Как сделать структуру организации в powerpoint?

How to dou

2 Построение организационной диаграммы с помощью области текста

Table of Contents:

Иерархические диаграммы SmartArt идеально подходят для создания организационных диаграмм в PowerPoint 2016. Организационные диаграммы — вы знаете , те коробки и линии диаграммы, которые показывают, кто сообщает, кто, где доллар останавливается, и кто получил боковую арабеску, — важная часть многих презентаций.

Вы можете создавать диаграммы, показывающие боссов, подчиненных, коллег и помощников. Вы можете легко перестроить цепочку команд, добавить новые поля или удалить поля и применить фантастические трехмерные эффекты. На этом рисунке показана готовая организационная диаграмма.

Готовая организационная диаграмма.

Список пулей, используемый для создания этой диаграммы, выглядел так, как прежде, чем преобразован в SmartArt:

Обратите внимание, что Dopey не входит в этот список. Это потому, что Dopey находится в специальном виде на диаграмме, называемом помощником .

Имейте в виду, что организационные схемы полезны для большего, чем показ отношений с сотрудниками. Вы также можете использовать их для отображения любой иерархической структуры. Например, организационные диаграммы могут использоваться для планирования структуры компьютерной программы. Они также отлично подходят для записи семейных генеалогий, хотя у них нет никакого способа указать, что тетя Милли не разговаривала с тетей Беатрис в течение 30 лет.

Добавление полей в диаграмму

Вы можете добавить окно в организационную диаграмму, вызвав панель «Текст» и отредактировав текст.

Кроме того, вы можете использовать элементы управления на вкладке «Инструменты SmartArt» на вкладке «Лента» для добавления. Одной из замечательных функций, предоставляемых этими элементами управления, является возможность добавления помощника , который представляет собой поле, которое появляется за пределами иерархической цепочки команд. Ниже приведены шаги:

Щелкните поле, в котором вы хотите, чтобы новый ящик находился ниже или рядом.

Откройте вкладку Инструменты SmartArt на ленте.

Нажмите кнопку «Добавить форму», чтобы открыть меню выбора. Затем выберите один из следующих вариантов:

Добавить форму до: Вставляет новое поле на том же уровне, что и выбранное поле, сразу слева.

Добавить форму после: Вставляет новое поле на том же уровне, что и выбранное поле, справа справа.

Добавить форму выше: Вставляет новое поле над выбранным полем.

Добавить форму ниже: Вставляет новое поле под выбранным полем.

Добавить помощник: Вставляет новый ящик под выбранным полем, но новый бокс связан со специальным локтевым коннектором, чтобы указать, что поле является помощником, а не подчиненным.

Нажмите новое поле, а затем введите текст, который вы хотите отобразить в поле.

При необходимости перетащите поле, чтобы настроить его местоположение.

Удаление ящиков диаграмм

Чтобы удалить поле из организационной диаграммы, выберите это поле и нажмите «Удалить». PowerPoint автоматически настраивает диаграмму для компенсации потерянного окна.

Когда вы удаляете ящик из организационной диаграммы, вы должны наблюдать момент мрачной тишины или бросать вечеринку. Все зависит от того, чье имя было в коробке.

Изменение макета диаграммы

PowerPoint позволяет выбрать один из четырех способов организации подчиненных в ветке организационной диаграммы:

Стандарт: Подчиненные формы размещаются на том же уровне под верхней формой.

Оба подвешивания: Подчиненные помещаются по два на уровень ниже начальника с соединительной линией между ними.

Левая подвеска: Подчиненные расположены вертикально под верхним, слева от соединительной линии.

Right Hanging: Подчиненные расположены вертикально под верхним, справа от соединительной линии.

На этом рисунке показана организационная диаграмма, в которой используются все четыре из этих макетов. Sneezy, Grumpy и Bashful используют стандартную раскладку. Сонное и счастливое использование. Граучо, Харпо и Чико используют левую висячую раскладку, а Мэнни, Мо и Джек используют правую висячую раскладку.

Организационная схема, использующая все четыре типа макета.

Чтобы изменить макет ветви диаграммы, сначала щелкните фигуру в верхней части ветки и откройте вкладку «Дизайн SmartArt Tools» на ленте. Затем нажмите кнопку «Макет» в группе «Создать графику» и выберите тип макета, который вы хотите использовать.

Добавление в презентацию таблиц и диаграмм

Применение встроенных стилей и макетов диаграмм (вкладка Конструктор)

Вместо того, чтобы добавлять элементы диаграммы и форматировать их вручную, можно быстро применить к своим данным встроенный макет или стиль диаграммы. В приложении PowerPoint существует много удобных встроенных макетов и стилей, из которых можно выбрать нужный. После этого при необходимости можно уточнить и настроить макет или стиль вручную, изменяя макет или форматирование отдельных элементов диаграммы, таких как область диаграммы (область размещения диаграммы и всех ее элементов, ряды данных и легенда.

Для выбора макета диаграммы щелкните на диаграмму, которую требуется отформатировать — будут отображены средства Работа с диаграммами. На вкладке Конструктор в группе Макеты диаграмм щелкните элемент диаграммы, который следует использовать. Для просмотра всех имеющихся макетов нажмите на кнопку Дополнительно. Пример выбора макета диаграммы приведен на рис. 6.15.

Читать еще:  Как сделать фильм из презентации powerpoint?

При использовании встроенного макета диаграммы на ней в определенном порядке отображается набор элементов, например, названия, легенда, таблица данных, подписи данных. Можно подобрать подходящий макет из предоставленных для диаграмм конкретного типа.

Для выбора стиля диаграммы щелкните на диаграмму, которую требуется отформатировать — будут отображены средства Работа с диаграммами, включающие вкладки Конструктор, Макет и Формат. На вкладке Конструктор в группе Стили диаграмм выберите стиль диаграммы, который необходимо использовать. Для просмотра всех имеющихся стилей нажмите на кнопку Дополнительно. Пример выбора стиля диаграммы приведен на рис. 6.16.

При использовании встроенного стиля диаграммы ее форматирование основано на примененной теме документа, поэтому внешний вид диаграммы будет соответствовать цветам темы, шрифтам темы.

Эффектный формат диаграмм (вкладка Формат)

Помимо применения встроенного стиля диаграммы можно легко изменить форматирование ее отдельных элементов, например, маркеров данных, области диаграммы, области построения, чисел и текста в названиях и подписях, что привлечет внимание и сделает диаграмму оригинальной. Можно также применять стили фигур и стили WordArt, а можно форматировать фигуры и текст в элементах диаграммы вручную. Речь идет об инструментах вкладки Формат ( рис. 6.17).

Имеются следующие возможности форматирования диаграммы:

  • Заливка элементов диаграммы. Для привлечения внимания к определенным элементам диаграммы можно залить их цветом, текстурой, рисунком или применить градиентную заливку.
  • Изменение контуров элементов диаграммы. Для выделения элементов диаграммы можно изменить их цвет, стиль или толщину линий.
  • Добавление специальных эффектов к элементам диаграммы. Для придания диаграмме завершенности к ее элементам можно применить специальные эффекты, например, тень, отражение, свечение, сглаживание, рельеф или объемное вращение.
  • Форматирование текста и чисел. Текст и числа в названиях, подписях и надписях на диаграмме можно форматировать так же, как текст и числа на листе. Чтобы выделить текст или число, можно также применять стили WordArt.

Пример 6.2. Создание организационной диаграммы

Организационная диаграмма используется для графического представления управленческой структуры организации, например, управляющих отделами или рядовых сотрудников компании. При помощи рисунков SmartArt в приложении Microsoft Office PowerPoint 2010 можно создавать организационные диаграммы и включать их в рабочие листы, презентации или документы.

Для практического создания организационной диаграммы в Microsoft Office PowerPoint 2010 на вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите на кнопку SmartArt. В коллекции Выбор рисунка SmartArt нажмите на кнопку Иерархия ( рис. 6.18), после этого выберите макет организационной диаграммы, например, Организационная диаграмма, а затем нажмите кнопку ОК ( рис. 6.19).

Для ввода текста щелкните внутри фигуры в рисунке SmartArt и введите текст ( рис. 6.20).

Чтобы быстро придать графическому объекту SmartArt профессионально оформленный вид, можно изменить цвета или применить к организационной диаграмме стиль SmartArt. Можно также добавить эффекты, такие как свечение, сглаживание или трехмерные эффекты. В презентациях Office PowerPoint 2010 к организационной диаграмме можно применять анимацию.

Добавление фигуры в организационную диаграмму

Щелкните на рисунок SmartArt, в который вы желаете добавить фигуру, а затем щелкните на фигуре. Далее на вкладке Конструктор в группе Создать рисунок щелкните на стрелку Добавить фигуру ( рис. 6.21).

В ходе выполнения данной операции у вас есть следующие возможности:

  • Вставить фигуру на том же уровне, что и выделенная фигура, но перед ней (команда Добавить фигуру до ).
  • Вставить фигуру на том же уровне, что и выделенная фигура, но после нее (команда Добавить фигуру после ).
  • Вставить фигуру на один уровень выше выделенной фигуры (команда Добавить фигуру выше ).
  • Вставить фигуру на один уровень ниже выделенной фигуры (команда Добавить фигуру ниже ). При этом фигура будет добавлена за остальными фигурами этого уровня.
  • При выполнении команды Добавить помощника фигура помощника будет добавлена над остальными фигурами того же уровня, но в области текста она будет отображаться после других фигур этого уровня.
  • При рисовании линии связи между двумя фигурами щелкните на линию правой кнопкой мыши, выберите команду Формат фигуры, а затем выберите желаемый Тип линии.
  • Для добавления текста в фигуру нажмите на клавишу Ввод в то время, когда фигура выделена в области текста ( рис. 6.22).

Изменение цветов организационной диаграммы

Для изменения цветов организационной диаграммы щелкните на рисунок SmartArt, цвет которого нужно изменить, а затем на вкладке Конструктор в группе Стили SmartArt нажмите на кнопку Изменить цвета. В окне Основные цвета темы выберете желаемую комбинацию цветов ( рис. 6.23).

Применение стиля SmartArt к организационной диаграмме

На вкладке Конструктор в разделе Стили SmartArt выберите нужный стиль SmartArt ( рис. 6.24). Для того, чтобы просмотреть дополнительные стили SmartArt, нажмите кнопку Дополнительные параметры.

Работа с инструментом SmartArt была подробно рассмотрена нами ранее (в «Работа в презентации со шрифтом и текстом» ).

Читать еще:  Как сделать шаблон в powerpoint 2003?

В этой части курса мы познакомились с добавлением в слайд таблиц и диаграмм, изменением стиля таблиц. Читатель получил советы по выбору типа диаграммы, применению встроенных стилей и макетов диаграмм, форматированию диаграмм. Завершает лекцию материал по созданию организационной диаграммы и применению стиля SmartArt к организационной диаграмме. В следующей лекции мы рассмотрим применение в презентациях анимации и видео.

Добавление в презентацию таблиц и диаграмм

Применение встроенных стилей и макетов диаграмм (вкладка Конструктор)

Вместо того, чтобы добавлять элементы диаграммы и форматировать их вручную, можно быстро применить к своим данным встроенный макет или стиль диаграммы. В приложении PowerPoint существует много удобных встроенных макетов и стилей, из которых можно выбрать нужный. После этого при необходимости можно уточнить и настроить макет или стиль вручную, изменяя макет или форматирование отдельных элементов диаграммы, таких как область диаграммы (область размещения диаграммы и всех ее элементов, ряды данных и легенда.

Для выбора макета диаграммы щелкните на диаграмму, которую требуется отформатировать — будут отображены средства Работа с диаграммами. На вкладке Конструктор в группе Макеты диаграмм щелкните элемент диаграммы, который следует использовать. Для просмотра всех имеющихся макетов нажмите на кнопку Дополнительно. Пример выбора макета диаграммы приведен на рис. 6.15.

При использовании встроенного макета диаграммы на ней в определенном порядке отображается набор элементов, например, названия, легенда, таблица данных, подписи данных. Можно подобрать подходящий макет из предоставленных для диаграмм конкретного типа.

Для выбора стиля диаграммы щелкните на диаграмму, которую требуется отформатировать — будут отображены средства Работа с диаграммами, включающие вкладки Конструктор, Макет и Формат. На вкладке Конструктор в группе Стили диаграмм выберите стиль диаграммы, который необходимо использовать. Для просмотра всех имеющихся стилей нажмите на кнопку Дополнительно. Пример выбора стиля диаграммы приведен на рис. 6.16.

При использовании встроенного стиля диаграммы ее форматирование основано на примененной теме документа, поэтому внешний вид диаграммы будет соответствовать цветам темы, шрифтам темы.

Эффектный формат диаграмм (вкладка Формат)

Помимо применения встроенного стиля диаграммы можно легко изменить форматирование ее отдельных элементов, например, маркеров данных, области диаграммы, области построения, чисел и текста в названиях и подписях, что привлечет внимание и сделает диаграмму оригинальной. Можно также применять стили фигур и стили WordArt, а можно форматировать фигуры и текст в элементах диаграммы вручную. Речь идет об инструментах вкладки Формат ( рис. 6.17).

Имеются следующие возможности форматирования диаграммы:

  • Заливка элементов диаграммы. Для привлечения внимания к определенным элементам диаграммы можно залить их цветом, текстурой, рисунком или применить градиентную заливку.
  • Изменение контуров элементов диаграммы. Для выделения элементов диаграммы можно изменить их цвет, стиль или толщину линий.
  • Добавление специальных эффектов к элементам диаграммы. Для придания диаграмме завершенности к ее элементам можно применить специальные эффекты, например, тень, отражение, свечение, сглаживание, рельеф или объемное вращение.
  • Форматирование текста и чисел. Текст и числа в названиях, подписях и надписях на диаграмме можно форматировать так же, как текст и числа на листе. Чтобы выделить текст или число, можно также применять стили WordArt.

Пример 6.2. Создание организационной диаграммы

Организационная диаграмма используется для графического представления управленческой структуры организации, например, управляющих отделами или рядовых сотрудников компании. При помощи рисунков SmartArt в приложении Microsoft Office PowerPoint 2010 можно создавать организационные диаграммы и включать их в рабочие листы, презентации или документы.

Для практического создания организационной диаграммы в Microsoft Office PowerPoint 2010 на вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите на кнопку SmartArt. В коллекции Выбор рисунка SmartArt нажмите на кнопку Иерархия ( рис. 6.18), после этого выберите макет организационной диаграммы, например, Организационная диаграмма, а затем нажмите кнопку ОК ( рис. 6.19).

Для ввода текста щелкните внутри фигуры в рисунке SmartArt и введите текст ( рис. 6.20).

Чтобы быстро придать графическому объекту SmartArt профессионально оформленный вид, можно изменить цвета или применить к организационной диаграмме стиль SmartArt. Можно также добавить эффекты, такие как свечение, сглаживание или трехмерные эффекты. В презентациях Office PowerPoint 2010 к организационной диаграмме можно применять анимацию.

Добавление фигуры в организационную диаграмму

Щелкните на рисунок SmartArt, в который вы желаете добавить фигуру, а затем щелкните на фигуре. Далее на вкладке Конструктор в группе Создать рисунок щелкните на стрелку Добавить фигуру ( рис. 6.21).

В ходе выполнения данной операции у вас есть следующие возможности:

  • Вставить фигуру на том же уровне, что и выделенная фигура, но перед ней (команда Добавить фигуру до ).
  • Вставить фигуру на том же уровне, что и выделенная фигура, но после нее (команда Добавить фигуру после ).
  • Вставить фигуру на один уровень выше выделенной фигуры (команда Добавить фигуру выше ).
  • Вставить фигуру на один уровень ниже выделенной фигуры (команда Добавить фигуру ниже ). При этом фигура будет добавлена за остальными фигурами этого уровня.
  • При выполнении команды Добавить помощника фигура помощника будет добавлена над остальными фигурами того же уровня, но в области текста она будет отображаться после других фигур этого уровня.
  • При рисовании линии связи между двумя фигурами щелкните на линию правой кнопкой мыши, выберите команду Формат фигуры, а затем выберите желаемый Тип линии.
  • Для добавления текста в фигуру нажмите на клавишу Ввод в то время, когда фигура выделена в области текста ( рис. 6.22).
Читать еще:  Как сделать анимацию в презентации powerpoint 2016?

Изменение цветов организационной диаграммы

Для изменения цветов организационной диаграммы щелкните на рисунок SmartArt, цвет которого нужно изменить, а затем на вкладке Конструктор в группе Стили SmartArt нажмите на кнопку Изменить цвета. В окне Основные цвета темы выберете желаемую комбинацию цветов ( рис. 6.23).

Применение стиля SmartArt к организационной диаграмме

На вкладке Конструктор в разделе Стили SmartArt выберите нужный стиль SmartArt ( рис. 6.24). Для того, чтобы просмотреть дополнительные стили SmartArt, нажмите кнопку Дополнительные параметры.

Работа с инструментом SmartArt была подробно рассмотрена нами ранее (в «Работа в презентации со шрифтом и текстом» ).

В этой части курса мы познакомились с добавлением в слайд таблиц и диаграмм, изменением стиля таблиц. Читатель получил советы по выбору типа диаграммы, применению встроенных стилей и макетов диаграмм, форматированию диаграмм. Завершает лекцию материал по созданию организационной диаграммы и применению стиля SmartArt к организационной диаграмме. В следующей лекции мы рассмотрим применение в презентациях анимации и видео.

Как быстро создать презентацию в PowerPoint и Word

С помощью PowerPoint и Word вы мгновенно превратите свою информацию в эффектную презентацию.

Для действительно быстрого получения результата необходимо воспользоваться объединенной мощью нескольких офисных программ. Мы покажем, как это работает, на примере PowerPoint.

После загрузки документа Word вы получите практически готовую презентацию, которую останется лишь немного отполировать. После выбора темы и целевой группы можно начинать.

Подготавливаем грубый набросок в Word

Откройте новый пустой документ и напишите все заголовки, которые понадобятся вам в презентации. Для того чтобы PowerPoint впоследствии смог с этим работать, заголовки необходимо отформатировать в соответствии с иерархией. Из «Заголовков 1» PowerPoint создаст новый слайд.

Подчиненные форматы (Заголовок 2, Заголовок 3 и т. д.) будут присвоены первому «Заголовку 1» и попадут в тот же слайд. Тексты без заголовков будут полностью проигнорированы. После составления плана запустите PowerPoint и выберите «Файл | Открыть». Перейдите к месту расположения документа, поменяйте «Все презентации PowerPoint» на «Все структуры» и откройте файл.

Создаем структуру в PowerPoint

Разумеется, разбивку можно сделать напрямую в PowerPoint, однако это чуть сложнее. Перейдите на вкладку «Структура» или же выберите в PowerPoint 2016 «Вид | Режим структуры». Нажмите на значок для создания нового слайда и введите заголовок. Клавишей [Enter] завершите создание слайда.

Чтобы добавить подзаголовки, нажмите на [Tab]. Клавишами [Shift] + [Tab] вы перейдете на ближайший более высокий уровень. Создайте необходимое количество слайдов.

Добавляем разбивку в презентации

Если необходимо расширить уже имеющуюся презентацию, создайте новый план в Word, перейдите в PowerPoint и на вкладке «Главная» в категории «Слайды» нажмите на «Новый слайд».

С помощью команды «Слайды из структуры» вы можете выбрать свой документ Word и «Добавить» новые заголовки.

Подбираем подходящий дизайн

На вкладке «Дизайн» выберите один из предложенных вариантов. При движении по ленте мышью PowerPoint отображает текущий слайд в соответствующем дизайне. Стрелкой в нижнем правом углу вы сможете вызвать дополнительные шаблоны.

Чтобы остановиться на каком-то варианте, щелкните по нему. Если же тема должна применяться только к определенным слайдам, правой кнопкой мыши щелкните по ней и выберите пункт «Применить к выделенным слайдам».

Разрабатываем индивидуальный дизайн

Если вам не понравилось ни одно из готовых решений, на вкладке «Дизайн», в окне «Варианты | «Дополнительные параметры», нажмите по параметру «Цвета» и выберите «Настроить цвета». В левой части окна укажите желаемую цветовую гамму, задайте имя и сохраните тему.

Теперь щелкните по кнопке «Шрифты», выберите «Настроить шрифты». После выбора подходящего, сохраните свой вариант. Теперь в группе «Темы» нажмите на самую нижнюю правую стрелку и выберите «Сохранить текущую тему». Ваш собственный дизайн вы найдете в группе «Пользовательские».

Улучшаем внешний вид содержания

Теперь добавьте собственно содержание. Длинные тексты вы можете выделить и оформить через «Главная | Параграф | Преобразовать в графический объект SmartArt». Инструменты категории «Работа с рисунками SmartArt» улучшат внешний вид остальных элементов презентации.

Добавляем верхние и нижние колонтитулы

На вкладке «Вставка» щелкните по кнопке «Колонтитулы». Решите, что должен содержать верхний колонтитул, например, дату и номер слайда. «Нижний колонтитул» необходимо активировать отдельно. Поставьте флажок перед опцией «Не показывать на титульном слайде» и нажмите на «Применить ко всем».

Настраиваем переход слайдов

Напоследок на вкладке «Переходы» в группе «Переход к слайду» выберите подходящий вариант. Откажитесь от оптических игр и при необходимости смягчите эффект в разделе «Параметры эффектов».

Благодаря кнопке «Просмотр» вы можете оценить проделанную работу. В группе «Время» щелкните по «Применить ко всем». Теперь ваша презентация готова к показу.

Фото: компании-производители

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector