Как сделать слияние документов в word 2007?

Слияние с использованием таблицы Excel

Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:

Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.

Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.

Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.

Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.

Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.

Вы можете импортировать данные из электронной таблицы Excel, выполнив импорт из файла с разделителями-запятыми (CSV) или текстового файла (TXT), и создать новую электронную таблицу с помощью мастера импорта текста.

Подключение и изменение списка рассылки

Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Изменение списка рассылки

Нажмите кнопку Изменить список получателей.

В разделе Получатели слияния снимите флажок рядом с именами тех людей, которым не нужно получать вашу рассылку.

Примечание: Вы также можете отсортировать и отфильтровать список, чтобы облегчить поиск имен и адресов. Дополнительные сведения см. в статье Сортировка данных для слияния и Фильтрация данных для слияния.

Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

Для вставки полей слияния на конверт, наклейку, сообщение электронной почты или письмо

нажмите Рассылки > Блок адреса.

Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса

Чтобы добавить строку приветствия, выберите пункт Строка приветствия.

Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.

Сведения о том, как добавить поля слияния, такие как номера счетов, см. в статье Вставка полей слияния.

Нажмите кнопку ОК.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.

Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.

Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.

Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись , посмотрите, как записи будут отображаться в документе.

Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Отправка сообщений электронной почты.

При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:

Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.

Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.

Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.

Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.

Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.

Подключение и изменение списка рассылки

Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Нажмите кнопку Изменить список получателей.

Нажмите кнопку ОК.

Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

Читать еще:  Как сделать нумерацию формул в word 2007?

Перейдите к разделу Рассылки > Вставить поле слияния.

Добавьте необходимое поле.

При необходимости повторите шаги 1 и 2.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.

Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.

Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.

Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись, посмотрите, как записи будут отображаться в документе.

Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Слияние по электронной почте.

При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

Слияние и печать в Word 2007

Слияние и печать в Word 2007 Шесть шагов для завершения слияния

Word 2007 слияния функция, это процесс объединения списка рассылки документов. Word 2007 обеспечивает легкий доступ ко всем командам, необходимые для создания слияния. Эти команды доступны в Рассылки на вкладке ленты. Вы можете объединить список рассылки писем, сообщений электронной почты, конверты и этикетки. Следующие шаги покажут вам весь процесс создания слияния в Microsoft Word 2007. Возможно, вам будет полезен наш Самоучитель Office 2007, это своего рода универсальный справочник программ Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007 с удобной навигацией по темам с картинками (скриншотами), что значительно облегчает изучение.

Начало работы с Microsoft Word 2007 Word 2007 — Лента! Word 2007 — Правильный способ сохранять документы Word 2007 — Буквицы Word 2007 — Как добавить затенение Word 2007 — Границы и заливка Word 2007 — Стили Word 2007 — Размер и ширина символов Word 2007 — Разрыв страницы Word 2007 — Темы Word 2007 — Шаблоны Word 2007 — Колонтитулы Добавления границ к документам Word 2007 Создания таблиц в Word 2007 Как создать таблицу в Word 2007 Удаление столбцов, строк или всей таблицы в Word 2007 Создание оглавления в Word 2007 Работа с графикой в Word 2007 Как добавлять и систематизировать изображения в Word 2007 Управление WordArt в документе Word 2007 Слияние и печать в Word 2007 Слияние письма в Word 2007 Как создать Конверты с Word 2007 Создание наклеек в Word 2007 Использование ПО для печати в Word 2007 Печать в Word 2007 Настройка Word 2007 Word 2007 Настройка языка Space Word 2007 Регулировка Корректура в Word 2007 Office 2007 Средство диагностики Как предотвратить изменения в документе Word 2007 Строка состояния в Word 2007

Скачать для Word:

Сотни Шаблонов
Готовые Документы
Резюме и Договора
Бланки и Письма
и многое др.

Шаг 1: Доступ к Word 2007 слияния команд

Шаг 2: Выбор типа документа

— письма : позволяет изменить одну букву и послать документ к нескольким людям (предположим, мы выбираем эту опцию для демонстрационных целей).
сообщений электронной почты : позволяет персонализировать буквы предназначенные для отправки нескольким людям по электронной почте. Для получения инструкций о том, как выполнить этот тип слияния, обратитесь к Создание слияния электронной почты.
— конверты : позволяет печатать конверты на имя нескольких людей. Для получения инструкций о том, как выполнить этот тип слияния, обратитесь к Создание Слияние конверты.
этикетки : позволяет печатать этикетки на имя нескольких людей. Для получения инструкций о том, как выполнить этот тип слияния, обратитесь к Создание Слияние этикетки.
— каталог : позволяет собирать разнообразные, но соответствующие информации в список, такие как набор списков в отношении отдела каталога, могут включает в себя список имен, телефонных номеров и т.д.

Шаг 3: Выбор получателей

Тип Новый список : Если у вас уже есть список, созданный для слияния документов, вы должны создать новый, набрав каждого получателя. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к другому уроку Получатели слияния.
Использовать существующий список : Когда вы прошли через это или у вас есть удобный список базы данных, который вы хотите использовать. После выбора списка из источника данных выберите диалоговое окно, где вы можете выбрать файл, который вы хотите использовать. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к другому нашему уроку Получатели слияния.
Выбрать из контактов Outlook : Использование существующих контактов Outlook в качестве получателей. Если ваш компьютер подключен к сети с соответствующим видом программного обеспечения сервера Microsoft.

Читать еще:  Как сделать черту длинную в word для форм?

Шаг 4: Создание и вставка полей

Блок адреса : указать формат имен получателей, чтобы вставить название фирмы и почтовый адрес, и формат почтового адреса.
Строка приветствия : в формат как приветствие появится строка (например, Уважаемый г-н Сидоров,) и выбрать, какой формат будет использоваться для неизвестных имен (например, Уважаемые дамы и господа,).
Вставить поле слияния : вставить поля для различных общих опций (например, имя или фамилия, номер телефона, или состояние каждого получателя).

Шаг 5: Предварительный просмотр документов

Слияние представляет Вам возможность рассмотреть то, как объединенный документ будет выглядеть. Таким образом, вы можете вернуться и внести изменения, чтобы точно настроить свое слияние.

Шаг 6: Завершение Word 2007 слияния

Последним шагом для полного слияния должен быть предварительный просмотр, это то, как как слияния будет выглядеть. Вы можете печатать документы или объединения. До печати, можно редактировать отдельные документы.

Слияние документов Word и Excel

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.

Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку «Рассылки»;
  • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
  • выбираем пункт «Обычный документ Word».

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.

Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

Читать еще:  Как сделать формат word в epub?

Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.

Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

Практическая работа Microsoft Office Word 2007. Слияние документов

Курс повышения квалификации за 340 рублей!

Эмоциональное выгорание педагогов. Профилактика и способы преодоления

Практическая работа

Microsoft Office Word 2007. Слияние документов

Теоретическая часть

Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий.

Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.

Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

Предварительный просмотр и завершение слияния. Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.

Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки

Практическая часть

Создать рассылку – поздравление студентов группы с Новым годом. Для этого понадобятся два файла: текст с поздравлением и список студентов.

1. Создание основного файла – поздравительной открытки. В своей папке создайте документ Microsoft Word и назовите его Открытка.

Чтобы сделать рамку, обрамляющую страницу, перейдите на вкладку Разметка страницы и выполните команду Границы страницы. В нижней части открывшегося окна откройте выпадающее меню Рисунок и выберите рисунок, соответствующий новогодней тематике.

Наберите текст поздравления, пропустив ввод фамилии и имени. Добавьте пару новогодних рисунков.

2. Создание списка. В качестве источника фамилий и имён поздравляемых используем файл Microsoft Excel . Создайте новый файл Microsoft Excel в своей папке. Туда скопируйте фамилии студентов группы из рейтинга, затем (чтобы удобнее было следить за слиянием) отсортируйте их по алфавиту от А до Я (Главная/Сортировка и фильтр).

3. Слияние. Перейдите на файл Открытка. На вкладке Рассылки выполните команду Начать слияние/Письма.

Подключите документ к источнику данных (списку фамилий). Для этого выполните команду Выбрать получателей/Использовать существующий список и укажите файл Microsoft Excel , созданный на шаге 2. Если в файле Excel несколько листов, выберите лист со списком фамилий. Уточните, содержит ли первая строка данных в Excel информацию или заголовки столбцов и в зависимости от этого поставьте/уберите галочку в поле внизу.

Установите курсор в то место текста открытки, где были пропущены фамилия и имя студента и выполните команду Вставить поле слияния/Вставить (при этом в появившемся окне должны быть видна первая фамилия из списка). Закройте окно вставки.

Нажмите кнопку Просмотр результатов и убедитесь, что при нажатии стрелок вставленные фамилии и имена студентов меняются в соответствии со списком.

Примечание: тот же результат можно получить, используя Пошаговый мастер слияния. Все получившиеся открытки можно распечатать одновременно (без необходимости отправлять каждый листок на печать) командой Найти и объединить/Печать документов

Покажите выполненное задание преподавателю и получите оценку.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector