Как в excel сделать формат а5?

Мгновенное заполнение в Excel

Одной из самых гениальных и полезных, на мой взгляд, функцией Excel является «Мгновенное заполнение» (доступно с Microsoft Office 2013 года). Оно творит такие чудеса, что за пару движений пальцами вы сэкономите время и нервы от выполнения огромной рутинной работы. Вместе с тем функция проста как дважды два и подойдёт для пользователей любого уровня. Почувствуйте себя всемогущим, мгновенно решив сложные задачи, это как щелчок Таноса, только лучше)) Заинтриговал?)) Теперь поподробней:

1. У нас имеется таблица с фамилиями, именем и отчеством. Из неё нам нужно сделать «Фамилию и инициалы». Для этого мы в соседнюю строку вводим как это должно быть, затем при вводе на следующей строке у нас появляется предлагаемый вариант, если он нас устраивает, то нажимаем «Enter», если список не появился жмём Ctrl+ E и вуаля, у вас готов весь список по заданной форме.

Также можно вписать только Фамилию и имя и получить желаемый результат, можно вывести инициалы вперёд, можно оставить только фамилию, в общем вариантов много и Excel сделает как вам нужно

Здесь есть одно правило, вводимый текст должен быть непосредственно рядом с исходным текстом, не важно слева или справа, но, чтобы рядом, иначе выйдет ошибка

Также значения из одного столбца с текстом можно разбить на три разных. Заполняем каждый столбец как нам нужно, нажимаем Ctrl+E на нижней пустой ячейке и получаем готовый результат.

Также он работает и в обратную сторону, больше не нужны формулы СЦЕПИТЬ, ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ, ПСТР и т.д.

Можно задать регистр и сделать фамилии, написанные верхним регистром или полностью капсом. Можно исправлять слова с НеПрАвИлЬнЫм регистром. Если между словами нет пробела, это тоже не проблема, главное, чтобы Ф.И.О. начиналось с заглавной буквы, для определения начала слова

Можно наоборот из заглавных букв сделать печатные, но в этом случае может неправильно отобразиться результат, в этом случае нажимаем на значок с молнией, где отменям мгновенное заполнение, затем вводим ещё раз в следующую строку и нажимаем Ctrl+ E и в этот раз отобразится как нужно.

2. Вы восхищены его супер возможностями? Тогда возрадуйтесь, потому что это ещё не всё)) Есть возможность склейки текста. Итак, у нас имеются значения, разбитые по ячейкам, но нам нужно, чтобы они были в одной ячейке и ещё с дополненным текстом. Вводим в первую строку так, как нам нужно, повторяем то же действие на второй строке и на третьей нажимаем Ctrl+E и радуемся результатом

3. Вы уже кричите от того почему вы не знали об этом раньше? Тогда продолжаем удивляться «Мгновенным заполнением»))

У нас есть текст с цифрами в ячейках и нам нужно вывести в другой столбец только цифры, делать это вручную означает почувствовать себя Золушкой, перебирающей горох, но волшебным нажатием Ctrl+E, получаем нужный результат, причём Excel не важно, есть ли там лишние пробелы, знаки или прочее, он как настоящий мужик – берёт и делает.

То же самое он делает и с извлечением только текста

Если попадается разношёрстный текст, где первым стоит слово затем цифра, а в нижних строках имеется сначала цифра потом текст, лучше сначала в первых двух строках дописать цифры перед текстом, затем нажать Ctrl+E, тогда Excel правильно определит алгоритм и выведет текст без ошибок

4. Ты до сих пор сомневаешься в возможностях мгновенного заполнения? Говоришь он не справится с датами? Забери свои слова обратно, даты он изменяет на изи, причём определяет не только цифровые, но и текстовые, главное, чтобы они были в именительном падеже, либо на внятном сокращении месяца

5. Ты тайный поклонник нестандартных дат? Не волнуйся, мгновенное заполнение удовлетворит твои желания. Он может изменить обычную дату в Unix-формат ГГММДД. Для этого меняем формат соседнего столбца на текстовый, затем вводим форму значений в пару ячеек, чтобы правильно задать алгоритм и нажав Ctrl+E получаем результат

Вы ещё не устали удивляться великолепным «Мгновенным заполнением»? Тогда получайте очередную порцию волшебства))

6. У нас имеется столбец с телефонными номерами, но они выглядят как простые цифры, мы же придадим им красоты, добавив + и заключив код оператора в скобки. Преобразуем цифры и соседний столбец в текстовый формат, затем вводим нужный параметр в первые две ячейки соседнего столбца и нажав Ctrl+E, гордимся проделанной работой

7. Для тех, кто выгружает даты из различных ERP и CRM-систем, дата представляется 8-значным числом в формате ГГГГММДД. Исправлять в нормальный вид можно было функцией ДАТАЗНАЧ, либо вручную, но теперь ловите лайфхак от героя «Мгновенного заполнения», главное покажите ему правильный алгоритм, дальше он всё сам сделает за вас))

Читать еще:  Как сделать нумерацию страниц в excel 2003?

При использовании мгновенного заполнения помните следующие моменты:

— первое правило напомню, ячейки должны находиться рядом с определяемым столбцом;

— при выявлении шаблона учитываются все значения в строке — слева и справа от вводимого столбца, поэтому лишние колонки, способные запутать алгоритм или внести помехи, лучше заранее отделить от рабочих данных пустыми столбцами или удалить;

— мгновенное заполнение также работает и в умных таблицах;

— ошибка или опечатка при наборе ячеек-образцов может привести к тому, что мгновенное заполнение не сможет найти нужное значение и не сработает;

— бывает, что шаблон определяется некорректно, поэтому всегда проверяйте полученные результаты (хотя бы выборочно).

Как вам «Мгновенное заполнение», поделитесь впечатлениями в комментариях))

Как распечатать страницу Excel на одном листе и другие полезности

Excel — программа, с которой работают две большие группы людей: или крутые профессионалы, умеющие Excel’ем делать все, что угодно: решать задачи, строить графики, проводить анализ данных и т.д., и новички, для которых табличный редактор — просто удобное, но часто непонятное средство работы с таблицами. И, казалось бы, простейшая задача распечатать документ на листе превращается в испытание: часть таблицы печатается на одной странице, часть — на другой. Но как же соединить их вместе и распечатать весь документ на одном листе или во весь лист?

Как распечатывать документы в Excel

Перед печатью документа на принтере нужно установить Параметры страницы Excel. Для этого на панели Риббон (вверху) откройте вкладку Разметка страницы — и в блоке Параметры страницы нажмите маленькую стрелочку в правом нижнем углу для просмотра и редактирования всех параметров.

Откроется окно Параметры страницы, в котором и нужно сделать настройки печати.

Вкладка Страница

  • книжная / альбомная — выбор ориентации страницы. Книжная — обычная, альбомная — когда лист по горизонтали длиннее, чем по вертикали;

  • масштаб — самое интересное, именно он позволяет настроить так, чтобы вся таблица распечатывалась на одном листе.

Если нам нужно, чтобы вообще все было напечатано на одном листе, то устанавливаем «Разместить не более чем на 1 странице в ширину и 1 страницу в высоту». И Excel сам подгонит масштаб документа таким образом, чтобы вписать все на одну страницу.

Если нужно, чтобы все помещалось в ширину на 1 листе, а в длину — на 10, именно это и указываем. И Excel также сам подгонит масштаб документа.

Можно распечатать имеющийся документ в определенном масштабе в процентах — для этого нужно просто установить процент.

Вкладка Поля

На вкладке Поля можно установить размер отступов от краев страницы до начала таблицы, например, сделать побольше левый отступ, чтобы можно было подшить документ — т.н. отступ переплета.

  • Колонтитулы — это повторяющиеся элементы на каждой распечатанной странице, их размер устанавливается в соответствующем поле.
  • Центрировать на странице — эта функция позволяет выровнять таблицу относительно листа, если она получается меньше, чем сам лист. То есть, нужно ли прижимать распечатываемую страницу к левому верхнему углу (по умолчанию), или разместить по центру.

На скриншоте показано центрирование горизонтально, когда от таблицы до краев листа слева и справа одинаковое расстояние. Если ставить и снимать галочки напротив этих пунктов Горизонтально и Вертикально, то выше можно увидеть, как это будет выглядеть на листе.

Вкладка Лист

Здесь можно указать последовательность вывода страниц на печать, если таблица очень большая и занимает несколько листов и вправо и вниз, а также распечатать не только данные самой таблицы, но и сетку, имена столбцов и строк, примечания, ошибки и др.

Как распечатать таблицу в Excel?

После выполнения всех настроек лучше всего сделать предварительный просмотр документа — нажать кнопку Просмотр (покажет, как будет выглядеть документ на печати), и, если все устраивает, Печать, чтобы перейти к распечатке на принтере.

Можно просто сохранить параметры страницы и распечатать документ позднее, нажав горячие клавиши печати CTRL + P или кнопку Office (Файл) — Печать.

В окне выбираем принтер, на котором нужно распечатывать, число копий и, если нужно, номера страниц.

  • Вывести на печать — Выделенный диапазон. Если нужно распечатать только фрагмент таблицы, то сначала выделите этот фрагмент мышью и выберите печать Выделенного диапазона. Лучше это вообще взять за привычку, если время от времени вы вводите какие-то данные в ненужных вам ячейках для вычислений или просто хранения значений.

  • Вывести на печать — Всю книгу — используется, если документ состоит из нескольких листов, а нужно распечатать их все разом, то есть всю книгу Excel.

Статья опубликована при поддержке компании BePrint, предоставляющей услуги печати брошюр, буклетов, методичек, сборников статей, авторефератов. Типография работает как с простыми документами формата A4, так делает и широкоформатную печать дешево в Москве и области.

Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя
стало известно автору, войдите на сайт как пользователь
и нажмите Спасибо еще раз. Ваше имя появится на этой стрнице.

Читать еще:  Сумма прописью в excel как сделать

Есть мнение?
Оставьте комментарий

Понравился материал?
Хотите прочитать позже?
Сохраните на своей стене и
поделитесь с друзьями

Вы можете разместить на своём сайте анонс статьи со ссылкой на её полный текст

Изучаем Excel с нуля. Шаг #4 — Форматирование таблицы

Продолжим изучение Экселя и сейчас поговорим о том, как можно придать данным в таблице более презентабельный и читаемый вид, то есть отформатируем таблицу.

В Excel есть множество инструментов, которые позволяют придать данным определенный вид и в первую очередь это числовой формат.

Давайте более подробно разберемся с этой функцией.

Выделим диапазон ячеек с В7 по В19 (1, см. рис. ниже) и на вкладке Главная (2) обратимся к панели инструментов Число (3). Здесь в информационном поле (4) мы видим, что все выбранные нами ячейки имеют Общий формат, что есть норма для нового документа.

В этом поле отображается текущий формат выбранной ячейки или диапазона ячеек, но если раскрыть выпадающий список, то мы увидим другие форматы, которые можем применить для выделенного нами ранее диапазона.

Давайте выберем Денежный формат.

Теперь займемся самой таблицей — выделим диапазон ячеек от А6 до В19 (1, см. рис. ниже) и перейдем на вкладку Вставка (2). На панели инструментов Таблица щелкнем по одноименному инструменту (3). Появится окно (4), в котором будет указан выбранный нами диапазон (5) в виде абсолютных ссылок.

Диапазон ячеек в Экселе обозначается адресами верхней левой и нижней правой ячеек, которые записываются через двоеточие, например, А6:В19. В нашем случае адреса ячеек представлены в виде абсолютных ссылок, то есть $A$6:$B$19.

Эксель в состоянии самостоятельно определить неразрывный диапазон ячеек с данными, что очень часто значительно упрощает работу. Например, нам не обязательно было выделять диапазон ячеек мышью, а достаточно установить табличный курсор в любую из ячеек с данными и выбрать инструмент Таблица на вкладке Вставка. Результат был бы такой же.

Итак, в окне Создание таблицы нажимаем кнопку ОК, чем подтверждаем, что диапазон ячеек выбран верно. На ленте появляется еще одна вкладка — Конструктор (2).

Ярлычок над этой вкладкой имеет название Работа с таблицами (3) и это свидетельствует о том, что данная вкладка является контекстной. Такие вкладки появляются в ленте в том случае, если в программе выделен какой-то объект, например, таблица (1), диаграмма или рисунок.

Контекстные вкладки содержат инструменты, которые могут применяться только для работы с конкретным объектом. В нашем случае это таблица.

С помощью этой вкладки мы можем настроить внешний вид таблицы. Для этого можно воспользоваться экспресс-стилями (1, см. рис. ниже), выбрав уже готовый стиль из списка (2), либо можем создать полностью свой стиль, выбрав соответствующую опцию списка (4). При наведении на какой-либо стиль из списка он будет временно применен и вы можете оценить внешний вид таблицы (3).

Найдем тот стиль, который нам нравится, и щелкнем по нему. Стиль будет применен к таблице.

Обратите внимание на панель инструментов Параметры стилей таблицы (5). С ее помощью можно более тонко настраивать внешнее оформление и функциональность таблицы. Например, мы можем включить параметр Строка итогов, который автоматически создаст снизу таблицы строку со суммарным значением всех ячеек столбца с данными. В нашем случае это не актуально, но вполне может пригодиться при создании таблиц другого рода.

Чтобы данные в таблице были более читаемыми сделаем их жирным шрифтом. Для этого выделим диапазон ячеек B7:B19 (1, см. рис. ниже) и воспользуемся панелью инструментов Шрифт (3) на вкладке Главная (2).

По аналогии изменим форматирование ячеек В3 и В4 — сделаем данные в них более жирными, а также изменим числовое форматирование для суммы вклада (Денежный). Также можем изменить шрифт, размер и начертание для заголовка таблицы в ячейке A1 и сделаем более выразительным графу дохода, изменив цвет заливки ячеек и текста. Все эти изменения проделываются с помощью инструментов панели Шрифт.

Теперь данные в таблице читаются намного лучше и не хватает лишь графического представления, то есть графика или диаграммы.

Именно этим мы и займемся на следующем шаге.

Умные Таблицы Excel – секреты эффективной работы

В MS Excel есть много потрясающих инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивает. К таковым относятся Таблицы Excel. Вы скажете, что весь Excel – это электронная таблица? Нет. Рабочая область листа – это только множество ячеек. Некоторые из них заполнены, некоторые пустые, но по своей сути и функциональности все они одинаковы.

Таблица Excel – совсем другое. Это не просто диапазон данных, а цельный объект, у которого есть свое название, внутренняя структура, свойства и множество преимуществ по сравнению с обычным диапазоном ячеек. Также встречается под названием «умные таблицы».

Как создать Таблицу в Excel

В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.

Для преобразования диапазона в Таблицу выделите любую ячейку и затем Вставка → Таблицы → Таблица

Есть горячая клавиша Ctrl+T.

Читать еще:  Как сделать красивую рамку в excel?

Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.

Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.

Перед тем, как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.

Структура и ссылки на Таблицу Excel

Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор, которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен.

А также при наборе формулы вручную.

Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.

=Отчет[#Все] – на всю Таблицу
=Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги] – на итоги
=Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»

Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).

Выбираем нужное клавишей Tab. Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.

Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»

то она автоматически переделается в

Т.е. ссылка ведет не на конкретный диапазон, а на весь указанный столбец.

Это значит, что диаграмма или сводная таблица, где в качестве источника указана Таблица Excel, автоматически будет подтягивать новые записи.

А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.

Свойства Таблиц Excel

1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.

2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.

Очень удобно, не нужно специально закреплять области.

3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.

4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.


Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.

5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.

6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется на весь столбец. Не нужно вручную протягивать.

Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.

Настройки Таблицы

В контекстной вкладке Конструктор находятся дополнительные инструменты анализа и настроек.

С помощью галочек в группе Параметры стилей таблиц

можно внести следующие изменения.

— Удалить или добавить строку заголовков

— Добавить или удалить строку с итогами

— Сделать формат строк чередующимися

— Выделить жирным первый столбец

— Выделить жирным последний столбец

— Сделать чередующуюся заливку строк

— Убрать автофильтр, установленный по умолчанию

В видеоуроке ниже показано, как это работает в действии.

В группе Стили таблиц можно выбрать другой формат. По умолчанию он такой как на картинках выше, но это легко изменить, если надо.

В группе Инструменты можно создать сводную таблицу, удалить дубликаты, а также преобразовать в обычный диапазон.

Однако самое интересное – это создание срезов.

Срез – это фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Нажимаем на кнопку Вставить срез, выбираем столбец (столбцы), по которому будем фильтровать,

и срез готов. В нем показаны все уникальные значения выбранного столбца.

Для фильтрации Таблицы следует выбрать интересующую категорию.

Если нужно выбрать несколько категорий, то удерживаем Ctrl или предварительно нажимаем кнопку в верхнем правом углу, слева от снятия фильтра.

Попробуйте сами, как здорово фильтровать срезами (кликается мышью).

Для настройки самого среза на ленте также появляется контекстная вкладка Параметры. В ней можно изменить стиль, размеры кнопок, количество колонок и т.д. Там все понятно.

Ограничения Таблиц Excel

Несмотря на неоспоримые преимущества и колоссальные возможности, у Таблицы Excel есть недостатки.

1. Не работают представления. Это команда, которая запоминает некоторые настройки листа (фильтр, свернутые строки/столбцы и некоторые другие).

2. Текущую книгу нельзя выложить для совместного использования.

3. Невозможно вставить промежуточные итоги.

4. Не работают формулы массивов.

5. Нельзя объединять ячейки. Правда, и в обычном диапазоне этого делать не следует.

Однако на фоне свойств и возможностей Таблиц, эти недостатки практически не заметны.

Множество других секретов Excel вы найдете в онлайн курсе.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector