Как сделать фильтр в таблице word?

Слияние почты: изменение получателей

Диалоговое окно «изменение получателей»

С помощью этого диалогового окна можно выбрать получателей, которым вы хотите отправить письма.

Список получателей Отображаются все записи, которые будут использоваться при слиянии. Каждая строка выбирается по умолчанию. Удалите все имена, на которые вы не хотите отправлять сообщения.

Источник данных Нажмите кнопку изменить , чтобы изменить отдельные поля или добавить записи. Если вы создали или являетесь владельцем списка, вы также можете удалить записи или настроить столбцы в источнике данных. Если это необходимо, при обновлении будет обновлен список получателей.

Sort Выберите до трех уровней полей для сортировки по возрастанию или по убыванию. Список получателей будет повторно отображен для отражения сортировки. Дополнительные сведения можно найти в диалоговом окне Сортировка параметров запроса.

Отбор Сравнение полей списка и сравнение их с одной или несколькими предоставленными строками. Ниже приведены сравнения.

Равно или не равно

Меньше или равно или больше или равно

Пусто или не пусто

Содержит или не содержит

Сравнение не учитывает регистр, поэтому МЕГАН соответствия с Меган, Меган или Меган. Список получателей будет повторно отображаться для отражения результатов фильтрации. Дополнительные сведения можно найти в диалоговом окне фильтра «Параметры запроса».

Поиск повторений Просматривает и отображает повторяющиеся записи на основе имен и фамилий. В списке вы можете снять флажки для тех, которые вы не хотите включать в почтовую рассылку. Снятие флажка не приводит к удалению записи из основного списка получателей, просто очищает поле, связанное с именем.

Найти получателя Проверяются и выделяются записи с полями, которые соответствуют введенному тексту. Вы можете проверить все поля в записях или только один, например город или регион. Если найдено несколько единиц, выделена первая из них. Нажмите кнопку Найти далее , чтобы выполнить прокрутку, если все совпадения.

Проверка адресов Для проверки адреса в источнике данных используется технология проверки адресов третьих сторон. Если у вас нет учетной записи, при выборе этого пункта вы сможете перейти на страницу с дополнительными сведениями о том, где вы можете приобретать услуги.

ОК Выход из диалогового окна. Изменения уже сохраняются при применении сортировок, фильтров и других параметров.

Изменение списка рассылки

Перейдите на вкладку рассылки > изменить список получателей , чтобы изменить список получателей.

Изменение элементов списка Показывает источник данных по одной записи за один раз. Выбор и редактирование полей. Изменения сохраняются при переходе на другую запись или нажатие кнопки ОК.

Определить Поиск соответствия с указанной строкой для поля в источнике данных. Поиск не учитывает регистр, поэтому МЕГАН обнаружит Меган, Меган и Меган. Если диалоговое окно «найти в поле» появляется в диалоговом окне «элементы списка», вы можете попытаться переместить найденные записи. Нажмите кнопку Найти далее, чтобы продолжить поиск. Всплывающее окно с сообщением о том, что приложение Word достиг конца базы данных источника данных.

Просмотр исходного кода Выводит документ с таблицей, в которой находятся элементы из файла источника данных. С его помощью можно быстро вносить изменения в множество полей. Переход из поля в поле. Чтобы добавить записи, мы рекомендуем выбрать таблицу и включить границу (главная > границы). Перейти к последнему полю последней записи и нажать клавишу TAB. Будет создана новая запись. Вы также можете перейти к макету рядом с конструктором таблиц и нажать кнопку Вставить сверху или снизу, чтобы добавить новую запись.

ОК Закрытие диалогового окна.

Сортировка списка для поиска групп

Вы можете отсортировать список получателей, чтобы сгруппировать данные определенным образом, например, по конкретным городам.

Перейдите к разделу рассылки >отфильтровать получателей.

Нажмите кнопку Сортировка записей > Сортировать пои выберите имя поля, по которому вы хотите выполнить сортировку.

Читать еще:  Как сделать чертежный шрифт в word?

Для сортировки по нескольким полям (например, по региону, а затем по городу) установите флажок по, а затем выберите дополнительные поля, по которым нужно выполнить сортировку.

Когда все поля будут отсортированы в нужном порядке, нажмите кнопку ОК.

Выполните фильтрацию списка, чтобы просмотреть только строки, которые вы хотите включить

Вы можете отфильтровать список, чтобы отобразить только людей или элементы, которые вы хотите включить в слияние, например только людей из определенного города или товары на складе по определенной цене.

Выберите пункт рассылки >отфильтровать получателей.

В разделе Отбор записейвыберите столбец, по которому вы хотите выполнить фильтрацию.

Выберите Сравнениеи тип сравнения, которое требуется создать.

В поле Сравнить с укажите значение для фильтрации.

Выберите » и » или » или«, а затем при необходимости добавьте другое условие отбора. Например, выберите иливыберите город в списке полей , нажмите кнопку равно, а затем введите название второго города.

Нажмите кнопку ОК.

Теперь вы можете вставлять поля слияния в документ, который вы используете для слияния или слияния электронной почты в Word.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Сортировка и фильтрация

Иногда таблицы могут содержать довольно большое количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация. Но, при этом список должен быть оформлен определенным образом, в противном случае инструменты сортировки и фильтрации работать не будут.

Как правило, список состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы должны содержать однотипные данные. Список не должен содержать пустых строк или столбцов. Если в списке присутствуют заголовки, то они должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка.

Сортировка списков

Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).

Сделайте небольшой список для тренировки.

Нажмите кнопку «Сортировка и фильтр» на панели «Редактирование» ленты «Главная».

Выберите «Сортировка от А до Я». Наш список будет отсортирован по первому столбцу, т.е. по полю ФИО.

Если надо отсортировать список по нескольким полям, то для этого предназначен пункт «Настраиваемая сортировка..».

Сложная сортировка подразумевает упорядочение данных по нескольким полям. Добавлять поля можно при помощи кнопки «Добавить уровень».

В итоге список будет отсортирован, согласно установленным параметрам сложной сортировки.

Если надо отсортировать поле нестандартным способом, то для этого предназначен пункт меню «Настраиваемый список..» выпадающего списка «Порядок».

Перемещать уровни сортировки можно при помощи кнопок «Вверх» и «Вниз».

Не следует забывать и о контекстном меню. Из него, также, можно настроить сортировку списка. К тому же есть такие интересные варианты сортировки, связанные с выделением того или иного элемента таблицы.

Фильтрация списков

Основное отличие фильтра от упорядочивания — это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.

Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (его еще называют автофильтр) и расширенный фильтр.

Для применения автофильтра нажмите ту же кнопку, что и при сортировке — «Сортировка и фильтр» и выберите пункт «Фильтр» (конечно же, перед этим должен быть выделен диапазон ячеек).

В столбцах списка появятся кнопки со стрелочками, нажав на которые можно настроить параметры фильтра.

Поля, по которым установлен фильтр, отображаются со значком воронки. Если подвести указатель мыши к такой воронке, то будет показано условие фильтрации.

Для формирования более сложных условий отбора предназначен пункт «Текстовые фильтры» или «Числовые фильтры». В окне «Пользовательский автофильтр» необходимо настроить окончательные условия фильтрации.

При использовании расширенного фильтра критерии отбора задаются на рабочем листе.

Читать еще:  Как сделать нумерацию строк в таблице в word?

Для этого надо сделать следующее.

Скопируйте и вставьте на свободное место шапку списка.

В соответствующем поле (полях) задайте критерии фильтрации.

Выделите основной список.

Нажмите кнопку «Фильтр» на панели «Сортировка и фильтр» ленты «Данные».

На той же панели нажмите кнопку «Дополнительно».

В появившемся окне «Расширенный фильтр» задайте необходимые диапазоны ячеек.

В результате отфильтрованные данные появятся в новом списке.

Расширенный фильтр удобно использовать в случаях, когда результат отбора желательно поместить отдельно от основного списка.

В начало страницы

В начало страницы

Расширенный фильтр в Excel и примеры его возможностей

Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.

Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

  1. Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».
  2. Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

  1. Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
  2. Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
  3. Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

  1. Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
  2. Критерии выбора данных – на виду.
  3. С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.



Как сделать расширенный фильтр в Excel

Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:

  1. Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.
  2. Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».
  3. Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.
  4. Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.

В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» — значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

  1. Результат формулы – это критерий отбора.
  2. Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
  3. Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
  4. Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.
Читать еще:  Как из img сделать word?

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.

Сортировка и фильтрация

Иногда таблицы могут содержать довольно большое количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация. Но, при этом список должен быть оформлен определенным образом, в противном случае инструменты сортировки и фильтрации работать не будут.

Как правило, список состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы должны содержать однотипные данные. Список не должен содержать пустых строк или столбцов. Если в списке присутствуют заголовки, то они должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка.

Сортировка списков

Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).

Сделайте небольшой список для тренировки.

Нажмите кнопку «Сортировка и фильтр» на панели «Редактирование» ленты «Главная».

Выберите «Сортировка от А до Я». Наш список будет отсортирован по первому столбцу, т.е. по полю ФИО.

Если надо отсортировать список по нескольким полям, то для этого предназначен пункт «Настраиваемая сортировка..».

Сложная сортировка подразумевает упорядочение данных по нескольким полям. Добавлять поля можно при помощи кнопки «Добавить уровень».

В итоге список будет отсортирован, согласно установленным параметрам сложной сортировки.

Если надо отсортировать поле нестандартным способом, то для этого предназначен пункт меню «Настраиваемый список..» выпадающего списка «Порядок».

Перемещать уровни сортировки можно при помощи кнопок «Вверх» и «Вниз».

Не следует забывать и о контекстном меню. Из него, также, можно настроить сортировку списка. К тому же есть такие интересные варианты сортировки, связанные с выделением того или иного элемента таблицы.

Фильтрация списков

Основное отличие фильтра от упорядочивания — это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.

Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (его еще называют автофильтр) и расширенный фильтр.

Для применения автофильтра нажмите ту же кнопку, что и при сортировке — «Сортировка и фильтр» и выберите пункт «Фильтр» (конечно же, перед этим должен быть выделен диапазон ячеек).

В столбцах списка появятся кнопки со стрелочками, нажав на которые можно настроить параметры фильтра.

Поля, по которым установлен фильтр, отображаются со значком воронки. Если подвести указатель мыши к такой воронке, то будет показано условие фильтрации.

Для формирования более сложных условий отбора предназначен пункт «Текстовые фильтры» или «Числовые фильтры». В окне «Пользовательский автофильтр» необходимо настроить окончательные условия фильтрации.

При использовании расширенного фильтра критерии отбора задаются на рабочем листе.

Для этого надо сделать следующее.

Скопируйте и вставьте на свободное место шапку списка.

В соответствующем поле (полях) задайте критерии фильтрации.

Выделите основной список.

Нажмите кнопку «Фильтр» на панели «Сортировка и фильтр» ленты «Данные».

На той же панели нажмите кнопку «Дополнительно».

В появившемся окне «Расширенный фильтр» задайте необходимые диапазоны ячеек.

В результате отфильтрованные данные появятся в новом списке.

Расширенный фильтр удобно использовать в случаях, когда результат отбора желательно поместить отдельно от основного списка.

В начало страницы

В начало страницы

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector