Как сделать тысячный формат в excel?

Установите форматы ячеек для расчетов в Excel

Для многих пользователей данная тема может показаться трюизмом. Но если Вы ассоциировали раньше форматирование только с оформлением таблиц и представлением данных, то здесь вы узнаете о новых возможностях.

Формат даты и времени в Excel

Посчитаем количество дней между двумя датами. Нам необходимо задать ячейкам формат «Дата». А потом од новейшей даты отнимаем старшую дату.

  1. Создайте простую табличку как показано на рисунке:
  2. В ячейку B2 введите сегодняшнюю дату. Для ввода текущей даты удобно использовать комбинацию горячих клавиш CTRL+«;».
  3. В ячейку C2 введите формулу: =B2-A2.

В результате получаем количество дней:

В следующем примере смоделируем ситуацию. Некоторые работники некой организации должны работать в разное время. Постоим таблицу, в которой можно будет фиксировать каждый день время работы работников с точностью до минуты. На конец недели время работы должно быть подытожено. Каждая неделя будет состоять только из 5-ти рабочих дней.

Постройте временной график. Ниже на рисунке в колонке F указаны формулы, которые должны содержать ячейки колонки D.

Пример таблицы рабочего графика:

Проблема сразу возникает в ячейке D7. Когда стандартный формат времени чч:мм приводит к суммированию по модулю 24-х часов. То есть с обнулением при достижении 24:00 (12:00 + 13:00 = 1:00). Нужно использовать нестандартный формат времени для ячейки D7. Для этого:

  1. Перейдите на ячейку D7 и вызовите окно «Формат ячеек» (CTRL+1).
  2. На закладке «Число» выберите категорию «(все форматы)», а в полю «Тип:» введите следующее значение: [ч]:мм. После нажатия кнопки «ОК» формат сохранится в списке и присвоится соответствующей ячейке.

Примечание: Чтобы отобразить суммированное время с точностью до секунд следует ввести значение: [ч]:мм:сс или [чч]:мм:сс. В первом случаи результат будет отображаться так: 3:00:00, а во втором так: 03:00:00.

С помощью пользовательских форматов ячеек проходящее время можем считать как в минутах, так и в секундах: [мм]:сс или [сс].

Как округлить число в Excel до тысяч

Допустим Вам нужно посчитать общую стоимость своей нажитой собственности. Так как цены на вторичном рынке имущества плавают, тогда они будут ориентировочны. Заполните табличку, так как на рисунке:

Как видно большое количество нулей только мешают. Попробуем округлить цены до тысяч. Решение:

  1. Выделяем диапазон цен и вызываем окно «Формат ячеек» CTRL+1.
  2. Выбираем опцию «Число»-«(все форматы)».
  3. В поле «Тип:» вводим значение: 0пробел и жмем OK.

Если в списке имущества будут цены меньше тысячи тогда рационально использовать формат с дробным значением.

Для реализации данной задачи следует в поле «Тип:» ввести значение: 0,0пробел.

Добавляя «0пробел» в форматах чисел мы округляем их до тысяч. А добавив запятую после ноля, мы отображаем округление до тысяч с дробной точностью, которая определяется количеством нолей после запятой и перед пробелом. Для того чтобы быстро усвоить данный трюк с форматами обратите внимание на рисунок:

Также можно добавить пояснение отображения числа сокращенного до тысяч (тыс.руб) прямо в ячейки:

Для решения данной задачи используем все тот же пользовательский формат «(все форматы)», о котором неоднократно упоминалось выше. Просто на этот раз вводим следующее значение в поле тип: 0,0пробел”тыс.руб”.

Все что мы хотим написать для отображения значения в собственном формате, следует вводить в кавычках.

Пользовательский формат числа в Excel

Excel предоставляет достаточно много встроенных числовых форматов, однако возможны ситуации, в которых ни один вам не подойдет. В таком случае попробуйте создать собственный (пользовательский) числовой формат. [1] Для этого, находясь в ячейке, кликните правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выберите Формат ячеек. Откроется диалоговое окно Формат ячеек (рис. 1). Перейдите на вкладку Число. Окно Формат ячеек также можно вызвать, нажав сочетание Ctrl+1 или с помощью ленты (меню Главная), щелкнув на стрелке в правом нижнем углу группы Число (рис. 2).

Рис. 1. Окно Формат ячеек

Скачать заметку в формате Word или pdf, скачать примеры в формате Excel

Рис. 2. Вызов окна Формат ячеек с помощью ленты

Некоторые пользователи Excel стараются обходиться без создания собственных числовых форматов, так как считают этот процесс слишком трудоемким. На самом деле сложность пользовательских числовых форматов сильно преувеличена.

Для создания числового формата нужно указать серию кодов как строку числового формата. Чтобы создать пользовательский числовой формат, выполните всего три действия:

  1. Нажмите Ctrl+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек.
  2. Щелкните на вкладке Число и выберите на ней категорию (все форматы).
  3. Введите ваш собственный формат в поле Тип.

Вот здесь и возникают некоторые сложности, поскольку требуют от вас знания кодировки форматов в Excel. Но… Во-первых, эту кодировку несложно освоить по аналогии. Для этого, просто посмотрите, как кодируются стандартные форматы. Во-вторых, синтаксис кодов не так уж и сложен, что я надеюсь показать вам в настоящей заметке. И, наконец, освоив кодировку, вы почувствуете, что перешли на новую ступень владения Excel!

Разделы кода формата

Числовые форматы могут иметь до четырех разделов кода, разделенных точкой с запятой. Эти разделы определяют формат положительных, отрицательных, нулевых значений и текста. Причем, именно в таком порядке. Почему пользователи редко замечают столь сложную структуру формата? Дело в том, что большинство стандартных форматов содержат только один раздел – для отображения любого содержания. Это означает, что отрицательные числа или текст будут отражаться в том же формате, что и положительные числа. Например, если вы введете в разные ячейки положительное, отрицательное число, ноль и текст, то Excel применит формат по умолчанию – Общий (рис. 3).

Читать еще:  Как сделать кроссворд в excel с проверкой и оценкой?

Рис. 3. Формат Общий

Тем не менее, не все стандартные форматы имеют один раздел. Например, выбрав формат числовой и четвертый тип (нижний), вы «покрасите» отрицательные числа в красный цвет (рис. 4).

Рис. 4. Формат Числовой, тип четвертый: отрицательные числа – красным цветом

Чтобы увидеть, как Excel кодирует тот или иной стандартный формат, сначала выберите этот формат (например, как на рис. 4), а затем кликните на (все форматы). В области Тип, вы увидите, что формат содержит два раздела, разделенные точкой с запятой (рис. 5). Не пугайтесь, что большинство символов кода вам пока не понятны. Вскоре вы узнаете, что они обозначают. Сейчас же обратите внимание только на то, что формат содержит два раздела:

Первый – для положительных чисел, второй – для отрицательных. Символом ˽ я обозначаю пробел.

Рис. 5. Кодировка формата, использованного на рис. 4

Ну что ж, пришло время создать ваш первый пользовательский формат. Допустим вы хотите отображать числа в формате Счет № 56-789 (рис. 6). Обращаю ваше внимание, что это именно формат отображения числа. Например, в ячейке А1 хранится число 56789. Я ввел несколько значений в ячейки А1:А4 и аналогичные в ячейки В1:В4. Ячейки А1:А4 оставлю нетронутыми (для сравнения), а В1:В4 отформатирую. Формат содержит четыре раздела: » Счет № » 00-000; » не может быть отрицательным » ; » не может быть нулем » ; » не вводите дефис » . Таким образом, при введении в ячейку положительного числа появится запись типа Счет № 23-456, при вводе отрицательного числа, нуля или текста (а значение 56-792 для Excel является тектом), появится запись, указывающая на ошибку ввода.

Рис. 6. Первый пользовательский формат

Задавать все разделы кода для пользовательского числового формата необязательно. Если указано только два раздела, первый используется для положительных чисел и нулей, а второй — для отрицательных чисел. Если задан только один раздел, он применяется для всех чисел. Если какой-то раздел кода нужно пропустить, но включить раздел, который следует за ним, необходимо оставить точку с запятой для пропускаемого раздела. Например, формат
# ##0;;; » введите число « будет отображать только положительные числа (для отрицательных чисел и нуля ячейка будет выглядеть как пустая), а если ввести в ячейку текст, то отобразится запись введите число.

Текстовый раздел всегда должен быть последним разделом числового формата. Чтобы вводимый в ячейку текст отображался на экране, в соответствующее место текстового раздела следует поместить знак @. Если текстовый раздел не содержит знака @, вводимый в ячейку текст на экране отображаться не будет. Чтобы вводимый текст дополнялся определенными символами, заключите эти символы в двойные кавычки ( » » ), например, » валовой доход за » @. Если в формате нет текстового раздела (например, используется формат Общий), то формат никак не влияет на нечисловые значения, вводимые в ячейку. Т.е., текст отобразится так, как введен. Кроме того, вся ячейка преобразуется в текст, т.е., выравнивается по левому краю. Изучите рис. 7; также рекомендую открыть соответствующий лист Excel-файла.

Рис. 7. Особенности использования текстового раздела формата

Последний пример может вызвать затруднение, но, обратите внимание, что в коде формата (ячейка В4) отсутствует символ @, который определяет место, где должен отразиться введенный в ячейку текст. Т.е. содержимое ячейки С4 будет оставаться постоянным, какой бы текст не был введен в ячейку А4.

Отображение процентов в Excel

В этом небольшом уроке Вы найдёте множество полезных сведений о Процентном формате в Excel. Вы узнаете, как изменить формат имеющихся данных на Процентный, как настроить отображение процентов в ячейке, а также, как автоматически изменять числа на проценты при ручном вводе.

В Microsoft Excel отображение значений в виде процентов делается очень просто. Для этого нужно выделить одну или несколько ячеек и нажать кнопку Percent Style (Процентный формат) в разделе Number (Число) вкладки Home (Главная):

Ещё быстрее это можно сделать, нажав сочетание клавиш Ctrl+Shift+%. Excel будет напоминать Вам эту комбинацию каждый раз, когда Вы наводите указатель мыши на кнопку Percent Style (Процентный формат).

Да, Процентный формат в Excel можно задать в один клик. Но полученный результат будет значительно отличаться в зависимости от того, применяете Вы форматирование к существующим значениям или к пустым ячейкам.

Форматирование существующих значений как процентов

Когда Вы применяете Процентный формат к ячейкам, которые уже содержат числовые значения, Excel умножает эти значения на 100 и добавляет в конце знак процента (%). С точки зрения Excel, это правильно, так как 1% это по своей сути одна сотая часть.

Однако иногда это приводит к неожиданным результатам. Например, если в ячейке A1 записано число 20 и Вы примените к этой ячейке Процентный формат, то в результате Вы получите 2000%, а не 20% как Вы, вероятно, хотели.

Как предотвратить ошибку:

  • Если в ячейке Вашей таблицы записаны числа в обычном числовом формате, а Вам нужно превратить их в Процентный, предварительно разделите эти числа на 100. Например, если Ваши исходные данные записаны в столбце A, Вы можете в ячейку B2 ввести формулу =A2/100 и скопировать её во все необходимые ячейки столбца B. Далее выделите весь столбец B и примените к нему Процентный формат. Результат должен быть примерно такой:Далее Вы можете заменить формулы в столбце B значениями, затем скопировать их в столбец A и удалить столбец B, если он Вам больше не нужен.
  • Если Вам нужно перевести в формат процентов только некоторые из значений, Вы можете ввести их вручную, для этого надо разделить число на 100 и записать его в виде десятичной дроби. Например, чтобы получить значение 28% в ячейке A2 (смотрите рисунок выше), введите число 0.28, а потом примените к ней Процентный формат.
Читать еще:  Как сделать треугольную диаграмму в excel?

Применение процентного формата к пустым ячейкам

Мы увидели, как изменяется отображение уже существующих данных в таблице Microsoft Excel при смене простого числового формата на Процентный. Но что получится, если сначала применить к ячейке Процентный формат, а затем ввести в неё число вручную? Вот тут Excel может повести себя по-разному.

  • Любое число равное или большее 1 будет просто записано со знаком %. Например, число 2 будет записано как 2%; 20 – как 20%; 2,1 – как 2,1% и так далее.
  • Числа меньше 1, записанные без 0 слева от запятой, будут умножены на 100. Например, если Вы введёте ,2 в ячейку с процентным форматированием, то в результате увидите значение 20%. Однако, если Вы наберёте на клавиатуре 0,2 в той же ячейке, то значение будет записано как 0,2%.

Отображение чисел как процентов сразу при вводе

Если Вы вводите в ячейку число 20% (со знаком процента), Excel поймёт, что Вы хотите записать значение в процентах и автоматически изменит формат ячейки.

Важное замечание!

Используя процентное форматирование в Excel, пожалуйста, помните, что это не более чем визуальное представление реального математического значения, хранящегося в ячейке. На самом деле, процентное значение всегда хранится в виде десятичной дроби.

Другими словами, 20% хранится как 0,2; 2% хранится как 0,02 и так далее. Когда производятся различные вычисления, Excel использует именно эти значения, т.е. десятичные дроби. Помните об этом, когда составляете формулы со ссылками на ячейки с процентами.

Чтобы увидеть реальное значение, содержащееся в ячейке, которая имеет Процентный формат:

  1. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите Format Cells (Формат ячеек) или нажмите комбинацию Ctrl+1.
  2. В появившемся диалоговом окне Format Cells (Формат ячеек) взгляните в область Sample (Образец) на вкладке Number (Число) в категории General (Общий).

Хитрости при отображении процентов в Excel

Кажется, посчитать и вывести на экран данные в процентах – это одна из простейших задач, которые мы делаем с помощью Excel. Но опытные пользователи знают, что далеко не всегда эта задача так уж проста.

1. Задайте отображение нужного количества десятичных знаков

Когда Процентный формат применяете к числам, Excel 2010 и 2013 отображает их округлённое до целого значение, и в некоторых случаях это может ввести в заблуждение. Например, задайте процентный формат для пустой ячейки и введите в ней значение 0,2%. Что получилось? Я в своей таблице вижу 0%, хотя я точно знаю, что должно быть 0,2%.

Чтобы увидеть реальное, а не округлённое значение, Вам нужно увеличить число десятичных знаков, которое Excel должен показать. Для этого:

  1. Откройте диалоговое окно Format Cells (Формат ячеек), воспользовавшись контекстным меню, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1.
  2. Выберите категорию Percentage (Процентный) и установите число десятичных знаков, отображаемых в ячейке, по своему желанию.
  3. Когда все будет готово – нажмите ОК, чтобы изменения вступили в силу.

2. Выделите отрицательные значения при помощи форматирования

Если Вы хотите, чтобы отрицательные значения отображались по-другому, например, красным шрифтом, можете настроить особый числовой формат. Откройте еще раз диалоговое окно Format Cells (Формат ячеек) и зайдите на вкладку Number (Число). Выберите категорию Custom (Все Форматы) и введите в поле Type (Тип) одну из следующих строк:

  • 00%;[Red]-0.00% или 00%;[Красный]-0,00% – выводить отрицательные процентные значения красным цветом и показывать 2 знака после запятой.
  • 0%;[Red]-0% или 0%;[Красный]-0% – выводить отрицательные процентные значения красным цветом и не показывать значения после запятой.

Более подробно о таком способе форматирования Вы можете узнать в справочнике Microsoft, в теме, посвящённой отображению чисел в процентном формате.

3. Форматирование отрицательных значений процентов в Excel с помощью условного форматирования

По сравнению с предыдущим способом, условное форматирование в Excel это более гибкий метод, который позволяет задать любой формат для ячейки, содержащей отрицательное значение процента.

Простейший способ создать правило условного форматирования – зайти в меню Conditional formatting > Highlight cells rules > Less than (Условное форматирование > Правила выделения ячеек > Меньше…) и ввести 0 в поле Format cells that are LESS THAN (Форматировать ячейки, которые МЕНЬШЕ)

Далее в выпадающем списке Вы можете выбрать один из предложенных стандартных вариантов или кликнуть Custom Format (Пользовательский формат) в конце этого списка и настроить все детали формата ячейки как Вам нравится.

Вот такие возможности для работы с Процентным форматом данных открывает Excel. Надеюсь, что знания, полученные из этого урока, избавят Вас от лишней головной боли в будущем. В следующих статьях мы глубже погрузимся в тему процентов в Excel. Вы узнаете, какие методы для расчёта процентов можно применять в Excel, изучите формулы для расчета изменения в процентах, процента от общей суммы, сложного процента и многое другое.

Читать еще:  Как сделать текст поверх рисунка в excel?

Формат ячеек в Excel

Форматирование ячеек – это одно из основных отличий Excel от калькулятора. Умелое форматирование позволяет разношерстный набор данных привести к удобному для осмысления виду: выделить итоговую строку, шапку, убрать «лишние» знаки после запятой, добавить границы и т.д. В общем, форматирование позволяет набор «серой массы данных» превратить в структурированную и читабельную информацию.

Наиболее часто используемые команды форматирования находятся на ленте.

Если этих кнопок не достаточно, то можно обратиться к Формату ячеек в контекстном меню (через правую кнопку мыши), либо с помощью сочетания горячих клавиш Ctrl+1, что существенно быстрее. Откроется известное многим окошко.

В диалоговом окне есть несколько вкладок. Пробежимся по их назначению, останавливаясь на интересных моментах.

Вкладка Число

Первая вкладка Число (открыта на картинке выше) задает числовой формат. Значение в ячейке можно представить как обычное число, проценты, дату и т.д. По умолчанию всем ячейкам придается Общий формат, то есть ячейка никак не отформатирована. Поэтому, как правило, требуется перейти к другому формату.

Следующий пункт Числовой. Здесь задается количество видимых знаков после запятой (по умолчанию их два), а также можно отделить группы разрядов (тысячи, миллионы и т.д.) друг от друга.

Довольно часто пользуются пунктами Дата (выбор формата отображения даты), Процентный (отображение процентного формата) и Текстовый (данные сохраняются, как текст). Текстовый формат довольно интересен, т.к. позволяет отображать информацию в том виде, в каком она вносится в ячейку, без каких-либо автоматических преобразований в дату, формулу, обрезание первый нулей и т.д. Что внесли, то видим в ячейке. Команды выбора числового формата продублированы на ленте.

Вкладка Выравнивание

Переходим на вкладку Выравнивание. Здесь задается расположение числа или текста внутри ячейки: по вертикали, горизонтали, относительно центра, по направлению и т.д.

Расположение и назначение команд, как и в других окнах Excel, интуитивно понятно. Достаточно прочитать названия. Тут выравнивание по вертикали, тут – горизонтали. Можно объединить несколько ячеек в одну или длинное название переносить по словам. Обращу лишь внимание на пару интересных моментов.

Когда в ячейку вносится число, оно автоматически «прилипает» к правому краю, а текст – к левому краю. Если число будет в левом столбце, а текст в следующем справа, то содержимое обоих столбцов будет выглядеть примерно так.

Читать такое не удобно (все сливается и нужно присматриваться). Поэтому правильно сделать отступ текста от левого края. Для этого достаточно выбрать в списке по горизонтали пункт по левому краю (отступ) и установить рядом в окошке значение отступа. См. рисунок ниже.

Теперь глазу намного приятнее.

Аналогичным образом можно отлепить число от правого края.

И еще один полезный совет. При создании таблицы в шапке часто объединяют ячейки, чтобы общее название «накрывало» сразу несколько столбцов. К примеру, как на картинке ниже.

«Продажи» захватывают все столбцы. Выглядит красиво, но не практично. К примеру, при выделении одного столбца диапазон автоматически расширится на все столбцы, находящиеся под объединенной ячейкой. Если попытаться скопировать этот диапазон, то может выскочить ошибка с сообщением о несовпадении ячеек. В общем, не очень практично. В то же время нужно сохранить внешний вид, как на картинке выше. Есть простой прием. Достаточно внести «Продажи» в крайнюю левую ячейку диапазона, посередине которого оно должно оказаться. Затем, начиная с этого слова, выделить вправо остальные ячейки диапазона, и выбрать пункт по центру выделения на вкладке Выравнивание.

Получится тот же эффект, только ячейки не будут объединены.

Рекомендую взять на вооружение этот способ форматирования. В конце статьи находится видео о том, как расположить надпись в середине диапазона, не используя объединение ячеек.

Значительная часть команд из вкладки Выравнивание также вынесена на ленту.

Следующие вкладки Шрифт, Граница, Заливка имеют понятное назначение и вид. С их помощью выбирается шрифт, цвет, размер и т.д.

Таблица без границ выглядит незавершенной. Поэтому ячейкам и таблице в целом нужно придать красивую, но не отвлекающую внимание, обводку. Выбираем во вкладке Граница тип границы, цвет, если нужно, и место проведения. Предварительный макет отображается тут же в середине окна.

Заливка ячейки производится в следующей вкладке. Здесь все еще понятней. Выбрали диапазон, залили, как нужно.

Последняя вкладка Защита используется для ограничения доступа к ячейкам (можно сделать так, чтобы нельзя было вносить изменения и др.). В конце статьи есть видео с подробным объяснением, как сделать защиту листа Excel и отдельных ячеек.

Самые часто используемые команды есть на ленте.

Если назначение какой-либо кнопки не понятно, следует подвести курсор и прочитать всплывающую подсказку.

При использовании форматирования следует помнить о том, что слишком пестрая раскраска сбивает с толку и рассеивает внимание. Поэтому формат желательно использовать только для увеличения читабельности и привлечения внимания к наиболее важной информации. Увлекаться не стоит.

Если у вас проблемы с дизайнерским представлением или различные варианты формата не приводят к желаемому результату, то можно воспользоваться готовыми стилями. Выделяем нужный диапазон и нажимает кнопку Стили ячеек на вкладке Главная на ленте.

Здесь можно выбрать готовое решение. Но я как-то не особо пользуюсь такой возможностью. Получается слишком пестро, хотя и довольно стильно, по-современному.

Пробуйте различные варианты. Смотрите, что нравится больше. Но лучше, повторюсь, не увлекаться. Думайте о тех, кто будет работать с вашими таблицами да и о себе тоже, когда придется открыть этот файл через несколько месяцев.



Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector