Как сделать заявку в excel?

Учет обращений клиентов в Excel. Почему этого нельзя делать?

На этапе запуска нового сервисного бизнеса вряд ли у кого-нибудь найдется время и силы с самого начала выстраивать учет обращений клиентов в соответствии со стандартами зрелых предприятий. Чаще всего для решения подобных задач используются какие-то подручные инструменты. Как мы уже писали, они неплохо справляются со своей задачей, но лишь до определенного момента. Дальше все заметнее становится отсутствие необходимых функций.
Сегодня мы подробнее поговорим о том, чем именно неудобен Excel для учета обращений и чем его можно заменить.

Табличка в Excel где-то на жестком диске специалиста по обслуживанию клиентов — вполне логичный способ сохранять информацию по заявкам на первое время. Помимо удобной формы представления информации Excel дает возможность фильтровать записи, сортировать их по различным колонкам. К сожалению, этим его преимущества для автоматизации обработки клиентских заявок ограничиваются.
Перейдем к недостаткам.

Учет обращений в Excel. Недостатки

В Excel нет общего доступа. Конечно, файл можно разместить на общем диске, открыв к нему доступ всем заинтересованным сотрудникам, или же можно воспользоваться облачными сервисами (Google Docs). Но ни в первом, ни во втором случае нельзя разграничить права доступа сотрудников к отдельным строкам и, тем более, ячейкам таблицы. При этом разграничение доступа — вовсе не проявление недоверия сотрудникам. Это необходимая мера безопасности (защита, например, от случайного удаления данных), в том числе, для привлечения к работе с заявками сторонних исполнителей и подрядных организаций.

Нет контроля сроков и автоматических уведомлений. У клиентского обращения всегда есть крайний срок выполнения. Кроме того, могут быть промежуточные “контрольные точки” на шкале времени, в которых необходимо совершить какое-либо действие (например, забрать доставленное оборудование у поставщика и отвезти его клиенту или переназначить заявку другому сотруднику, если она до этого времени не была решена текущим исполнителем). Но устанавливать и контролировать соблюдение временных рамок Excel автоматически не позволяет — все придется делать исключительно вручную. На больших объемах это становится крайне затруднительно.

Отсутствуют средства коммуникаций внутри заявки. По различным вопросам сотрудники вынуждены связываться при помощи сторонних средств — по телефону, электронной почте и т.п., вручную добавляя полученную информацию к заявке, если такие поля вообще предусмотрены в сервисной табличке. Единственное средство общения табличного редактора — комментарии к ячейкам, а их довольно сложно выстроить в удобной для понимания форме. Нередко в такой обстановке часть информации просто теряется или задерживается в пути до таблички — ведь в этом вопросе приходится полагаться исключительно на педантичность сотрудников, которая иногда хромает.

Нет готовых отчетов по ключевым показателям (за исключением банальных диаграмм по столбцам и строкам). Руководству попросту не оценить, сколько заявок было просрочено тем или иным сотрудником, сколько времени ушло на обслуживание какого-то конкретного или “среднего” клиента. Это не позволяет прогнозировать развитие отдела, оптимально распределять ресурсы между задачами и т.п.

Отсутствует система приоритетов для задач как по отделу в целом, так и по каждому сотруднику. В Excel можно расставлять приоритеты строкам, нумеруя или вручную раскрашивая поля в разные цвета. К сожалению, никакой автоматизации здесь нет.

В Excel нельзя настроить справочники или автозаполнение из БД (например, информацией о клиенте). Табличные редакторы в принципе не работают с объектами (есть лишь строки в ячейках), поэтому функции, связанные с объектами здесь отсутствуют. Их можно реализовать “окольными путями”. Например, справочник можно создать через наполнение значениями отдельной таблицы. Но обслуживание такого нестандартного решения будет непростым даже с парой заявок в день, не говоря уже о большем потоке.

Excel отличается низкой прозрачностью процесса для клиента. Это еще один аспект отсутствия системы разграничения доступа к отдельным ячейкам таблицы. Табличный редактор не позволит показать клиенту статус заявки в реальном времени (не давать же каждому клиенту полный доступ к основной таблице со списком всех заявок! а иные решения, отображающие на сайте содержание некой ячейки, в частности, статус заявки, слишком сложны). Аналогично нельзя включить элементы самообслуживания.

Этим списком функционал, востребованный даже небольшой сервисной компанией для учета обращений клиентов, но отсутствующий в обычном табличном редакторе, не ограничивается. Все эти вопросы без проблем закрываются ручным редактированием, если речь идет о нескольких клиентах с редкими обращениями. Но важно не увлекаться ручным трудом и вовремя понять, что компания “выросла” из данного решения, т.е. пора переходить на профессиональные инструменты.

Okdesk — простая система учета обращений вместо Excel и электронной почты. Запуск за считанные минуты!

Читать еще:  Как сделать разные таблицы в excel на одном листе?

Учет обращений клиентов в Excel. Почему этого нельзя делать?

На этапе запуска нового сервисного бизнеса вряд ли у кого-нибудь найдется время и силы с самого начала выстраивать учет обращений клиентов в соответствии со стандартами зрелых предприятий. Чаще всего для решения подобных задач используются какие-то подручные инструменты. Как мы уже писали, они неплохо справляются со своей задачей, но лишь до определенного момента. Дальше все заметнее становится отсутствие необходимых функций.
Сегодня мы подробнее поговорим о том, чем именно неудобен Excel для учета обращений и чем его можно заменить.

Табличка в Excel где-то на жестком диске специалиста по обслуживанию клиентов — вполне логичный способ сохранять информацию по заявкам на первое время. Помимо удобной формы представления информации Excel дает возможность фильтровать записи, сортировать их по различным колонкам. К сожалению, этим его преимущества для автоматизации обработки клиентских заявок ограничиваются.
Перейдем к недостаткам.

Учет обращений в Excel. Недостатки

В Excel нет общего доступа. Конечно, файл можно разместить на общем диске, открыв к нему доступ всем заинтересованным сотрудникам, или же можно воспользоваться облачными сервисами (Google Docs). Но ни в первом, ни во втором случае нельзя разграничить права доступа сотрудников к отдельным строкам и, тем более, ячейкам таблицы. При этом разграничение доступа — вовсе не проявление недоверия сотрудникам. Это необходимая мера безопасности (защита, например, от случайного удаления данных), в том числе, для привлечения к работе с заявками сторонних исполнителей и подрядных организаций.

Нет контроля сроков и автоматических уведомлений. У клиентского обращения всегда есть крайний срок выполнения. Кроме того, могут быть промежуточные “контрольные точки” на шкале времени, в которых необходимо совершить какое-либо действие (например, забрать доставленное оборудование у поставщика и отвезти его клиенту или переназначить заявку другому сотруднику, если она до этого времени не была решена текущим исполнителем). Но устанавливать и контролировать соблюдение временных рамок Excel автоматически не позволяет — все придется делать исключительно вручную. На больших объемах это становится крайне затруднительно.

Отсутствуют средства коммуникаций внутри заявки. По различным вопросам сотрудники вынуждены связываться при помощи сторонних средств — по телефону, электронной почте и т.п., вручную добавляя полученную информацию к заявке, если такие поля вообще предусмотрены в сервисной табличке. Единственное средство общения табличного редактора — комментарии к ячейкам, а их довольно сложно выстроить в удобной для понимания форме. Нередко в такой обстановке часть информации просто теряется или задерживается в пути до таблички — ведь в этом вопросе приходится полагаться исключительно на педантичность сотрудников, которая иногда хромает.

Нет готовых отчетов по ключевым показателям (за исключением банальных диаграмм по столбцам и строкам). Руководству попросту не оценить, сколько заявок было просрочено тем или иным сотрудником, сколько времени ушло на обслуживание какого-то конкретного или “среднего” клиента. Это не позволяет прогнозировать развитие отдела, оптимально распределять ресурсы между задачами и т.п.

Отсутствует система приоритетов для задач как по отделу в целом, так и по каждому сотруднику. В Excel можно расставлять приоритеты строкам, нумеруя или вручную раскрашивая поля в разные цвета. К сожалению, никакой автоматизации здесь нет.

В Excel нельзя настроить справочники или автозаполнение из БД (например, информацией о клиенте). Табличные редакторы в принципе не работают с объектами (есть лишь строки в ячейках), поэтому функции, связанные с объектами здесь отсутствуют. Их можно реализовать “окольными путями”. Например, справочник можно создать через наполнение значениями отдельной таблицы. Но обслуживание такого нестандартного решения будет непростым даже с парой заявок в день, не говоря уже о большем потоке.

Excel отличается низкой прозрачностью процесса для клиента. Это еще один аспект отсутствия системы разграничения доступа к отдельным ячейкам таблицы. Табличный редактор не позволит показать клиенту статус заявки в реальном времени (не давать же каждому клиенту полный доступ к основной таблице со списком всех заявок! а иные решения, отображающие на сайте содержание некой ячейки, в частности, статус заявки, слишком сложны). Аналогично нельзя включить элементы самообслуживания.

Этим списком функционал, востребованный даже небольшой сервисной компанией для учета обращений клиентов, но отсутствующий в обычном табличном редакторе, не ограничивается. Все эти вопросы без проблем закрываются ручным редактированием, если речь идет о нескольких клиентах с редкими обращениями. Но важно не увлекаться ручным трудом и вовремя понять, что компания “выросла” из данного решения, т.е. пора переходить на профессиональные инструменты.

Okdesk — простая система учета обращений вместо Excel и электронной почты. Запуск за считанные минуты!

Управляем платежами с помощью Excel

Как построить в Excel модель для управления платежами?

Как настроить Журнал входящих заявок?

Как визуализировать представленную в нем информцию?

В чем преимущества такой модели управления платежами?

Эффективное управление платежами невозможно без единого информационного поля. Современный программный продукт по учету заявок на исходящие оплаты и планированию реестра платежей должна обеспечивать:

  • быстрый и удобный учет поступающих заявок на исходящие платежи;
  • расстановку приоритетов в оплате;
  • планирование расхода денежных средств;
  • отображение списка заявок с неоплаченными, частично или полностью оплаченными счетами;
  • отображение сводной информации о заявках в нужных аналитиках;
  • отслеживание и контроль расходования финансовых средств;
  • возможность оперативной работы с диалогами и фильтрами ввода данных;
  • быстрый поиск по базе данных;
  • формирование многофункциональных отчетов по центрам финансовой ответственности, платежам за вчера, статьям бюджета и другие отчеты по требованию руководства.
Читать еще:  Как сделать чтобы в таблице excel не скрывался текст?

Рассмотрим, как реализовать все вышеперечисленное в финансовой модели Excel и обеспечить в компании эффективное управление исходящими платежами. Начнем с поэтапной настройки Excel-модели.

Этап 1. Прорабатываем справочники и аналитики

Перечень справочников и аналитик определяется спецификой компании, проблемными зонами, точками контроля, а также требованиями руководства.

Задействованные аналитики представлены на рис. 1. Их набор типичен для любой информационной среды по управлению платежами.

Центры финансовой ответственности (ЦФО) определяются системой бюджетирования компании. Руководители ЦФО несут ответственность за своевременное инициирование и согласование заявок на платежи. Дополнительно регламентируют, на какие виды платежей имеет право подавать заявки каждый ЦФО.

Если системы бюджетирования в компании нет, перечень ЦФО определяется штатным расписанием и должностными обязанностями персонала. При необходимостив качестве ЦФО указывают отдельного сотрудника.

Руководитель ЦФО при направлении в финансовую службу компании заявки на исходящий платеж обязан:

  • предоставить документ на оплату — счет, договор, акт сверки и т. п.;
  • обеспечить договорную документацию согласно политике безопасности компании;
  • проконтролировать исполнение контрагентом, которому планируется перечисление денежных средств, обязательств по сделке.

В рассматриваемой Excel-модели три приоритета платежей:

Их может быть больше, но финансовые специалисты не рекомендуют использовать более пяти, так как это снижает управляемость платежами.

Платеж может иметь один из трех статусов: заявлен, оплачен, частично (частичная оплата). При необходимости перечень расширяют:

  • на согласовании или утверждении. Это поле дополнительно можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. Тогда финансовый директор из реестра платежей сразу будет видеть, какие заявки одобрены на предыдущих этапах, а какие еще проходят согласование и у кого;
  • приостановлены, аннулированы и др.

Это легко сделать, так как каждая таблица с аналитиками отформатирована как «умная» — каждую можно легко дополнить, не сбивая настроек Excel-модели.

Однако если будет задействовано больше статусов, их нужно будет отражать в Журнале заявок. Это увеличит трудозатраты учетного персонала на документооборот и обработку заявок.

В настоящее время компании часто входят в холдинг или группу. Чтобы сформировать сумму заявок на платежи внешним поставщикам и поставщикам из числа группы, задействуют аналитики: группа, внешний.

Фрагмент Справочника контрагентов представлен в табл. 1. Согласно этому Справочнику в группу компаний входят ИП Михайлов А. Е., ООО «Карьер», ООО «Спец-сервис». В условиях дефицита денежных средств часто исключают платежи аффилированным компаниям, оплачивают только внешним контрагентам. В таблице 1 первая позиция — «– без контрагента». Она введена в Справочник, чтобы в Журнале заявок не оставлять пустые поля. Ее используют для таких платежей, как зарплата, налоги, социальные взносы (на усмотрение руководства).

В таблице 2 представлен фрагмент Справочника статей движения денежных средств. Его функции:

  • увязать заявки на исходящие оплаты с бюджетом;
  • систематизировать заявки;
  • упростить ввод заявок — не нужно указывать в Журнале содержание счета (за пигменты, подшипники, ремни, электродвигатели и т. д.).

Важно предусмотреть информативную цифровую кодификацию статей движения денежных средств (ДДС). Коды и статьи соединены сцепкой (рис. 2) =A2&» «&B2, добавлены пробелы (в кавычках).

Для заполнения графы «Приоритет» применен выпадающий список (см. рис. 2): вкладка Данные → Работа с данными → Проверка данных. В окне Проверка вводимых значений указывают Тип данных → Список.

О. Цветаева,
бизнес-консультант

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 3, 2019.

Складской учет в Excel: приход, расход и остаток товаров на складе — примеры, таблицы

Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.

Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе

Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.

Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности

Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:

  • нет очередей на складе;
  • вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
  • готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

Кому могут помочь электронные реестры

Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой, как, например, в программе «Клеверенс», которая является одним из лидеров в этой сфере.

Но при этом у ПО существуют и преимущества:

  • в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
  • также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.
Читать еще:  Как сделать ширину столбца в excel в сантиметрах?

Как вести контроль

Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

  1. Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
  2. При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
  3. Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

Организация складского учета в Excel – таблица

Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

Создаем справочники

Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.

Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

  • Название.
  • Сорт (или про другую подобную характеристику).
  • Единица измерения.
  • Размеры.
  • Комментарий.

Разработка «Прироста»

Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход».

Как наладить автоматическую работу

Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ(«номенклатура!$А$4:$A$8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

«Оборотная ведомость»/«Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.

Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.

Инструкция по ведению

Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

  1. Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
  2. Определить структуру.
  3. Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
  4. Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
  5. Проведите первичное детальное заполнение справочников.
  6. Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
  7. Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
  8. Научите работников работать с ПО.
  9. Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

Несколько обязательных принципов

При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

Распорядок приемки

  • Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
  • Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
  • Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

Режим перемещения

Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.

Норма отпуска со склада

В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.

Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы

Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.

Шаблон Excel при аналитике продаж

При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector