Как в excel сделать ячейку обязательной для заполнения?

Как автоматически заполнить ячейки в MS Excel с большими таблицами

В программе Excel существует много приемов для быстрого и эффективного заполнения ячеек данными. Всем известно, что лень – это двигатель прогресса. Знают об этом и разработчики.

На заполнение данных приходится тратить большую часть времени на скучную и рутинную работу. Например, заполнение табеля учета рабочего времени или расходной накладной и т.п.

Рассмотрим приемы автоматического и полуавтоматического заполнения в Excel. А так же, какими инструментами обладают электронные таблицы для облегчения труда пользователя. Научимся применять их в практике и узнаем насколько они эффективные.

Как в Excel заполнить ячейки одинаковыми значениями?

Сначала рассмотрим, как автоматически заполнять ячейки в Excel. Для примера заполним наполовину незаполненную исходную таблицу.

Это небольшая табличка только на примере и ее можно было заполнить вручную. Но в практике иногда приходится заполнять по 30 тысяч строк. Чтобы не заполнять эту исходную таблицу вручную следует создать формулу для заполнения в Excel данными – автоматически. Для этого следует выполнить ряд последовательных действий:

  1. Перейдите на любую пустую ячейку исходной таблицы.
  2. Выберите инструмент: «Главная»-«Найти и выделить»-«Перейти» (или нажмите горячие клавиши CTRL+G).
  3. В появившемся окне щелкните на кнопку «Выделить».
  4. В появившемся окне выберите опцию «пустые ячейки» и нажмите ОК. Все незаполненные ячейки выделены.
  5. Теперь введите формулу «=A1» и нажмите комбинацию клавиш CTRL+Enter. Так выполняется заполнение пустых ячеек в Excel предыдущим значением – автоматически.
  6. Выделите колонки A:B и скопируйте их содержимое.
  7. Выберите инструмент: «Главная»-«Вставить»-«Специальная вставка» (или нажмите CTRL+ALT+V).
  8. В появившемся окне выберите опцию «значения» и нажмите Ок. Теперь исходная таблица заполнена не просто формулами, а естественными значениями ячеек.

При заполнении 30-ти тысяч строк невозможно не допустить ошибки. Выше приведенный способ не только экономит силы и время, но и исключает возникновение ошибок вызванных человеческим фактором.

Внимание! В 5-том пункте таблица красиво заполнилась без ошибок, так как наша активная ячейка была по адресу A2, после выполнения 4-го пункта. При использовании данного метода будьте внимательны и следите за тем где находится активная ячейка после выделения. Важно откуда она будет брать свои значения.

Полуавтоматическое заполнение ячеек в Excel из выпадающего списка

Теперь в полуавтоматическом режиме можно заполнить пустые ячейки. У только несколько значений, которые повторяются в последовательном или случайном порядке.

В новой исходной таблице автоматически заполните колонки C и D соответствующие им данными.

  1. Заполните заголовки колонок C1 – «Дата» и D1 – «Тип платежа».
  2. В ячейку C2 введите дату 18.07.2015
  3. В ячейках С2:С4 даты повторяются. Поэтому выделяем диапазон С2:С4 и нажимаем комбинацию клавиш CTRL+D, чтобы автоматически заполнить ячейки предыдущими значениями.
  4. Введите текущею дату в ячейку C5. Для этого нажмите комбинацию клавиш CTRL+; (точка с запятой на английской раскладке клавиатуры). Заполните текущими датами колонку C до конца таблицы.
  5. Диапазон ячеек D2:D4 заполните так как показано ниже на рисунке.
  6. В ячейке D5 введите первую буку «п», а дальше слово заполнят не надо. Достаточно нажать клавишу Enter.
  7. В ячейке D6 после ввода первой буквы «н» не отображается часть слова для авто-заполнения. Поэтому нажмите комбинацию ALT+(стрела вниз), чтобы появился выпадающий список. Выберите стрелками клавиатуры или указателем мышки значение «наличными в кассе» и нажмите Enter.

Такой полуавтоматический способ ввода данных позволяет в несколько раз ускорить и облегчить процесс работы с таблицами.

Внимание! Если значение состоит из нескольких строк, то при нажатии на комбинацию ALT+(стрела вниз) оно не будет отображаться в выпадающем списке значений.

Разбить значение на строки можно с помощью комбинации клавиш ALT+Enter. Таким образом, текст делится на строки в рамках одной ячейки.

Примечание. Обратите внимание, как мы вводили текущую дату в пункте 4 с помощью горячих клавиш (CTRL+;). Это очень удобно! А при нажатии CTRL+SHIFT+; мы получаем текущее время.

Автозаполнение ячеек в Microsoft Excel

Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

Работа автозаполнения в Эксель

Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.

То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.

Читать еще:  Как сделать таблицу графика работы в excel?

Автозаполнение ячеек числами

Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.

  1. Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.

Но, как видим, во все ячейки скопировалась только единица. Кликаем на значок, который находится снизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».

  • В открывшемся списке устанавливаем переключатель в пункт «Заполнить».
  • Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

    Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

    Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

      Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.

    Выделяем их. С помощью маркера заполнения вносим данные в другие ячейки.

  • Как видим, создается последовательный ряд чисел с заданным шагом.
  • Инструмент «Заполнить»

    В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

      Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.

    Жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся списке выбираем то направление, в которои следует заполнить ячейки.

  • Как видим, после этих действий данные из одной ячейки были скопированы во все остальные.
  • С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

      Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».

  • Открывается окно настройки прогрессии. Здесь нужно произвести ряд манипуляций:
    • выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
    • тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
    • установить шаг (по умолчанию он равен 1);
    • установить предельное значение (необязательный параметр).

    Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

    Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».

  • Как видим, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется согласно установленными вами правилами прогрессии.
  • Автозаполнение формулами

    Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.

    Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.

    Автозаполнение другими значениями

    Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.

    Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).

    Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.

    Добавление собственных списков

    Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.

      Делаем переход во вкладку «Файл».

    Переходим в раздел «Параметры».

    Далее, перемещаемся в подраздел «Дополнительно».

    В блоке настроек «Общие» в центральной части окна жмем на кнопку «Изменить списки…».

    Открывается окно списков. В левой его части расположены уже имеющиеся списки. Для того, чтобы добавить новый список записываем нужные слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После того, как все слова записаны, жмем на кнопку «Добавить».

    После этого, окно списков закроется, а при повторном его открытии пользователь сможет увидеть те элементы, которые он добавлял уже в окне активных списков.

  • Теперь, после того, как вы в любую ячейку листа внесете слово, которое являлось одним из элементов добавленного списка, и примените маркер заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.
  • Читать еще:  Как сделать перевод строки в ячейке excel?

    Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Как автоматически заполнить ячейки в MS Excel с большими таблицами

    В программе Excel существует много приемов для быстрого и эффективного заполнения ячеек данными. Всем известно, что лень – это двигатель прогресса. Знают об этом и разработчики.

    На заполнение данных приходится тратить большую часть времени на скучную и рутинную работу. Например, заполнение табеля учета рабочего времени или расходной накладной и т.п.

    Рассмотрим приемы автоматического и полуавтоматического заполнения в Excel. А так же, какими инструментами обладают электронные таблицы для облегчения труда пользователя. Научимся применять их в практике и узнаем насколько они эффективные.

    Как в Excel заполнить ячейки одинаковыми значениями?

    Сначала рассмотрим, как автоматически заполнять ячейки в Excel. Для примера заполним наполовину незаполненную исходную таблицу.

    Это небольшая табличка только на примере и ее можно было заполнить вручную. Но в практике иногда приходится заполнять по 30 тысяч строк. Чтобы не заполнять эту исходную таблицу вручную следует создать формулу для заполнения в Excel данными – автоматически. Для этого следует выполнить ряд последовательных действий:

    1. Перейдите на любую пустую ячейку исходной таблицы.
    2. Выберите инструмент: «Главная»-«Найти и выделить»-«Перейти» (или нажмите горячие клавиши CTRL+G).
    3. В появившемся окне щелкните на кнопку «Выделить».
    4. В появившемся окне выберите опцию «пустые ячейки» и нажмите ОК. Все незаполненные ячейки выделены.
    5. Теперь введите формулу «=A1» и нажмите комбинацию клавиш CTRL+Enter. Так выполняется заполнение пустых ячеек в Excel предыдущим значением – автоматически.
    6. Выделите колонки A:B и скопируйте их содержимое.
    7. Выберите инструмент: «Главная»-«Вставить»-«Специальная вставка» (или нажмите CTRL+ALT+V).
    8. В появившемся окне выберите опцию «значения» и нажмите Ок. Теперь исходная таблица заполнена не просто формулами, а естественными значениями ячеек.

    При заполнении 30-ти тысяч строк невозможно не допустить ошибки. Выше приведенный способ не только экономит силы и время, но и исключает возникновение ошибок вызванных человеческим фактором.

    Внимание! В 5-том пункте таблица красиво заполнилась без ошибок, так как наша активная ячейка была по адресу A2, после выполнения 4-го пункта. При использовании данного метода будьте внимательны и следите за тем где находится активная ячейка после выделения. Важно откуда она будет брать свои значения.

    Полуавтоматическое заполнение ячеек в Excel из выпадающего списка

    Теперь в полуавтоматическом режиме можно заполнить пустые ячейки. У только несколько значений, которые повторяются в последовательном или случайном порядке.

    В новой исходной таблице автоматически заполните колонки C и D соответствующие им данными.

    1. Заполните заголовки колонок C1 – «Дата» и D1 – «Тип платежа».
    2. В ячейку C2 введите дату 18.07.2015
    3. В ячейках С2:С4 даты повторяются. Поэтому выделяем диапазон С2:С4 и нажимаем комбинацию клавиш CTRL+D, чтобы автоматически заполнить ячейки предыдущими значениями.
    4. Введите текущею дату в ячейку C5. Для этого нажмите комбинацию клавиш CTRL+; (точка с запятой на английской раскладке клавиатуры). Заполните текущими датами колонку C до конца таблицы.
    5. Диапазон ячеек D2:D4 заполните так как показано ниже на рисунке.
    6. В ячейке D5 введите первую буку «п», а дальше слово заполнят не надо. Достаточно нажать клавишу Enter.
    7. В ячейке D6 после ввода первой буквы «н» не отображается часть слова для авто-заполнения. Поэтому нажмите комбинацию ALT+(стрела вниз), чтобы появился выпадающий список. Выберите стрелками клавиатуры или указателем мышки значение «наличными в кассе» и нажмите Enter.

    Такой полуавтоматический способ ввода данных позволяет в несколько раз ускорить и облегчить процесс работы с таблицами.

    Внимание! Если значение состоит из нескольких строк, то при нажатии на комбинацию ALT+(стрела вниз) оно не будет отображаться в выпадающем списке значений.

    Разбить значение на строки можно с помощью комбинации клавиш ALT+Enter. Таким образом, текст делится на строки в рамках одной ячейки.

    Примечание. Обратите внимание, как мы вводили текущую дату в пункте 4 с помощью горячих клавиш (CTRL+;). Это очень удобно! А при нажатии CTRL+SHIFT+; мы получаем текущее время.

    «Умная таблица» в Excel

    Создать «Умную таблицу», которая впервые была представлена в Excel 2007, очень просто. Для ввода данных в нее можно использовать автоформу, которая защитит формулы от случайной перезаписи. В Excel 2010 для «Умной таблицы» был добавлен инструмент «Срезы» для упрощения фильтрации данных.

    Общие правила создания и заполнения таблиц

    Чтобы ваша таблица, «обычная» или «умная», правильно работала, следует придерживаться при ее создании и заполнении следующих несложных правил:

    • не использовать в таблице объединенные ячейки;
    • присваивать графам (колонкам) уникальные имена;
    • в одной графе использовать один формат данных;
    • не оставлять при заполнении таблицы пустых строк;
    • в «обычной» таблице следует выделить строку заголовков (шапку таблицы) форматированием (цвет, шрифт) и закрепить на начальном экране.

    Создание «Умной таблицы»

    Для создания «Умной таблицы» необходимо выбрать любую ячейку внутри таблицы без форматирования или выделить произвольный диапазон, в котором планируется создать такую таблицу, и нажать кнопку «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная». Откроется окно выбора формата будущей «Умной таблицы»:

    Читать еще:  Как сделать выпадающий список с другого листа в excel 2007?

    Выбрать можно любой образец форматирования таблицы и нажать на него, а после создания «Умной таблицы» точнее подобрать форматирование с помощью предпросмотра. После нажатия на образец формата программа Excel предложит проверить диапазон будущей таблицы и выбрать, где будет создана строка заголовков (шапка таблицы) — внутри таблицы, если она уже с заголовками, или над таблицей в новой строке:

    В примере заголовки уже присутствуют внутри диапазона с таблицей, поэтому галочку «Таблица с заголовками» оставляем. Нажав «OK», получим следующую «Умную таблицу»:

    Теперь при записи формулы создаются адреса с именами колонок, а при нажатии «Enter» формула автоматически копируется во все ячейки этой графы:

    Адреса с именами колонок создаются, если аргументы для формулы берутся из той же строки. Аргументы, взятые из других строк, будут отображены обычными ссылками.

    Когда «Умная таблица» уже создана, подобрать для нее подходящее цветовое оформление становится легче. Для этого нужно выбрать любую ячейку внутри таблицы и снова нажать кнопку «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная». При наведении курсора на каждый образец форматирования, «Умная таблица» будет менять цветовое оформление в режиме предпросмотра. Остается только выбрать и кликнуть на подходящем варианте.

    При выборе любой ячейки внутри «Умной таблицы» на панели инструментов появляется вкладка «Работа с таблицами Конструктор». Перейти в нее можно, нажав на слово «Конструктор».

    На вкладке «Конструктор» отображены все инструменты для работы с «Умной таблицей» (неполный перечень):

    • редактирование имени таблицы;
    • изменение цветового чередования строк на цветовое чередование столбцов;
    • добавление строки итогов;
    • удаление кнопок автофильтра;
    • изменение стиля таблицы (то же, что и по кнопке «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная»);
    • удаление дубликатов;
    • добавление срезов*, начиная с Excel 2010;
    • создание сводной таблицы;
    • удаление функционала «Умной таблицы» командой «Преобразовать в диапазон».

    *Срезы представляют из себя удобные фильтры по графам в отдельных окошках, работающие аналогично кнопкам автофильтра в строке заголовков. Создается срез (или срезы) нажатием кнопки «Вставить срез» и выбором нужной колонки (или колонок). Чтобы удалить срез, его нужно выбрать и нажать на клавиатуре «Delet» или пункт «Удалить (имя среза)» в контекстном меню.

    Работа с «Умной таблицей»

    Начните заполнять новую строку или новый столбец, и после заполнения первой ячейки «Умная таблица» автоматически расширится на эту строку или на этот столбец. Если в таблице использовались формулы, то при добавлении новой строки они будут автоматически в нее скопированы.

    Для заполнения «Умной таблицы» можно использовать автоформу, которая позволит защититься от случайной перезаписи формул и сделает заполнение более наглядным.

    Чтобы автоформа всегда была доступной, ее кнопку необходимо добавить на панель быстрого доступа (вверху слева). Для непосредственного перехода к настройке панели быстрого доступа нажмите на правую кнопку этой панели в виде черточки с треугольником внизу. Откроется следующее меню:

    В этом меню необходимо выбрать пункт «Другие команды. » для перехода к окну настройки панели быстрого доступа:

    Здесь необходимо выбрать в верхнем раскрывающемся списке «Команды не на ленте», в окне со списком команд выделить пункт «Форма. », нажать кнопку «Добавить >>», а затем кнопку «OK». На панели быстрого доступа появится кнопка вызова автоформы.

    Автоформа будет вызываться кнопкой на панели быстрого доступа для той «Умной таблицы», внутри которой находится активная ячейка.

    Обратите внимание, что ячейка с формулой не редактируется. Добавление новой записи или сохранение внесенных изменений в существующую строку происходит при нажатии кнопок «Добавить», «Закрыть» или «Enter» на клавиатуре. При нажатии кнопок «Назад» или «Далее» внесенные изменения не сохраняются.

    Любую таблицу желательно максимально автоматизировать формулами. Например, в таблице из примера можно вставить формулу для увеличения порядкового номера на единицу.

    Самым простым способом было бы вставить формулу =[предыдущая ячейка]+1 , но она не копируется автоматически в новую запись. А в ячейках с этой формулой программа Excel выводит замечание: «Несовместимая формула в вычисляемом столбце».

    Для нашего примера подойдет следующая формула: =СТРОКА([@Наименование])-1 , которая вычисляет номер текущей строки рабочего листа Excel и уменьшает ее на единицу, так как первая запись в нашей «Умной таблице» начинается со второй строки рабочего листа Excel.

    Если в отдельных колонках «Умной таблицы» использовать выбор значений из раскрывающихся списков, то добавлять записи придется путем копирования строк или протягиванием. Иначе, при автоматическом добавлении новой записи, формулы проверки данных для раскрывающихся списков скопированы не будут.

    Преимущества «Умной таблицы»

    К преимуществам «Умной таблицы» можно отнести следующие:

    • автоматическое форматирование по выбранному шаблону;
    • автоматическое расширение «Умной таблицы» при добавлении новых записей или колонок;
    • автоматическое копирование формул в новую запись;
    • возможность добавления строки итогов (критерий расчета итога для каждой отдельной графы можно выбрать из раскрывающегося списка);
    • возможность использования автоформы* для добавления новых записей и редактирования существующих (такая же возможность существует и для обычных таблиц).

    *При использовании автоформы не работают подсказки для ввода повторяющегося текста, при наличии которого удобнее добавлять записи непосредственно в таблицу.

    Ссылка на основную публикацию
    ×
    ×
    Adblock
    detector