали не столь важно, как при горизонтали, так как основной упор делается на нормальном отображение и распечатке именно данных по ширине страницы.

  1. Первое, что мы должно понять – это вмещаются ли все данные на одном стандартном листе или нет. Переходим в режим просмотра “Разметка страницы”. Попасть сюда можно двумя способами:
    • с помощью пиктограммы, расположенной внизу с правой стороны строки состояния программы.
    • через вкладку «Вид». В разделе режимов просмотра книги кликаем по кнопке “Разметка страницы”.
  2. После перехода в режим разметки документ отобразится в таком же виде, как и при распечатке. Он поможет понять, помещается ли таблица в рамках одного листа или нет. Что касается таблицы, рассматриваемой в нашем примере, она разделена на две отдельные страницы по горизонтали, что не совсем хорошо.
  3. В этой ситуации переходим во вкладку “Разметка страницы”. Здесь в разделе “Параметры страницы” нажимаем на кнопку “Ориентация” и в выпадающем списке нажимаем на вариант “Альбомная”.
  4. Выполнив описанные действия, вся таблица разместилась на одном листе, чего мы и добивались.
Читать еще:  Как сделать ссылку на значение в excel на другой лист?

Помимо рассмотренного выше метода, существуют и другие способы изменения ориентации страниц:

  1. Первый реализуется через параметры печати:
    • кликаем по меню “Файл”.
    • в вертикальном списке с левой стороны окна находим раздел, отвечающий за настройки печати. Здесь же показываются предварительный просмотр документа, его ориентация и прочие параметры.
    • нажимаем по текущей ориентации и выпадающем списке нажимаем по той опции, которая нам нужна. В данном случае – это альбомная ориентация. Смотрим в область предварительного просмотра документа и убеждаемся том, что благодаря внесенным изменениям нам удалось разместить таблицу в пределах одного стандартного листа.
  2. Также стоит отметить способ изменения ориентации с использованием окна параметров страницы:
    • оставаясь в том же окне (Файл – Печать), в настройках внизу щелкаем по «Параметрам страницы». Есть еще несколько вариантов, которые позволяют открыть эти параметры, но они подробно рассмотрены дальше.
    • после запуска окна мы должны оказаться в первой вкладке под названием “Страницы”, однако, если по какой-то причине этого не произошло, переходим в нее самостоятельно. Далее находим области настроек «Ориентация», отмечаем нужный нам вариант, а именно, “Альбомная”. Подтверждаем действие нажатием кнопки OK.

Благодаря этим нехитрым действиям нам удалось решить проблему с размещением таблицы на одной странице.

Настройка границ столбцов и строк

В некоторых случаях таблица не умещается в пределах одного листа из-за нерационального использования места. Например, когда некоторые столбцы остаются пустыми или их ширина/длина намного больше, чем того требует содержимое в них. Это ведет к увеличению размеров таблицы по ширине и длине, а это в свою очередь приводит к тому, что документ не умещается на одном листе. В подобных случаях обычно прибегают к уменьшению размеров ячеек.

Для начала давайте посмотрим, как меняется ширина столбцов:

  1. Ставим курсор с правой стороны от уменьшаемого столбца на координатной панели. Он должен буть установлен прямо по границе соседних столбцов. Если все сделано правильно, то вид курсора сменится на крестик с разнонаправленными стрелками. Затем, зажав левую кнопку мыши, передвигаем границу влево. Сдвигать ее следует таким образом, чтобы не перекрыть данные наиболее заполненной ячейки.
  2. Данную процедуру выполняем и для всех оставшихся столбцов. Благодаря этим действиям таблица поместилась на одной странице, потому что нам удалось сделать ее более компактной.

Примечание: Вместо ручного сдвига границы столбца/строки можно, наведя курсор на нее, просто дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, и Эксель автоматически подберет минимально возможную ширину исходя из самой заполненной ячейки.

При необходимости данный метод можно применять и к строкам.

Единственным его недостатком является то, что он не эффективен в случаях, когда таблица изначально заполнялось с учетом компактного расположения данных. При этом вполне может быть, что и оптимизированный вариант не поместится на одной странице. В таких случаях подойдут варианты, описанные ниже.

Параметры печати

Повлиять на расположение данных можно с помощью корректировки параметров печати. Сразу стоит отметить, что этот вариант предусматривает работу с размером самих данных.

  1. Заходим в меню Файл, затем кликаем по пункту “Печать”.
  2. Переводим взгляд на центральную область окна, в которой представлены настройки масштабирования. Кликаем по текущему варианту и выбираем опцию, которая нам нужна – “Вписать лист на одну страницу”.
  3. Данное действие преобразовало таблицу, вписав ее в рамки одного листа, в чем мы можем убедиться, взглянув на область предварительного просмотра документа справа.

Стоит отметить что, если пользователю не столь важен размер данных на листе, то с помощью параметра изменения масштаба можно разместить на одной странице любую таблицу, лишь бы данные в ней оставались читаемыми.

Здесь же помимо варианта “Вписать лист на одну страницу”, есть еще и другие опции:

  • вписать все столбцы на одну страницы
  • вписать все строки на одну страницу
  • настройка параметров масштабирования

Установка параметров страницы

Есть также возможность уместить таблицу на 1-ой странице, установив необходимые параметры страницы.

  1. Добраться до нужных нам настроек можно несколькими способами:
    • переключаемся на вкладку “Разметка страницы”. Открываем параметры страницы нажатием на небольшую пиктограмму в виде наклоненной стрелки вниз в углу раздела.
    • нажимаем на такой же значок, только уже в разделе “Вписать”.
    • переходим в меню Файл, выбираем пункт “Печать” и внизу правой стороны окна щелкаем на надпись “Параметры страницы”.
    • в вариантах масштабирования, которые можно выбрать при печати, нажимаем на пункт “Параметры настраиваемого масштабирования”.
  2. Любой из перечисленных вариантов предоставляет доступ к исчерпывающему набору параметров. В появившемся окне переходим во вкладку “Страница” (если мы находимся не там), затем в области, отвечающей за ее масштаб, ставим отметку напротив значения «разместить не более чем на:». Теперь остается указать количество страниц в ширину и в высоту. В нашем случае, пишем цифру 1 в обоих случаях и кликаем OK для сохранения параметров.
  3. После выполнения этих действий программа сможет корректно распечатать таблицу в соответствии с нашими пожеланиями. Теперь осталось только перейти в меню Файл, кликнуть по соответствующей кнопке, чтобы отправить документ на печать, предварительно убедившись в том, что выбранные параметры позволили вписать таблицу на один лист.

Примечание: Если требуется вписать в границы одного листа только данные по ширине при отсутствии ограничений касающихся высоты, в параметрах страницы также ставим отметку напротив значения «разместить не более чем на:». Но теперь в первом поле (отвечающем за ширину) указываем цифру 1, а во втором (отвечающем за высоту) оставляем пустое значение.

Читать еще:  Как сделать фильтры в excel?

Заключение

Существует немало способов, которые позволяют настроить таблицу Эксель таким образом, чтобы она размещалась на одном листе при распечатке. Стоит заметить, что перечисленные выше методы в достаточной мере отличаются друг от друга, хоть и преследуют одну и ту же цель. В зависимости от конкретных обстоятельств и нужно подбирать вариант (изменение ориентации страницы, настройка границ столбцов и строк и т.д.), который позволит наиболее эффективно справиться с поставленной задачей. И самое главное, не забывайте обращать внимание на читаемость таблицы в случае масштабирования данных.

Как распечатать страницу Excel на одном листе и другие полезности

Excel — программа, с которой работают две большие группы людей: или крутые профессионалы, умеющие Excel’ем делать все, что угодно: решать задачи, строить графики, проводить анализ данных и т.д., и новички, для которых табличный редактор — просто удобное, но часто непонятное средство работы с таблицами. И, казалось бы, простейшая задача распечатать документ на листе превращается в испытание: часть таблицы печатается на одной странице, часть — на другой. Но как же соединить их вместе и распечатать весь документ на одном листе или во весь лист?

Как распечатывать документы в Excel

Перед печатью документа на принтере нужно установить Параметры страницы Excel. Для этого на панели Риббон (вверху) откройте вкладку Разметка страницы — и в блоке Параметры страницы нажмите маленькую стрелочку в правом нижнем углу для просмотра и редактирования всех параметров.

Откроется окно Параметры страницы, в котором и нужно сделать настройки печати.

Вкладка Страница

  • книжная / альбомная — выбор ориентации страницы. Книжная — обычная, альбомная — когда лист по горизонтали длиннее, чем по вертикали;

  • масштаб — самое интересное, именно он позволяет настроить так, чтобы вся таблица распечатывалась на одном листе.

Если нам нужно, чтобы вообще все было напечатано на одном листе, то устанавливаем «Разместить не более чем на 1 странице в ширину и 1 страницу в высоту». И Excel сам подгонит масштаб документа таким образом, чтобы вписать все на одну страницу.

Если нужно, чтобы все помещалось в ширину на 1 листе, а в длину — на 10, именно это и указываем. И Excel также сам подгонит масштаб документа.

Можно распечатать имеющийся документ в определенном масштабе в процентах — для этого нужно просто установить процент.

Вкладка Поля

На вкладке Поля можно установить размер отступов от краев страницы до начала таблицы, например, сделать побольше левый отступ, чтобы можно было подшить документ — т.н. отступ переплета.

  • Колонтитулы — это повторяющиеся элементы на каждой распечатанной странице, их размер устанавливается в соответствующем поле.
  • Центрировать на странице — эта функция позволяет выровнять таблицу относительно листа, если она получается меньше, чем сам лист. То есть, нужно ли прижимать распечатываемую страницу к левому верхнему углу (по умолчанию), или разместить по центру.

На скриншоте показано центрирование горизонтально, когда от таблицы до краев листа слева и справа одинаковое расстояние. Если ставить и снимать галочки напротив этих пунктов Горизонтально и Вертикально, то выше можно увидеть, как это будет выглядеть на листе.

Вкладка Лист

Здесь можно указать последовательность вывода страниц на печать, если таблица очень большая и занимает несколько листов и вправо и вниз, а также распечатать не только данные самой таблицы, но и сетку, имена столбцов и строк, примечания, ошибки и др.

Как распечатать таблицу в Excel?

После выполнения всех настроек лучше всего сделать предварительный просмотр документа — нажать кнопку Просмотр (покажет, как будет выглядеть документ на печати), и, если все устраивает, Печать, чтобы перейти к распечатке на принтере.

Можно просто сохранить параметры страницы и распечатать документ позднее, нажав горячие клавиши печати CTRL + P или кнопку Office (Файл) — Печать.

В окне выбираем принтер, на котором нужно распечатывать, число копий и, если нужно, номера страниц.

  • Вывести на печать — Выделенный диапазон. Если нужно распечатать только фрагмент таблицы, то сначала выделите этот фрагмент мышью и выберите печать Выделенного диапазона. Лучше это вообще взять за привычку, если время от времени вы вводите какие-то данные в ненужных вам ячейках для вычислений или просто хранения значений.

  • Вывести на печать — Всю книгу — используется, если документ состоит из нескольких листов, а нужно распечатать их все разом, то есть всю книгу Excel.

Статья опубликована при поддержке компании BePrint, предоставляющей услуги печати брошюр, буклетов, методичек, сборников статей, авторефератов. Типография работает как с простыми документами формата A4, так делает и широкоформатную печать дешево в Москве и области.

Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя
стало известно автору, войдите на сайт как пользователь
и нажмите Спасибо еще раз. Ваше имя появится на этой стрнице.

Есть мнение?
Оставьте комментарий

Понравился материал?
Хотите прочитать позже?
Сохраните на своей стене и
поделитесь с друзьями

Вы можете разместить на своём сайте анонс статьи со ссылкой на её полный текст

Как сделать таблицу в Excel. Пошаговая инструкция

Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.

Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.

Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.

Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция

Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:

  • Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
  • Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
  • Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
  • Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
  • В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.
Читать еще:  Как сделать ячейку неактивной в excel?

1. Выделите область ячеек для создания таблицы

Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа

На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Выберите диапазон ячеек

Во всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

4. Таблица готова. Заполняйте данными!

Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

Форматирование таблицы в Excel

Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:

Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.

Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:

  • Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
  • Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
  • Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
  • Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
  • Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
  • Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
  • Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.

Как добавить строку или столбец в таблице Excel

Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:

Как добавить строку/колонку в таблице Excel

Чтобы добавить строку или колонку в таблице Excel:

  • Нажмите правой кнопкой мыши на любой ячейке таблицы, где вы хотите вставить строку или колонку => появится всплывающее окно:
  • Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.

  • Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.

Как отсортировать таблицу в Excel

Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.

Как отфильтровать данные в таблице Excel

Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

  • “Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
  • “Фильтр по цвету” так же как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
  • “Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
  • Во всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.

Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.

Как посчитать сумму в таблице Excel

Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:

В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:

Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.

В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.

Как в Excel закрепить шапку таблицы

Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.

Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:

  • Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:

  • Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:

  • Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:

Как перевернуть таблицу в Excel

Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:

На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:

  • Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):

  • Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:

  • В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:

  • Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.

В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector